O scrisoare de intenție pentru documente are mai multe funcții utile. Să ne uităm la cum să-l compunem și să arătăm, de asemenea, exemple de scrisori de intenție pentru diverse situații de afaceri.

Principalele funcții ale unei scrisori de intenție sunt de confirmare, de recomandare și de explicație.

Lista furnizată în scrisoare vă permite să confirmați trimiterea exact a acelor documente care sunt indicate în aceasta. Instrucțiuni și recomandări clare vor indica ce trebuie făcut cu fiecare document primit, de exemplu, confirmarea primirii, semnarea și trimiterea înapoi, informarea etc. Explicațiile vă vor ajuta să înțelegeți conținutul scrisorii, de exemplu, în cazul trimiterii unei declarații fiscale actualizate către inspectorat.

Descărcare exemplu de scrisoare de intenție

Cum să scrieți corect o scrisoare de intenție pentru documente

Nu există un formular clar stabilit pentru o scrisoare de intenție. Puteți utiliza structura generală a scrisorilor de afaceri.

Formularul scrisorii de intenție poate consta dintr-un antet, titlu, corp de text, un semn cu numărul de atașamente și o parte finală cu detalii.

Compuneți o scrisoare de intenție pe antetul organizației și scrieți data la care a fost scrisă și numărul de înregistrare.

În antetul din stânga, indicați firma destinatară, precum și funcția, numele complet al persoanei căreia îi trimiteți scrisoarea.

Faceți un titlu. Începeți textul principal cu o adresă politicoasă adresată destinatarului. Respectați etica comunicării, nu permiteți familiaritatea. Enumerați documentele care sunt transferate și detaliile acestora, oferiți destinatarului instrucțiuni care să explice ce trebuie făcut cu fiecare document primit. Dacă oferiți vreo explicație, descrieți clar esența acestora și, dacă este necesar, furnizați calcule.

Dacă ați delegat executarea ordinului la care se face referire în scrisoare unui alt angajat, indicați numele complet, funcția și informațiile de contact ale acestuia, astfel încât destinatarul să-l poată găsi cu ușurință pentru interacțiune.

Multe documente trimise prin poștă includ o scrisoare de intenție. În acest articol vom analiza în detaliu scopul său, regulile de proiectare și exemple.

Din acest material veți învăța:

• ce este o scrisoare de intenție pentru documente;
• cum să pregătiți o scrisoare de intenție pentru documente;
• lista documentelor atasate.

Ce este o scrisoare de intenție pentru documente

O scrisoare de intenție este un atribut obligatoriu dacă este necesară trimiterea unui pachet de documente. Are mai multe scopuri simultan.

Confirmarea faptului trimiterii. Scrisoarea de intenție pentru documente este înregistrată în documentele de ieșire ale companiei și are un număr corespunzător. Astfel, în baza acestei scrisori se consemnează faptul trimiterii documentelor. Mai mult, destinatarul consemnează și această scrisoare și pachetul de documente atașat acesteia.

Lista documentelor atasate. Fiecare scrisoare de intenție despre trimiterea documentelor trebuie să conțină lista lor completă și numărul de copii.

Instrucțiuni pentru manipularea documentației. Este important să înțelegeți că la trimiterea documentelor, unele dintre ele pot fi returnate. În acest caz, scrisoarea de intenție ar trebui să indice ce acțiuni trebuie efectuate: revizuiți documentele, acceptați, completați, semnați și lăsați sau trimiteți înapoi. Permiteți-ne să vă reamintim că puteți utiliza în plus ștampile speciale în aceste scopuri.

Mai întâi trebuie să completați partea cu adresă. Indică numele, titlul, adresa companiei, prenumele și parafa angajatului și funcția acestuia (dacă documentele sunt trimise unei anumite persoane). În continuare, trebuie să indicați data și numărul documentului de ieșire.

Prima parte a conținutului scrisorii ar trebui să fie un mesaj despre trimiterea documentelor. Începe cu cuvintele: „Vă trimitem...”, „Vă prezentăm...”, etc. După aceasta, puteți indica scopul trimiterii documentelor (pentru revizuire, completare, aprobare etc.). Dacă există un document atașat scrisorii, atunci acesta poate fi indicat în această parte; dacă există mai multe, puteți utiliza conceptul de „pachet de documente”, a cărui compoziție va fi dezvăluită mai jos.

