Ce qui doit être fait par une entreprise qui a décidé de passer à la gestion électronique de documents. Quel est l'algorithme des actions, par où commencer?

La première chose à faire est de réfléchir aux résultats que l'entreprise souhaite obtenir. Il existe actuellement deux axes de travail. Il s'agit d'un flux de documents B2G, c'est-à-dire entre les entreprises et les agences gouvernementales. Et B2B, c'est-à-dire l'échange de papiers entre entreprises. Quant au B2G, il s'agit de se connecter aux agences gouvernementales nécessaires pour une entreprise donnée, en fonction des spécificités de ses activités. Dans notre pays, toutes les entreprises déclarent au bureau des impôts.

Ensuite, tout dépend du domaine d'activité - par exemple, une entreprise fait le commerce de produits alcoolisés, une autre, pendant la production, a d'une manière ou d'une autre un impact sur l'environnement, une troisième entreprise s'occupe des services d'assurance, du marché des valeurs mobilières, etc. . Il est nécessaire d'examiner ce que les autres autorités exigent de déclarer. Après avoir déterminé la liste des services où nous allons rendre compte, nous devons voir quelles propositions l'opérateur de gestion électronique de documents peut faire. En fonction de cela, l'entreprise choisit le plan tarifaire approprié. De plus, un accord est conclu, le nombre requis de signatures électroniques est établi, le logiciel nécessaire est installé, des séminaires sont organisés pour apprendre à travailler avec ce logiciel. C'est tout - le flux de documents avec les agences gouvernementales a sa place.

- Dites-nous en plus sur le B2B ?

Il s'agit, comme je l'ai dit, du deuxième type d'échange de documents numériques. Il est organisé entre entités commerciales. Tout dépend de l'entreprise spécifique. Il n'y a pas de recette générale pour commencer à envoyer des documents ici. Il existe des situations où une entreprise est simplement obligée de passer à la gestion électronique de documents avec ses contreparties juste pour survivre.

Dans le cadre de l'entrée en vigueur de la nouvelle norme à partir du 1er janvier 2014, tous les utilisateurs d'EDS, sans exception, devront contacter un centre de certification pour remplacer les certificats clés. Jusqu'à présent, tous les papiers virtuels signés avec un certificat valide sont reconnus comme des documents certifiés par une signature électronique qualifiée.

Par exemple : l'un des principaux réseaux commerciaux a récemment commencé à travailler avec ses fournisseurs, échangeant exclusivement des papiers numériques. Ainsi, pour fournir ses produits à ce réseau, un agriculteur doit passer à la gestion électronique des documents.

Avantages de l'EDI

Le passage à l'EDI présente-t-il des avantages pour les petites et moyennes entreprises ? Il semble que pour l'instant le numérique ne puisse apporter un réel bénéfice qu'aux grandes organisations.

Pour les petites et moyennes entreprises, la transition vers l'EDI n'est pas une super tâche maintenant. Mais vous pouvez le regarder, le "sentir". La vitesse du flux de travail - ce sera un avantage. Mais l'utilisation de l'EDI ne concerne pas seulement les relations avec les sous-traitants. Cela inclut les relations avec les agences gouvernementales, et ici les hommes d'affaires seront obligés de changer, il n'y a pas d'options.

Un autre point très important que les petites et moyennes entreprises doivent retenir est que l'utilisation d'une signature électronique dans les salles de marché est un moyen de développer leur activité. À partir de 2014-2015, 15 % de la commande publique devra être passée aux petites et moyennes entreprises. Un travail sérieux est actuellement en cours pour inciter ces entreprises à remplir la commande de l'État. Et c'est une réelle chance de développer votre entreprise. Qui refusera de recevoir un contrat de 100 à 200 000 roubles avec paiement garanti ?

Y a-t-il des avantages pour les petites entreprises à payer pour des services de gestion électronique de documents ? Après tout, de nombreuses organisations ne passent pas à l'EDI par crainte de tarifs élevés.

J'ai donné un exemple lors du séminaire d'aujourd'hui: 995 roubles - une gamme complète de services de gestion de documents avec des agences gouvernementales. Si vous calculez le coût des déplacements à Moscou en transports en commun plusieurs fois par an auprès des autorités où vous devez présenter des documents, et même dans les deux sens, le montant des dépenses se révélera très proche du coût que j'ai annoncé .

Si le comptable n'est pas "amical" avec l'ordinateur, est-il possible de se tromper ? En général, est-il difficile de travailler avec de tels programmes ?

Il y a des éléments de format et de contrôle logique. S'il n'y a pas de malveillance dans la formation du document, il est presque impossible de le manquer. Eh bien, si quelque chose est fait exprès ou si l'utilisateur est inattentif, aucun programme n'est garanti qu'une personne entrera 1 000 000 au lieu de 1 000.

