Le premier document que le responsable du personnel doit créer dans le programme du personnel développé sur la plate-forme 1C Enterprise 8.3, lorsqu'un nouvel employé apparaît, est une commande d'emploi. Pour que le système le forme, il est nécessaire de saisir des données sur l'employé dans les répertoires prévus à cet effet. Examinons en détail les étapes à suivre pour embaucher un employé.
Ici, nous digressons un peu et essayons d'expliquer qu'un "nouveau venu" peut déjà être présent dans notre base de données en tant qu'individu, mais pas en tant qu'employé.
Dans la base d'informations 1C, lors de l'inscription d'un nouvel employé, nous nous intéressons à deux répertoires - «Employés» et «Particuliers». Dans le premier de ces répertoires, un même salarié peut être inscrit plusieurs fois. Par exemple, un employé a démissionné, puis a changé d'avis et a été embauché à nouveau ; ou l'employé est un employé à temps partiel - ce sera également le deuxième élément du premier répertoire. Mais il ne devrait y avoir qu'un seul individu dans la base de données*. Assurez-vous de vérifier ce point lors de l'embauche d'un débutant, afin de ne pas créer deux individus identiques, et en cours de travail, assurez-vous également que les individus doubles n'apparaissent pas dans la base de données. S'il y en a, le doublon doit être supprimé.
* Ci-dessous, nous examinerons ce que les "doubles" menacent et comment corriger la situation lorsqu'ils sont néanmoins apparus.
Location en 1C 8.3
Créons un nouvel employé qui n'est pas dans la base de données. Il y a deux façons ici :
- Complétons le répertoire "Individus", puis, en remplissant "Employés", la base de données 1C trouvera l'individu correspondant à l'employé ;
- Nous créons un employé sans créer un individu. Dans ce cas, l'individu sera créé automatiquement.
Considérons la première manière. Dans la section "Personnel-Individus", en cliquant sur le bouton "Ajouter", nous saisissons les informations de base sur les employés : nom complet, date de naissance, sexe, NIF, détails du passeport, citoyenneté, handicap (le cas échéant). Sur la droite, vous pouvez télécharger une photo dans le champ vide.
Fig.2
Le programme affichera la fenêtre suivante :
Fig.3
S'il y a plusieurs personnes avec des noms et prénoms similaires dans la base de données, le programme les affichera toutes pour la sélection. Après avoir décidé de la personne dont nous avons besoin, nous confirmons la conformité de l'employé nouvellement créé et de la personne créée auparavant.
Fig.4
Il est à noter qu'il est toujours préférable d'ajouter des employés à l'infobase de la deuxième manière, car c'est plus simple et il y aura moins d'erreurs de saisie. Mais si un individu est déjà dans la base de données, vous devez faire particulièrement attention à entrer le nom et le prénom afin d'éviter l'erreur de dupliquer un individu.
Revenons à la situation où un individu est déjà entré dans l'infobase, mais une erreur s'est produite lors de la création de l'employé correspondant.
Fig.5
La figure 6 montre le résultat d'une erreur qui s'est produite lorsqu'un deuxième prénom incorrect a été saisi dans la base de données - «Volkov Marat Savelyevichi». Pour cette raison, l'individu a été recréé et les lignes en surbrillance dans la liste contiennent désormais des informations sur le même employé. Le fait qu'il ne s'agisse pas d'un homonyme est indiqué par le même NIF pour les employés.
Fig.6
Attention : même si l'erreur est corrigée ultérieurement dans l'annuaire « Employés », deux postes resteront dans la base de données des individus, ce qui peut également entraîner des erreurs, par exemple, l'un des individus recevra un salaire, et le l'autre recevra un acompte ou une procuration. Pour corriger cette erreur, nous utiliserons le service « Fusionner les cartes personnelles » dans la section « Personnel ».
Fig.7
Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton "Rechercher des cartes doublées", sélectionner l'une des positions doublées (puisqu'elles sont identiques) et cliquer sur le bouton "Sélectionner", puis cliquer sur le bouton "Combiner".
Fig.8
Fig.9
Le programme avertira que cette opération modifiera nos données, c'est-à-dire qu'il ne sera plus possible d'annuler les modifications apportées par la suite.
Fig.10
Ensuite, nous appuyons sur "OK".
