Çfarë duhet bërë nga një kompani që ka vendosur të kalojë në menaxhimin elektronik të dokumenteve. Cili është algoritmi i veprimeve, nga të filloni?

Gjëja e parë që duhet të bëni është të mendoni se nga cilat rezultate dëshiron të marrë kompania. Aktualisht ka dy linja pune. Ky është një rrjedhë dokumentesh B2G, domethënë midis ndërmarrjeve dhe agjencive qeveritare. Dhe B2B, domethënë shkëmbimi i letrave midis ndërmarrjeve. Sa i përket B2G, ne po flasim për lidhjen me agjencitë e nevojshme qeveritare për një ndërmarrje të caktuar, në varësi të specifikave të aktiviteteve të saj. Në vendin tonë, të gjitha kompanitë raportojnë në zyrën e taksave,.

Atëherë gjithçka varet nga fusha e veprimtarisë - për shembull, një kompani tregton produkte alkoolike, një tjetër, gjatë prodhimit, në një mënyrë apo tjetër ka ndikim në mjedis, një kompani e tretë e angazhuar në shërbimet e sigurimit, tregun e letrave me vlerë, etj. . Është e nevojshme të shikohet se çfarë kërkojnë autoritetet e tjera të raportojnë. Pasi të përcaktohet lista e departamenteve ku do të raportojmë, duhet të shohim se çfarë propozimesh mund të bëjë operatori i menaxhimit të dokumenteve elektronike. Në varësi të kësaj, kompania zgjedh planin e duhur tarifor. Më tej, lidhet një marrëveshje, hartohet numri i kërkuar i nënshkrimeve elektronike, instalohet softueri i nevojshëm, mbahen seminare për të mësuar se si të punohet me këtë softuer. Kjo është e gjitha - rrjedha e dokumenteve me agjencitë qeveritare ka një vend për të qenë.

- Na tregoni më shumë për B2B?

Ky, siç thashë, është lloji i dytë i shkëmbimit të dokumenteve dixhitale. Organizohet ndërmjet subjekteve afariste. E gjitha varet nga kompania specifike. Nuk ka asnjë recetë të përgjithshme për të filluar dërgimin e dokumenteve këtu. Ka situata kur një ndërmarrje është thjesht e detyruar të kalojë në menaxhimin elektronik të dokumenteve me palët e saj vetëm për të mbijetuar.

Në lidhje me hyrjen në fuqi të normës së re nga 1 janari 2014, të gjithë përdoruesit e EDS, pa përjashtim, do të duhet të kontaktojnë një qendër certifikimi për të zëvendësuar certifikatat kryesore. Deri më tani, të gjitha letrat virtuale të nënshkruara me një certifikatë të vlefshme njihen si dokumente të vërtetuara me një nënshkrim elektronik të kualifikuar.

Për shembull: një nga rrjetet kryesore tregtare kohët e fundit filloi të punojë me furnitorët e tij, duke shkëmbyer ekskluzivisht letra dixhitale. Kështu, për të furnizuar produktet e tij në këtë rrjet, një fermer duhet të kalojë në menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Përfitimet e EDI

A ka ndonjë përfitim nga kalimi në EDI për bizneset e vogla dhe të mesme? Duket se për momentin dixhital mund të sjellë përfitime të vërteta për organizatat e mëdha.

Për bizneset e vogla dhe të mesme, kalimi në EDI nuk është një super detyrë tani. Por mund ta shikosh, ta “ndjesh”. Shpejtësia e rrjedhës së punës - kjo do të jetë një avantazh. Por përdorimi i EDI nuk ka të bëjë vetëm me marrëdhëniet me kontraktorët. Këtu përfshihen marrëdhëniet me agjencitë qeveritare, dhe këtu biznesmenët do të detyrohen të kalojnë, nuk ka mundësi.

Një tjetër pikë shumë e rëndësishme që bizneset e vogla dhe të mesme duhet të mbajnë mend është se përdorimi i një nënshkrimi elektronik në katet e tregtimit është një mënyrë për të zgjeruar biznesin e tyre. Nga viti 2014-2015, 15 për qind e porosisë shtetërore do të vendoset tek bizneset e vogla dhe të mesme. Tani po punohet seriozisht për tërheqjen e këtyre kompanive për të përmbushur urdhrin e shtetit. Dhe ky është një shans i vërtetë për të zgjeruar biznesin tuaj. Kush do të refuzojë të marrë një kontratë për 100-200 mijë rubla me pagesë të garantuar?

A ka ndonjë përfitim për kompanitë e vogla kur paguajnë për shërbimet e menaxhimit të dokumenteve elektronike? Në fund të fundit, shumë organizata nuk kalojnë në EDI për shkak të frikës nga tarifat e larta.

Unë dhashë një shembull në seminarin sot: 995 rubla - një gamë e plotë shërbimesh për menaxhimin e dokumenteve me agjencitë qeveritare. Nëse llogaritni koston e udhëtimit në Moskë me transport publik disa herë në vit në autoritetet ku duhet të paraqisni dokumente, dhe madje edhe në të dy drejtimet, atëherë shuma e shpenzimeve do të rezultojë të jetë shumë afër kostos që kam njoftuar .

Nëse llogaritari nuk është "miqësor" me kompjuterin, a është e mundur të gabon? Në përgjithësi, sa e vështirë është të punosh me programe të tilla?

Ka elemente të formatit dhe kontrollit logjik. Nëse nuk ka keqdashje në formimin e dokumentit, atëherë është pothuajse e pamundur të humbasësh. Epo, nëse diçka bëhet me qëllim ose përdoruesi është i pavëmendshëm, asnjë program nuk është i garantuar që një person të futë 1,000,000 në vend të 1000.

Nënshkrimi dixhital

Pse, sipas jush, kalimi në menaxhimin elektronik të dokumenteve nuk është bërë ende i përhapur? Çfarë i frikëson kompanitë?

