Ce trebuie să facă o companie care a decis să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Care este algoritmul acțiunilor, de unde să începem?

Primul lucru de făcut este să te gândești la ce rezultate dorește să obțină compania. Acum există două domenii de lucru. Acesta este un flux de lucru B2G, adică între întreprinderi și agenții guvernamentale. Și B2B, adică schimbul de valori mobiliare între întreprinderi. În ceea ce privește B2G - aici vorbim despre conectarea la agențiile guvernamentale necesare pentru o anumită întreprindere, în funcție de specificul activităților acesteia. Toate companiile noastre raportează la biroul fiscal.

Apoi totul depinde de domeniul de activitate - de exemplu, o companie comercializează băuturi alcoolice, alta, în timpul producției, într-un fel sau altul are impact asupra mediului, o a treia companie care se ocupă de servicii de asigurări, de piața valorilor mobiliare și curând. Trebuie să ne uităm la ce alte autorități solicită raportare. După ce s-a stabilit lista departamentelor la care urmează să raportăm, trebuie să ne uităm la ce propuneri poate face operatorul de gestionare electronică a documentelor. În funcție de aceasta, compania alege planul tarifar corespunzător. În continuare, se încheie un acord, se întocmește numărul necesar de semnături electronice, se instalează software-ul necesar, se organizează seminarii pentru a învăța cum se lucrează cu acest software. Acesta este de fapt tot - fluxul de lucru cu agențiile guvernamentale are un loc.

- Spune-ne mai multe despre B2B?

Acesta este, după cum am spus, al doilea tip de schimb de documente digitale. Este organizat între entități de afaceri. Totul depinde de întreprinderea specifică. Nu există o rețetă generală pentru a începe trimiterea documentelor aici. Există situații în care o întreprindere este pur și simplu obligată să treacă la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile sale pentru a supraviețui.

În legătură cu intrarea în vigoare a noii norme de la 1 ianuarie 2014, toți utilizatorii EDS, fără excepție, vor trebui să contacteze centrul de certificare pentru a înlocui certificatele cheie. Până în prezent, toate lucrările virtuale semnate cu un certificat valabil sunt recunoscute ca documente certificate printr-o semnătură electronică calificată.

De exemplu: unul dintre cele mai mari lanțuri de retail a început recent să lucreze cu furnizorii săi, schimbând exclusiv hârtie digitală. Astfel, un fermier, pentru a-și furniza produsele către această rețea, trebuie să treacă la gestionarea electronică a documentelor.

Beneficiile EDF

Există vreun beneficiu din trecerea la EDI pentru întreprinderile mici și mijlocii? Avem impresia că până acum digitalul nu poate aduce decât beneficii reale organizațiilor mari.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, trecerea la EDI nu este o sarcină super acum. Dar poți să-l privești mai atent, să-l „simți”. Viteza fluxului de documente - acesta va fi un avantaj. Dar utilizarea EDF nu se referă doar la relațiile cu contrapărțile. Aceasta este relația cu agențiile guvernamentale, iar aici oamenii de afaceri vor trebui să se mute, nu există opțiuni.

Un alt punct foarte important pe care întreprinderile mici și mijlocii ar trebui să-l rețină este utilizarea semnăturilor electronice pe piețe, aceasta este o modalitate de a extinde o afacere. Din 2014-2015, 15 la sută din comanda statului va trebui plasată în rândul întreprinderilor mici și mijlocii. Acum se lucrează serios pentru a atrage aceste companii pentru a îndeplini ordinele guvernamentale. Și aceasta este o șansă reală de a vă extinde afacerea. Cine va refuza să primească un contract de 100-200 de mii de ruble cu plată garantată?

Există beneficii pentru companiile mici atunci când plătesc pentru servicii de gestionare electronică a documentelor? La urma urmei, multe organizații nu trec la EDM de teama tarifelor mari.

Astăzi, la seminar, am dat un exemplu: 995 de ruble - o gamă completă de servicii pentru gestionarea documentelor cu agențiile guvernamentale. Dacă calculați costul călătoriei în Moscova cu transportul public de mai multe ori pe an la autoritatea la care trebuie să depuneți documentele și chiar în ambele direcții, atunci valoarea cheltuielilor se va dovedi a fi foarte apropiată de costul pe care l-am anunțat. .