Fig.11
Après cela, dans la liste des personnes, l'un des employés "doubles" sera déjà marqué pour suppression.
Fig.12
Il reste à utiliser le service "Supprimer les objets marqués".
Fig.13
Il convient de noter qu'après avoir utilisé le service "Fusionner les cartes personnelles", dans l'infobase, un individu marqué pour suppression ne sera pas référencé par d'autres objets IB avant même qu'il ne soit supprimé.
Émission d'une ordonnance d'embauche d'un employé
Ainsi, l'employé est répertorié dans la base de données, mais n'a pas encore été embauché. Pour émettre un ordre de travail, vous devez cliquer sur l'hyperlien "Emploi" (sur la Fig. 14, il est mis en évidence par un cadre rouge).
N'essayez pas d'entrer la date d'embauche, ainsi que le poste, etc. dans la même fenêtre. (souligné en bleu sur la Figure 14) : les champs ici ne sont pas destinés à la saisie, mais à l'affichage d'informations.
Fig.14
Pour entrer dans la commande d'emploi et y remplir toutes les données réglementaires concernant l'employé, vous devez cliquer sur l'hyperlien "Employer".
Un autre moyen pratique d'émettre des ordres de personnel pour un employé est le bouton "Émettre un document" situé au-dessus de la liste des employés. A partir du "Fichier Document-Personnel", vous pouvez effectuer "Embauche", "Licenciement" ou "Transfert de personnel".
Fig.15
L'employé est apparu dans la base de données à la suite du transfert de données
Considérez la situation où, par exemple, des données ont été transférées du programme ZUP 2.5 vers 3.0. Comment consulter les informations sur un tel employé « transféré » ? Ceci est facile à faire en ouvrant un employé et en cliquant sur le lien hypertexte "Historique des transferts".
Fig.16
Un tableau s'ouvrira - "Historique du changement de lieu de travail". Dans ce tableau, vous verrez le document "Dotation initiale". Si le salaire d'un employé ou d'autres données personnelles ont changé, vous pouvez établir un document de "transfert de personnel" dans lequel vous cochez la case qui a changé et mettez la valeur souhaitée. Vous pouvez saisir le document «Modification des salaires» de la même manière que sur la Fig. 15.
Le document "Emploi", en plus de l'en-tête, comporte trois onglets - "Principal", "Paiement" et "Contrat de travail". Nous les remplissons et sur le bouton "Imprimer", nous imprimons "l'ordre d'admission" et le "Contrat de travail".
Fig.17
La commande d'emploi terminée peut être consultée dans le magazine "Personnel-Accueils, Transferts, Licenciements".
Fig.18
Au même endroit, vous pouvez imprimer un bon d'admission, un contrat de travail et une carte T2. Ouvrez le document "Emploi", le bouton "Imprimer", et sélectionnez : Ordonnance d'admission (T-1), Contrat de travail, etc.
Fig.19
Fig.20
Fig.21
Pour imprimer ou visualiser la carte T-2, allez à la section "Rapports Personnel-Personnel", puis - Cartes T-2 Personnelles, et cliquez sur "Générer".
Fig.22
Fig.23
Ainsi, l'employé est embauché, ses données personnelles sont correctement renseignées.
Lors de l'inscription d'un employé au travail, il est nécessaire de prévoir toutes les nuances prévues par le Code du travail de la Fédération de Russie. Délivrer une ordonnance de placement, une carte personnelle, un contrat de travail, etc. Si l'organisation compte un grand nombre d'employés, elle ne peut pas se passer de 1C ZUP. Si l'entreprise appartient à une petite ou une micro-entreprise, il est tout à fait possible de conserver les dossiers du personnel et la paie dans 1C Comptabilité 8.3.
Nous établissons l'emploi dans 1C Comptabilité 8.3:
- Nous créons ordreà propos de l'embauche : /Salaire et personnel/ - /Dossiers du personnel/ - Embauche, cliquez sur le bouton "Créer"
Remplissez les champs : Service, poste et accédez à l'annuaire des employés
- Nous appuyons sur le bouton "Créer" dans le répertoire des employés, dans la fiche qui s'ouvre, remplissez les données conformément aux copies fournies des documents.
