Elektronik belge yönetimine geçmeye karar vermiş bir firmanın yapması gerekenler. Eylemlerin algoritması nedir, nereden başlamalı?

Yapılacak ilk şey, şirketin elde etmek istediği sonuçları düşünmektir. Şu anda iki iş kolu var. Bu, işletmeler ve devlet kurumları arasındaki bir B2G belge akışıdır. Ve B2B, yani işletmeler arasında kağıt alışverişi. B2G'ye gelince, faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olarak belirli bir işletme için gerekli devlet kurumlarına bağlanmaktan bahsediyoruz. Ülkemizde tüm şirketler vergi dairesine rapor vermektedir.

Ayrıca, her şey faaliyet alanına bağlıdır - örneğin, bir şirket alkollü ürünler ticareti yapar, diğeri üretim sırasında, şu ya da bu şekilde çevre üzerinde bir etkiye sahiptir, sigorta hizmetleriyle uğraşan üçüncü bir şirket, menkul kıymetler piyasası vb. üzerinde. Diğer makamların nelerin rapor edilmesini gerektirdiğine bakmak gerekir. Raporlayacağımız departmanların listesi belirlendikten sonra elektronik belge yönetimi operatörünün ne gibi önerilerde bulunabileceğine bakmamız gerekiyor. Buna bağlı olarak şirket uygun tarife planını seçer. Ayrıca anlaşma yapılır, gerekli sayıda elektronik imza düzenlenir, gerekli yazılımlar kurulur, bu yazılımla nasıl çalışılacağını öğretmek için seminerler düzenlenir. Hepsi bu - devlet kurumlarıyla belge akışının olması gereken bir yeri var.

- Bize B2B hakkında daha fazla bilgi verir misiniz?

Bu, dediğim gibi, ikinci tür dijital belge alışverişidir. Ticari kuruluşlar arasında düzenlenir. Her şey belirli şirkete bağlıdır. Burada belge göndermeye başlamak için genel bir tarif yok. Bir işletmenin sadece hayatta kalabilmek için karşı taraflarıyla elektronik belge yönetimine geçmek zorunda kaldığı durumlar vardır.

1 Ocak 2014 tarihinden itibaren yeni normun yürürlüğe girmesiyle bağlantılı olarak, istisnasız tüm EDS kullanıcılarının, anahtar sertifikaları değiştirmek için bir sertifika merkeziyle iletişim kurması gerekecektir. Şu ana kadar geçerli bir sertifika ile imzalanan tüm sanal kağıtlar, nitelikli elektronik imza ile onaylanmış belgeler olarak kabul edilmektedir.

Örneğin: büyük ticaret ağlarından biri, yakın zamanda tedarikçileriyle çalışmaya başladı ve yalnızca dijital kağıtların değiş tokuşunu yaptı. Dolayısıyla bir çiftçinin ürünlerini bu ağa tedarik edebilmesi için elektronik belge yönetimine geçmesi gerekmektedir.

EDI'nin Faydaları

Küçük ve orta ölçekli işletmeler için EDI'ye geçişin herhangi bir faydası var mı? Görünüşe göre dijital şu ​​an için yalnızca büyük kuruluşlara gerçek fayda sağlayabilir.

Küçük ve orta ölçekli işletmeler için EDI'ye geçiş artık süper bir görev değil. Ama ona bakabilirsin, "hissedebilirsin". İş akışının hızı - bu bir avantaj olacaktır. Ancak EDI kullanımı sadece müteahhitlerle ilişkilerle ilgili değildir. Buna devlet kurumlarıyla ilişkiler de dahildir ve burada işadamları geçiş yapmak zorunda kalacak, başka seçenek yok.

Küçük ve orta ölçekli işletmelerin hatırlaması gereken bir diğer çok önemli nokta, ticaret katlarında elektronik imza kullanmanın işlerini büyütmenin bir yolu olduğudur. 2014-2015 yılları arasında devlet düzeninin yüzde 15'inin küçük ve orta ölçekli işletmeler arasında yer alması gerekecek. Devlet düzenini yerine getirmek için bu şirketleri çekmek için ciddi çalışmalar yapılıyor. Ve bu, işinizi genişletmek için gerçek bir şans. Kim garantili ödeme ile 100-200 bin ruble için bir sözleşme almayı reddedecek?

Elektronik belge yönetimi hizmetleri için ödeme yaparken küçük şirketler için herhangi bir fayda var mı? Ne de olsa birçok kuruluş, yüksek tarife korkusu nedeniyle EDI'ye geçmez.

Bugünkü seminerde bir örnek verdim: 995 ruble - devlet kurumlarıyla belge yönetimi için eksiksiz bir hizmet yelpazesi. Moskova'da toplu taşıma ile seyahat maliyetini yılda birkaç kez, belge göndermeniz gereken makamlarda ve hatta her iki yönde de hesaplarsanız, giderlerin miktarı ilan ettiğim maliyete çok yakın olacaktır. .

Muhasebeci bilgisayarla “dost” değilse, hata yapmak mümkün mü? Genel olarak, bu tür programlarla çalışmak ne kadar zor?

Biçim ve mantıksal kontrol unsurları vardır. Belgenin oluşumunda herhangi bir kötülük yoksa, gözden kaçırmak neredeyse imkansızdır. Peki, bilerek bir şey yapılırsa veya kullanıcı dikkatsizse, bir kişinin 1000 yerine 1.000.000 gireceği hiçbir programın garantisi yoktur.

Elektronik imza

Sizce elektronik belge yönetimine geçiş neden henüz yaygınlaşmadı? Şirketleri ne korkutur?