Signature numérique

Pourquoi, selon vous, le passage à la gestion électronique des documents ne s'est pas encore généralisé ? Qu'est-ce qui fait peur aux entreprises ?

Est-ce vraiment effrayant ? Voyons voir, nous avons dans le 63e [loi fédérale du 06/04/2011 n ° 63-FZ "Sur la signature électronique" - env. éd.] la loi a formulé le concept de trois types d'EDS. C'est simple, en fait c'est une combinaison de login et mot de passe. Enhanced est une signature utilisant la cryptoprotection. Et la signature électronique est qualifiée, celle qui est délivrée par un centre de certification accrédité. 90% des personnes dans notre pays utilisent un identifiant et un mot de passe. Soit aux guichets automatiques, soit sur les réseaux sociaux, soit par e-mail. Autrement dit, nous pouvons dire que presque tout le monde utilise une signature simple.

Un tel nombre de signatures numériques utilisées aujourd'hui n'est gênant ni pour les centres de certification, ni pour les systèmes d'information, ni pour les utilisateurs. J'espère qu'en 2014-2015 nous aurons une uniformité et que le nombre de signatures diminuera.

Quant à la signature qualifiée, elle est encore peu utilisée où. Mais il est utilisé, par exemple, sur le portail. Et plus il peut fournir de services, plus les gens utiliseront cette signature. Son utilisation est limitée non pas tant par la peur des gens que par le manque de ressources sur lesquelles il peut être utilisé.

Avec le secteur des entreprises est encore plus facile. Aujourd'hui, environ la moitié des entreprises utilisent des systèmes de déclaration électroniques, et ils sont tous mis en œuvre sur une signature électronique. Et ces entreprises emploient les mêmes personnes qui semblent avoir peur de passer à la gestion électronique des documents. Donc cette peur ressemble plus à un mythe qu'à une réalité.

- Faut-il s'attendre à des changements significatifs dans la législation EDI ?

En effet, beaucoup parlent maintenant de l'imperfection du champ juridique dans ce domaine ... Je n'appellerais pas cela une imperfection, c'est un processus normal de formation de la législation. En fait, l'utilisation active des signatures électroniques en Russie est bonne s'il y a cinq ans. Naturellement, il est tout simplement impossible de former un cadre réglementaire établi sur une telle période, compte tenu de l'évolution des technologies. Il existe maintenant un processus systématique d'élaboration de la législation. De ce qui vaut la peine d'attendre : c'est l'entrée définitive de la 63ème loi sur la signature électronique et le rejet de la 1ère loi [loi fédérale du 10.01.2002 n° 1-FZ "Sur la signature numérique électronique". Cette règle est devenue invalide depuis le 1er juillet de cette année - env. éd.]. Soit dit en passant, la loi est tout à fait adéquate, compétente. Il n'y a pas de lacunes évidentes. C'est assez structuré. Nous espérons qu'avec son introduction, le nombre de types d'EDS diminuera. Aujourd'hui, de nombreuses agences gouvernementales, systèmes d'information mettent en avant leurs propres exigences en matière de signatures électroniques, qui ne sont pas toujours conformes à la loi.

La présence d'un tel nombre de signatures numériques n'est gênante ni pour les centres de certification, ni pour les systèmes d'information, ni pour les utilisateurs. Imaginez que vous ayez cinq signatures sur votre porte-clés, tout en vous rappelant qu'une est pour le bureau des impôts, une autre pour la plateforme de trading, la troisième pour Rosreestr, etc. J'espère qu'en 2014-2015 nous aurons une uniformité et que le nombre de signatures diminuera.

Avec l'aide de VLSI, vous pouvez échanger des documents électroniques non seulement au sein de votre entreprise, mais également avec d'autres organisations ou services, ainsi que contrôler les règlements mutuels avec vos partenaires, fournisseurs ou divisions territorialement éloignées. Pour ce faire, le workflow doit être activé.

De manière générale, l'échange de tout document électronique en VLSI comprend les étapes suivantes :

1. Expéditeur remplit un document dans VLSI ou télécharge un document fini.
2. L'envoie à la contrepartie en signant avec sa signature électronique.

   Si le destinataire n'utilise pas encore la gestion électronique de documents dans VLIS, alors une invitation à s'inscrire dans le système lui sera envoyée par email.

3. contrepartie reçoit le document. Si le document nécessite une approbation bilatérale, le destinataire l'approuve ou le rejette en indiquant la raison.
4. Expéditeur contrôle l'état d'avancement du traitement des documents et la réception d'une copie signée par la contrepartie.

   Si le document a été rejeté, l'expéditeur peut corriger les commentaires et envoyer un document correctif, ou en envoyer un nouveau.