A doua parte a conținutului constă în sarcini specifice pentru lucrul cu documente. De exemplu, poate conține instrucțiuni despre care copii trebuie returnate, care necesită o semnătură etc.

După cum se vede din exemplu, termenele de executare a documentelor pot fi indicate și în scrisoarea de intenție.

Cel mai important pas în pregătirea unei scrisori de intenție este marcarea disponibilității atașamentelor. Semnul este plasat după sfârșitul textului scrisorii, nu mai puțin de 2-3 rânduri mai târziu. Marca trebuie să conțină denumirea documentului, numărul de copii atașate și numărul de foi.

Marca de aplicare trebuie sa aiba o lista completa a documentelor atasate, numarul de copii si foi. În cazul în care documentele anexate sunt legate sau arhivate împreună, atunci nu este necesar să se indice numărul de foi (se indică doar numărul de exemplare).

De asemenea, trebuie să se înțeleagă că atunci când se indică numele documentelor atașate în textul scrisorii de intenție, nu este nevoie să le indice din nou în atașamente. În acest caz, se indică pur și simplu prezența unei cereri (Anexele 1,2 etc.), numărul de foi și copii.

Lista documentelor atasate

Există posibilitatea ca numărul documentelor atașate scrisorii de intenție să fie atât de mare încât nota despre atașarea acestora să nu fie inclusă pe foaia scrisorii. În acest caz, vă recomandăm să faceți un inventar al documentației atașate pe o foaie separată. La întocmirea unui inventar, în acesta este indicată componența pachetului de documente atașat scrisorii. Nota despre atașamente din scrisoarea de intenție indică lista documentelor atașate și numărul de foi. Acesta este formatat după cum urmează:

Anexă: conform inventarului pentru 2 foi.

După detaliul „Notă privind prezența atașamentelor”, urmează detaliul „Semnătură” al angajatului care a întocmit scrisoarea.

O scrisoare de intenție este un document universal utilizat într-o varietate de domenii de activitate comercială a unei întreprinderi. Un „document de însoțire” întocmit corect va salva toate părțile de multe neajunsuri și ambiguități. Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru documente?

Când este necesar acest lucru?

Munca unei întreprinderi, în special a uneia mari, este însoțită de o mare varietate de probleme care de cele mai multe ori trebuie documentate în scris. Contrapărțile fac schimb de mesaje și notificări între ele, documentele sunt solicitate de către bancă, biroul fiscal, fondul de pensii și inspectori. Clienții scriu, de asemenea, solicitări pentru o mare varietate de informații și documentație.

În toate aceste cazuri, o scrisoare de intenție va fi o salvare și, în același timp, o față demnă a companiei. Scris pe o formă solidă, compus în mod competent și proiectat corect, nu numai că va face o impresie adecvată destinatarului, ci va îndeplini și o serie de funcții practice pentru expeditor:

• va explica destinatarului cine îi scrie și de ce;
• va prelua un rol informațional, eliberând documentația atașată de supraîncărcare semantică;
• înregistrează în detaliu lista documentelor anexate;
• va economisi bani prin eliminarea trimiterilor poștale inutile cu un inventar;
• va acționa ca o dovadă compactă a livrării unui număr întreg de documente.

Iată cât de util poate fi un „acompaniament” obișnuit cu abordarea corectă!

Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru documente?

Nu toată lumea știe să scrie o scrisoare de intenție pentru documente, deși este importantă.

Alcătuirea unui „însoțire” ar trebui să înceapă cu o frază introductivă: faceți referire la numărul cererii primite sau precizați esența problemei pentru care are loc corespondența. În următoarele paragrafe ale scrisorii, este logic să se indice baza documentului: regulamente, clauze ale contractului, rapoarte de inspecție, reglementări ale autorităților de reglementare etc.

Declarația se încheie cu o cerere, propunere sau cerere. După alcătuirea textului, se indică o listă de documente atașate cu numerotare, titlu și detalii, precum și numărul de foi atașate.

Detaliile necesare ale unei scrisori de intenție pentru documente

Am discutat mai sus cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru documente. Acum puțin despre designul său.