Gerçekten korkutucu mu? Bakalım, 63. [04/06/2011 Sayılı 63-FZ Federal Yasası "Elektronik İmza Üzerine" - yaklaşık. ed.] yasa, üç tür EDS kavramını formüle etti. Bu basittir, aslında oturum açma ve şifrenin bir birleşimidir. Gelişmiş, kripto koruma kullanan bir imzadır. Ve elektronik imza, akredite bir sertifika merkezi tarafından verilen niteliklidir. Ülkemizde insanların yüzde 90'ı giriş ve şifre kullanıyor. İster ATM'lerde, ister sosyal ağlarda, ister e-postada. Yani hemen hemen herkesin basit bir imza kullandığını söyleyebiliriz.

Günümüzde kullanılan bu kadar çok sayıda dijital imza, ne sertifika merkezleri, ne bilgi sistemleri, ne de kullanıcılar için elverişsizdir. Umarım 2014-2015 döneminde bir bütünlük olur ve imza sayısı azalır.

Nitelikli imzaya gelince, nerede hala çok az kullanılıyor. Ancak örneğin portalda kullanılır. Ve ne kadar çok hizmet verebilirse, bu imzayı o kadar çok kişi kullanacaktır. Kullanımı, insanların korkusuyla değil, kullanılabilecek kaynakların eksikliğiyle sınırlıdır.

Kurumsal sektör ile hala daha kolay. Artık işletmelerin yaklaşık yarısı elektronik raporlama sistemlerini kullanıyor ve hepsi elektronik imza ile uygulanıyor. Ve bu şirketler, elektronik belge yönetimine geçmekten korkan aynı kişileri istihdam ediyor. Yani bu korku bir gerçeklikten çok bir efsaneye benziyor.

- EDI mevzuatında önemli değişiklikler beklemeli miyiz?

Gerçekten de, şu anda pek çok kişi bu alanda hukuk alanının kusurluluğundan bahsediyor... Ben buna kusur demem, bu, mevzuatın oluşum sürecinin normal bir sürecidir. Aslında, beş yıl varsa, Rusya'da elektronik imzaların aktif kullanımı iyidir. Doğal olarak, teknolojilerin gelişimini dikkate alarak böyle bir süre boyunca yerleşik bir düzenleyici çerçeve oluşturmak imkansızdır. Şimdi sistematik bir mevzuat geliştirme süreci var. Beklemeye değer olan şey: bu, elektronik imzaya ilişkin 63. yasanın son girişi ve 1. yasanın reddidir [10.01.2002 Sayılı 1-FZ "Elektronik Dijital İmza Hakkında Federal Yasa". Bu kural, bu yılın 1 Temmuz'undan bu yana geçersiz hale geldi - yaklaşık. ed.]. Bu arada, yasa oldukça yeterli, yetkin. İçinde bariz boşluklar yok. Oldukça yapılandırılmıştır. Tanıtımı ile birlikte EDS tiplerinin sayısının azalacağını umuyoruz. Artık birçok devlet kurumu, bilgi sistemleri, her zaman yasalara uygun olmayan elektronik imzalar için kendi şartlarını ortaya koymaktadır.

Bu kadar çok sayıda dijital imzanın varlığı, ne sertifika merkezleri, ne bilgi sistemleri, ne de kullanıcılar için elverişsizdir. Anahtar zincirinizde beş imzanız olduğunu ve birinin vergi dairesi için, diğerinin ticaret platformu için, üçüncüsünün Rosreestr için vb. olduğunu hatırladığınızı hayal edin. Umarım 2014-2015 döneminde bir bütünlük olur ve imza sayısı azalır.

VLSI'nin yardımıyla, yalnızca şirketiniz içinde değil, diğer kuruluşlar veya departmanlarla da elektronik belge alışverişi yapabilir ve ortaklarınız, tedarikçileriniz veya bölgesel olarak uzak bölümlerle karşılıklı anlaşmaları kontrol edebilirsiniz. Bunu yapmak için iş akışı etkinleştirilmelidir.

Genel olarak, herhangi bir elektronik belgenin VLSI'de değişimi aşağıdaki adımlardan oluşur:

1. Gönderen VLSI'da bir belgeyi doldurur veya bitmiş bir belgeyi karşıya yükler.
2. Elektronik imzasıyla imzalayarak karşı tarafa gönderir.

   Alıcı henüz VLIS'de elektronik belge yönetimini kullanmıyorsa, kendisine e-posta ile sisteme kaydolmak için bir davetiye gönderilecektir.

3. karşı taraf belgeyi alır. Belge ikili onay gerektiriyorsa, alıcı nedenini belirterek onaylar veya reddeder.
4. Gönderen belge işleme durumunu ve karşı taraf tarafından imzalanmış bir kopyanın alınmasını kontrol eder.

   Belge reddedilirse, gönderen yorumları düzeltip düzeltici bir belge gönderebilir veya yeni bir belge gönderebilir.

Alıcı ve gönderici arasında tutarsızlık olmaması için firmalar arası evrak aktarma aşamalarının değiştirilmesi yasaktır ancak firma içerisinde evrak onay aşamalarını ekleyebilirsiniz. VLSI, karşı taraflar arasında belge alışverişi için çoğu iş sürecini düzenlemeye izin veren dört düzenleme içerir:

• bir anlaşma imzalamak

  Bir belgenin iki tarafça imzalanması (koordinasyonu) için standart bir prosedüre sahiptir.

• Fatura ve diğer satış belgelerinin değişimi

  Elektronik fatura düzenleme ve alma prosedürü, 174n sayılı Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı Emri ile sıkı bir şekilde düzenlenir ve iletim ve kabul tarihini belirlemeye yarayan ek teknik belgelerin mevcudiyeti ile olağan onaydan farklıdır. faturalar.