Pour éviter toute incohérence entre le destinataire et l'expéditeur, il est interdit de modifier les étapes de transfert des documents entre les entreprises, mais vous pouvez ajouter des étapes d'approbation des documents au sein de l'entreprise. VLSI contient quatre réglementations pour l'échange de documents entre contreparties, qui permettent d'organiser la plupart des processus commerciaux :

• Signature d'un accord

  Il a une procédure standard pour la signature (coordination) d'un document par deux parties.

• Échange de factures et autres documents de vente

  La procédure d'émission et de réception des factures électroniques est strictement réglementée par l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie n ° 174n et diffère de l'approbation habituelle par la présence de documents techniques supplémentaires servant à fixer la date de transmission et d'acceptation des factures.

• Réconciliation des règlements mutuels avec la contrepartie

  Le destinataire peut non seulement approuver ou rejeter l'acte de rapprochement entrant, mais également joindre sa propre version.

  Le VLSI regroupe ligne par ligne les actes de rapprochement générés dans les systèmes comptables de l'expéditeur et du destinataire, et affiche les écarts.

• Travailler avec la correspondance

  Vous pouvez envoyer et recevoir n'importe quel document, qu'il s'agisse d'un cahier des charges pour un contrat ou d'une carte de vœux, sans approbation, tout comme le courrier ordinaire.

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Opérateurs et services EDI pour l'échange de documents électroniques

Le système de gestion électronique des documents Diadoc permet aux entreprises d'effectuer des EDF juridiquement significatives dans la Fédération de Russie et d'échanger des documents entre elles via Internet. Pour signer des documents dans Diadoc, une signature électronique qualifiée est utilisée, comme dans la déclaration électronique. Le CEP fournit une signification juridique sans la conclusion d'accords supplémentaires entre les contreparties.

Service de gestion électronique de documents juridiquement significatifs (YUZEDO) entre contreparties (entités économiques).

SWEDO assure l'échange de factures et lettres de voiture sous forme électronique, ainsi que tout autre type de documents.

Fournisseur international de solutions EDI pour l'optimisation des processus métiers : gestion électronique de documents internes et externes, échange de documents électroniques juridiquement significatifs (factures électroniques, lettres de voiture, etc.), signature électronique et bien plus encore.

La solution de la société 1C, qui permet l'échange de documents juridiquement significatifs, de factures électroniques et d'autres documents électroniques directement depuis 1C: Enterprise, sans utiliser d'autres programmes via l'un des opérateurs de gestion électronique de documents (GED) prenant en charge la technologie 1C-EDO.

Service d'échange de documents électroniques. Il livrera tous les documents à vos contreparties en quelques secondes, y compris les factures, les factures et les contrats. Vous ne dépendrez pas des services de courrier et de messagerie, vous oublierez les retards et les erreurs, vous pourrez préparer rapidement des documents à envoyer aux autorités réglementaires.

Le service vous permet d'organiser l'échange de factures électroniques et autres documents primaires via Internet avec vos clients, fournisseurs, partenaires, services.

Fournisseur d'échange électronique de documents électroniques juridiquement significatifs entre entreprises

InfoTeKS

Opérateur russe de gestion de documents électroniques juridiquement significatifs, de rapports électroniques et d'un centre de certification accrédité.

Express électronique

Service de préparation et de transmission de déclarations électroniques. Signature électronique qualifiée pour les travaux sur les portails d'État et d'entreprise. Signature électronique pour les enchères sur les sites publics et commerciaux.

Système d'échange interentreprises de documents juridiquement significatifs. Vous permet d'échanger des documents financiers et économiques directement à partir de l'interface utilisateur du système ERP en pleine conformité avec la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

SYSLINK fournit à ses clients des services pour : la fourniture d'un document de chiffre d'affaires juridiquement significatif (DOCLINK), le contrôle de la distribution (DTS), le commerce électronique (ETP) et l'automatisation du commerce mobile (SFA), pour tout secteur d'activité.

transcription

Un système d'échange de documents électroniques via Internet avec des entrepreneurs et des partenaires. Par le Transcript, des documents formalisés et non formalisés sont transmis. Le roaming fonctionne avec d'autres opérateurs EDI. Pour l'intégration, une API et un module pour travailler en 1C sont fournis.

On parle souvent et beaucoup de gestion électronique de documents, mais il est difficile de s'y retrouver dans un grand nombre de nouveaux termes, et encore plus difficile de comprendre comment tout cela fonctionne. Une série d'articles "Comptable et un document électronique" est conçue spécifiquement pour dire dans un langage accessible sur ce type d'interaction tout ce qu'un comptable doit savoir. Comment démarrer un échange ? Comment travailler avec les comptes principaux et soumettre des rapports par voie électronique ? Vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres dans nos numéros.

Dans le premier chapitre, nous expliquerons comment passer à l'interaction électronique avec les contreparties et ce dont vous avez besoin pour démarrer l'échange.

Vue d'en haut : un changement est-il nécessaire ?

