Co musi zrobić firma, która zdecydowała się przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jaki jest algorytm działań, od czego zacząć?

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest zastanowienie się, jakie wyniki chce osiągnąć firma. Obecnie istnieją dwie linie pracy. Jest to przepływ dokumentów B2G, czyli między przedsiębiorstwami a agencjami rządowymi. I B2B, czyli wymiana dokumentów między przedsiębiorstwami. W przypadku B2G mówimy o połączeniu się z niezbędnymi dla danego przedsiębiorstwa agencjami rządowymi, w zależności od specyfiki jego działalności. W naszym kraju wszystkie firmy zgłaszają się do urzędu skarbowego.

Co więcej, wszystko zależy od dziedziny działalności – np. jedna firma handluje wyrobami alkoholowymi, inna w trakcie produkcji w taki czy inny sposób oddziałuje na środowisko, trzecia zajmuje się usługami ubezpieczeniowymi, rynkiem papierów wartościowych itd. na. Konieczne jest przyjrzenie się, jakie inne organy wymagają zgłaszania. Po ustaleniu listy działów, w których będziemy raportować, musimy przyjrzeć się, jakie propozycje może złożyć operator elektronicznego zarządzania dokumentami. W zależności od tego firma wybiera odpowiedni plan taryfowy. Ponadto zawierana jest umowa, sporządzana jest wymagana liczba podpisów elektronicznych, instalowane jest niezbędne oprogramowanie, odbywają się seminaria uczące pracy z tym oprogramowaniem. To wszystko — przepływ dokumentów z agencjami rządowymi ma swoje miejsce.

- Opowiedz nam więcej o B2B?

To, jak powiedziałem, jest drugim rodzajem cyfrowej wymiany dokumentów. Jest organizowany pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Wszystko zależy od konkretnej firmy. Nie ma tu ogólnej recepty na wysyłanie dokumentów. Zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorstwo jest po prostu zobligowane do przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami ze swoimi kontrahentami tylko po to, by przetrwać.

W związku z wejściem w życie nowej normy od 1 stycznia 2014 roku wszyscy użytkownicy EDS bez wyjątku będą musieli skontaktować się z centrum certyfikacji w celu wymiany kluczowych certyfikatów. Do tej pory wszystkie wirtualne dokumenty podpisane ważnym certyfikatem uznawane są za dokumenty poświadczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Na przykład: jedna z głównych sieci handlowych niedawno rozpoczęła współpracę ze swoimi dostawcami, wymieniając wyłącznie papiery cyfrowe. Dlatego, aby dostarczać swoje produkty do tej sieci, rolnik musi przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Korzyści z EDI

Czy jest jakaś korzyść z przejścia na EDI dla małych i średnich przedsiębiorstw? Wydaje się, że na razie digital może przynieść realne korzyści tylko dużym organizacjom.

Dla małych i średnich firm przejście na EDI nie jest teraz super zadaniem. Ale możesz na to spojrzeć, „poczuć”. Szybkość przepływu pracy - to będzie zaleta. Ale korzystanie z EDI to nie tylko relacje z kontrahentami. Dotyczy to relacji z agencjami rządowymi, a tutaj biznesmeni będą zmuszeni do zmiany, nie ma opcji.

Inną bardzo ważną kwestią, o której powinny pamiętać małe i średnie firmy, jest to, że korzystanie z podpisu elektronicznego na parkietach giełdowych jest sposobem na rozszerzenie ich działalności. W latach 2014-2015 15 proc. zamówienia państwowego będzie musiało trafić do małych i średnich przedsiębiorstw. Obecnie trwają poważne prace, aby przyciągnąć te firmy do realizacji państwowego zamówienia. A to jest realna szansa na rozwój Twojego biznesu. Kto odmówi otrzymania umowy na 100-200 tysięcy rubli z gwarantowaną płatnością?

Czy małe firmy mogą płacić za usługi elektronicznego zarządzania dokumentami? W końcu wiele organizacji nie przechodzi na EDI z obawy przed wysokimi taryfami.