A është vërtet e frikshme? Le të shohim, ne kemi në 63 [Ligji Federal i 04/06/2011 Nr. 63-FZ "Për Nënshkrimin Elektronik" - përafërsisht. ed.] ligji formuloi konceptin e tre llojeve të EDS. Kjo është e thjeshtë, në fakt është një kombinim i hyrjes dhe fjalëkalimit. Enhanced është një nënshkrim duke përdorur kriptombrojtje. Dhe nënshkrimi elektronik është i kualifikuar, ai që lëshohet nga një qendër certifikimi e akredituar. 90 për qind e njerëzve në vendin tonë përdorin hyrjen dhe fjalëkalimin. Ose në ATM, ose në rrjetet sociale, ose në e-mail. Kjo do të thotë, mund të themi se pothuajse të gjithë përdorin një nënshkrim të thjeshtë.

Një numër i tillë i nënshkrimeve dixhitale të përdorura sot nuk është i papërshtatshëm as për qendrat e certifikimit, as për sistemet e informacionit dhe as për përdoruesit. Shpresoj që gjatë viteve 2014-2015 të kemi uniformitet dhe të ulet numri i nënshkrimeve.

Sa i përket nënshkrimit të kualifikuar, ai është ende pak i përdorur ku. Por përdoret, për shembull, në portal. Dhe sa më shumë shërbime të ofrojë, aq më shumë njerëz do ta përdorin këtë nënshkrim. Përdorimi i tij është i kufizuar jo aq nga frika e njerëzve, sa nga mungesa e burimeve mbi të cilat mund të përdoret.

Me sektorin e korporatave është ende më e lehtë. Tani rreth gjysma e ndërmarrjeve përdorin sisteme të raportimit elektronik, dhe të gjitha ato zbatohen në një nënshkrim elektronik. Dhe këto kompani punësojnë të njëjtët njerëz që duket se kanë frikë të kalojnë në menaxhimin elektronik të dokumenteve. Pra, kjo frikë është më shumë si një mit sesa një realitet.

- A duhet të presim ndonjë ndryshim të rëndësishëm në legjislacionin për EDI?

Në të vërtetë, shumë tani po flasin për papërsosmërinë e fushës ligjore në këtë fushë... Unë nuk do ta quaja papërsosmëri, ky është një proces normal i formimit të legjislacionit. Në fakt, përdorimi aktiv i nënshkrimeve elektronike në Rusi është i mirë nëse ka pesë vjet. Natyrisht, është thjesht e pamundur të formohet një kuadër rregullator i vendosur gjatë një periudhe të tillë, duke marrë parasysh zhvillimin e teknologjive. Tani ka një proces sistematik të zhvillimit të legjislacionit. Nga ajo që ia vlen të pritet: kjo është hyrja përfundimtare e ligjit të 63-të për nënshkrimin elektronik dhe refuzimi i ligjit të parë [Ligji Federal i datës 10.01.2002 Nr. 1-FZ "Për nënshkrimin dixhital elektronik". Ky rregull është bërë i pavlefshëm që nga 1 korriku i këtij viti - përafërsisht. red.]. Ligji, meqë ra fjala, është mjaft adekuat, kompetent. Nuk ka boshllëqe të dukshme në të. Është mjaft i strukturuar. Shpresojmë që me futjen e tij numri i llojeve të EDS do të ulet. Tani shumë agjenci qeveritare, sisteme informacioni parashtrojnë kërkesat e tyre për nënshkrimet elektronike, të cilat jo gjithmonë janë në përputhje me ligjin.

Prania e një numri të tillë nënshkrimesh dixhitale nuk është e papërshtatshme as për qendrat e certifikimit, as për sistemet e informacionit dhe as për përdoruesit. Imagjinoni që keni pesë nënshkrime në zinxhirin tuaj të çelësit, ndërsa mbani mend se njëra është për zyrën e taksave, tjetra për platformën tregtare, e treta për Rosreestr, e kështu me radhë. Shpresoj që gjatë viteve 2014-2015 të kemi uniformitet dhe të ulet numri i nënshkrimeve.

Me ndihmën e VLSI, ju mund të shkëmbeni dokumente elektronike jo vetëm brenda kompanisë suaj, por edhe me organizata ose departamente të tjera, si dhe të kontrolloni marrëveshjet e ndërsjella me partnerët, furnitorët ose divizionet e largëta territoriale. Për ta bërë këtë, rrjedha e punës duhet të aktivizohet.

Në përgjithësi, shkëmbimi i çdo dokumenti elektronik në VLSI përbëhet nga hapat e mëposhtëm:

1. Dërguesi plotëson një dokument në VLSI ose ngarkon një dokument të përfunduar.
2. ia dërgon palës tjetër, duke e nënshkruar me nënshkrimin e tij elektronik.

   Nëse marrësi nuk përdor ende menaxhimin elektronik të dokumenteve në VLIS, atëherë një ftesë për t'u regjistruar në sistem do t'i dërgohet me email.

3. kundërpalë merr dokumentin. Nëse dokumenti kërkon miratim dypalësh, marrësi e miraton ose e refuzon atë, duke treguar arsyen.
4. Dërguesi kontrollon statusin e përpunimit të dokumentit dhe marrjen e një kopjeje të nënshkruar nga pala tjetër.

   Nëse dokumenti është refuzuar, dërguesi mund të korrigjojë komentet dhe të dërgojë një dokument korrigjues ose të dërgojë një të ri.

Për të shmangur mospërputhjen midis marrësit dhe dërguesit, është e ndaluar ndryshimi i fazave të transferimit të dokumenteve ndërmjet kompanive, por mund të shtoni fazat e miratimit të dokumenteve brenda kompanisë. VLSI përmban katër rregullore për shkëmbimin e dokumenteve ndërmjet palëve, të cilat lejojnë organizimin e shumicës së proceseve të biznesit:

• Nënshkrimi i një marrëveshjeje

  Ka një procedurë standarde për nënshkrimin (koordinimin) e një dokumenti nga dy palë.