• Karşı taraf ile karşılıklı anlaşmaların uzlaştırılması

  Alıcı, yalnızca gelen uzlaşma eylemini onaylayamaz veya reddedemez, aynı zamanda kendi versiyonunu da ekleyebilir.

  VLSI, gönderici ve alıcının muhasebe sistemlerinde oluşturulan mutabakat işlemlerini satır satır birleştirir ve tutarsızlıkları gösterir.

• yazışma ile çalışmak

  İster sözleşme şartnamesi ister tebrik kartı olsun, herhangi bir belgeyi normal posta gibi onaysız gönderip alabilirsiniz.

Geri bildiriminizi bırakın:

GÖNDERMEK

Konfigüratörün toplu iş modu aracılığıyla 1C veritabanlarıyla rutin işlemleri otomatikleştirin.

DİKKAT!

Mesaj giriş kutusunu kaybettiyseniz, Ctrl-F5 veya ctrl-r veya tarayıcıdaki Yenile düğmesi.

Konu uzun süredir güncellenmedi ve arşivlendi olarak işaretlendi. Mesaj eklemek mümkün değildir.
Ancak yeni bir konu oluşturabilirsiniz ve kesinlikle bir cevap alacaksınız!
Her saat birden fazla var 2000 İnsan.

Elektronik belgelerin değişimi için EDI operatörleri ve hizmetleri

Diadoc elektronik belge yönetim sistemi, şirketlerin Rusya Federasyonu'nda yasal olarak önemli EDF gerçekleştirmelerine ve İnternet üzerinden birbirleriyle herhangi bir belge alışverişinde bulunmalarına olanak tanır. Diadoc'ta belgeleri imzalamak için elektronik raporlamada olduğu gibi nitelikli bir elektronik imza kullanılır. YSÖP, karşı taraflar arasında ek anlaşmalar yapılmadan hukuki önem sağlar.

Karşı taraflar (ekonomik kuruluşlar) arasında yasal olarak önemli elektronik belge yönetimi (YUZEDO) hizmeti.

SWEDO, faturaların ve sevk irsaliyelerinin elektronik biçimde ve diğer her türlü belge alışverişini sağlar.

İş süreçlerini optimize etmek için uluslararası EDI çözümleri sağlayıcısı: dahili ve harici elektronik belge yönetimi, yasal olarak önemli elektronik belgelerin değişimi (elektronik faturalar, irsaliyeler, vb.), elektronik imza ve çok daha fazlası.

1C-EDO teknolojisini destekleyen elektronik belge yönetim operatörlerinden (EDM) biri aracılığıyla, yasal olarak önemli belgelerin, elektronik faturaların ve diğer elektronik belgelerin doğrudan 1C: Enterprise'dan değişimini sağlayan 1C şirketinin çözümü.

Elektronik belgelerin değişimi için hizmet. Faturalar, faturalar ve sözleşmeler de dahil olmak üzere her türlü belgeyi karşı taraflara saniyeler içinde teslim eder. Posta ve kurye hizmetlerine bağımlı olmayacaksınız, gecikmeleri ve hataları unutacaksınız, düzenleyici makamlara göndermek için belgeleri hızlı bir şekilde hazırlayabileceksiniz.

Hizmet, müşterileriniz, tedarikçileriniz, ortaklarınız, departmanlarınız ile İnternet üzerinden elektronik faturaların ve diğer birincil belgelerin değişimini organize etmenize olanak tanır.

Şirketler arasında yasal olarak önemli elektronik belgelerin elektronik değişiminin sağlayıcısı

InfoTeks

Yasal olarak önemli elektronik belge yönetimi, elektronik raporlama ve akredite bir sertifika merkezinin Rus operatörü.

Elektronik Ekspres

Elektronik raporlamanın hazırlanması ve iletilmesi için hizmet. Devlet ve kurumsal portallarda çalışmak için nitelikli elektronik imza. Kamuya açık ve ticari sitelerde teklif vermek için elektronik imza.

Yasal olarak önemli belgelerin şirketlerarası değişimi sistemi. Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatına tam olarak uygun olarak, doğrudan ERP sisteminin kullanıcı arayüzünden finansal ve ekonomik belgeleri değiştirmenize olanak tanır.

SYSLINK müşterilerine aşağıdaki hizmetleri sunmaktadır: herhangi bir iş alanı için yasal olarak önemli bir ciro belgesi (DOCLINK), dağıtım kontrolü (DTS), elektronik ticaret (ETP) ve mobil ticaret otomasyonu (SFA) sağlamak.

Transcript

Yükleniciler ve ortaklarla İnternet üzerinden elektronik belge alışverişi için bir sistem. Transkript aracılığıyla, resmileştirilmiş ve resmileştirilmemiş belgeler iletilir. Dolaşım diğer EDI operatörleriyle birlikte çalışır. Entegrasyon için bir API ve 1C'de çalışmak için bir modül sağlanmıştır.

Elektronik belge yönetimi hakkında genellikle çok fazla konuşma vardır, ancak çok sayıda yeni terimde gezinmek zordur ve hepsinin nasıl çalıştığını anlamak daha da zordur. "Muhasebeci ve elektronik belge" başlıklı bir dizi makale, bir muhasebecinin bilmesi gereken her şeyi bu tür bir etkileşim hakkında erişilebilir bir dilde anlatmak için özel olarak tasarlanmıştır. Bir değişim nasıl başlatılır? Birincil hesaplarla nasıl çalışılır ve raporları elektronik olarak nasıl gönderilir? Bu ve diğer soruların cevaplarını sayımızda bulacaksınız.