• „Capul” documentului. Aceasta indică poziția șefului sau a altui reprezentant al destinatarului, numele întreprinderii sau numele complet, prenumele și patronimul unei persoane fizice; adresa completă și codul poștal.
• Data la care a fost scrisă scrisoarea de intenție, iar dacă expeditorul este o persoană juridică, atunci numărul de înregistrare de ieșire.
• Adresarea destinatarului în conformitate cu regulile unei scrisori de afaceri. Fie că este persoană fizică sau șeful unei întreprinderi, i se adresează prenumele și patronimul, adăugând adresa „draga”.
• Lista detaliată a documentelor atașate, deoarece din numele în sine rezultă că litera „însoțește” un anumit articol principal.
• Scrisoarea este semnată de prima persoană sau de un reprezentant autorizat al organizației căruia managerul i-a acordat acest drept. Dacă scrisoarea este de la o persoană privată, atunci expeditorul însuși sau reprezentantul său prin împuternicire semnează „documentul de însoțire”. Înainte de semnătură, se obișnuiește să se adauge de mână asigurarea „cu respect”.
• Numele, parafa și mijloacele de comunicare ale executorului scrisorii.

Acestea sunt cerințele de bază pentru forma scrisorii.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

Un exemplu testat în practică de scrisoare de intenție pentru documente va fi un ghid excelent la redactare. Desigur, conținutul său se va modifica în funcție de nevoile compilatorului, dar schema generală rămâne neschimbată.

Hitrun I.V.

Sf. Vasilyevskaya, 3,

Kukino - 31005

Nr 562 din 04.05.2015

Dragă Ivan Vasilievici!

Ca răspuns la ordinul dumneavoastră nr. 12/389 din 04.01.2015 privind problema efectuării unei inspecții neprogramate fără vizită la ghișeu, vă informăm despre următoarele.

Unele dintre actele privind raporturile juridice contractuale cu întreprinderea privată de către societatea „Gedeon” au fost ridicate în baza protocolului de sechestru din data de 03.02.2015 (se atașează o copie). Vă transmitem actele la dispoziția întreprindere sub formă de copii certificate conform anexei.

Aplicație (total pentru 6 foi):

1. O copie a ordinului de plată cu marca bancară nr. 3 din 15 ianuarie 2015 - pe 1 pagină.
2. O copie a ordinului de plată cu marca bancară nr. 6 din data de 14.02.15 - pe 1 coală.
3. O copie a procesului-verbal de reconciliere conform contractului de furnizare nr. 56/P din 15.12.14 - 1 pag.
4. O copie a protocolului de sechestru din data de 03/02/15 - 3 pagini.

Golokhvastov F.E.

Interpret: Pupko A.V.

Acest „însoțire” este potrivit pentru multe materiale trimise la cererea agențiilor guvernamentale, de reglementare și de aplicare a legii, trebuie doar să îl ajustați ușor la nevoile dvs.

Scrisoare de intenție pentru documentele contractuale

La încheierea contractelor de afaceri, apare adesea o situație în care contrapărțile sunt îndepărtate geografic una de cealaltă și nu își pot permite să călătorească în alt oraș pentru a semna contractul.

În acest caz, executarea unei scrisori de intenție devine un fel de far care vă permite să încheiați un acord legal corect la distanță, fără o întâlnire personală a reprezentanților. Cu ajutorul unei scrisori de intenție, una dintre părți poate nu numai să trimită formulare de contract semnate pentru revizuire, ci și să își declare în scris poziția cu privire la aspectele semnificative ale acordului.

În plus, scrisoarea de intenție vă permite să înregistrați ce și în ce cantitate a fost atașată și trimisă destinatarului. De exemplu, conținutul poate fi declarat după cum urmează.

„Vă trimitem două exemplare ale contractului de prestare a serviciilor de informare, semnate și certificate de sigiliul nostru. Vă sugerăm să luați în considerare proiectul specificat și, dacă sunteți de acord, să semnați acordul, returnând unul dintre copiile semnate către noi. adresa.Anexă: proiect de acord în 2 exemplare pe câte 6 file”.

Adresă însoțitoare- acesta este un tip de scrisoare de afaceri care se intocmeste la trimiterea unor documente, o propunere comerciala, un CV etc.

Cum se scrie o scrisoare de intentie

O scrisoare de intenție este redactată conform structurii generale a unei scrisori de afaceri. Acest document constă din:

• introducere, care poate include titlul scrisorii, o adresă către destinatar, scopul scrisorii;
• partea principală, al cărei text ar trebui să reflecte esența principală a scrisorii de intenție;
• concluzie, care conține semnătura expeditorului (numele complet al expeditorului, funcția acestuia, semnătura).