• Shkëmbimi i faturave dhe dokumenteve të tjera të shitjes

  Procedura për lëshimin dhe marrjen e faturave elektronike rregullohet rreptësisht nga Urdhri i Ministrisë së Financave të Federatës Ruse nr. 174n dhe ndryshon nga miratimi i zakonshëm nga prania e dokumenteve teknike shtesë që shërbejnë për fiksimin e datës së transmetimit dhe pranimit të faturat.

• Pajtimi i marrëveshjeve të ndërsjella me palën tjetër

  Marrësi jo vetëm që mund të miratojë ose refuzojë aktin e ardhshëm të pajtimit, por edhe të bashkëngjisë versionin e tij.

  VLSI rresht pas rreshti bashkon aktet e rakordimit të krijuara në sistemet e kontabilitetit të dërguesit dhe marrësit dhe tregon mospërputhjet.

• Punoni me korrespondencë

  Ju mund të dërgoni dhe merrni çdo dokument, qoftë specifikim për kontratë apo kartolinë urimi, pa miratim, ashtu si posta e zakonshme.

Lini komentet tuaja:

DËRGONI

Automatizoni operacionet rutinë me bazat e të dhënave 1C përmes modalitetit të grupit të konfiguruesit.

KUJDES!

Nëse e keni humbur kutinë e futjes së mesazhit, klikoni Ctrl-F5 ose ctrl-r ose butonin Refresh në shfletues.

Tema nuk është përditësuar për një kohë të gjatë dhe është shënuar si e arkivuar. Shtimi i mesazheve nuk është i mundur.
Por ju mund të krijoni një temë të re dhe patjetër do të merrni një përgjigje!
Çdo orë ka më shumë se 2000 Njerëzore.

Operatorët EDI dhe shërbimet për shkëmbimin e dokumenteve elektronike

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Diadoc lejon kompanitë të kryejnë EDF të rëndësishme ligjore në Federatën Ruse dhe të shkëmbejnë çdo dokument me njëra-tjetrën nëpërmjet internetit. Për të nënshkruar dokumentet në Diadoc, përdoret një nënshkrim elektronik i kualifikuar, si në raportimin elektronik. CEP jep rëndësi juridike pa lidhjen e marrëveshjeve shtesë ndërmjet palëve.

Shërbimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore (YUZEDO) ndërmjet palëve (subjektet ekonomike).

SWEDO siguron shkëmbimin e faturave dhe fletëdërgesave në formë elektronike, si dhe çdo lloj dokumenti tjetër.

Ofruesi ndërkombëtar i zgjidhjeve EDI për optimizimin e proceseve të biznesit: menaxhimi i dokumenteve elektronike të brendshme dhe të jashtme, shkëmbimi i dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore (faturat elektronike, faturat, etj.), nënshkrimi elektronik dhe shumë më tepër.

Zgjidhja e kompanisë 1C, e cila siguron shkëmbimin e dokumenteve me rëndësi ligjore, faturave elektronike dhe dokumenteve të tjera elektronike direkt nga 1C: Ndërmarrja, pa përdorur programe të tjera përmes një prej operatorëve të menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDM) që mbështesin teknologjinë 1C-EDO.

Sherbim per shkembimin e dokumentave elektronike. Ai do t'i dorëzojë çdo dokument palëve tuaja brenda pak sekondash, duke përfshirë faturat, faturat dhe kontratat. Ju nuk do të vareni nga posta dhe shërbimet korriere, do të harroni vonesat dhe gabimet, do të jeni në gjendje të përgatisni shpejt dokumentet për dërgim tek autoritetet rregullatore.

Shërbimi ju lejon të organizoni shkëmbimin e faturave elektronike dhe dokumenteve të tjera parësore nëpërmjet internetit me klientët, furnitorët, partnerët, departamentet tuaja.

Ofruesi i shkëmbimit elektronik të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore ndërmjet kompanive

InfoTeKS

Operatori rus i menaxhimit të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore, raportimit elektronik dhe një qendre certifikimi të akredituar.

Express Elektronik

Shërbimi për përgatitjen dhe transmetimin e raportimit elektronik. Nënshkrimi elektronik i kualifikuar për punë në portalet shtetërore dhe korporative. Nënshkrimi elektronik për ofertë në faqet publike dhe komerciale.

Sistemi i shkëmbimit të përbashkët të dokumenteve juridikisht të rëndësishme. Ju lejon të shkëmbeni dokumente financiare dhe ekonomike drejtpërdrejt nga ndërfaqja e përdoruesit të sistemit ERP në përputhje të plotë me legjislacionin aktual të Federatës Ruse.

SYSLINK u ofron klientëve të saj shërbime për: sigurimin e një dokumenti qarkullimi të rëndësishëm ligjor (DOCLINK), kontrollin e shpërndarjes (DTS), tregtimin elektronik (ETP) dhe automatizimin e tregtisë celulare (SFA), për çdo fushë biznesi.

transkript

Një sistem për shkëmbimin e dokumenteve elektronike nëpërmjet internetit me kontraktorët dhe partnerët. Përmes Transkriptit transmetohen dokumentet e formalizuara dhe joformalizuara. Roaming punon me operatorë të tjerë EDI. Për integrim, sigurohet një API dhe një modul për të punuar në 1C.

Flitet shpesh dhe shumë për menaxhimin e dokumenteve elektronike, por është e vështirë të lundrosh në një numër të madh termash të rinj dhe akoma më e vështirë të kuptosh se si funksionon gjithçka. Një seri artikujsh "Kontabilist dhe një dokument elektronik" është krijuar posaçërisht për të treguar në një gjuhë të arritshme për këtë lloj ndërveprimi gjithçka që një kontabilist duhet të dijë. Si të filloni një shkëmbim? Si të punoni me llogaritë primare dhe të dorëzoni raporte në mënyrë elektronike? Ju do të gjeni përgjigje për këto dhe pyetje të tjera në numrat tanë.