İlk bölümde, karşı taraflarla elektronik etkileşime nasıl geçileceğinden ve değişimi başlatmak için neye ihtiyacınız olduğundan bahsedeceğiz.

Yukarıdan görünüm: değişiklik gerekli mi?

Mevcut duruma yukarıdan bakalım: birçok şirket, bilgi sistemlerinin uygulanması yoluyla iç iş süreçlerini kısmen veya tamamen otomatik hale getiriyor. Ancak organizasyonun işleyişi iç süreçlerle sınırlı değildir, müteahhitlerle etkileşime geçmek gerekir.

Örneğin, bir ticari işlem tamamlandıktan sonra, bir muhasebeci muhasebe sisteminde yapılan bir işi düzenler, yazdırır ve posta veya kurye ile gönderir. Fiili alan karşı taraf, onu tarar ve varsa bilgi sistemine girer. Daha sonra muhasebeci “eller” muhasebe sistemine giriş yapar ve hatasız orijinal kağıdı kaydeder. Uygun mu?

Durum paradoksaldır: hem malzeme hem de zaman açısından maliyetlerin gerçek anlamda en aza indirilmesine yol açan, harici iyi işleyen süreçler iken, iç süreçler optimize edilirken dış süreçler optimize edilir. Kağıt belgelerin teslimi çok değerli günler ve haftalar alırken, elektronik belgeler dakikalar içinde iletilir.

Elektronik belge alışverişi için yöntemler

• Böylece, elektronik belge alışverişine başlamaya karar verdiniz. Elektronik etkileşimin nasıl kurulacağına karşı taraflar kendileri karar verir. İki ana değişim türü vardır:
• Doğrudan bir karşı tarafla değiş tokuş yapın Değişim prosedürünü ve koşullarını detaylandıran bir ön anlaşma yaparak başlayabilirsiniz. Her iki karşı taraf da gelişmiş nitelikli elektronik imza kullanıyorsa, sırasıyla diğer elektronik imza türleri ile bir anlaşma yapılmayabilir, bir anlaşma gereklidir. Bu seçeneğin bariz avantajı, belgelerin aktarımı için operatörlere ödeme yapmanıza gerek olmamasıdır, normal e-posta kullanabilirsiniz. Ancak tüm belgeler doğrudan karşı tarafa gönderilemez.
• Başka bir varyant - elektronik belge yönetimi operatörü aracılığıyla fatura alışverişi (EDO operatörü SF). Bu yöntem daha iyidir, çünkü yalnızca operatörün ağına bir kez bağlanırsanız, değişim düzenlemelerine katılır ve serviste çalışırsınız. EDF SF operatörleri, herhangi bir elektronik belgenin ve en önemlisi faturaların yasal alışverişini sağlamak için teknolojik, insani ve yasal yeteneklere sahiptir.

Karina Cassis,analistSynerdocs

EDI için üç kolay adım

• operatöre bağlanın;
• elektronik imza sertifikası ve kriptografik koruma araçları (CIPF) satın almak;
• bir operatör kullanarak karşı tarafları (gerekirse) bağlayın

Bir operatöre bağlanma

Yönetmelik, çalışma esaslarını, hizmetin görevlerini ve yasal yönlerini detaylandıran bir belgedir.

Elektronik imza sertifikası ve kriptografik koruma araçlarının alınması

Federal yasaya gören63 “Elektronik İmzada”, bir firma (tüzel kişi) tarafından kullanılan elektronik imza sertifikası aynı zamanda belirli bir kişiyi tanımlar, ancak firma adına Tüzük veya bir vekaletname temelinde hareket eder. Elbette, sertifikalar başka kişilere devredilemez. Birine imzanızı belgelere koyması için talimat veremezsiniz.

Karina Cassis,analistSynerdocs

Elektronik imza (ES), bir belgeye eklenen bir dizi karakterdir. Üç tür imza vardır: basit, gelişmiş niteliksiz, gelişmiş nitelikli.

63 Sayılı “Elektronik İmza Üzerine” Federal Yasasına göre, basit veya gelişmiş niteliksiz bir ES tarafından imzalanan elektronik bir belge, el yazısı imzayla imzalanan kağıt bir belgeye eşdeğer olarak kabul edilir.

Elektronik bir belgede geliştirilmiş nitelikli imza, kağıt bir belgede elle atılan imzanın ve mührün bir benzeridir. Federal Vergi Servisi, yalnızca nitelikli bir imza ile imzalanan belgelerin yasal gücünü tanır. .

Kriptografik bilgi koruma aracı (CIPF), iletilen bilgileri şifreleyen ve şifresini çözen özel bir programdır. Elektronik imza oluşturmak ve doğrulamak için değişim hizmetlerinde CIPF gereklidir. Kullanım hakkı lisansı işletmeci aracılığıyla satın alınabilir.

Karşı taraflara bağlanma

Karşı tarafın hangi EDF SF operatörünü kullandığı önemli değildir - bir operatöre ve karşı taraf diğerine bağlanabilir. Bugün, bir dizi önde gelen operatör, dolaşım teknolojisini geliştirmekte ve test etmektedir. Teknoloji geliştirme aşamasındayken, karşı taraflarla etkileşimi organize etmek için diğer seçenekleri kullanabilirsiniz.

İlk seçenek, birden fazla operatörle çalışmaktır. . Hiç kimse, değişim katılımcılarının birkaç EDI operatörünün hizmetlerini kullanmasını yasaklamaz. Kendiniz birkaç operatöre bağlanabilir veya uygunsa, bu çalışma yöntemini bir karşı tarafa sunabilirsiniz.