Ce să scrieți într-o scrisoare de intenție? Textul acestui document este scris în formă liberă. Sarcina principală a unei scrisori de intenție pentru un CV este de a trezi interesul angajatorului pentru candidatura dvs., într-o ofertă comercială - pentru a interesa un potențial cumpărător. Scrisorile de intenție pentru contract și alte documente către biroul fiscal conțin un inventar al documentelor care sunt transferate și instrucțiuni pentru destinatar.

Revistă„Gestionarea biroului și fluxul de documente la întreprindere” septembrie 2013

Scrisoare de intenție pentru documente

0 comentarii

16901 vizualizări

Kozhanova Evgenia | specialist în instituții de învățământ preșcolar și gestionarea evidenței personalului

Pe lângă corespondența obișnuită, trimitem diferite documente contractorilor în fiecare zi: contracte, protocoale, facturi, materiale de prezentare... Regulile etichetei în afaceri și precauția de bază în manipularea documentelor necesită scrierea unei scrisori de intenție în aceste cazuri. Ce oferă acest lucru și cum să aplici pentru el? Care sunt termenele limită pentru implementarea acestuia? Cum să-l păstrezi mai târziu?

CU o scrisoare de intenție este un tip de scrisoare de afaceri care este necesar pentru a descrie un pachet de documente trimis destinatarului dacă aceste documente nu conțin partea de adresă.

Prin urmare, Scrisoarea de intenție nu are nicio încărcătură de informații, dar îndeplinește trei funcții importante:

confirmă faptul trimiterii;

furnizează o listă a documentelor trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;

Datorită datelor de înregistrare, vă permite să determinați termenul limită.

La fel ca majoritatea scrisorilor de afaceri, scrisoarea de intenție este pe antet și primește numărul de referință al expeditorului. Am discutat în detaliu regulile pentru pregătirea scrisorilor oficiale de mai multe ori în revistă, așa că acum ne vom concentra asupra caracteristicilor scrisorii de intenție.

O analiză detaliată a unei scrisori de serviciu cu multe exemple ale compoziției sale este în articolul „Întocmim o scrisoare de serviciu»

Modele de vorbire

Baza unei scrisori de intenție este o listă de atașamente. Textul documentului este scurt și împărțit condiționat în două părți:

mesaj despre trimiterea documentelor,

solicitarea unui răspuns în timp util (citire, aprobare, returnare a unei copii semnate etc.).

Prima parte începe de obicei astfel:

„În împlinire... vă îndreptăm...”,

"Va trimitem..."

„Vă prezentăm...”

În continuare, puteți indica scopul trimiterii documentelor: "pentru aprobare", "pentru informații", "pentru semnatura", "pentru umplere"(dacă vorbim despre un formular de sondaj sau chestionar). Vă recomandăm să folosiți clișeul „vă trimitem” sau „vă trimitem”, deoarece... Puteți trimite ceva doar pentru informare, dar nu pentru semnare sau aprobare.

A doua parte poate conține următoarele cuvinte:

„Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră...”

„Vă rugăm să luați în considerare și să ne trimiteți în termenul stabilit de lege...”,

„Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră o copie a unui document executat corespunzător…”.

Cerințe „Marcați despre prezența aplicațiilor”

După cum am stabilit deja, principalul lucru într-o scrisoare de intenție pentru documente sunt atașamentele. Prin urmare, vom acorda o atenție deosebită problemei proiectării acestei cerințe speciale. Indiferent de modul în care este formatată cererea, practica comercială necesită o listare completă a documentelor anexate scrisorii, cu indicarea numărului de copii și a numărului de foi din fiecare dintre acestea. Fără aceste informații, scrisoarea de intenție își va pierde orice semnificație.

Asa de, când documentele care se transmit sunt deja raportate în corpul scrisorii, nu are rost să le enumeram din nou numele. Este suficient să indicați numărul de coli și copii. Vezi Exemplul 1.

Exemplu1

Un fragment de text și o notă despre prezența unei aplicații (numele aplicației este indicat în textul scrisorii)

Dacă cererea nu este indicată în corpul scrisorii, pe lângă datele cantitative, trebuie să indicați denumirea acesteia. Dacă un pachet include mai multe documente, anexele sunt numerotate. Vezi Exemplul 2.

Colaps

Exemplu2

Un fragment de text și un semn care indică prezența aplicației (numele aplicației este indicat în marcajul care indică prezența acesteia)

Colaps

Deși GOST R 6.30-2003 prevede că atunci când enumerați mai multe aplicații într-un semn despre prezența lor cuvântul generalizator înainte de două puncte este la singular „Apendice:”; în astfel de cazuri, vă recomandăm totuși să îl scrieți la plural „Anexe:”, așa cum am arătat în Exemplul 2.