Dacă contabilul nu este „prietenos” cu computerul, este posibil să faci o greșeală? În general, cât de dificil este să lucrezi cu astfel de programe?

Există controale de formatare și logice. Dacă nu există răutate în timpul formării documentului, atunci este aproape imposibil de ratat. Ei bine, dacă ceva este făcut intenționat sau utilizatorul este neatent, niciun program nu este asigurat că o persoană va introduce 1.000.000 în loc de 1.000.

Semnatura digitala

De ce, în opinia dumneavoastră, trecerea la gestionarea electronică a documentelor nu a devenit încă larg răspândită? Ce sperie compania?

Chiar te sperie? Să vedem, în a 63-a noastră [Legea federală din 06.04.2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice” - cca. Ed.] legea formulează conceptul de trei tipuri de EDS. Este simplu, de fapt este o combinație de nume de utilizator și parolă. Întărită este o semnătură care utilizează protecție criptografică. Iar semnătura electronică este calificată, cea care este emisă de un centru de certificare acreditat. 90 la sută dintre oamenii din țara noastră folosesc un login și o parolă. Fie la bancomate, rețele sociale sau e-mail. Adică putem spune că aproape toată lumea folosește o simplă semnătură.

Un astfel de număr de semnături digitale folosite astăzi nu este incomod nici pentru centrele de certificare, nici pentru sistemele informaționale, nici pentru utilizatori. Sper ca în perioada 2014-2015 să avem o uniformitate și să scadă numărul de semnături.

În ceea ce privește semnătura calificată, aceasta nu este încă utilizată pe scară largă acolo unde este folosită. Dar este folosit, de exemplu, pe portal. Și cu cât poate oferi mai multe servicii, cu atât mai mulți oameni vor folosi această semnătură. Utilizarea sa este limitată nu atât de frica oamenilor, cât de lipsa resurselor pentru a-l folosi.

Sectorul corporativ este și mai ușor. În prezent, aproximativ jumătate dintre întreprinderi utilizează sisteme electronice de raportare și toate sunt implementate cu o semnătură electronică. Și aceste companii angajează aceiași oameni cărora par să le fie frică să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Așa că această frică seamănă mai mult cu un mit decât cu o realitate.

- Ar trebui să ne așteptăm la vreo schimbare semnificativă în legislația în domeniul EDI?

Până la urmă, mulți vorbesc acum despre imperfecțiunea domeniului juridic în acest domeniu... Nu aș numi-o imperfecțiune, acesta este un proces normal de formare a legislației. De fapt, este bine pentru noi, în Rusia, să folosim în mod activ semnăturile electronice dacă avem cinci ani. Desigur, este pur și simplu imposibil să se formeze un cadru de reglementare stabilit într-o astfel de perioadă, ținând cont de dezvoltarea tehnologiilor. Acum există un proces sistematic de dezvoltare a legislației. Din ceea ce merită așteptat: aceasta este intrarea finală a legii a 63-a privind semnătura electronică și respingerea legii I [Legea federală din 10.01.2002, nr. 1-FZ „Cu privire la semnăturile digitale electronice”. Această regulă a încetat să mai fie în vigoare de la 1 iulie a acestui an - cca. ed.]. Legea, de altfel, este destul de adecvată și competentă. Nu există lacune evidente în ea. Este suficient de structurat. Sperăm că, odată cu introducerea sa, numărul de tipuri de EDS va scădea. Acum multe agenții guvernamentale, sistemele informaționale își propun cerințele pentru semnăturile electronice, care nu sunt întotdeauna în conformitate cu legea.

Prezența unui astfel de număr de EDS nu este incomod nici pentru centrele de certificare, nici pentru sistemele informaționale, nici pentru utilizatori. Imaginați-vă că aveți cinci semnături atârnate pe breloc, în timp ce trebuie să vă amintiți că una este pentru biroul fiscal, alta pentru platforma de tranzacționare, a treia pentru Rosreestr și așa mai departe. Sper ca în perioada 2014-2015 să avem o uniformitate și să scadă numărul de semnături.

Cu ajutorul VLSI, puteți face schimb de documente electronice nu numai în cadrul companiei dumneavoastră, ci și cu alte organizații sau departamente, precum și să controlați decontări reciproce cu partenerii, furnizorii sau diviziile îndepărtate geografic. Pentru aceasta, fluxul de lucru trebuie să fie activat.