Siz ve karşı tarafınız farklı hizmetlere bağlıysanız ve herhangi bir nedenle birkaç elektronik belge yönetimi operatörünün hizmetlerini kullanmak istemiyorsanız, o zaman şunlara dikkat edin: ikinci seçenek - operatörlerinizle aralarında bir değişim kurmak için bir teklifle iletişime geçebilirsiniz.

Sonuç yerine

sonraki sayıda

Verginin "belirsiz bir şekilde toplanmasını" önlemek için, özellikle hizmet sözleşmesinde belirtilmesi durumunda, elektronik imza ile imzalanmış fatura ve işlemleri almak için bazı karşı taraflarla elektronik belge yönetimine geçmek istiyoruz.

Kuruluşların, şirketler arasında elektronik belge yönetimi biçimini tanımlayacak olan elektronik belge alışverişi konusunda bir anlaşma yapmaları daha iyi olacaktır. Anlaşmanın hangi maddelerinin müfettişlerin iddialarından kaçınmasına yardımcı olacağı makalede tam cevapta sunulmaktadır.

Gerekçe

Vergi kayıplarını önlemek için belgelerin elektronik alışverişi ile ilgili anlaşmaya yansıtılması önemli olan nedir?

Ekaterina Shestakova, Actual Management LLC, Ph.D.'nin Genel Müdürü. yasal bilimler

David Okolelov, Rusya Federasyonu Devlet Kamu Hizmeti Danışmanı, 3. sınıf

"Birincil" elektronik değiş tokuş için her iki tarafın onayı gerekir

EDI ile anlaşma yapılmadan fatura değişimi yapılamayacaktır.

Basit bir imzanın kullanılması konusunda önceden anlaşmak gerekir.

İLE Artık giderek daha fazla şirket, yalnızca denetimle değil, aynı zamanda yüklenicilerle de elektronik belge yönetimine geçiyor (daha fazlasını okuyun). Ancak, vergi makamları ile bilgi alışverişinden farklı olarak, şirketler arasında elektronik belge alışverişi konusunda bir anlaşma hazırlama, kabul etme ve imzalama prosedürü yasal olarak onaylanmamıştır.

E.RNK.RU'DA OKUYUN

Daha faydalı şeyler

Şirketler arasında elektronik belge yönetimi biçimini tanımladığımız elektronik belge değişimi (bundan böyle sözleşme olarak anılacaktır) hakkında bir örnek sözleşme geliştirdik (aşağıdaki örneğe bakın). Böyle bir anlaşmanın hangi maddelerinin şirketin müfettişlerin iddialarından kaçınmasına yardımcı olacağını düşünelim.*

1. Anlaşmanın şeklini muhasebe politikasında sabitlemek, şirketin elektronik ortamda kağıt alışverişi yapma hakkını haklı çıkaracaktır.

Elektronik belge yönetimi, şirketin dahili belge yönetimi, muhasebesi ve raporlaması ile ilişkilidir. Buna karşılık, muhasebe yöntemlerinin toplamı muhasebe politikasında onaylanmalıdır (6 Aralık 2011 tarihli 402-FZ sayılı Federal Kanunun 8. Maddesi, bundan sonra - 402-FZ sayılı Kanun).

Bu nedenle, bir şirket elektronik belge yönetimi ve elektronik raporlama sistemi uygulamaya karar verirse, böyle bir sistemin muhasebe politikasına yansıtılması gerekir. Aynı zamanda, düzeltmek önemlidir:

- elektronik belge yönetiminin hacmi;
- elektronik belge biçimleri;
- elektronik raporlamayı saklama prosedürü;
- elektronik belgeler yerine şirketin kağıt üzerinde belgeler hazırladığı durumlar.

2. Elektronik değişim yönteminin bir göstergesi, karşı taraflarla etkileşime girerken netleşecektir.

Şirketin elektronik belge yönetiminin sırası ve yöntemi bağımsız olarak belirlenir. İki ana nüansı dikkate almak önemlidir.

İlk olarak, anlaşma elektronik belgelerin kağıt üzerinde çoğaltılıp çoğaltılmadığını belirtmelidir. Örneğin, bir şirket bir karşı tarafa elektronik biçimde bir TTN gönderir ve ardından bir süre sonra aynı belgeyi kağıt biçiminde gönderir (örneğin, karşı taraf elektronik belgeyi almadıysa).*

Belgeleri işlemek için böyle bir prosedürün şu anda faturalar için sağlandığı belirtilmelidir (Katma Değer Vergisi Hesaplamalarında Kullanılan Alınan ve Verilen Faturaların Günlüğünü Tutma Kurallarının 4. maddesi, Aralık Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır). 26, 2011 No. 1137 “Katma Değer Vergisi Hesaplamalarında Kullanılan Belgelerin Doldurulmasına (Sürdürülmesine) İlişkin Formlar ve Kurallar Hakkında”).

İkinci olarak, şirketlerin elektronik belgeleri doğrudan mı (özel programlar veya normal posta istemcileri kullanarak) yoksa bir elektronik belge yönetim operatörünü mü dahil ettikleri (aşağıda daha fazlasını okuyun) anlaşmada not edilmesi tavsiye edilir.*

E.RNK.RU'DA OKUYUN

Faturalar elektronik olarak nasıl değiştirilir

Rusya Maliye Bakanlığı, tüm prosedürün 23 paragrafta açıklandığı elektronik fatura alışverişi prosedürünü (25 Nisan 2011 tarihli 50n sayılı Sipariş) sıkı bir şekilde düzenlemektedir. Ancak elektronik fatura alışverişi ilk bakışta göründüğü kadar zor değildir.