În primul rând, acest lucru este corect din punctul de vedere al regulilor limbii ruse. Și în al doilea rând, dezvoltatorii acestui GOST înșiși s-au „corectat” ulterior când au început să dea explicații cu privire la aplicarea lui în recomandările lor metodologice. Vezi mai jos citatele din aceste două documente. Dar mulți oameni continuă să scrie cuvântul „Aplicație:” la singular, chiar dacă este urmat de o listă de mai multe documente. Nu face asta și ți-am explicat de ce.

Fragment de document

Colaps

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

3.21. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate:

Fragment de document

Colaps

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003

3.16. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe atașamente, acestea sunt numerotate:

Există, de asemenea, discrepanțe în ceea ce privește modul de a scrie cuvântul „atașament” în corpul scrisorii: cu literă mică sau majusculă, cu sau fără semnul „Nu”. Cert este că puteți indica numele documentului atașat în textul scrisorii de intenție în diferite moduri; comparați singuri, uitându-vă la Exemplul 3: în al doilea caz este indicat să indicați între paranteze că documentul este o aplicație, iar în cazurile ulterioare arătăm cum se poate face acest lucru în moduri diferite. Toate opțiunile sunt corecte, este doar important să mențineți uniformitatea în scrisoare. Și este chiar mai bine să alegeți și să remediați o opțiune în instrucțiunile de gestionare a biroului organizației dvs. (sau alte reglementări locale pe probleme similare), atunci va exista uniformitate în toate documentele și va exista mai puțină confuzie pentru artiști.

Exemplu3

Diverse moduri de a indica numele cererii în corpul scrisorii

Colaps

Pentru o aplicație legată, nu este necesar să se specifice numărul de foi (Exemplul 4).

Exemplu4

Descrierea aplicației legate

Colaps

Când există atât de multe atașamente încât este mai convenabil să le enumerați pe o foaie separată (se va numi „Inventarul anexelor la scrisoarea datată... Nu...”), va fi suficient să faceți referire la un astfel de inventar în scrisoare (Exemplul 5).

Exemplu5

Dacă există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați într-un inventar separat

Colaps

Dacă atașați la scrisoarea dumneavoastră o altă scrisoare care are propriul atașament, trebuie să informați destinatarul despre aceasta (Exemplu 6).

Exemplu6

Atașarea scrisorii are propriul atașament

Colaps

În cele din urmă, dacă scrisoarea dumneavoastră este adresată mai multor organizații deodată, iar atașamentul se adresează doar uneia dintre ele (alții primesc scrisoarea doar pentru revizuire), trebuie menționat și acest lucru (Exemplul 7).

Exemplu7

Atașarea este trimisă unui singur destinatar de e-mail din mai mulți

Colaps

O notă despre prezența atașamentelor este plasată sub textul scrisorii și deasupra semnăturii. De obicei, aceste distanțe (indentări) sunt făcute identice și egale cu aproximativ 2-3 între linii (acest lucru este arătat clar în exemplul de proiectare a unei întregi litere din Exemplul 9).

Ca regulă generală, dacă un document are atașamente, atunci sub text și deasupra semnăturii este plasat un semn care indică prezența lor, iar pe documentele atașate (fiecare în partea dreaptă sus a primei foi) este scris care document la care sunt atașate (indicând numărul atașării, dacă sunt mai multe), ca în Exemplul 8.

Exemplu8

Numărul cererii și datele documentului principal pe 1 foaie de cerere

Colaps

Dar scrisoarea de intenție are funcția contabilă a documentelor trimise, acționând ca un fel de inventar al anexelor din plic; în realitate, documentele numite într-o astfel de scrisoare ca atașamente sunt transmise. Dacă scrisoarea avea o funcție diferită (de exemplu, era o ofertă, făcând o ofertă de semnare a unui acord și enumeră termenii cooperării propuse), atunci documentul „cheie” în sensul său ar fi scrisoarea și documentul atașat documentele ar ajuta doar să-și îndeplinească funcția. Dar vorbim despre o scrisoare de intenție, iar în acest caz nu trebuie să „stricați” documentele care sunt trimise cu informații despre „inventarul conținutului în plic” - i.e. Nu este nevoie să le pui un astfel de semn!