Regardons la situation actuelle d'en haut : de nombreuses entreprises automatisent partiellement ou complètement leurs processus commerciaux internes grâce à la mise en place de systèmes d'information. Mais le fonctionnement de l'organisation ne se limite pas aux processus internes, il est nécessaire d'interagir avec les sous-traitants.

Par exemple, après la conclusion d'une transaction commerciale, un comptable rédige un acte de travail effectué dans son système comptable, l'imprime et l'envoie par la poste ou par coursier. La contrepartie, ayant reçu l'acte, le scanne et le saisit dans le système d'information, le cas échéant. Ensuite, le comptable "mains" fait l'entrée dans le système comptable et enregistre sans faute l'original papier. Commodément?

La situation est paradoxale : les processus internes sont optimisés, tandis que les externes ne le sont pas, alors que ce sont les processus externes qui fonctionnent bien qui conduisent à une réelle minimisation des coûts, tant en matière qu'en temps. La livraison de documents papier prend des jours et des semaines précieux, tandis que les documents électroniques sont transmis en quelques minutes.

Méthodes d'échange de documents électroniques

• Alors, vous avez décidé de commencer à échanger des documents électroniques. Comment l'interaction électronique sera construite, les contreparties décident elles-mêmes. Il existe deux principaux types d'échange :
• Échangez directement avec une contrepartie vous pouvez commencer par conclure un accord préliminaire, qui détaille la procédure et les conditions de l'échange. Si les deux contreparties utilisent une signature électronique qualifiée renforcée, un accord ne peut être conclu, respectivement, avec d'autres types de signature électronique, un accord est nécessaire. L'avantage évident de cette option est que vous n'avez pas besoin de payer les opérateurs pour le transfert de documents, vous pouvez utiliser le courrier électronique ordinaire. Mais tous les documents ne peuvent pas être envoyés directement à la contrepartie.
• Une autre variante - échange de factures par l'intermédiaire d'un opérateur de gestion électronique de documents (opérateur EDO SF). Cette méthode est meilleure, ne serait-ce que parce que vous vous connectez une fois au réseau de l'opérateur, adhérez aux réglementations d'échange et travaillez dans le service. Les opérateurs d'EDF SF disposent des capacités technologiques, humaines et juridiques pour assurer l'échange légitime de tout document électronique et, surtout, des factures.

Karine Cassis,analysteSynerdocs

Trois étapes simples vers l'EDI

• se connecter à l'opérateur ;
• acheter un certificat de signature électronique et des moyens de protection cryptographique (CIPF) ;
• mettre en relation des contreparties (si nécessaire) via un opérateur

Se connecter à un opérateur

Le règlement est un document qui détaille les principes de travail, les missions du service et les aspects juridiques.

Acquisition d'un certificat de signature électronique et d'outils de protection cryptographique

Selon la loi fédéraleN63 « On Electronic Signature », un certificat de signature électronique utilisé par une entreprise (personne morale) identifie également une personne physique spécifique, mais agissant au nom de l'entreprise sur la base de la Charte ou d'une procuration. Bien sûr, les certificats ne peuvent pas être transférés à d'autres personnes. Vous ne pouvez pas demander à quelqu'un de mettre votre autographe sur des documents.

Karine Cassis,analysteSynerdocs

Une signature électronique (ES) est une séquence de caractères attachée à un document. Il existe trois types de signatures : simple, renforcée non qualifiée, renforcée qualifiée.

Selon la loi fédérale n° 63 « sur la signature électronique », un document électronique signé avec un SE simple ou renforcé non qualifié est reconnu comme équivalent à un document papier signé avec une signature manuscrite.

Une signature qualifiée renforcée sur un document électronique est un analogue d'une signature manuscrite et d'un sceau sur un document papier. Le Service fédéral des impôts ne reconnaît la valeur juridique que des documents signés par une signature qualifiée .

Un outil de protection des informations cryptographiques (CIPF) est un programme spécial qui crypte et décrypte les informations transmises. CIPF dans les services d'échange est nécessaire pour créer et vérifier une signature électronique. La licence pour le droit d'utilisation peut être achetée auprès de l'opérateur.

Les contreparties liées

Peu importe l'opérateur EDF SF utilisé par la contrepartie - vous pouvez être connecté à un opérateur et la contrepartie à un autre. Aujourd'hui, un certain nombre d'opérateurs de premier plan développent et testent la technologie d'itinérance. Pendant que la technologie est au stade de développement, vous pouvez utiliser d'autres options pour organiser l'interaction avec les contreparties.

La première option consiste à travailler avec plusieurs opérateurs . Personne n'interdit aux participants à l'échange d'utiliser les services de plusieurs opérateurs EDI. Vous-même pouvez vous connecter à plusieurs opérateurs, ou proposer cette méthode de travail à une contrepartie, le cas échéant, bien sûr.