Rusya Maliye Bakanlığı'na göre, vergi amaçlı bir ticari işlemin gerçekliğini, gelişmiş nitelikli elektronik imza ile imzalanmış bir elektronik belge ile doğrulamak mümkündür. Basit veya gelişmiş niteliksiz imza ile imzalanmış bir belge, yalnızca yasa tarafından belirlenen durumda (12.04.13 Sayılı 03-03-07 / 12250 tarihli yazı) kağıt üzerine yapıştırılmış el yazısı imzalı bir belgenin analogu olarak kabul edilebilir. .

Basit veya gelişmiş niteliksiz imza ile imzalanmış bir belgenin şirketin giderlerini onaylamadığı ortaya çıktı (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 23 Ocak 2013 tarih ve 25 Aralık tarih 03-03-06 / 1/24, mektupları, 2012 Sayı 20.12.12 Sayı 03-03-06/1/710).

- TORG-12 numaralı irsaliye;
- işlerin (hizmetlerin) kabulü ve teslimi eylemi.

Ayrıca, şirketlerin yalnızca bir elektronik belge yönetimi operatörü dahil ederek fatura alışverişi yapabileceklerini unutmamak önemlidir. Bu nedenle, kuruluşun ilgili bir sözleşmesi yoksa, faturaların elektronik belgeler listesinden çıkarılması tavsiye edilir.

5. Elektronik belgelerin saklanma sırasının belirtilmesi, onları erken imhadan koruyacaktır.

Elektronik belgeleri saklama prosedürü, belgeleri kağıt üzerinde saklama prosedüründen farklı değildir. Bu nedenle, elektronik faturalar, kağıt belgelerin saklanması için sağlanan süre boyunca saklanmalıdır (Rusya Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan elektronik dijital imza kullanarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde fatura düzenleme ve alma Prosedürünün 1.13. maddesi) 25 Nisan 2011 tarihli 50n). Muhasebe amaçları için birincil belgelerin beş yıl ve vergi amaçları için dört yıl saklandığını hatırlayın.

Ancak uygulamada, belgeyi kaybetme riskleri vardır (örneğin, bir bilgisayar arızası veya yangın durumunda). Bu nedenle, sözleşmedeki karşı taraftan belgelerin kopyalarını alma prosedürünün tanımlanması tavsiye edilir (aşağıdaki uzmanın yorumuna bakın).

Elektronik belge yönetimi cesaretle hayatımıza girdiği günümüzde hemen hemen tüm şirketler elektronik belge kullanmakta, e-posta, elektronik beyanname kullanmakta, özellikle KDV vergilendirmesi için zorunlu beyannameler kanunla oluşturulduğundan. Birileri günlük yaşamda elektronik belge yönetim sistemlerini kullanmaya devam etti ve tüm raporlama ve birincil belgeleri elektronik forma aktardı.

Elektronik belge yönetimi kavramı ve elektronik belge yönetiminin avantajları

Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri vardır.

tablo
Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri

Aynı zamanda, elektronik belge yönetimi giderek daha fazla gelişiyor. Ve bunun için ön koşullar var.

İlk olarak vergi mevzuatında elektronik belge yönetimi sağlanmıştır. Örneğin, sigorta primleri veya kişisel gelir vergisi bildirimi yapılırken, şirkette 25'ten fazla kişi varsa, elektronik olarak sunulmalıdır. Elektronik raporlama elektronik olarak sunulmalıdır. Ayrıca açıklamaların, raporlamanın elektronik ortamda yapılması durumunda 2017 yılında da elektronik belge şeklinde verilmesi gerekecektir.

İkinci olarak, muhasebede elektronik belge yönetimi kabul edilmektedir. 402-FZ sayılı "Muhasebe" Kanunu'na göre, birincil muhasebe belgesi kağıt üzerinde ve (veya) elektronik imza ile imzalanmış elektronik bir belge biçiminde derlenir.
Üçüncüsü, 2017 yılında yasal işlemlerde elektronik belge yönetimi daha da geliştirilecektir. Bu nedenle, birçok kişi mahkeme kararlarının internette elektronik olarak yayınlanmasına alışmıştır. Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 4. maddesine göre, bir iddia, beyan, şikayet, sunum ve diğer belgeler mahkemeye kağıt üzerinde veya elektronik ortamda imzalı bir elektronik belge biçiminde de dahil olmak üzere sunulabilir. mahkemenin resmi web sitesinde bilgi ve telekomünikasyon ağı "İnternet"te yayınlanan formu doldurarak, Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından belirlenen şekilde elektronik imza. Benzer hükümler medeni usul bölümünde de belirlenir.

Dördüncüsü, elektronik teknolojiler, elektronik müzayedelerin yürütülmesi, ihale dokümantasyonunda elektronik doküman yönetiminin kullanımı açısından hayatımıza sıkı bir şekilde girmiştir. 05.04.2013 Sayılı 44-FZ sayılı Federal Kanunun (03.07.2016 tarihinde değiştirildiği şekliyle) Maddesine göre “Devlet ve belediye ihtiyaçlarını karşılamak için mal, iş, hizmet alımı alanındaki sözleşme sistemi hakkında”, elektronik ortamda müzayede (elektronik müzayede), ihale ile ilgili bilgilerin müşteri tarafından böyle bir açık artırma bildirimi ve bununla ilgili belgeler, tek bir bilgi sisteminde, tek tip gereksinimler ve ihaleye katılanlara ek gereksinimler getirilir, böyle bir açık artırma, operatörü tarafından elektronik sitede sağlanır.

Beşinci neden, günümüzde birçok şirketin farklı bölgelerde, farklı şehirlerde faaliyet göstermesiyle ilgilidir, bu nedenle etkin bir iş organizasyonu için belge akışını hızlandırmak ve taraflar arasındaki ilişkiyi basitleştirmek gerekir. Bu bağlamda, sezgisel olarak birçok şirket elektronik belge yönetimini tanıtıyor.

