Une lettre de motivation pour les documents remplit plusieurs fonctions utiles. Voyons comment le rédiger et montrons également des exemples de lettres de motivation pour diverses situations commerciales.

Les principales fonctions d'une lettre de motivation sont confirmatives, recommandatives et explicatives.

La liste fournie dans la lettre vous permet de confirmer l'envoi exactement des documents qui y sont indiqués. Des instructions et des recommandations claires indiqueront quoi faire avec chaque document reçu, par exemple, confirmer la réception, signer et renvoyer, informer, etc. Des explications vous aideront à comprendre le contenu de la lettre, par exemple dans le cas de l'envoi d'une déclaration fiscale mise à jour à l'inspection.

Exemple de lettre de motivation à télécharger

Comment rédiger correctement une lettre de motivation pour les documents

Il n’existe pas de forme clairement établie pour une lettre de motivation. Vous pouvez utiliser la structure générale des lettres commerciales.

Le formulaire de lettre de motivation peut comprendre un en-tête, un titre, un corps de texte, une marque avec le nombre de pièces jointes et une partie finale avec des détails.

Rédigez une lettre de motivation sur le papier à en-tête de l'organisation et inscrivez la date de rédaction ainsi que le numéro d'enregistrement.

Dans l'en-tête de gauche, indiquez l'entreprise destinataire, ainsi que le poste, le nom complet de la personne à qui vous envoyez la lettre.

Faites un titre. Commencez votre texte principal par une adresse polie au destinataire. Respecter l'éthique de la communication, ne pas autoriser la familiarité. Répertorier les documents à transférer et leurs détails, fournir au destinataire des instructions expliquant quoi faire avec chaque document reçu. Si vous donnez des explications, décrivez clairement leur essence et, si nécessaire, fournissez des calculs.

Si vous avez délégué l'exécution de l'ordre mentionné dans la lettre à un autre employé, indiquez son nom complet, sa fonction et ses coordonnées afin que le destinataire puisse le retrouver facilement pour interagir.

De nombreux documents envoyés par courrier incluent une lettre de motivation. Dans cet article, nous examinerons en détail son objectif, ses règles de conception et ses exemples.

À partir de ce matériel, vous apprendrez :

• qu'est-ce qu'une lettre de motivation pour les documents ;
• comment préparer une lettre de motivation pour les documents ;
• liste des documents joints.

Qu'est-ce qu'une lettre de motivation pour les documents

Une lettre de motivation est un attribut obligatoire s'il est nécessaire d'envoyer un paquet de documents. Il a plusieurs objectifs à la fois.

Confirmation du fait de l'envoi. La lettre d'accompagnement des documents est enregistrée dans les documents sortants de l'entreprise et porte un numéro correspondant. Ainsi, le fait d'envoyer des documents est enregistré sur la base de cette lettre. Par ailleurs, le destinataire enregistre également cette lettre et le paquet de documents qui y est joint.

Liste des documents joints. Chaque lettre d'accompagnement concernant l'envoi de documents doit contenir leur liste complète et le nombre de copies.

Instructions pour gérer la documentation. Il est important de comprendre que lors de l'envoi de documents, certains d'entre eux peuvent être restitués. Dans ce cas, la lettre de motivation doit indiquer les actions à effectuer : examiner les documents, accepter, remplir, signer et laisser ou renvoyer. Rappelons que vous pouvez également utiliser des tampons spéciaux à ces fins.

Vous devez d’abord remplir la partie adresse. Il indique le nom, le titre, l'adresse de l'entreprise, le nom et les initiales du salarié ainsi que sa fonction (si les documents sont adressés à une personne déterminée). Ensuite, vous devez indiquer la date et le numéro du document sortant.

La première partie du contenu de la lettre doit être un message concernant l'envoi de documents. Il commence par les mots : « Nous vous envoyons… », « Nous vous présentons… », etc. Après cela, vous pouvez indiquer le but de l'envoi des documents (pour examen, complétion, approbation, etc.). S'il y a un document joint à la lettre, alors il peut être indiqué dans cette partie ; s'il y en a plusieurs, vous pouvez utiliser la notion de « paquet de documents », dont la composition sera dévoilée ci-dessous.

La deuxième partie du contenu comprend des tâches spécifiques pour travailler avec des documents. Par exemple, il peut contenir des instructions sur les copies qui doivent être retournées, celles qui nécessitent une signature, etc.

Comme le montre l'exemple, les délais d'exécution des documents peuvent également être indiqués dans la lettre de motivation.