Na dzisiejszym seminarium podałem przykład: 995 rubli - pełny zakres usług związanych z zarządzaniem dokumentami z agencjami rządowymi. Jeśli obliczysz koszt podróży po Moskwie komunikacją miejską kilka razy w roku w urzędach, w których musisz składać dokumenty, a nawet w obu kierunkach, to kwota wydatków okaże się bardzo zbliżona do kosztu, który zapowiedziałem .

Jeśli księgowy nie jest „przyjazny” komputerowi, czy można popełnić błąd? Ogólnie, jak trudna jest praca z takimi programami?

Istnieją elementy formatu i kontroli logicznej. Jeśli nie ma złośliwości w tworzeniu dokumentu, prawie nie można go przegapić. Cóż, jeśli coś zostanie zrobione celowo lub użytkownik jest nieuważny, żaden program nie gwarantuje, że osoba wprowadzi 1 000 000 zamiast 1000.

Podpis cyfrowy

Dlaczego Twoim zdaniem przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami nie stało się jeszcze powszechne? Co przeraża firmy?

Czy to naprawdę przerażające? Zobaczmy, mamy w 63. [ustawie federalnej z dnia 04.06.2011 r. nr 63-FZ „O podpisie elektronicznym” – ok. red.] ustawa sformułowała koncepcję trzech rodzajów EDS. To proste, w rzeczywistości jest to połączenie loginu i hasła. Enhanced to podpis wykorzystujący ochronę kryptograficzną. A podpis elektroniczny jest kwalifikowany, ten wystawiany przez akredytowane centrum certyfikacji. 90 proc. osób w naszym kraju używa loginu i hasła. Albo w bankomatach, albo w sieciach społecznościowych, albo w e-mailu. To znaczy możemy powiedzieć, że prawie każdy używa prostego podpisu.

Taka liczba używanych obecnie podpisów cyfrowych jest niewygodna ani dla centrów certyfikacji, ani dla systemów informatycznych, ani dla użytkowników. Mam nadzieję, że w latach 2014-2015 będziemy mieli jednolitość i liczba podpisów zmniejszy się.

Jeśli chodzi o podpis kwalifikowany, jest on nadal mało używany gdzie. Ale jest używany na przykład na portalu. A im więcej usług może zapewnić, tym więcej osób będzie korzystać z tego podpisu. Jego użycie jest ograniczone nie tyle strachem przed ludźmi, ile brakiem zasobów, na których można go wykorzystać.

Z sektorem korporacyjnym jest jeszcze łatwiej. Obecnie około połowa przedsiębiorstw korzysta z elektronicznych systemów raportowania i wszystkie są wdrażane na podpisie elektronicznym. A te firmy zatrudniają te same osoby, które zdają się obawiać przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Więc ten strach jest bardziej mitem niż rzeczywistością.

- Czy powinniśmy spodziewać się znaczących zmian w prawodawstwie EDI?

Rzeczywiście, wielu mówi teraz o niedoskonałości pola prawnego w tej dziedzinie… Nie nazwałbym tego niedoskonałością, to normalny proces tworzenia ustawodawstwa. W rzeczywistości aktywne korzystanie z podpisów elektronicznych w Rosji jest dobre, jeśli istnieje pięć lat. Oczywiście po prostu niemożliwe jest stworzenie ustalonych ram regulacyjnych w takim okresie, biorąc pod uwagę rozwój technologii. Obecnie trwa systematyczny proces tworzenia ustawodawstwa. Na co warto czekać: to ostateczny zapis 63. ustawy o podpisie elektronicznym i odrzucenie 1. ustawy [Ustawa federalna z dnia 10.01.2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie elektronicznym”. Zasada ta straciła ważność od 1 lipca br. red.]. Nawiasem mówiąc, prawo jest całkiem adekwatne, kompetentne. Nie ma w tym oczywistych luk. Jest dość uporządkowany. Mamy nadzieję, że wraz z jego wprowadzeniem zmniejszy się liczba rodzajów EDS. Obecnie wiele agencji rządowych systemów informatycznych stawia własne wymagania dotyczące podpisów elektronicznych, które nie zawsze są zgodne z prawem.