În general, schimbul oricărui document electronic în VLSI constă în următoarele etape:

1. Expeditor completează un document în VLSI sau încarcă un document terminat.
2. Îl trimite către contrapartidă, semnând cu semnătura sa electronică.

   Dacă destinatarul nu utilizează încă gestionarea electronică a documentelor în VLSI, atunci i se va trimite o invitație prin e-mail pentru a se înregistra în sistem.

3. Contrapartidă primește documentul. Dacă documentul necesită aprobare bidirecțională, atunci destinatarul îl aprobă sau îl respinge, indicând motivul.
4. Expeditor controlează starea de procesare a documentului și primirea unei copii semnate de contraparte.

   Dacă documentul a fost respins, expeditorul poate corecta comentariile și poate trimite un document de corectare sau poate trimite unul nou.

Pentru a evita neconcordanțe între destinatar și expeditor, modificarea etapelor transferului documentelor între companii este interzisă, dar puteți adăuga etape de aprobare a documentelor în cadrul companiei. VLSI conține patru reglementări pentru schimbul de documente între contractori, care permit organizarea majorității proceselor de afaceri:

• Semnarea unui contract

  Are o procedură standard de semnare (acord) a unui document de către două părți.

• Schimb de facturi și alte documente de vânzare

  Procedura de emitere și primire a facturilor electronice este strict reglementată de Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 174n și diferă de aprobarea obișnuită prin prezența documentelor tehnice suplimentare care servesc la stabilirea datei de transfer și acceptare a facturilor. .

• Reconcilierea decontărilor cu o contraparte

  Destinatarul nu poate doar să aprobe sau să respingă actul de reconciliere primit, ci și să atașeze propria sa versiune.

  VLSI va alătura rând cu rând actele de reconciliere generate în sistemele contabile ale expeditorului și destinatarului, și va arăta discrepanțele.

• Lucrați cu corespondență

  Orice documente, fie că este vorba de o specificație pentru un contract sau de o felicitare, le puteți trimite și primi fără aprobare, cum ar fi poșta obișnuită.

Lasă recenzia ta:

TRIMITE

Automatizați operațiunile de rutină cu baze de date 1C prin modul batch al configuratorului.

ATENŢIE!

Dacă ați pierdut fereastra de introducere a mesajului, faceți clic Ctrl-F5 sau Ctrl-R sau butonul „Reîmprospătare” din browser.

Subiectul nu a fost actualizat de mult timp și a fost marcat ca arhivat. Nu este posibil să adăugați mesaje.
Dar poți să creezi o nouă filială și ei îți vor răspunde cu siguranță!
În fiecare oră pe Forumul Magic sunt mai multe 2000 Uman.

Operatori EDO și servicii de schimb de documente electronice

Sistemul electronic de gestionare a documentelor Diadoc permite companiilor să efectueze EDM semnificativ din punct de vedere juridic în Federația Rusă și să schimbe orice documente între ele prin Internet. Pentru semnarea documentelor în Diadoca se folosește o semnătură electronică calificată, ca și în raportarea electronică. CEP oferă semnificație juridică fără a încheia acorduri suplimentare între contrapărți.

Serviciu de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic (YuZEDO) între contractori (entitati comerciale).

YuZEDO asigură schimbul de facturi și borderouri în formă electronică, precum și orice alte tipuri de documente.

Un furnizor internațional de soluții EDI pentru optimizarea proceselor de afaceri: flux de documente electronice interne și externe, schimb de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic (facturi electronice, note de însoțire etc.), semnătură electronică și multe altele.

Soluție 1C care asigură schimbul de documente semnificative din punct de vedere juridic, facturi electronice și alte documente electronice direct de la 1C: Enterprise, fără a utiliza alte programe prin intermediul unuia dintre operatorii de management electronic al documentelor (EDM) care suportă tehnologia 1C-EDO.

Serviciu de schimb de documente electronice. Acesta va livra orice documente către contrapărțile dvs. în câteva secunde, inclusiv facturi, facturi și contracte. Nu veți depinde de serviciile de corespondență și curierat, veți uita de întârzieri și greșeli, veți putea pregăti rapid documente pentru a le trimite autorităților de reglementare.

Serviciul vă permite să organizați schimbul de facturi electronice și alte documente primare prin internet cu clienții, furnizorii, partenerii, departamentele dumneavoastră.