Si vous et votre contrepartie êtes connectés à des services différents et que, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas utiliser les services de plusieurs opérateurs de gestion électronique de documents, faites attention à la deuxième option - vous pouvez contacter vos opérateurs avec une proposition pour établir un échange entre eux.

Au lieu d'une conclusion

Dans le prochain numéro

Avec certaines contreparties, nous souhaitons passer à la gestion électronique des documents, notamment pour recevoir les factures et les actes signés avec une signature électronique, si cela est précisé dans la convention de service afin d'éviter le « pinaillage » de la taxe.

Il serait préférable que les organisations concluent un accord sur l'échange électronique de documents, qui définira le format de la gestion électronique des documents entre les entreprises. Quelles clauses de l'accord aideront les organisations à éviter les réclamations des inspecteurs sont présentées dans l'article dans la réponse complète.

Raisonnement

Ce qu'il est important de refléter dans l'accord sur l'échange électronique de documents afin d'éviter les pertes fiscales

Ekaterina Shestakova, directrice générale de Actual Management LLC, Ph.D. légal les sciences

David Okolelov, conseiller de la fonction publique d'État de la Fédération de Russie, 3e classe

Pour l'échange électronique de "primaires", le consentement des deux parties est requis

Il ne sera pas possible d'échanger des factures sans accord avec EDI

Il est nécessaire de convenir au préalable de l'utilisation d'une simple signature

AVEC Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises passent à la gestion électronique des documents non seulement avec l'inspection, mais aussi avec les sous-traitants (lire plus ci-dessous). Cependant, contrairement à l'échange d'informations avec les autorités fiscales, la procédure de préparation, d'approbation et de signature d'un accord sur l'échange électronique de documents entre entreprises n'est pas légalement approuvée.

LIRE SUR E.RNK.RU

Des trucs plus utiles

Nous avons élaboré un modèle d'accord sur l'échange électronique de documents (ci-après dénommé l'accord), dans lequel nous avons défini le format de la gestion électronique des documents entre les entreprises (voir exemple ci-dessous). Examinons quelles clauses d'un tel accord aideront l'entreprise à éviter les réclamations des inspecteurs.*

1. La fixation de la forme de l'accord dans la politique comptable justifiera le droit de l'entreprise à échanger des documents sous forme électronique

La gestion électronique des documents est associée à la gestion interne des documents, à la comptabilité et au reporting de l'entreprise. À leur tour, la totalité des méthodes comptables doivent être approuvées dans la politique comptable (article 8 de la loi fédérale du 06.12.11 n ° 402-FZ, ci-après - loi n ° 402-FZ).

Par conséquent, si une entreprise décide d'introduire un système de gestion électronique des documents et de reporting électronique, un tel système doit être reflété dans la politique comptable. En même temps, il est important de corriger :

- le volume de la gestion électronique des documents ;
- formats de documents électroniques ;
- la procédure de stockage des déclarations électroniques ;
- les cas où, au lieu de documents électroniques, l'entreprise rédige des documents sur papier.

2. Une indication de la méthode d'échange électronique clarifiera lors de l'interaction avec les contreparties

L'ordre et la méthode de gestion électronique des documents de l'entreprise sont déterminés indépendamment. Il est important de prendre en compte deux nuances principales.

Tout d'abord, l'accord doit préciser si les documents électroniques sont dupliqués sur papier. Par exemple, une entreprise envoie un TTN à une contrepartie sous forme électronique, puis après un certain temps envoie le même document sous forme papier (par exemple, si la contrepartie n'a pas reçu le document électronique).*

Il convient de noter qu'une telle procédure de traitement des documents est actuellement prévue pour les factures (clause 4 des règles de tenue d'un journal des factures reçues et émises utilisées dans le calcul de la taxe sur la valeur ajoutée, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie de décembre 26, 2011 n° 1137 « Sur les formulaires et les règles pour remplir (maintenir) les documents utilisés dans les calculs de la taxe sur la valeur ajoutée »).

Deuxièmement, il convient de noter dans l'accord si les entreprises échangent des documents électroniques directement (à l'aide de programmes spécialisés ou de clients de courrier ordinaire) ou en faisant intervenir un opérateur de gestion électronique de documents (lire plus bas).*

LIRE SUR E.RNK.RU

Comment échanger des factures par voie électronique

Le ministère des Finances de la Russie réglemente strictement la procédure d'échange électronique des factures (ordonnance n ° 50n du 25 avril 2011), dans laquelle l'ensemble de la procédure est décrite en 23 paragraphes. Cependant, l'échange de factures électroniques n'est pas aussi difficile qu'il y paraît à première vue.