Në kapitullin e parë, ne do të flasim se si të kaloni në ndërveprim elektronik me palët dhe çfarë ju nevojitet për të filluar shkëmbimin.

Pamje nga lart: a nevojitet ndryshim?

Le të shohim situatën aktuale nga lart: shumë kompani automatizojnë pjesërisht ose plotësisht proceset e tyre të brendshme të biznesit përmes zbatimit të sistemeve të informacionit. Por funksionimi i organizatës nuk kufizohet në proceset e brendshme, është e nevojshme të ndërveprohet me kontraktorët.

Për shembull, pas përfundimit të një transaksioni biznesi, një kontabilist harton një akt të punës së kryer në sistemin e tij të kontabilitetit, e printon atë dhe e dërgon me postë ose me korrier. Pala tjetër, pasi ka marrë aktin, e skanon atë dhe e fut në sistemin e informacionit, nëse ka. Pastaj llogaritari "duart" bën hyrjen në sistemin e kontabilitetit dhe pa dështuar e ruan letrën origjinale. Në mënyrë të përshtatshme?

Situata është paradoksale: proceset e brendshme janë të optimizuara, ndërsa ato të jashtme jo, ndërsa janë proceset e jashtme mirëfunksionale ato që çojnë në një minimizim real të kostove, materiale dhe kohore. Dorëzimi i dokumenteve në letër kërkon ditë dhe javë të çmuara, ndërsa dokumentet elektronike transmetohen brenda pak minutash.

Metodat e shkëmbimit të dokumenteve elektronike

• Pra, keni vendosur të filloni shkëmbimin e dokumenteve elektronike. Si do të ndërtohet ndërveprimi elektronik, palët vendosin vetë. Ekzistojnë dy lloje kryesore të shkëmbimit:
• Shkëmbeni drejtpërdrejt me një palë tjetër mund të filloni duke lidhur një marrëveshje paraprake, e cila detajon procedurën dhe kushtet e shkëmbimit. Nëse të dy palët përdorin një nënshkrim elektronik të kualifikuar të përmirësuar, atëherë një marrëveshje nuk mund të lidhet, përkatësisht, me llojet e tjera të nënshkrimit elektronik, një marrëveshje është e nevojshme. Avantazhi i dukshëm i këtij opsioni është se nuk keni nevojë të paguani operatorët për transferimin e dokumenteve, mund të përdorni e-mail të rregullt. Por jo të gjitha dokumentet mund t'i dërgohen drejtpërdrejt palës tjetër.
• Një variant tjetër - shkëmbimin e faturave nëpërmjet një operatori elektronik të menaxhimit të dokumenteve (operatori EDO SF). Kjo metodë është më e mirë, nëse vetëm sepse lidheni një herë me rrjetin e operatorit, bashkoheni me rregulloret e shkëmbimit dhe punoni në shërbim. Operatorët e EDF SF kanë aftësitë teknologjike, njerëzore dhe ligjore për të siguruar shkëmbimin legjitim të çdo dokumenti elektronik dhe, më e rëndësishmja, faturat.

Karina Cassis,analistSynerdocs

Tre hapa të thjeshtë drejt EDI

• lidheni me operatorin;
• blerja e një certifikate të nënshkrimit elektronik dhe mjeteve mbrojtëse kriptografike (CIPF);
• lidhni palët (nëse është e nevojshme) duke përdorur një operator

Lidhja me një operator

Rregullorja është një dokument që detajon parimet e punës, detyrat e shërbimit dhe aspektet ligjore.

Blerja e një certifikate nënshkrimi elektronik dhe mjeteve të mbrojtjes kriptografike

Sipas ligjit federalN63 “Për nënshkrimin elektronik”, një certifikatë nënshkrimi elektronik e përdorur nga një firmë (person juridik) gjithashtu identifikon një individ të caktuar, por që vepron në emër të firmës në bazë të Kartës ose të një prokure. Natyrisht, certifikatat nuk mund t'u transferohen personave të tjerë. Ju nuk mund të udhëzoni dikë që të vendosë autografin tuaj në dokumente.

Karina Cassis,analistSynerdocs

Një nënshkrim elektronik (ES) është një sekuencë karakteresh që i bashkëngjitet një dokumenti. Ekzistojnë tre lloje nënshkrimesh: të thjeshta, të pakualifikuara të përmirësuara, të kualifikuara të zgjeruara.

Sipas ligjit federal nr. 63 "Për nënshkrimin elektronik", një dokument elektronik i nënshkruar me një ES të thjeshtë ose të zgjeruar të pakualifikuar njihet si ekuivalent me një dokument letre të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë.

Një nënshkrim i kualifikuar i përmirësuar në një dokument elektronik është një analog i një nënshkrimi dhe vule të shkruar me dorë në një dokument letre. Shërbimi Federal i Taksave njeh forcën juridike vetëm të atyre dokumenteve që nënshkruhen me një nënshkrim të kualifikuar .

Një mjet për mbrojtjen e informacionit kriptografik (CIPF) është një program i veçantë që kodon dhe deshifron informacionin e transmetuar. CIPF në shërbimet e shkëmbimit është i nevojshëm për të krijuar dhe verifikuar një nënshkrim elektronik. Licenca për të drejtën e përdorimit mund të blihet përmes operatorit.

Lidhja e palëve

Nuk ka rëndësi se cilin operator EDF SF përdor pala - ju mund të lidheni me një operator dhe pala tjetër me një tjetër. Sot, një numër i operatorëve kryesorë po zhvillojnë dhe testojnë teknologjinë e roaming. Ndërsa teknologjia është në fazën e zhvillimit, ju mund të përdorni opsione të tjera për organizimin e ndërveprimit me palët.