Elektronik belge yönetimine nasıl geçilir?

İkinci aşamada, şirketin belgeleri işlerken hangi imzayı kullanacağını seçmeniz gerekiyor.

Basit bir elektronik imza, kodların, şifrelerin veya diğer araçların kullanılması yoluyla, belirli bir kişi tarafından elektronik imza oluşturduğu gerçeğini onaylayan elektronik bir imzadır.

Niteliksiz elektronik imza bir elektronik imzadır:

1. elektronik imza anahtarı kullanılarak bilgilerin kriptografik olarak dönüştürülmesinin bir sonucu olarak elde edilen;
2. elektronik belgeyi imzalayan kişiyi belirlemenizi sağlar;
3. imzalandığı andan sonra elektronik bir belgede değişiklik yapıldığını tespit etmenizi sağlar;
4. elektronik imza araçları kullanılarak oluşturulmuştur.

1. elektronik imza doğrulama anahtarı, nitelikli sertifikada belirtilir;
2. elektronik imza oluşturmak ve doğrulamak için, gerekliliklere uygunluk onayına sahip elektronik imza araçları kullanılır (6 Nisan 2011 Sayılı Federal Kanun Madde 5. Güvenlik amacıyla, geliştirilmiş nitelikli imzadır.

Dördüncü aşamada, sözleşmenin akdedilmesi için belgelerin sağlanması gerekmektedir.

Beşinci aşama, bir sertifikasyon merkezi ile bir anlaşmanın imzalanmasıdır. 6 Nisan 2011 tarihli 63-FZ sayılı Federal Kanunun 2. Maddesine göre (30 Aralık 2015'te değiştirildiği şekliyle) “Elektronik İmza Üzerine”, bir sertifika merkezi tüzel kişilik, bireysel girişimci veya devlet kurumu veya yereldir. elektronik imzaların doğrulanması için anahtar sertifika oluşturma ve verme işlevlerini ve diğer işlevleri yerine getiren devlet organı.

Altıncı aşama, şirkette elektronik belge yönetiminin tanıtılması, belirli bir elektronik belge değişiminin organizasyonu. Faturalar, işlemin taraflarının karşılıklı mutabakatı ile ve bu faturaları onaylanan formata uygun olarak almak ve işlemek için uygun teknik araçlara ve yeteneklere sahip olmaları durumunda elektronik ortamda düzenlenir.

Sertifikasyon merkezi ile yapılan anlaşma neleri içermelidir?

Bir sertifikasyon merkezi ile anlaşma yapılırken anlaşmanın konusuna dikkat edilmesi önemlidir. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 432. Maddesine göre, bu tür sözleşmeler için zorunlu olan şartlar bunlar. Taraflar, ilgili durumlarda gerekli görülen biçimde, sözleşmenin tüm temel şartları üzerinde anlaşmaya varırsa, sözleşme yapılmış sayılır. Yani, sözleşmenin konusunu mümkün olduğunca açık bir şekilde belirlemek önemlidir.

Sözleşmenin konusu "Elektronik İmza Hakkında" kanundan kaynaklanmaktadır.

Doğrulama Merkezi:

1. elektronik imza doğrulama anahtarlarının sertifikalarını oluşturur ve bu tür sertifikaları verir;
2. elektronik imza doğrulama anahtarlarının sertifikalarının geçerlilik sürelerini belirler;
3. bu sertifika yetkilisi tarafından verilen elektronik imza doğrulama anahtarlarının sertifikalarını iptal eder;
4. başvuranın talebi üzerine elektronik imza araçlarını düzenler;
5. elektronik imzaların doğrulanması için bu sertifika merkezi tarafından verilen ve iptal edilen sertifikaların kaydını tutar;
6. sertifikaların kaydını tutma prosedürünü belirler;
7. başvuru sahiplerinin talebi üzerine elektronik imza anahtarları ve elektronik imzaların doğrulanması için anahtarlar oluşturur;
8. sertifika kayıt defterindeki elektronik imzaları doğrulamak için anahtarların benzersizliğini kontrol eder;
9. elektronik etkileşimde katılımcıların talebi üzerine elektronik imzaları kontrol eder;
10. elektronik imza kullanımı ile ilgili diğer faaliyetleri yürütür.

1. sertifikasyon merkezi tarafından hizmetlerin sağlanmasına ilişkin sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi;
2. görevlerin yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi (04/06/2011 tarih ve 63-FZ sayılı Federal Yasanın 13. maddesinin 3. maddesi (30.12.2015 tarihinde değiştirildiği şekliyle) "Elektronik İmza Üzerine").

Şirket içinde elektronik belge yönetimi nasıl organize edilir?

Taslak elektronik belgelerin hazırlanması, yürütülmesi ve onaylanması, kağıt üzerinde benzer belgeler için oluşturulan genel ofis çalışma kurallarına göre gerçekleştirilir. Bir elektronik belgede, mühür zorunlu bir nitelik olmadığı için, mühür hariç, kağıt üzerinde benzer bir belge için ayarlanmış tüm ayrıntılar bulunmalıdır. Şirket bünyesinde, elektronik dijital imzanın kullanılmadığı elektronik belgelerle eylemleri onaylama yöntemleri kullanılabilir. Örneğin, elektronik dijital imza olmadan belgeler kontrol altına alınabilir.

Karşı taraflarla belge akışını düzenlemek istiyorsanız, karşı taraf ile yaptığınız sözleşmede ilgili hükümlere yer vermeniz gerekir.