L'étape la plus importante dans la préparation d'une lettre de motivation consiste à marquer la disponibilité des pièces jointes. La marque est placée après la fin du texte de la lettre, au moins 2 à 3 lignes plus tard. La marque doit contenir le nom du document, le nombre d'exemplaires joints et le nombre de feuilles.

Marque d'application doit avoir une liste complète des documents joints, le nombre de copies et de feuilles. Si les documents joints sont reliés ou classés ensemble, il n'est pas nécessaire d'indiquer le nombre de feuilles (seul le nombre d'exemplaires est indiqué).

Il faut également comprendre que lorsqu'on indique les noms des documents joints dans le texte de la lettre de motivation, il n'est pas nécessaire de les indiquer à nouveau dans les pièces jointes. Dans ce cas, présence d'un dossier (Annexe 1,2, etc.), le nombre de feuilles et d'exemplaires est simplement indiqué.

Liste des documents joints

Il est possible que le nombre de documents joints à la lettre d'accompagnement soit si important que la note concernant leur pièce jointe ne soit pas incluse sur la feuille de lettre. Dans ce cas, nous recommandons de faire un inventaire de la documentation jointe sur une feuille séparée. Lors de l'établissement d'un inventaire, la composition du paquet de documents joint à la lettre y est indiquée. La note sur les pièces jointes dans la lettre d'accompagnement indique la liste des documents joints et le nombre de feuilles. Celui-ci est formaté comme suit :

Annexe : selon l'inventaire pour 2 feuilles.

Après le détail « Note sur la présence de pièces jointes », suit le détail « Signature » du salarié qui a rédigé la lettre.

Une lettre d'accompagnement est un document universel utilisé dans divers domaines d'activité commerciale d'une entreprise. Un « document d'accompagnement » correctement rédigé évitera à toutes les parties de nombreuses lacunes et ambiguïtés. Comment rédiger une lettre de motivation pour des documents ?

Quand est-ce nécessaire ?

Le travail d'une entreprise, surtout grande, s'accompagne d'une grande variété de problématiques qui doivent le plus souvent être documentées par écrit. Les contreparties échangent des messages et des notifications entre elles, les documents sont exigés par la banque, le bureau des impôts, la caisse de pension et les inspecteurs. Les clients rédigent également des demandes pour une grande variété d’informations et de documentation.

Dans tous ces cas, une lettre de motivation sera à la fois une bouée de sauvetage et un digne visage de l’entreprise. Rédigé sur une forme solide, composée avec compétence et correctement conçu, il fera non seulement bonne impression sur le destinataire, mais remplira également un certain nombre de fonctions pratiques pour l'expéditeur :

• expliquera au destinataire qui lui écrit et pourquoi ;
• assumera un rôle informatif, libérant la documentation jointe de la surcharge sémantique ;
• enregistrer en détail la liste des documents joints ;
• permettra d'économiser de l'argent en éliminant les envois postaux inutiles grâce à un inventaire ;
• servira de preuve compacte de la remise de tout un tas de documents.

Voilà à quel point un « accompagnement » régulier peut être utile avec la bonne approche !

Comment rédiger une lettre de motivation pour des documents ?

Tout le monde ne sait pas comment rédiger une lettre de motivation pour des documents, même si c'est important.

La rédaction d'un « accompagnement » doit commencer par une phrase introductive : faire référence au numéro de la demande entrante ou indiquer l'essence du sujet sur lequel se déroule la correspondance. Dans les paragraphes suivants de la lettre, il est logique d'indiquer la base du document : règlements, clauses du contrat, rapports d'inspection, règlements des autorités de régulation, etc.

La déclaration se termine par une demande, une proposition ou une demande. Une fois le texte compilé, une liste des documents joints avec la numérotation, le titre et les détails, ainsi que le nombre de feuilles jointes est indiquée.

Détails requis d'une lettre de motivation pour les documents

Nous avons expliqué ci-dessus comment rédiger une lettre de motivation pour les documents. Parlons maintenant un peu de sa conception.

• "Tête" du document. Celui-ci indique la fonction du chef ou autre représentant du destinataire, le nom de l'entreprise ou le nom complet, le prénom et le patronyme d'une personne physique ; adresse complète et code postal.
• La date à laquelle la lettre de motivation a été rédigée, et si l'expéditeur est une personne morale, alors le numéro d'enregistrement sortant.
• S'adresser au destinataire selon les règles d'une lettre commerciale. Qu'il soit particulier ou chef d'entreprise, on l'appelle par son prénom et son patronyme, en ajoutant l'adresse « cher ».
• Liste détaillée des documents joints, car du nom lui-même, il s'ensuit que la lettre « accompagne » un certain élément principal.
• La lettre est signée par la première personne ou un représentant autorisé de l'organisation à qui le gestionnaire a accordé ce droit. Si la lettre émane d'une personne privée, alors l'expéditeur lui-même ou son représentant par procuration signe le « document d'accompagnement ». Avant de signer, il est d’usage d’ajouter à la main l’assurance « avec respect ».
• Nom, initiales et moyens de communication de l'exécuteur de la lettre.