Obecność takiej liczby podpisów cyfrowych jest niewygodna ani dla centrów certyfikacji, ani dla systemów informatycznych, ani dla użytkowników. Wyobraź sobie, że masz pięć podpisów na swoim pęku kluczy, pamiętając, że jeden jest dla urzędu skarbowego, inny dla platformy handlowej, trzeci dla Rosreestr i tak dalej. Mam nadzieję, że w latach 2014-2015 będziemy mieli jednolitość i liczba podpisów zmniejszy się.

Za pomocą VLSI możesz wymieniać dokumenty elektroniczne nie tylko wewnątrz swojej firmy, ale także z innymi organizacjami czy działami, a także kontrolować wzajemne rozliczenia z partnerami, dostawcami czy odległymi terytorialnie oddziałami. Aby to zrobić, przepływ pracy musi być włączony.

Ogólnie rzecz biorąc, wymiana dowolnego dokumentu elektronicznego w VLSI składa się z następujących kroków:

1. Nadawca wypełnia dokument w VLSI lub przesyła gotowy dokument.
2. Wysyła go do kontrahenta, podpisując się swoim podpisem elektronicznym.

   Jeżeli odbiorca nie korzysta jeszcze z elektronicznego zarządzania dokumentami w VLIS, to zaproszenie do rejestracji w systemie zostanie do niego wysłane e-mailem.

3. kontrahent otrzymuje dokument. Jeżeli dokument wymaga dwustronnego zatwierdzenia, odbiorca zatwierdza go lub odrzuca, wskazując przyczynę.
4. Nadawca kontroluje stan przetwarzania dokumentów i otrzymanie kopii podpisanej przez kontrahenta.

   Jeśli dokument został odrzucony, nadawca może poprawić uwagi i wysłać dokument korygujący lub wysłać nowy.

Aby uniknąć niezgodności między odbiorcą a nadawcą, zabrania się zmiany etapów przekazywania dokumentów pomiędzy firmami, ale można dodać etapy akceptacji dokumentów w firmie. VLSI zawiera cztery regulacje dotyczące wymiany dokumentów pomiędzy kontrahentami, które pozwalają na organizację większości procesów biznesowych:

• Podpisanie umowy

  Posiada standardową procedurę podpisywania (koordynowania) dokumentu przez dwie strony.

• Wymiana faktur i innych dokumentów sprzedaży

  Procedura wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych jest ściśle regulowana rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 174n i różni się od zwykłego zatwierdzenia obecnością dodatkowych dokumentów technicznych, które służą do ustalenia daty wysłania i przyjęcia faktury.

• Uzgodnienie wzajemnych rozliczeń z kontrahentem

  Odbiorca może nie tylko zatwierdzić lub odrzucić przychodzący akt pojednania, ale także dołączyć własną wersję.

  VLSI linijka po linijce łączy akty uzgodnień generowane w systemach księgowych nadawcy i odbiorcy oraz pokazuje rozbieżności.

• Praca z korespondencją

  Możesz wysyłać i odbierać dowolne dokumenty, czy to specyfikację do umowy, czy kartkę z życzeniami, bez zgody, tak jak zwykła poczta.

Zostaw swoją opinię:

WYSŁAĆ

Zautomatyzuj rutynowe operacje z bazami danych 1C w trybie wsadowym konfiguratora.

UWAGA!

Jeśli zgubiłeś okno wprowadzania wiadomości, kliknij Ctrl+F5 lub Ctrl-R lub przycisk Odśwież w przeglądarce.

Temat od dawna nie był aktualizowany i został oznaczony jako zarchiwizowany. Dodawanie wiadomości nie jest możliwe.
Ale możesz stworzyć nowy wątek i na pewno otrzymasz odpowiedź!
Co godzinę jest ich więcej niż 2000 człowiek.

Operatorzy EDI i usługi wymiany dokumentów elektronicznych

Elektroniczny system zarządzania dokumentami Diadoc umożliwia firmom realizację prawnie istotnych EDF w Federacji Rosyjskiej oraz wymianę wszelkich dokumentów między sobą za pośrednictwem Internetu. Do podpisywania dokumentów w Diadoc używany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podobnie jak w raportowaniu elektronicznym. CEP ma znaczenie prawne bez zawierania dodatkowych umów pomiędzy kontrahentami.