Lors du remplissage de la fiche, veuillez noter que le champ Emploi n'est pas renseigné à ce stade, ce pré-requis sera enregistré automatiquement après enregistrement du document « Ordre d'Emploi ». A ce stade, appuyez sur la "Enregistrer et fermer"
- Après avoir enregistré la carte d'employé, nous sommes revenus au document «Emploi», dans lequel il est nécessaire de saisir la date d'emploi, le type d'emploi et le salaire dans la section tabulaire.
IMPORTANT: si dans la partie tabulaire vous décidez de laisser le type de paiement de salaire à payer, n'oubliez pas de vérifier à quel compte de coûts l'accumulation ira.
Ceci s'applique aux paramètres de paie : /Salaire et personnel/ - /Références et paramètres/ - /Paramètres de salaire/ - Calcul de la paie - Provisions
Des difficultés ? Écrivez-nous : [courriel protégé] et nous vous aiderons.
Après avoir rempli la partie tabulaire, appuyez sur le bouton "Passer". A partir de ce document, il est possible d'imprimer un bon de commande f. T-1 et contrat type.
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- Si nécessaire, saisissez des données sur les déductions forfaitaires personnelles ou pour enfants (article 218 du Code fiscal de la Fédération de Russie)
Pour cela, vous devez ouvrir une fiche salarié : /Salaire et personnel/ - /Dossiers personnels/ - Salariés
Cliquez sur le bouton "Impôt sur le revenu"(où il est indiqué Déduction non disponible) et entrez une demande de déductions forfaitaires.
Après le remplissage, appuyez sur le bouton. « Dépenser » et « OK » si aucune autre retenue n'est prévue pour le salarié (patrimoine ou social).
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L'employé a été embauché, n'oubliez pas d'émettre Carte personnelle formulaire standard, il n'est pas établi dans le programme.
/ "Encyclopédie comptable "Profirosta"
@2017
02.08.2017
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Réponse à la question :
Après avoir examiné votre question, nous pouvons dire que la législation ne contient pas d'exigences spécifiques pour le maintien d'un formulaire de carte personnelle T-2. Cependant, étant donné que la carte personnelle de l'employé doit être conservée dans l'organisation pendant 75 ans, il est recommandé en pratique de les conserver sur du papier plus épais (par exemple, sur du carton) afin d'assurer la sécurité des cartes.
Nina Koviazina
Directeur adjoint du Département de l'éducation et des ressources humaines du ministère de la Santé de Russie
2. Réponse: Comment émettre une carte personnelle d'un employé dans le formulaire n ° T-2
Enregistrement d'une carte personnelle
Toutes les organisations doivent conserver des cartes personnelles pour les employés, quelles que soient leurs formes organisationnelles et juridiques (clause 2 de la résolution du Goskomstat de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1, clause 12 des règles approuvées par le gouvernement de la Fédération de Russie d'avril 16, 2003 n° 225). L'obligation de les conserver est également confirmée par le fait que la carte personnelle duplique les informations inscrites dans les cahiers de travail des employés, et l'employeur est tenu d'informer l'employé de chaque entrée contre la signature dans la carte personnelle (clauses 12, 41 des règles approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003, ville n ° 225).
Le formulaire de carte personnelle n ° T-2 a été approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1. Les détails pour remplir la carte sont donnés dans les instructions approuvées par le décret des statistiques d'État. Comité de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1. Seules les organisations sont tenues d'utiliser le formulaire unifié n ° T-2 du secteur public. Les organisations non gouvernementales ont le droit d'utiliser les cartes personnelles selon leur propre forme développée. Cependant, ce formulaire doit contenir un certain nombre de détails obligatoires. Ces conclusions découlent de l'ensemble des dispositions des articles 7 et 9 de la loi du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ et sont également confirmées par les lettres du ministère des Finances de la Russie du 4 décembre 2012 n ° PZ. -10/2012 et Rostrud du 14 février 2013 n°PG/1487-6-1.
Ainsi, délivrez une carte personnelle pour chaque salarié embauché dans le cadre d'un contrat de travail. Commencez-le lorsque vous postulez à un emploi et conservez-le pendant toute la période de travail de l'employé dans l'organisation. Avec le licenciement d'un employé, fermez la carte, mais continuez à la conserver dans l'organisation.
Avec respect et souhaits pour un travail confortable, Ekaterina Zaitseva,
Personnel expert en systèmes
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