Ce sont les exigences de base concernant la forme de la lettre.

Exemple de lettre de motivation pour les documents

Un exemple testé par la pratique d'une lettre d'accompagnement pour des documents sera un excellent guide lors de la rédaction. Bien entendu, son contenu changera en fonction des besoins du compilateur, mais les grandes lignes restent inchangées.

Hitrun I.V.

St. Vassilievskaïa, 3 ans,

Kukino - 31005

N°562 du 05/04/2015

Cher Ivan Vassilievitch !

En réponse à votre arrêté n°12/389 du 01/04/2015 relatif à la réalisation d'un contre-contrôle inopiné sans visite, nous vous informons de ce qui suit.

Certains des documents relatifs aux relations juridiques contractuelles avec l'entreprise privée par la société "Gédéon" ont été saisis sur la base du protocole de saisie du 03/02/2015 (une copie est jointe). Nous vous transmettons les documents à la disposition de la entreprise sous forme de copies dûment certifiées conformes à la pièce jointe.

Application (total pour 6 feuilles) :

1. Une copie de l'ordre de paiement avec marque bancaire n°3 en date du 15 janvier 2015 - sur 1 page.
2. Une copie de l'ordre de paiement avec marque bancaire n°6 du 14/02/15 - sur 1 feuille.
3. Une copie du rapport de rapprochement au titre du contrat de fourniture n°56/P du 15/12/14 - 1 page.
4. Une copie du procès-verbal de saisie en date du 02/03/15 - 3 pages.

Golokhvastov F.E.

Interprète : Pupko A.V.

Cet « accompagnement » convient à de nombreux supports sortants à la demande des organismes gouvernementaux, réglementaires et chargés de l'application des lois, il vous suffit de l'ajuster légèrement à vos besoins.

Lettre de motivation pour les documents contractuels

Lors de la conclusion de contrats commerciaux, une situation survient souvent lorsque les contreparties sont géographiquement éloignées les unes des autres et ne peuvent pas se permettre de se rendre dans une autre ville pour signer le contrat.

Dans ce cas, l'exécution d'une lettre de motivation devient une sorte de phare qui vous permet de conclure un accord juridiquement correct à distance, sans réunion personnelle des représentants. À l'aide d'une lettre d'accompagnement, une partie peut non seulement envoyer des formulaires de contrat signés pour examen, mais également exposer par écrit sa position sur les questions importantes de l'accord.

De plus, la lettre d'accompagnement vous permet d'enregistrer ce qui a été joint et envoyé au destinataire et en quelle quantité. Par exemple, le contenu peut être énoncé comme suit.

"Nous vous envoyons deux exemplaires du contrat de prestation de services d'information, signés et certifiés par notre sceau. Nous vous proposons d'examiner le projet spécifié et, si vous êtes d'accord, de signer le contrat en renvoyant l'un des exemplaires signés à notre adresse.Annexe : projet d'accord en 2 exemplaires sur 6 feuilles chacun".

Lettre de motivation- il s'agit d'un type de lettre commerciale qui est rédigée lors de l'envoi de documents, d'une proposition commerciale, d'un CV, etc.

Comment rédiger une lettre de motivation

Une lettre de motivation est rédigée selon la structure générale d’une lettre commerciale. Ce document est composé de :

• introduction, qui peut inclure le titre de la lettre, une adresse au destinataire, l'objet de la lettre ;
• la partie principale, dont le texte doit refléter l'essence principale de la lettre de motivation ;
• conclusion, qui contient la signature de l'expéditeur (nom complet de l'expéditeur, sa fonction, signature).

Que faut-il écrire dans une lettre de motivation ? Le texte de ce document est rédigé sous forme libre. La tâche principale d'une lettre de motivation pour un CV est de susciter l'intérêt de l'employeur pour votre candidature, pour une offre commerciale - d'intéresser un acheteur potentiel. Les lettres d'accompagnement du contrat et les autres documents adressés au bureau des impôts contiennent un inventaire des documents à transférer et des instructions pour le destinataire.