Furnizor de schimb electronic de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic între companii

Infotecs

Operator rus de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic, transmitere de raportare electronică și un centru de certificare acreditat.

Electronic Express

Serviciu de pregatire si transmitere de raportare electronica. Semnătură electronică calificată pentru lucrul pe portaluri de stat și corporative. Semnătură electronică pentru licitarea pe platformele guvernamentale și comerciale.

Sistem de schimb intercorporat de documente semnificative din punct de vedere juridic. Vă permite să faceți schimb de documente financiare și economice direct din interfața cu utilizatorul a sistemului ERP în deplină conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

SISLINK oferă clienților săi servicii pentru: furnizarea unui document semnificativ din punct de vedere juridic al cifrei de afaceri (DOCLINK), controlul distribuției (DTS), tranzacționarea electronică (ETP) și automatizarea comerțului mobil (SFA), pentru orice linie de activitate.

Transcriere

Un sistem de schimb de documente electronice prin internet cu contrapărți și parteneri. Documentele formalizate și neformalizate sunt transmise prin Transcript. Roamingul funcționează cu alți operatori EDM. Pentru integrare, sunt furnizate un API și un modul pentru lucrul în 1C.

Ei vorbesc adesea mult despre managementul documentelor electronice, dar este dificil să navighezi într-un număr mare de termeni noi și este și mai greu de înțeles cum funcționează totul. Seria de articole „Contabil și document electronic” este concepută special pentru a spune tot ce trebuie să știe un contabil despre acest tip de interacțiune într-un limbaj accesibil. Cum să începeți un schimb? Cum să lucrezi cu organizațiile primare și să trimiți rapoarte electronic? Veți găsi răspunsuri la aceste întrebări și la alte întrebări în problemele noastre.

În primul capitol, vom vorbi despre cum să treceți la interacțiunea electronică cu contrapărțile și despre ce aveți nevoie pentru a începe un schimb.

Vedere de sus: Este nevoie de schimbare?

Să ne uităm la situația actuală de sus: multe companii își automatizează parțial sau complet procesele interne de afaceri prin introducerea sistemelor informaționale. Dar funcționarea organizației nu se limitează la procesele interne, este necesară interacțiunea cu contrapărțile.

De exemplu, după finalizarea unei tranzacții comerciale, un contabil întocmește un act de lucru finalizat în sistemul său de contabilitate, îl imprimă și îl trimite prin poștă sau prin curier. Contrapartea, după ce a primit actul, îl scanează și îl introduce în sistemul informațional, dacă există. Apoi contabilul „pixuri” face o postare în sistemul de contabilitate și salvează fără greșeală originalul de hârtie. Convenabil?

Situația este paradoxală: procesele interne sunt optimizate, dar cele externe nu, în timp ce procesele externe bine unse sunt cele care duc la minimizarea reală a costurilor, atât materiale, cât și de timp. Livrarea documentelor pe hârtie durează zile și săptămâni prețioase, în timp ce documentele electronice sunt transferate în câteva minute.

Metode de schimb de documente electronice

• Așa că ați decis să începeți schimbul de documente electronice. Cum va fi construită interacțiunea electronică, contrapărțile decid singure. Există două tipuri principale de schimb:
• Schimb direct cu o contraparte poti incepe prin a incheia un acord preliminar, care detaliaza procedura si conditiile de schimb. În cazul în care ambele contrapărți utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită, atunci acordul nu poate fi încheiat, respectiv cu alte tipuri de semnătură electronică, este necesar un acord. Avantajul evident al acestei opțiuni este că nu trebuie să plătiți operatorilor pentru transferul documentelor, puteți utiliza e-mailul obișnuit. Dar nu toate documentele pot fi trimise direct contrapartidei.
• O alta varianta - schimb de facturi prin operatorul de gestionare electronică a documentelor (operator EDO SF). Această metodă este mai bună, fie și doar pentru că vă conectați o dată la rețeaua operatorului, vă alăturați regulilor de schimb și lucrați în serviciu. Operatorii EDF SF au capacitățile tehnologice, umane și juridice pentru a asigura schimbul legitim al oricăror documente electronice și, cel mai important, al facturilor.

Karina Cassis,analistSynerdocs

Trei pași simpli către EDI

• conectați-vă la operator;
• achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și instrumente de protecție criptografică (CIPF);
• conectați contrapărțile (dacă este necesar) folosind un operator

Conexiune la operator

Regulamentul este un document în care principiile de lucru, sarcinile serviciului și aspectele legale sunt precizate în detaliu.

Achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și a mijloacelor de protecție criptografică

Conform legii federaleN63 „Cu privire la semnătura electronică”, un certificat de semnătură electronică utilizat de o firmă (persoană juridică) identifică și o anumită persoană fizică, dar care acționează în numele firmei în baza actului constitutiv sau a unei împuterniciri. Desigur, nu puteți transfera certificate altora. Nu poți instrui pe cineva să-ți pună autograful pe documente.

Karina Cassis,analistSynerdocs

O semnătură electronică (ES) este o secvență de caractere care este atașată unui document. Există trei tipuri de semnături: simple, întărite necalificate, consolidate calificate.

Conform Legii federale nr. 63 „Cu privire la semnătura electronică”, un document electronic semnat printr-o semnătură electronică simplă sau îmbunătățită necalificată este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână.

O semnătură calificată îmbunătățită pe un document electronic este analogă cu o semnătură și un sigiliu scris de mână pe un document pe hârtie. Serviciul Fiscal Federal recunoaște puterea juridică numai acelor documente care sunt semnate printr-o semnătură calificată .

Un instrument de securitate a informațiilor criptografice (CIPF) este un program special care criptează și decriptează informațiile transmise. Serviciile de schimb CIPF sunt necesare pentru crearea și verificarea unei semnături electronice. Licența pentru dreptul de utilizare poate fi achiziționată cu ajutorul operatorului.

Conectarea contrapartidelor

Nu contează ce operator al EDF SF folosește contrapartea - poți fi conectat la un operator, iar contrapartea la altul. Astăzi, un număr de operatori de top dezvoltă și testează tehnologia de roaming. În timp ce tehnologia se află în stadiul de dezvoltare, puteți utiliza alte opțiuni pentru organizarea interacțiunii cu contractanții.

Prima opțiune este să lucrezi cu mai mulți operatori ... Nimeni nu interzice participanților la schimb să folosească serviciile mai multor operatori EDM. Vă puteți conecta la mai mulți operatori sau puteți oferi această metodă de lucru unei contrapărți, dacă este cazul, desigur.

Dacă dvs. și contrapartea dvs. sunteți conectați la servicii diferite și nu doriți din niciun motiv să utilizați serviciile mai multor operatori de gestionare a documentelor electronice, atunci acordați atenție a doua opțiune - vă puteți contacta operatorii cu o propunere de a stabili un schimb între ei.

În loc de o concluzie

În numărul următor

Dorim să trecem la gestionarea electronică a documentelor cu unele contrapărți, în special, pentru a primi o factură și acte semnate cu semnătură electronică, dacă acest lucru ar trebui precizat în contractul de servicii pentru a evita „nit-picking” fiscal.

Ar fi mai bine ca organizațiile să încheie un acord privind schimbul electronic de documente, care va defini formatul fluxului de documente electronice între companii. Ce clauze ale acordului vor ajuta organizațiile să evite pretențiile inspectorilor sunt prezentate în articol în răspunsul complet.

Justificare

Ceea ce este important de reflectat în acordul privind schimbul electronic de documente pentru a evita pierderile fiscale

Ekaterina Shestakova, Director General al SRL „Managementul Actual”, Ph.D. entitate legală stiinte

David Okolelov, consilier al Serviciului Public de Stat al Federației Ruse, clasa a III-a

Pentru schimbul electronic „primar” aveți nevoie de acordul ambelor părți

Nu veți putea schimba facturi fără un acord cu EDF

Trebuie să fiți de acord în prealabil cu privire la utilizarea unei semnături simple.

CU Acum tot mai multe companii trec la managementul electronic al documentelor nu numai prin inspecții, ci și cu contrapărți (citiți mai multe mai jos). Totuși, spre deosebire de schimbul de informații cu autoritățile fiscale, procedura de pregătire, agreare și semnare a unui acord privind schimbul electronic de documente între companii nu este aprobată legal.