Opsioni i parë është të punoni me operatorë të shumtë . Askush nuk i ndalon pjesëmarrësit e shkëmbimit të përdorin shërbimet e disa operatorëve EDI. Ju vetë mund të lidheni me disa operatorë, ose t'ia ofroni këtë metodë të punës një pale, nëse është e përshtatshme, sigurisht.

Nëse ju dhe pala tjetër jeni të lidhur me shërbime të ndryshme dhe për ndonjë arsye nuk dëshironi të përdorni shërbimet e disa operatorëve të menaxhimit të dokumenteve elektronike, atëherë kushtojini vëmendje opsioni i dytë - mund të kontaktoni operatorët tuaj me një propozim për të krijuar një shkëmbim midis tyre.

Në vend të një përfundimi

Në numrin e ardhshëm

Me disa palë, ne duam të kalojmë në menaxhimin elektronik të dokumenteve, në veçanti, të marrim fatura dhe akte të nënshkruara me nënshkrim elektronik, nëse kjo do të thuhet në marrëveshjen e shërbimit, për të shmangur "grupimin" e taksës.

Do të ishte më mirë që organizatat të lidhnin një marrëveshje për shkëmbimin elektronik të dokumenteve, e cila do të përcaktojë formatin e menaxhimit të dokumenteve elektronike ndërmjet kompanive. Cilat klauzola të marrëveshjes do t'i ndihmojnë organizatat të shmangin pretendimet e inspektorëve janë paraqitur në artikull në përgjigjen e plotë.

Arsyetimi

Çfarë është e rëndësishme të reflektohet në marrëveshjen për shkëmbimin elektronik të dokumenteve për të shmangur humbjet tatimore

Ekaterina Shestakova, Drejtoreshë e Përgjithshme e Menaxhimit Aktual LLC, Ph.D. ligjore shkencat

David Okolelov, Këshilltar i Shërbimit Civil Shtetëror të Federatës Ruse, klasa e tretë

Për shkëmbimin elektronik të "primare" kërkohet pëlqimi i të dyja palëve

Nuk do të jetë e mundur shkëmbimi i faturave pa një marrëveshje me EDI

Është e nevojshme të bihet dakord paraprakisht për përdorimin e një nënshkrimi të thjeshtë

ME Tani gjithnjë e më shumë kompani po kalojnë në menaxhimin elektronik të dokumenteve jo vetëm me inspektimin, por edhe me kontraktorët (lexoni më shumë më poshtë). Megjithatë, ndryshe nga shkëmbimi i informacionit me organet tatimore, procedura e përgatitjes, marrëveshjes dhe nënshkrimit të një marrëveshjeje për shkëmbimin elektronik të dokumenteve ndërmjet shoqërive nuk miratohet ligjërisht.

LEXO NE E.RNK.RU

Gjëra më të dobishme

Ne kemi zhvilluar një marrëveshje mostër për shkëmbimin e dokumenteve elektronike (në tekstin e mëtejmë referuar si marrëveshje), në të cilën kemi përcaktuar formatin e menaxhimit të dokumenteve elektronike ndërmjet kompanive (shih mostrën më poshtë). Le të shqyrtojmë se cilat klauzola të një marrëveshjeje të tillë do ta ndihmojnë kompaninë të shmangë pretendimet e inspektorëve.*

1. Fiksimi i formës së marrëveshjes në politikën e kontabilitetit do të justifikojë të drejtën e kompanisë për të shkëmbyer letra në formë elektronike.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve është i lidhur me menaxhimin e brendshëm të dokumenteve, kontabilitetin dhe raportimin e kompanisë. Nga ana tjetër, tërësia e metodave të kontabilitetit duhet të miratohet në politikën e kontabilitetit (neni 8 i Ligjit Federal të 06.12.11 Nr. 402-FZ, më tej - Ligji Nr. 402-FZ).

Prandaj, nëse një kompani vendos të prezantojë një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve dhe raportimit elektronik, një sistem i tillë duhet të pasqyrohet në politikën e kontabilitetit. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të rregulloni:

- vëllimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike;
- format e dokumenteve elektronike;
- procedurën e ruajtjes së raportimit elektronik;
- rastet kur në vend të dokumenteve elektronike shoqëria harton dokumente në letër.

2. Një tregues i metodës së shkëmbimit elektronik do të qartësohet kur ndërveproni me palët

Rendi dhe metoda e menaxhimit të dokumenteve elektronike të kompanisë përcaktohet në mënyrë të pavarur. Është e rëndësishme të merren parasysh dy nuanca kryesore.

Së pari, marrëveshja duhet të specifikojë nëse dokumentet elektronike janë të dyfishuara në letër. Për shembull, një kompani i dërgon një TTN një pale në formë elektronike, dhe më pas pas njëfarë kohe dërgon të njëjtin dokument në formë letre (për shembull, nëse pala tjetër nuk e ka marrë dokumentin elektronik).*

Duhet të theksohet se një procedurë e tillë për përpunimin e dokumenteve parashikohet aktualisht për faturat (klauzola 4 e Rregullave për mbajtjen e një ditari të faturave të pranuara dhe të lëshuara të përdorura në llogaritjet e tatimit mbi vlerën e shtuar, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të dhjetorit 26, 2011 Nr. 1137 “Për formularët dhe rregullat për plotësimin (mirëmbajtjen) e dokumenteve të përdorura në llogaritjet e tatimit mbi vlerën e shtuar”).

Së dyti, këshillohet që në marrëveshje të vihet në dukje nëse kompanitë shkëmbejnë dokumente elektronike drejtpërdrejt (duke përdorur programe të specializuara ose klientë të rregullt postare) ose duke përfshirë një operator të menaxhimit të dokumenteve elektronike (lexoni më shumë më poshtë).*

LEXO NE E.RNK.RU

Si të shkëmbeni faturat në mënyrë elektronike

Ministria e Financave e Rusisë rregullon në mënyrë rigoroze procedurën për shkëmbimin elektronik të faturave (Urdhër nr. 50n, datë 25 prill 2011), në të cilën e gjithë procedura përshkruhet në 23 paragrafë. Megjithatë, shkëmbimi i faturave elektronike nuk është aq i vështirë sa mund të duket në shikim të parë.