Belgeler elektronik olarak oluşturulur ve imzalanır. Kullanılan elektronik dijital imza araçlarının, belirlenen prosedüre uygun olarak sertifikalandırılması gerekir.

En kolay yol, örneğin vergi servisi gibi yetkililerle elektronik belge yönetimini organize etmektir. Bunun için ayrıca elektronik imza alınması ve bir sertifikasyon merkezi ile anlaşma yapılması gerekmektedir. Çoğu zaman, vergi mükellefleri vergi dairesine beyannameler, açıklamalar ve faturalar sunar. Bir "geri bildirim" olarak belgeler, 15 Nisan 2015 tarih ve ММВ-7-2 No.lu Rusya Federal Vergi Dairesi Emri uyarınca vergi tarafından oluşturulur. [e-posta korumalı]“Vergi makamları tarafından vergi ve harçlar mevzuatı ile düzenlenen ilişkilerde, telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik ortamda yetkilerini kullanırken ve Federal Vergi Servisi emrinin bazı hükümlerinin geçersiz olarak tanınmasına ilişkin belgelerin gönderilmesine ilişkin Prosedürün onaylanması üzerine. 17 Şubat 2011 tarihli ММВ-7 -2 / [e-posta korumalı]».

Bu belgeler şunları içerir:

1. açıklama gereksinimleri;
2. kontrol edilen yabancı şirketlerin bildirimleri;
3. mükellefin çağrısına ilişkin bildirimler (ücret ödeyen, vergi acentesi);
4. vergi bildirimi;
5. bir vergi mükellefinin (ücret ödeyen, vergi acentesi) bir bankadaki hesaplarındaki işlemleri ve elektronik parasının transferlerini askıya alma kararları;
6. vergi mükellefinin (ücret ödeyen, vergi acentesi) bankadaki hesaplarının ve elektronik parasının transferlerinin durdurulmasına ilişkin kararlar;
7. yerinde vergi denetimi yapma kararı;
8. diğer belgeler.

Elektronik belgelerin saklanması nasıl organize edilir?

Belgeler nasıl saklanmalıdır?

birinci olarak, belirli bir kuruluşun işlerinin isimlendirmesini hazırlamak gerekir. Davaların isimlendirilmesi şirkete, faaliyet alanına bağlı olarak değişecektir.

Vakaların isimlendirilmesi, yürütülen belgeleri vakalar halinde gruplandırmak, vakaları sistematize etmek ve kaydetmek, saklama şartlarını belirlemek ve belgeleri aramak için kullanılır. Vakaların isimlendirilmesi, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanterlerinin derlenmesi ve ayrıca geçici (10 yıla kadar dahil) depolama durumlarının kaydedilmesi için temel oluşturur.

ikinci olarak, durumlarda oluşturmak için gereklidir. Bunu yapmak için, elektronik ortamda saklanacak belgelerin değerinin incelenmesi gerekir. Belirli belgelerin saklanması için belirli süre sınırları olduğunu lütfen unutmayın. Örneğin, muhasebe belgeleri 5 yıl, vergi belgeleri 4 yıl süreyle saklanır.

Üçüncüsü, vakaların isimlendirilmesinde verilerin elektronik ortamda saklandığına dair bir işaret koymak gerekir. Örneğin, “Zaman Çizelgeleri. Elektronik Belgeler.

Dördüncü, belgeleri arşivlemeniz gerekiyor.

Depolama için bir elektronik dosya yerleştirmeden önce şunları yapmalıdır:
- elektronik sistemden boşaltma (belge herhangi bir özel yazılım ürününde oluşturulmuşsa);
- uygun bir biçimde kaydederek olası değişikliklere karşı koruma;
- bir depolama ortamına yazın.

Elektronik belgelerin saklanması ve arşivlenmesi için genel olarak kabul edilen format PDF/A'dır. Her güncellemede dosyalarla çalışmak için yeni olasılıkların ortaya çıktığı normal PDF'den ayırt edilmelidir. PDF/A başka bir anlama gelir: elektronik belgelerin uzun süreli arşivlenmesi için bir formattır.

Beşinci adım açıklamalar yazmaktır. Envanter, elektronik belgelerle ilgili olarak oluşturulmuş tüm elektronik dosyaları içerir. Bununla birlikte, kağıt üzerinde kasa oluştururken belirtilen sayfa sayısı yerine, elektronik belgelerin hacmi belirtilir.

Açıklama formatı şöyle görünebilir:

Bazı durumlarda belgeleri imha etmek gerekir. Örneğin servis notları uzun süre saklandı, saklama süresi doldu ve imha edilmesi gerekiyor. Bu durumda, belgelerin değerinin incelenmesi yapılır. Böyle bir inceleme özel bir komisyon tarafından yapılabilir. İncelemenin sonuçlarına dayanarak, imha için belgelerin tahsisi hakkında bir yasa çıkarılır. Böyle bir eylemin şekli şirket tarafından bağımsız olarak geliştirilmiştir. Ve eylem temelinde, diskler veya diğer depolama ortamları basitçe yok edilir.

Sonuç olarak, geleceğin elbette elektronik belgelere ait olduğunu belirtmek gerekir. Ancak, elektronik belge yönetimini uygun şekilde organize etmek önemlidir. Bir departmanda sadece bir işyeri veya hatta bir departman elektronik belge yönetimine bağlı olduğunda, belgelerin çoğu hala kağıt üzerinde tutulduğunda, birçok şirket belge yönetiminin uygunsuz organizasyonu sorunları ile karşı karşıya kalmaktadır. Bu nedenle, elektronik belge yönetimi ile ilgili tüm sorunların sistem uygulama aşamasında "banka üzerinde" çözülmesi gerekmektedir.