Selon le ministère des Finances de Russie, il est possible de confirmer le fait d'une transaction commerciale à des fins fiscales par un document électronique signé avec une signature électronique qualifiée renforcée. Un document signé d'une signature simple ou rehaussée sans réserve peut être considéré comme analogue à un document portant une signature manuscrite apposée sur papier, uniquement dans le cas prévu par la loi (lettre du 12.04.13 n° 03-03-07/12250) .

Il s'avère qu'un document signé d'une signature simple ou renforcée sans réserve ne confirmera pas les dépenses de l'entreprise (lettres du ministère des Finances de la Russie du 23 janvier 2013 n ° 03-03-06 / 1/24 du 25 décembre 2012 n° 20.12.12 n° 03-03-06/1/710).

- lettre de voiture sous la forme n° TORG-12 ;
- acte de réception et de livraison des travaux (services).

Par ailleurs, il est important de rappeler que les entreprises ne peuvent échanger des factures qu'en faisant intervenir un opérateur de gestion électronique de documents. Par conséquent, si l'organisation n'a pas d'accord correspondant, il est conseillé d'exclure les factures de la liste des documents électroniques.

5. Une indication de l'ordre dans lequel les documents électroniques sont stockés les protégera d'une destruction prématurée

La procédure de stockage des documents électroniques ne diffère pas de la procédure de stockage des documents sur papier. Ainsi, les factures électroniques doivent être conservées pendant la période prévue pour le stockage des documents papier (clause 1.13 de la Procédure d'émission et de réception de factures sous forme électronique via des canaux de télécommunication utilisant une signature numérique électronique, approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 25 avril 2011 n° 50n). Rappelons qu'à des fins comptables, les documents primaires sont conservés pendant cinq ans et à des fins fiscales - quatre ans.

Mais en pratique, il existe des risques de perte du document (par exemple, en cas de panne informatique ou en cas d'incendie). Il convient donc de définir la procédure d'obtention des copies des documents auprès de la contrepartie à l'accord (voir commentaire de l'expert ci-dessous).

Aujourd'hui, la gestion électronique des documents fait irruption dans nos vies avec audace, aujourd'hui presque toutes les entreprises utilisent des documents électroniques, utilisent le courrier électronique, les déclarations électroniques, d'autant plus que pour la taxation de la TVA, les déclarations obligatoires sont établies par la loi. Quelqu'un est passé à autre chose et utilise des systèmes de gestion électronique de documents dans la vie de tous les jours et a transféré tous les rapports et documents primaires sous forme électronique.

Le concept de gestion électronique de documents et les avantages de la gestion électronique de documents

La gestion électronique des documents a ses avantages et ses inconvénients.

tableau
Avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents

Parallèlement, la gestion électronique des documents se développe de plus en plus. Et il y a des conditions préalables pour cela.

Premièrement, la gestion électronique des documents est prévue par la législation fiscale. Par exemple, lors de la déclaration des primes d'assurance ou de l'impôt sur le revenu des particuliers, elle doit être soumise par voie électronique si l'entreprise compte plus de 25 personnes. La déclaration électronique doit être soumise par voie électronique. En outre, les explications, si le rapport est soumis par voie électronique, en 2017 devront également être fournies sous la forme d'un document électronique.

Deuxièmement, la gestion électronique des documents est acceptée en comptabilité. Conformément à la loi n ° 402-FZ "Sur la comptabilité", le document comptable principal est établi sur papier et (ou) sous la forme d'un document électronique signé avec une signature électronique.
Troisièmement, en 2017, la gestion électronique des documents sera encore développée dans les procédures judiciaires. Ainsi, beaucoup sont habitués au fait que les décisions de justice soient publiées électroniquement sur Internet. Conformément à l'article 4 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, une déclaration, une déclaration, une plainte, une présentation et d'autres documents peuvent être déposés auprès du tribunal sur papier ou sous forme électronique, y compris sous la forme d'un document électronique signé avec une signature électronique de la manière établie par la législation de la Fédération de Russie, en remplissant le formulaire affiché sur le site officiel du tribunal dans le réseau d'information et de télécommunications "Internet". Des dispositions similaires sont établies dans la partie de la procédure civile.

Quatrièmement, les technologies électroniques sont fermement entrées dans nos vies en termes d'utilisation de la gestion électronique des documents dans la documentation d'appel d'offres, la conduite d'enchères électroniques. Conformément à l'article de la loi fédérale du 05.04.2013 n° 44-FZ (telle que modifiée le 03.07.2016) "Sur le système contractuel dans le domaine de l'acquisition de biens, travaux, services pour répondre aux besoins de l'État et des municipalités", un enchère sous forme électronique (enchère électronique) désigne une enchère dans laquelle des informations sur le marché sont communiquées par le client à un cercle illimité de personnes en publiant un avis d'une telle enchère et une documentation à ce sujet dans un système d'information unique, des exigences uniformes et des exigences supplémentaires sont imposées aux participants au marché, une telle enchère est proposée sur la plate-forme électronique par son opérateur.