Sipas Ministrisë së Financave të Rusisë, është e mundur të konfirmohet fakti i një transaksioni biznesi për qëllime tatimore nga një dokument elektronik i nënshkruar me një nënshkrim elektronik të kualifikuar të zgjeruar. Një dokument i nënshkruar me një nënshkrim të pakualifikuar të thjeshtë ose të zgjeruar mund të konsiderohet si një analog i një dokumenti me një nënshkrim të shkruar me dorë të vendosur në letër, vetëm në rastin e përcaktuar me ligj (letra e datës 12.04.13 Nr. 03-03-07 / 12250) .

Rezulton se një dokument i nënshkruar me një nënshkrim të pakualifikuar të thjeshtë ose të zgjeruar nuk do të konfirmojë shpenzimet e kompanisë (letrat e Ministrisë së Financave të Rusisë të datës 23 janar 2013 Nr. 03-03-06 / 1/24, datë 25 dhjetor, 2012 Nr 20.12.12 Nr 03-03-06/1/710).

- fletëpagesa në formën nr. TORG-12;
- akti i pranimit dhe i dorëzimit të punëve (shërbimeve).

Përveç kësaj, është e rëndësishme të mbani mend se kompanitë mund të shkëmbejnë fatura vetëm duke përfshirë një operator elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Prandaj, nëse organizata nuk ka një marrëveshje përkatëse, këshillohet që të përjashtohen faturat nga lista e dokumenteve elektronike.

5. Një tregues i rendit në të cilin dokumentet elektronike ruhen do t'i mbrojë ato nga shkatërrimi i parakohshëm

Procedura e ruajtjes së dokumenteve elektronike nuk ndryshon nga procedura e ruajtjes së dokumenteve në letër. Pra, faturat elektronike duhet të ruhen për periudhën e parashikuar për ruajtjen e dokumenteve në letër (klauzola 1.13 e Procedurës për lëshimin dhe marrjen e faturave në formë elektronike përmes kanaleve të telekomunikacionit duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital, të miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë datë 25 Prill 2011 Nr 50n). Kujtojmë se për qëllime kontabël, dokumentet parësore mbahen për pesë vjet, dhe për qëllime tatimore - katër vjet.

Por në praktikë, ekziston rreziku i humbjes së dokumentit (për shembull, në rast të dështimit të kompjuterit ose në rast zjarri). Prandaj, këshillohet që në marrëveshje të përcaktohet procedura për marrjen e kopjeve të dokumenteve nga pala tjetër (shih komentin e ekspertit më poshtë).

Sot, menaxhimi elektronik i dokumenteve depërton me guxim në jetën tonë, sot pothuajse të gjitha kompanitë përdorin dokumente elektronike, përdorin e-mail, deklarata elektronike, aq më tepër që për taksimin e TVSH-së deklaratat e detyrueshme janë të vendosura me ligj. Dikush vazhdoi dhe përdor sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve në jetën e përditshme dhe transferoi të gjitha raportimet dhe dokumentet parësore në formë elektronike.

Koncepti i menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe avantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ka të mirat dhe të këqijat e tij.

tabela
Të mirat dhe të këqijat e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Në të njëjtën kohë, menaxhimi elektronik i dokumenteve po zhvillohet gjithnjë e më shumë. Dhe ka parakushte për këtë.

Së pari, menaxhimi elektronik i dokumenteve parashikohet në legjislacionin tatimor. Për shembull, kur raportoni për primet e sigurimit ose tatimin mbi të ardhurat personale, ai duhet të dorëzohet në mënyrë elektronike nëse kompania ka më shumë se 25 persona. Raportimi elektronik duhet të dorëzohet në mënyrë elektronike. Gjithashtu, shpjegimet, nëse raportimi dorëzohet në mënyrë elektronike, në vitin 2017 do të duhet të jepen edhe në formën e një dokumenti elektronik.

Së dyti, menaxhimi elektronik i dokumenteve pranohet në kontabilitet. Sipas ligjit nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin", dokumenti kryesor i kontabilitetit përpilohet në letër dhe (ose) në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik.
Së treti, në vitin 2017, menaxhimi elektronik i dokumenteve do të zhvillohet më tej në procedurat ligjore. Kështu, shumë janë mësuar me faktin që vendimet e gjykatave publikohen në mënyrë elektronike në internet. Sipas nenit 4 të Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, një deklaratë e kërkesës, deklaratës, ankesës, paraqitjes dhe dokumenteve të tjera mund të paraqitet në gjykatë në letër ose në formë elektronike, përfshirë në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik në mënyrën e përcaktuar nga legjislacioni i Federatës Ruse, duke plotësuar formularin e postuar në faqen zyrtare të gjykatës në rrjetin e informacionit dhe telekomunikacionit "Internet". Dispozita të ngjashme vendosen edhe në pjesën e procesit civil.

Së katërti, teknologjitë elektronike kanë hyrë fort në jetën tonë për sa i përket përdorimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në dokumentacionin e tenderit, duke kryer ankande elektronike. Sipas nenit të Ligjit Federal të 05.04.2013 Nr. 44-FZ (i ndryshuar më 03.07.2016) "Për sistemin e kontratave në fushën e prokurimit të mallrave, punëve, shërbimeve për të përmbushur nevojat shtetërore dhe komunale", ankand në formë elektronike (ankand elektronik) nënkupton një ankand, në të cilin informacioni për prokurimin i komunikohet nga klienti një rrethi të pakufizuar personash duke postuar një njoftim për një ankand të tillë dhe dokumentacion për të në një sistem të vetëm informacioni, kërkesa uniforme dhe kërkesa shtesë u vendosen pjesëmarrësve në prokurim, një ankand i tillë ofrohet në platformën elektronike nga operatori i tij.