CITEȘTE PE E.RNK.RU

Materiale și mai utile

Am elaborat un exemplu de acord privind schimbul de documente electronice (denumit în continuare acord), în care am determinat formatul fluxului de documente electronice între companii (a se vedea exemplul de mai jos). Să luăm în considerare ce clauze ale unui astfel de acord vor ajuta compania să evite pretențiile inspectorilor. *

1. Asigurarea formei acordului în politica contabilă va justifica dreptul companiei de a face schimb electronic de valori mobiliare

Fluxul de documente electronice este asociat cu fluxul de documente intern al companiei, contabilitate și raportare. La rândul său, setul de metode contabile trebuie aprobat în politica contabilă (articolul 8 din Legea federală din 06.12.11 nr. 402-FZ, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Prin urmare, dacă o companie decide să introducă un sistem de gestionare electronică a documentelor și raportare electronică, un astfel de sistem trebuie să se reflecte în politica contabilă. În același timp, este important să se consolideze:

- volumul de gestionare a documentelor electronice;
- formatele documentelor electronice;
- procedura de stocare a raportării electronice;
- cazurile în care, în locul documentelor electronice, societatea întocmește documente pe hârtie.

2. O indicație a metodei de schimb electronic se va clarifica atunci când interacționați cu contrapărțile

Ordinea și metoda de gestionare a documentelor electronice ale companiei se stabilesc independent. Este important să țineți cont de două nuanțe principale.

În primul rând, acordul trebuie să indice dacă documentele electronice sunt duplicate pe hârtie. De exemplu, o companie trimite un TTN unei contrapartide în formă electronică, iar apoi, după un timp, trimite același document pe hârtie (de exemplu, dacă contrapartea nu a primit un document electronic). *

Rețineți că o astfel de procedură de procesare a documentelor este prevăzută în prezent pentru facturi (clauza 4 din Regulile pentru menținerea unui registru al facturilor primite și emise utilizate la calcularea taxei pe valoarea adăugată, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie, 11 Nr. 1137 „Cu privire la formularele și regulile pentru completarea (întreținerea) documentelor utilizate în calculele taxei pe valoarea adăugată”).

În al doilea rând, este indicat să se menționeze în contract dacă companiile fac schimb de documente electronice în mod direct (folosind programe specializate sau clienți de corespondență obișnuiți) sau angajând un operator de gestionare a documentelor electronice (citiți mai multe mai jos).

CITEȘTE PE E.RNK.RU

Cum se schimbă facturile electronic

Ministerul Finanțelor al Rusiei reglementează strict procedura de schimb electronic de facturi (ordinul din 25.04.11 nr. 50n), în care întreaga procedură este descrisă în 23 de puncte. Cu toate acestea, schimbul de facturi electronice nu este atât de dificil pe cât ar părea la prima vedere.

Potrivit Ministerului de Finanțe al Rusiei, faptul unei tranzacții comerciale în scopuri fiscale poate fi confirmat printr-un document electronic semnat cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Un înscris semnat cu semnătură simplă sau întărită necalificată poate fi considerat ca un analog al unui document cu semnătură olografă aplicată pe hârtie numai în cazul stabilit de lege (scrisoarea din 12.04.13 nr. 03-03-07 / 12250).

Se pare că un document semnat cu o semnătură simplă sau întărită necalificată nu va confirma cheltuielile companiei (scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia din 23 ianuarie 2013 nr. 03-03-06 / 1/24, din 25 decembrie, 2012 Nr. 03-03-06 / 2/139 si din 20/12/12 Nr. 03-03-06 / 1/710).

- scrisoare de trăsură conform formularului Nr. TORG-12;
- act de receptie si livrare a lucrarilor (serviciilor).

În plus, este important de reținut că companiile pot face schimb de facturi doar prin angajarea unui operator de gestionare electronică a documentelor. Prin urmare, dacă organizația nu are un acord corespunzător, este recomandabil să excludeți facturile din lista documentelor electronice.

5. O indicare a procedurii de stocare a documentelor electronice le va proteja de distrugerea prematură

Procedura de stocare a documentelor electronice nu diferă de procedura de stocare a documentelor pe hârtie. Deci, facturile electronice trebuie stocate pe perioada prevăzută pentru păstrarea documentelor pe hârtie (clauza 1.13 din Procedura de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind o semnătură digitală electronică, aprobată prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din data de 25.04.11 Nr. 50n). Reamintim că, în scopuri contabile, documentele primare sunt stocate timp de cinci ani, iar în scopuri fiscale - patru ani.