La cinquième raison est liée au fait qu'aujourd'hui de nombreuses entreprises opèrent dans différentes régions, avec différentes villes, par conséquent, pour organiser une entreprise efficace, il est nécessaire d'accélérer le flux de documents et de simplifier la relation entre les parties. À cet égard, intuitivement, de nombreuses entreprises introduisent la gestion électronique des documents.

Comment introduire la gestion électronique des documents ?

À la deuxième étape, vous devez choisir la signature que l'entreprise utilisera lors du traitement des documents.

Une signature électronique simple est une signature électronique qui, par l'utilisation de codes, de mots de passe ou d'autres moyens, confirme le fait de la formation d'une signature électronique par une certaine personne.

Signature électronique non qualifiée est une signature électronique qui :

1. obtenu à la suite d'une transformation cryptographique d'informations à l'aide d'une clé de signature électronique ;
2. permet d'identifier la personne qui a signé le document électronique ;
3. permet de détecter le fait d'apporter des modifications à un document électronique après le moment de sa signature ;
4. créé à l'aide d'outils de signature électronique.

1. la clé de vérification de la signature électronique est précisée dans le certificat qualifié ;
2. pour créer et vérifier une signature électronique, on utilise des outils de signature électronique qui ont la confirmation du respect des exigences (article 5 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n°. Pour des raisons de sécurité, il s'agit de la signature qualifiée renforcée.

À la quatrième étape, il est nécessaire de fournir des documents pour la conclusion du contrat.

La cinquième étape est la conclusion d'un accord avec un centre de certification. Selon l'article 2 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n° 63-FZ (telle que modifiée le 30 décembre 2015) « Sur la signature électronique », un centre de certification est une personne morale, un entrepreneur individuel ou un organisme public ou local. organisme gouvernemental qui exerce les fonctions de création et de délivrance de certificats de clé de vérification des signatures électroniques, ainsi que d'autres fonctions.

La sixième étape est l'introduction de la gestion électronique des documents dans l'entreprise, l'organisation d'un échange spécifique de documents électroniques. Les factures sont établies sous forme électronique d'un commun accord entre les parties à la transaction et si elles disposent de moyens et capacités techniques compatibles pour recevoir et traiter ces factures conformément au format agréé.

Que doit contenir l'accord avec le centre de certification ?

Lors de la conclusion d'un accord avec un centre de certification, il est important de faire attention à l'objet de l'accord. Selon l'article 432 du Code civil de la Fédération de Russie, ce sont les conditions obligatoires pour les contrats de ce type. Le contrat est réputé conclu si les parties, dans la forme requise dans les cas pertinents, parviennent à un accord sur toutes les clauses essentielles du contrat. C'est-à-dire qu'il est important de prescrire le plus clairement possible l'objet du contrat.

L'objet de l'accord découle de la loi "sur la signature électronique".

Centre de vérification :

1. crée des certificats de clés de vérification de signature électronique et délivre ces certificats ;
2. fixe les durées de validité des certificats des clés de vérification de signature électronique ;
3. révoque les certificats de clés de vérification de signature électronique délivrés par cette autorité de certification ;
4. délivre, à la demande du demandeur, des moyens de signature électronique ;
5. tient un registre des certificats délivrés et annulés par ce centre de certification pour la vérification des signatures électroniques ;
6. établit la procédure de tenue du registre des certificats;
7. crée, à la demande des demandeurs, des clés de signature électronique et des clés de vérification de signature électronique ;
8. vérifie l'unicité des clés de vérification des signatures électroniques dans le registre des certificats ;
9. vérifie les signatures électroniques à la demande des participants à l'interaction électronique ;
10. exerce d'autres activités liées à l'utilisation d'une signature électronique.

1. inexécution ou mauvaise exécution des obligations découlant du contrat de prestation de services par le centre de certification ;
2. inexécution ou mauvaise exécution des obligations (clause 3 de l'article 13 de la loi fédérale du 06/04/2011 n° 63-FZ (telle que modifiée le 30/12/2015) "Sur la signature électronique").

Comment organiser la gestion électronique des documents au sein de l'entreprise ?

La rédaction, l'exécution et l'approbation des projets de documents électroniques s'effectuent selon les règles générales de travail de bureau établies pour les documents similaires sur papier. Un document électronique doit avoir tous les détails définis pour un document similaire sur papier, à l'exception d'un sceau, car un sceau n'est pas un attribut obligatoire. Au sein de l'entreprise, des méthodes de confirmation des actions avec des documents électroniques peuvent être utilisées, dans lesquelles une signature numérique électronique n'est pas utilisée. Par exemple, sans signature numérique électronique, les documents peuvent être mis sous contrôle.

Si vous souhaitez organiser le flux de documents avec vos contreparties, vous devez inclure les dispositions pertinentes dans le contrat avec la contrepartie.