Arsyeja e pestë lidhet me faktin se sot shumë kompani operojnë në rajone të ndryshme, me qytete të ndryshme, prandaj, për të organizuar një biznes efektiv, është e nevojshme të përshpejtohet rrjedha e dokumenteve dhe të thjeshtohet marrëdhënia ndërmjet palëve. Në këtë drejtim, në mënyrë intuitive, shumë kompani prezantojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Si të prezantoni menaxhimin elektronik të dokumenteve?

Në fazën e dytë, duhet të zgjidhni se cilën nënshkrim do të përdorë kompania gjatë përpunimit të dokumenteve.

Një nënshkrim i thjeshtë elektronik është një nënshkrim elektronik që, nëpërmjet përdorimit të kodeve, fjalëkalimeve ose mjeteve të tjera, konfirmon faktin e formimit të një nënshkrimi elektronik nga një person i caktuar.

Nënshkrimi elektronik i pakualifikuarështë një nënshkrim elektronik që:

1. të marra si rezultat i transformimit kriptografik të informacionit duke përdorur një çelës elektronik të nënshkrimit;
2. ju lejon të identifikoni personin që ka nënshkruar dokumentin elektronik;
3. ju lejon të zbuloni faktin e ndryshimeve në një dokument elektronik pas momentit të nënshkrimit të tij;
4. krijuar duke përdorur mjetet e nënshkrimit elektronik.

1. çelësi i verifikimit të nënshkrimit elektronik është i specifikuar në certifikatën e kualifikuar;
2. për të krijuar dhe verifikuar një nënshkrim elektronik, përdoren mjetet e nënshkrimit elektronik që kanë konfirmimin e përputhshmërisë me kërkesat (neni 5 Ligji Federal i 6 Prill 2011 Nr. Për qëllime sigurie, është nënshkrimi i kualifikuar i përmirësuar.

Në fazën e katërt, është e nevojshme të sigurohen dokumente për lidhjen e kontratës.

Faza e pestë është lidhja e një marrëveshjeje me një qendër certifikimi. Sipas nenit 2 të Ligjit Federal të 6 Prillit 2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30 dhjetor 2015) "Për nënshkrimin elektronik", një qendër certifikimi është një person juridik, një sipërmarrës individual ose një organ shtetëror ose vendor. organi qeveritar që kryen funksionet e krijimit dhe lëshimit të certifikatave kryesore të verifikimit të nënshkrimeve elektronike, si dhe funksione të tjera.

Faza e gjashtë është futja e menaxhimit të dokumenteve elektronike në kompani, organizimi i një shkëmbimi specifik të dokumenteve elektronike. Faturat hartohen në formë elektronike me marrëveshje të ndërsjellë të palëve në transaksion dhe nëse ato kanë mjete dhe aftësi teknike të përputhshme për marrjen dhe përpunimin e këtyre faturave në përputhje me formatin e miratuar.

Çfarë duhet të përmbajë marrëveshja me qendrën e certifikimit?

Kur lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi, është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje temës së marrëveshjes. Sipas nenit 432 të Kodit Civil të Federatës Ruse, këto janë kushtet që janë të detyrueshme për kontratat e këtij lloji. Kontrata konsiderohet e lidhur nëse palët, në formën e kërkuar në rastet përkatëse, arrijnë një marrëveshje për të gjitha kushtet thelbësore të kontratës. Kjo do të thotë, është e rëndësishme të përshkruhet lënda e kontratës sa më qartë që të jetë e mundur.

Objekti i marrëveshjes rrjedh nga ligji “Për nënshkrimin elektronik”.

Qendra e verifikimit:

1. krijon certifikata të çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik dhe lëshon certifikata të tilla;
2. përcakton periudhat e vlefshmërisë së certifikatave të çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik;
3. revokon certifikatat e çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik të lëshuar nga ky autoritet certifikues;
4. lëshon, me kërkesë të aplikantit, mjetet e nënshkrimit elektronik;
5. mban një regjistër të certifikatave të lëshuara dhe të anuluara nga kjo qendër certifikimi për verifikimin e nënshkrimeve elektronike;
6. vendos procedurën për mbajtjen e regjistrit të certifikatave;
7. krijon, me kërkesë të aplikantëve, çelësat për nënshkrimet elektronike dhe çelësat për verifikimin e nënshkrimeve elektronike;
8. kontrollon uniken e çelësave për verifikimin e nënshkrimeve elektronike në regjistrin e certifikatave;
9. kontrollon nënshkrimet elektronike me kërkesë të pjesëmarrësve në ndërveprimin elektronik;
10. kryen veprimtari të tjera që lidhen me përdorimin e nënshkrimit elektronik.

1. mospërmbushja ose përmbushja e pahijshme e detyrimeve që rrjedhin nga kontrata për ofrimin e shërbimeve nga qendra e certifikimit;
2. moskryerja ose kryerja e pahijshme e detyrave (klauzola 3 e nenit 13 të Ligjit Federal të 04/06/2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30/12/2015) "Për Nënshkrimin Elektronik").

Si të organizoni menaxhimin elektronik të dokumenteve brenda kompanisë?

Hartimi, ekzekutimi dhe miratimi i projekt-dokumenteve elektronike kryhet sipas rregullave të përgjithshme të punës në zyrë, të vendosura për dokumente të ngjashme në letër. Një dokument elektronik duhet të ketë të gjitha detajet e vendosura për një dokument të ngjashëm në letër, me përjashtim të një vule, pasi një vulë nuk është një atribut i detyrueshëm. Brenda kompanisë, mund të përdoren metoda të konfirmimit të veprimeve me dokumente elektronike, në të cilat nuk përdoret një nënshkrim elektronik dixhital. Për shembull, pa një nënshkrim elektronik dixhital, dokumentet mund të vihen nën kontroll.