Dar, în practică, există riscuri de pierdere a documentului (de exemplu, în cazul unei defecțiuni a computerului sau în cazul unui incendiu). Prin urmare, este recomandabil în acord să se determine procedura de obținere a copiilor documentelor de la contraparte (a se vedea comentariul expertului mai jos).

Astăzi, fluxul de documente electronice intră cu îndrăzneală în viața noastră, astăzi aproape toate companiile folosesc documente electronice, folosesc e-mail, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile sunt obligatorii stabilite prin lege. Cineva a trecut și folosește sisteme electronice de gestionare a documentelor în viața de zi cu zi și a transferat toate documentele de raportare și primare în formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Managementul electronic al documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

masa
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

În același timp, circulația electronică a documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, la depunerea rapoartelor privind primele de asigurare sau impozitul pe venitul persoanelor fizice, acesta trebuie depus electronic dacă numărul companiei este mai mare de 25 de persoane. Pentru a depune rapoarte în formă electronică, este necesară depunerea unei declarații în formă electronică. În plus, explicațiile, în cazul în care raportarea este transmisă în formă electronică, în 2017 vor trebui să fie date și sub forma unui document electronic.

În al doilea rând, managementul electronic al documentelor este adoptat în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, documentul contabil primar se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
În al treilea rând, în 2017, managementul electronic al documentelor va primi o dezvoltare și mai mare în cadrul procedurilor judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, declarație, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în modul prevăzut de legislația Federației Ruse, prin completarea formularului postat pe site-ul oficial al instanței în rețeaua de informații și telecomunicații „Internet”. Dispoziții similare au fost stabilite în partea de procedură civilă.

În al patrulea rând, tehnologiile electronice au devenit o parte din viața noastră în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentele de licitație și licitațiile electronice. Potrivit articolului din Legea federală din 05.04.2013 nr. 44-FZ (revizuită la 03.07.2016) „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile statului și municipale”, un licitație în formă electronică (licitație electronică) înseamnă o licitație, în care informațiile despre achiziție sunt comunicate de către client unui număr nelimitat de persoane prin introducerea în sistemul informațional unificat a unui anunț despre o astfel de licitație și a documentației despre aceasta, cerințe uniforme și cerințe suplimentare sunt impuse participanților la achiziție, desfășurarea unei astfel de licitații este asigurată pe site-ul electronic de către operatorul acestuia.

Al cincilea motiv este asociat cu faptul că astăzi multe companii operează în regiuni diferite, cu orașe diferite, prin urmare, pentru a organiza o afacere eficientă, este necesar să se accelereze fluxul de lucru și să se simplifice relația dintre părți. În acest sens, în mod intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se intra în gestionarea electronică a documentelor?

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la procesarea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după momentul semnării acestuia;
4. creat folosind mijloace de semnătură electronică.

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, sunt utilizate mijloace de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 din Legea federală din 06.04.2011 nr. 63-FZ (modificată la 30.12.2015) „Cu privire la semnătura electronică. „Cu toate acestea, în multe cazuri, documentele sunt necesare pentru că din motive de securitate este o semnătură calificată îmbunătățită.

În a patra etapă, este necesar să se furnizeze documente pentru încheierea unui acord.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 06.04.2011 nr. 63-FZ (modificată la 30.12.2015) „Cu privire la semnătura electronică”, un centru de certificare este o entitate juridică, un antreprenor individual sau un organism de stat sau un organism administrativ local care îndeplinește funcțiile de creare și eliberare a certificatelor cheie de verificare a semnăturilor electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea unui schimb specific de documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă acestea dispun de mijloace tehnice și capacități compatibile de a primi și procesa aceste facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce ar trebui să conțină acordul cu centrul de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condiții obligatorii pentru contractele de acest tip. Contractul se consideră încheiat dacă părțile, în forma cerută în cazurile corespunzătoare, au ajuns la o înțelegere asupra tuturor condițiilor esențiale ale contractului. Adică, este important să precizați cât mai clar subiectul acordului.

Obiectul acordului decurge din Legea „Cu privire la semnătura electronică”.

Centru de verificare:

1. creează certificate de chei pentru verificarea semnăturilor electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioada de valabilitate a certificatelor de chei pentru verificarea semnăturilor electronice;
3. anulează certificatele de chei de verificare a semnăturilor electronice emise de această autoritate de certificare;
4. emite instrumente de semnătură electronică la cererea solicitantului;
5. ține un registru al certificatelor de chei pentru verificarea semnăturilor electronice emise și anulate de acest centru de certificare;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. generează chei de semnătură electronică și chei de verificare a semnăturii electronice la cererea solicitanților;
8. verifică unicitatea cheilor pentru verificarea semnăturilor electronice în registrul certificatelor;
9. verifică semnăturile electronice la solicitările participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea semnăturilor electronice.

1. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din contractul de prestare a serviciilor de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor (clauza 3 din articolul 13 din Legea federală din 06.04.2011 nr. 63-FZ (modificată la 30.12.2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

Cum se organizează fluxul de documente electronice în cadrul companiei?

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se efectuează conform regulilor generale de lucru de birou stabilite pentru documentele similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate cerințele stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția amprentei sigiliului, deoarece sigiliul nu este o cerință obligatorie. In interiorul companiei pot fi folosite metode de confirmare a actiunilor cu documente electronice, in care nu se foloseste semnatura digitala electronica. De exemplu, fără semnătură digitală electronică, documentele pot fi depuse pentru control.

Dacă doriți să organizați fluxul de lucru cu contrapartidele dvs., atunci trebuie să includeți prevederile relevante în contractul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Mijloacele de semnătură electronică digitală utilizate trebuie să fie certificate în conformitate cu procedura stabilită.

Cel mai simplu mod este de a organiza fluxul de documente electronice cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. pentru aceasta, trebuie să obțineți și o semnătură electronică și să încheiați un acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii depun declarații, explicații, facturi la organul fiscal. Ca „feedback”, documentele sunt generate de autoritățile fiscale în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 / [email protected]„Cu privire la aprobarea Procedurii de transmitere a documentelor utilizate de organele fiscale în exercitarea atribuțiilor ce le revin în raporturile reglementate de legislația privind impozitele și taxele, în formă electronică prin canale de telecomunicații și privind recunoașterea ca nulități a unor prevederi ale ordinului Serviciul Fiscal Federal din 17 februarie 2011 Nr. ММВ-7 -2 / [email protected]».

Aceste documente includ:

1. cerințe de clarificare;
2. avizele companiei străine controlate;
3. notificarea de citare a contribuabilului (contribuabil, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii privind suspendarea tranzacțiilor pe conturile contribuabilului (plătitor al taxei, agent fiscal) în bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
6. decizii de anulare a suspendării tranzacțiilor pe conturile contribuabilului (plătitor al taxei, agent fiscal) în bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
7. decizii privind efectuarea unui audit fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Cum trebuie să stocați documentele?

in primul rand, este necesar să se întocmească o listă de cazuri pentru o anumită organizație. Nomenclatorul cazurilor va diferi in functie de firma si domeniul de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea termenilor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul de cazuri stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru contabilizarea cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formeze cazuri. pentru aceasta, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate în formă electronică. Să vă reamintim că există perioade standard de stocare pentru documentele individuale. De exemplu, documentele contabile se păstrează timp de 5 ani, în timp ce documentele fiscale se păstrează timp de 4 ani.

În al treilea rând, este necesar să se verifice dacă datele sunt stocate electronic în nomenclatorul de caz. De exemplu, „Programele de timp și de prezență. Documente electronice”.

Al patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a putea stoca un fișier electronic, trebuie să:
- descărcare din sistemul electronic (dacă documentul este creat în orice produs software special);
- protejați împotriva eventualelor modificări prin salvarea într-un format adecvat;
- scrie pe suportul de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căruia există noi posibilități de lucru cu fișiere. PDF/A este pentru altceva: este un format pentru arhivarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este întocmirea inventarelor. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de foi, care este indicat la formarea carcasei pe hârtie, se indică volumul documentelor electronice.

Formatul inventarului poate arăta astfel:

În unele cazuri, este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, notele au fost păstrate mult timp, perioada de păstrare a expirat și este necesară distrugerea lor. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi efectuată de o comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării se întocmește un act de atribuire a documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza actului, discurile sau alte medii sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect fluxul de documente electronice. Multe companii se confruntă cu probleme de organizare incorectă a fluxului de documente, atunci când doar un loc de muncă dintr-un departament sau chiar un departament este conectat la fluxul de documente electronice, când mai mult de jumătate dintre documente sunt încă pe hârtie. Prin urmare, toate problemele legate de managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „la mal” în stadiul implementării sistemului.