Revue« Gestion de bureau et flux documentaire dans l'entreprise » septembre 2013

Lettre de motivation pour les documents

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Kozhanova Evgenia | spécialiste des établissements d'enseignement préscolaire et de la gestion des dossiers du personnel

En plus d'une correspondance régulière, nous envoyons quotidiennement divers documents aux entrepreneurs : contrats, protocoles, factures, supports de présentation... Les règles de l'étiquette des affaires et la prudence élémentaire dans le traitement des documents nécessitent dans ces cas-là la rédaction d'une lettre de motivation. Qu'est-ce que cela donne et comment en faire la demande ? Quels sont les délais pour sa mise en œuvre ? Comment le stocker plus tard ?

AVEC une lettre d'accompagnement est un type de lettre commerciale nécessaire pour décrire un ensemble de documents envoyés au destinataire si ces documents ne contiennent pas la partie adresse.

Ainsi, La lettre de motivation ne comporte aucune charge d'information, mais elle remplit trois fonctions importantes :

confirme le fait de l'envoi ;

fournit une liste des documents envoyés et des instructions pour les traiter ;

Grâce aux données d'inscription, il permet de déterminer la date limite.

Comme la plupart des lettres commerciales, la lettre de motivation est sur papier à en-tête et reçoit le numéro de référence de l'expéditeur. Nous avons discuté en détail plus d'une fois des règles de préparation des lettres officielles dans le magazine, nous allons donc maintenant nous concentrer sur les caractéristiques de la lettre de motivation.

Une analyse détaillée d'une lettre de service avec de nombreux exemples de sa composition se trouve dans l'article «Nous rédigeons une lettre de service»

Types de discours

La base d'une lettre de motivation est une liste de pièces jointes. Le texte du document est court et conditionnellement divisé en deux parties :

message concernant l'envoi de documents,

demande de réponse dans les délais (lecture, approbation, retour d'un exemplaire signé, etc.).

La première partie commence généralement ainsi :

"En accomplissement... nous vous dirigeons...",

"Nous vous envoyons..."

« Nous vous présentons… »

Ensuite, vous pouvez indiquer le but de l'envoi des documents : "Pour approbation", "pour information", "à signer", "Pour remplissage"(si nous parlons d'un formulaire d'enquête ou d'un questionnaire). Nous vous recommandons d'utiliser le cliché « nous vous envoyons » ou « nous vous envoyons », car... Vous pouvez soumettre quelque chose uniquement à titre d’information, mais pas pour signature ou approbation.

La deuxième partie peut contenir les mots suivants :

« Veuillez signer, sceller et envoyer une copie à notre adresse… »

« Nous vous demandons de nous l'examiner et de nous l'envoyer dans le délai fixé par la loi... »,

«Veuillez envoyer à notre adresse une copie d'un acte dûment signé…».

Conditions requises « Marquer la présence d'applications »

Comme nous l'avons déjà déterminé, l'essentiel dans une lettre d'accompagnement pour les documents, ce sont les pièces jointes. Par conséquent, nous accorderons une attention particulière à la question de la conception de cette condition particulière. Quel que soit le format de la demande, la pratique commerciale exige une liste complète des documents joints à la lettre, indiquant le nombre d'exemplaires et le nombre de feuilles dans chacun d'eux. Sans ces informations, la lettre de motivation perdra tout son sens.

Donc, lorsque les documents à envoyer sont déjà signalés dans le corps de la lettre, cela ne sert à rien de réénumérer leurs noms. Il suffit d'indiquer le nombre de feuilles et de copies. Voir l'exemple 1.

Exemple1

Un fragment de texte et une note sur la présence d'une candidature (le nom de la candidature est indiqué dans le texte de la lettre)

Si la demande n'est pas indiquée dans le corps de la lettre, en plus des données quantitatives, vous devez indiquer son nom. Si un colis comprend plusieurs documents, les pièces jointes sont numérotées. Voir l'exemple 2.

Effondrement

Exemple2

Un fragment de texte et une marque indiquant la présence de l'application (le nom de l'application est indiqué dans la marque indiquant sa présence)

Effondrement

Bien que GOST R 6.30-2003 indique que lors de la liste de plusieurs candidatures dans une marque concernant leur présence le mot généralisant avant les deux points est au singulier « Annexe : » ; dans de tels cas, nous recommandons quand même de l'écrire au pluriel « Annexe : », comme nous l'avons montré dans l'exemple 2.