Nëse dëshironi të organizoni rrjedhën e dokumenteve me palët tuaja, atëherë duhet të përfshini dispozitat përkatëse në kontratën me palën tjetër.

Dokumentet gjenerohen dhe nënshkruhen në mënyrë elektronike. Mjetet e nënshkrimit elektronik dixhital të përdorur duhet të jenë të certifikuara në përputhje me procedurën e përcaktuar.

Mënyra më e lehtë është të organizoni menaxhimin elektronik të dokumenteve me autoritetet, për shembull, me shërbimin tatimor. për këtë, është gjithashtu e nevojshme të merrni një nënshkrim elektronik dhe të lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi. Më shpesh, tatimpaguesit dorëzojnë deklarata, shpjegime dhe fatura pranë organit tatimor. Si një "feedback" dokumentet formohen nga taksat në përputhje me Urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 15 Prill 2015 Nr. ММВ-7-2 / [email i mbrojtur]"Për miratimin e procedurës për dërgimin e dokumenteve të përdorura nga organet tatimore në ushtrimin e kompetencave të tyre në marrëdhëniet e rregulluara nga legjislacioni mbi taksat dhe tarifat, në formë elektronike nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit dhe për njohjen e pavlefshme të disa dispozitave të urdhrit të Shërbimit Federal të Taksave. datë 17 Shkurt 2011 Nr MMВ-7 -2 / [email i mbrojtur]».

Këto dokumente përfshijnë:

1. kërkesat për sqarim;
2. njoftimet e kompanive të huaja të kontrolluara;
3. njoftimet për thirrjen e tatimpaguesit (paguesi i tarifës, agjenti tatimor);
4. njoftim tatimor;
5. vendimet për pezullimin e operacioneve në llogaritë e një tatimpaguesi (tarifapaguesi, agjenti tatimor) në një bankë dhe transfertat e parave të tij elektronike;
6. vendimet për anulimin e pezullimit të operacioneve në llogaritë e tatimpaguesit (taksëpaguesi, agjent tatimor) në bankë dhe transfertat e parave të tij elektronike;
7. vendimi për të kryer një kontroll tatimor në vend;
8. dokumente të tjera.

Si të organizoni ruajtjen e dokumenteve elektronike?

Si duhet të ruhen dokumentet?

Së pari, është e nevojshme të përgatitet një nomenklaturë e punëve të një organizate të caktuar. Nomenklatura e lëndëve do të ndryshojë në varësi të kompanisë, fushës së veprimtarisë.

Nomenklatura e lëndëve përdoret për të grupuar dokumentet e ekzekutuara në raste, për të sistemuar dhe regjistruar rastet, për të përcaktuar kushtet e ruajtjes së tyre dhe për të kërkuar dokumente. Nomenklatura e lëndëve është bazë për përpilimin e inventarizimit të rasteve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet), si dhe për regjistrimin e rasteve të ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirëse).

Së dyti, është e nevojshme të formohen rastet. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të kryhet një ekzaminim i vlerës së dokumenteve që do të ruhen në formë elektronike. Ju lutemi vini re se ka kufizime kohore për ruajtjen e dokumenteve të caktuara. Për shembull, dokumentet e kontabilitetit mbahen për 5 vjet, dhe dokumentet tatimore për 4 vjet.

Së treti, është e nevojshme të vihet një shenjë që të dhënat ruhen në formë elektronike në nomenklaturën e rasteve. Për shembull, “Fletët e kohës. Dokumentet Elektronike.

Së katërti, ju duhet të arkivoni dokumentet.

Përpara se të vendosni një skedar elektronik për ruajtje, ai duhet:
- shkarkoj nga sistemi elektronik (nëse dokumenti është krijuar në ndonjë produkt softuer të veçantë);
- mbrojeni nga ndryshimet e mundshme duke ruajtur në një format të përshtatshëm;
- shkruani në një medium ruajtjeje.

Formati i pranuar përgjithësisht për ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve elektronike është PDF/A. Duhet të dallohet nga PDF-ja e zakonshme, me çdo përditësim të të cilit shfaqen mundësi të reja për të punuar me skedarë. PDF/A është menduar për diçka tjetër: është një format për ruajtjen arkivore afatgjatë të dokumenteve elektronike.

Hapi i pestëështë të shkruani përshkrime. Inventari përfshin të gjitha dosjet elektronike që janë krijuar në lidhje me dokumentet elektronike. Sidoqoftë, në vend të numrit të fletëve, i cili tregohet gjatë formimit të rasteve në letër, tregohet vëllimi i dokumenteve elektronike.

Formati i përshkrimit mund të duket si ky:

Në disa raste është e nevojshme të shkatërrohen dokumentet. Për shembull, shënimet e shërbimit u ruajtën për një kohë të gjatë, periudha e ruajtjes ka skaduar dhe është e nevojshme t'i shkatërroni ato. Në këtë rast, bëhet një ekzaminim i vlerës së dokumenteve. Një ekzaminim i tillë mund të kryhet nga një komision i posaçëm. Bazuar në rezultatet e ekzaminimit, lëshohet një akt për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim. Forma e një akti të tillë zhvillohet nga kompania në mënyrë të pavarur. Dhe në bazë të aktit, disqet ose media të tjera ruajtëse thjesht shkatërrohen.

Si përfundim, duhet theksuar se, natyrisht, e ardhmja i përket dokumenteve elektronike. Megjithatë, është e rëndësishme që të organizohet siç duhet menaxhimi i dokumenteve elektronike. Shumë kompani përballen me problemet e organizimit jo të duhur të menaxhimit të dokumenteve, kur vetëm një vend pune në një departament apo edhe një departament është i lidhur me menaxhimin elektronik të dokumenteve, kur shumica e dokumenteve mbahen ende në letër. Prandaj, të gjitha çështjet në lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike duhet të zgjidhen "në bankë" në fazën e zbatimit të sistemit.