Les documents sont générés et signés électroniquement. Le moyen de signature numérique électronique utilisé doit être certifié conformément à la procédure établie.

Le plus simple est d'organiser la gestion électronique des documents avec les autorités, par exemple avec le service des impôts. pour cela, il est également nécessaire d'obtenir une signature électronique et de conclure un accord avec un centre de certification. Le plus souvent, les contribuables soumettent des déclarations, des explications et des factures à l'administration fiscale. En tant que "commentaires", les documents sont formés par la taxe conformément à l'ordonnance du Service fédéral des impôts de Russie du 15 avril 2015 n ° ММВ-7-2 / [courriel protégé]« Sur l'approbation de la procédure d'envoi des documents utilisés par les autorités fiscales dans l'exercice de leurs compétences dans les relations réglementées par la législation sur les impôts et taxes, sous forme électronique via les voies de télécommunication et sur la reconnaissance de nullité de certaines dispositions de l'arrêté du Service fédéral des impôts en date du 17 février 2011 n° ММВ-7 -2 / [courriel protégé]».

Ces documents comprennent :

1. exigences de clarification;
2. les avis des sociétés étrangères contrôlées ;
3. notifications sur l'appel du contribuable (payeur de la redevance, mandataire fiscal);
4. avis d'imposition;
5. les décisions de suspension des opérations sur les comptes d'un contribuable (payant, mandataire des impôts) dans une banque et les transferts de sa monnaie électronique ;
6. les décisions d'annulation de la suspension des opérations sur les comptes du contribuable (payeur de redevances, mandataire des impôts) en banque et les transferts de sa monnaie électronique ;
7. décision de procéder à un contrôle fiscal sur place ;
8. autres documents.

Comment organiser le stockage des documents électroniques ?

Comment les documents doivent-ils être stockés ?

d'abord, il est nécessaire de préparer une nomenclature des affaires d'une organisation particulière. La nomenclature des cas variera selon l'entreprise, le domaine d'activité.

La nomenclature des affaires permet de regrouper les documents exécutés en affaires, de systématiser et d'enregistrer les affaires, de déterminer les modalités de leur conservation et de rechercher des documents. La nomenclature des cas sert de base à l'établissement des inventaires des cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans), ainsi qu'à l'enregistrement des cas de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus).

en deuxième, il faut former des cas. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à un examen de la valeur des documents qui seront stockés sous forme électronique. Veuillez noter qu'il existe certains délais pour la conservation de certains documents. Par exemple, les documents comptables sont conservés pendant 5 ans, et les documents fiscaux pendant 4 ans.

Troisièmement, il est nécessaire de mettre une marque que les données sont stockées sous forme électronique dans la nomenclature des cas. Par exemple, « Feuilles de temps. Documents électroniques.

Quatrième, vous devez archiver les documents.

Avant de placer un fichier électronique pour stockage, il doit :
- décharger du système électronique (si le document est créé dans un logiciel spécial);
- protéger contre d'éventuelles modifications en sauvegardant dans un format adapté ;
- écrire sur un support de stockage.

Le format généralement accepté pour le stockage et l'archivage des documents électroniques est le PDF/A. Il convient de le distinguer du PDF habituel, à chaque mise à jour duquel de nouvelles possibilités de travail avec des fichiers apparaissent. PDF/A est destiné à autre chose : c'est un format d'archivage à long terme de documents électroniques.

Cinquième étape est d'écrire des descriptions. L'inventaire comprend tous les fichiers électroniques qui ont été générés en relation avec des documents électroniques. Cependant, au lieu du nombre de feuilles, qui est indiqué lors de la formation des cas sur papier, le volume de documents électroniques est indiqué.

Le format de description pourrait ressembler à ceci :

Dans certains cas, il est nécessaire de détruire les documents. Par exemple, les notes de service ont été stockées pendant une longue période, la période de stockage a expiré et il est nécessaire de les détruire. Dans ce cas, un examen de la valeur des documents est effectué. Un tel examen peut être effectué par une commission spéciale. Sur la base des résultats de l'examen, un acte est publié sur l'attribution des documents à détruire. La forme d'un tel acte est développée par l'entreprise de manière indépendante. Et sur la base de l'acte, les disques ou autres supports de stockage sont tout simplement détruits.

En conclusion, il convient de noter que, bien sûr, l'avenir appartient aux documents électroniques. Cependant, il est important de bien organiser la gestion électronique des documents. De nombreuses entreprises sont confrontées aux problèmes d'une mauvaise organisation de la gestion documentaire, lorsqu'un seul poste de travail dans un service, voire un service, est connecté à la gestion électronique des documents, alors que la plupart des documents sont encore conservés sur papier. Par conséquent, tous les problèmes liés à la gestion électronique des documents doivent être résolus "sur la banque" au stade de la mise en œuvre du système.