Premièrement, cela est correct du point de vue des règles de la langue russe. Et deuxièmement, les développeurs de ce GOST eux-mêmes se sont ensuite « corrigés » lorsqu'ils ont commencé à donner des explications concernant son application dans leurs recommandations méthodologiques. Voir les citations de ces deux documents ci-dessous. Mais nombreux sont ceux qui s’obstinent à écrire le mot « Demande : » au singulier, même s’il est suivi d’une liste de plusieurs documents. Ne faites pas cela et nous vous avons expliqué pourquoi.

Fragment de document

Effondrement

GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents"

3.21. ...Si la lettre comporte une pièce jointe qui n'est pas nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre d'exemplaires ; S'il y a plusieurs candidatures, elles sont numérotées :

Fragment de document

Effondrement

Documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation. Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003

3.16. ...Si la lettre comporte une pièce jointe qui n'est pas nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre d'exemplaires ; s'il y a plusieurs pièces jointes, elles sont numérotées :

Il existe également des divergences quant à la manière d'écrire le mot « pièce jointe » dans le corps de la lettre : avec une lettre minuscule ou majuscule, avec ou sans le signe « Non ». Le fait est que vous pouvez indiquer le nom du document joint dans le texte de la lettre de motivation de différentes manières ; comparez par vous-même en regardant l'exemple 3 : dans le deuxième cas, il convient d'indiquer entre parenthèses que le document est une candidature, et dans les cas suivants, nous montrons comment cela peut être fait de différentes manières. Toutes les options sont correctes, il est juste important de maintenir l’uniformité dans la lettre. Et il est encore mieux de choisir et de corriger une option dans les instructions de gestion du bureau de votre organisation (ou dans d'autres réglementations locales sur des questions similaires), il y aura alors une uniformité dans tous les documents et il y aura moins de confusion pour les artistes interprètes ou exécutants.

Exemple3

Différentes manières d'indiquer le nom de la candidature dans le corps de la lettre

Effondrement

Pour une application reliée, le nombre de feuilles n'a pas besoin d'être spécifié (Exemple 4).

Exemple4

Description de l'application liée

Effondrement

Lorsqu'il y a tellement de pièces jointes qu'il est plus pratique de les lister sur une feuille séparée (elle s'appellera « Inventaire des pièces jointes à la lettre datée… Non… »), il suffira de se référer à un tel inventaire dans la lettre (exemple 5).

Exemple5

S'il y a tellement d'applications qu'il est plus pratique de les répertorier dans un inventaire séparé

Effondrement

Si vous joignez à votre lettre une autre lettre qui a sa propre pièce jointe, vous devez en informer le destinataire (exemple 6).

Exemple6

La pièce jointe à la lettre a sa propre pièce jointe

Effondrement

Enfin, si votre lettre est adressée à plusieurs organisations à la fois et que la pièce jointe est adressée à une seule d'entre elles (d'autres reçoivent la lettre uniquement pour examen), cela doit également être mentionné (exemple 7).

Exemple7

La pièce jointe est envoyée à un seul destinataire d'e-mail parmi plusieurs

Effondrement

Une note sur la présence de pièces jointes est placée sous le texte de la lettre et au-dessus de la signature. Habituellement, ces distances (retraits) sont identiques et égales à environ 2-3 interlignes (cela est clairement montré dans l'exemple de conception d'une lettre entière dans l'exemple 9).

En règle générale, si un document comporte des pièces jointes, alors une marque indiquant leur présence y est apposée en dessous du texte et au-dessus de la signature, et sur les documents joints (chacun dans la partie supérieure droite de la première feuille) il est écrit lequel document auquel ils constituent une pièce jointe (en indiquant le numéro de la pièce jointe s'il y en a plusieurs), comme dans l'exemple 8.

Exemple8

Numéro de demande et données du document principal sur 1 feuille de demande

Effondrement

Mais la lettre d'accompagnement a la fonction comptable des documents envoyés, agissant comme une sorte d'inventaire des pièces jointes contenues dans l'enveloppe ; en réalité, les documents désignés dans une telle lettre comme pièces jointes sont envoyés. Si la lettre avait une fonction différente (par exemple, il s'agissait d'une offre, proposant de signer un accord et énumérant les termes de la coopération proposée), alors le document « clé » dans sa signification serait la lettre, et le document ci-joint les documents ne feraient que l’aider à remplir sa fonction. Mais nous parlons d'une lettre d'accompagnement, et dans ce cas, vous ne devez pas « gâcher » les documents envoyés avec des informations sur « l'inventaire du contenu de l'enveloppe » - c'est-à-dire Il n’est pas nécessaire de leur mettre une telle marque !