Obsługa prawnie istotnego elektronicznego zarządzania dokumentami (YUZEDO) pomiędzy kontrahentami (podmiotami gospodarczymi).

SWEDO zapewnia wymianę faktur i listów przewozowych w formie elektronicznej, a także wszelkiego rodzaju dokumentów.

Międzynarodowy dostawca rozwiązań EDI do optymalizacji procesów biznesowych: wewnętrzne i zewnętrzne zarządzanie dokumentami elektronicznymi, wymiana dokumentów elektronicznych o znaczeniu prawnym (faktury elektroniczne, listy przewozowe itp.), podpis elektroniczny i wiele innych.

Rozwiązanie firmy 1C, które zapewnia wymianę dokumentów o znaczeniu prawnym, faktur elektronicznych i innych dokumentów elektronicznych bezpośrednio z 1C: Enterprise, bez korzystania z innych programów za pośrednictwem jednego z operatorów zarządzania dokumentami elektronicznymi (EDM), obsługujących technologię 1C-EDO.

Usługa wymiany dokumentów elektronicznych. W ciągu kilku sekund dostarczy Twoim kontrahentom wszelkie dokumenty, w tym faktury, faktury i umowy. Nie będziesz zależny od usług pocztowych i kurierskich, zapomnisz o opóźnieniach i błędach, będziesz mógł szybko przygotować dokumenty do wysłania do organów regulacyjnych.

Usługa umożliwia zorganizowanie wymiany faktur elektronicznych i innych podstawowych dokumentów przez Internet z klientami, dostawcami, partnerami, działami.

Dostawca elektronicznej wymiany prawnie istotnych dokumentów elektronicznych między firmami

InfoTeKS

Rosyjski operator ważnego z prawnego punktu widzenia zarządzania dokumentami elektronicznymi, raportowania elektronicznego oraz akredytowanego centrum certyfikacji.

Ekspres elektroniczny

Usługa przygotowania i przesyłania raportów elektronicznych. Kwalifikowany podpis elektroniczny do pracy na portalach państwowych i korporacyjnych. Podpis elektroniczny do licytacji w witrynach publicznych i komercyjnych.

System wymiany międzykorporacyjnej dokumentów o znaczeniu prawnym. Umożliwia wymianę dokumentów finansowych i gospodarczych bezpośrednio z interfejsu użytkownika systemu ERP w pełnej zgodności z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

SYSLINK świadczy swoim klientom usługi w zakresie: dostarczania prawnie istotnego dokumentu obrotu (DOCLINK), kontroli dystrybucji (DTS), handlu elektronicznego (ETP) oraz automatyzacji handlu mobilnego (SFA), dla dowolnego obszaru biznesowego.

transkrypcja

System do elektronicznej wymiany dokumentów przez Internet z kontrahentami i partnerami. Za pośrednictwem Transkryptu przekazywane są sformalizowane i niesformalizowane dokumenty. Roaming współpracuje z innymi operatorami EDI. Do integracji zapewnione jest API i moduł do pracy w 1C.

Często i dużo mówi się o elektronicznym zarządzaniu dokumentami, ale trudno jest nawigować w wielu nowych terminach, a jeszcze trudniej zrozumieć, jak to wszystko działa. Seria artykułów „Księgowy i dokument elektroniczny” została zaprojektowana specjalnie po to, aby w przystępnym języku opowiedzieć o tego rodzaju interakcji wszystko, co musi wiedzieć księgowy. Jak rozpocząć wymianę? Jak pracować z kontami podstawowymi i przesyłać raporty drogą elektroniczną? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w naszych wydaniach.

W pierwszym rozdziale porozmawiamy o tym, jak przejść na elektroniczną interakcję z kontrahentami i czego potrzebujesz, aby rozpocząć wymianę.

Widok z góry: czy potrzebna jest zmiana?

Spójrzmy na obecną sytuację z góry: wiele firm częściowo lub całkowicie automatyzuje swoje wewnętrzne procesy biznesowe poprzez wdrażanie systemów informatycznych. Ale funkcjonowanie organizacji nie ogranicza się do procesów wewnętrznych, konieczna jest interakcja z kontrahentami.

Na przykład po zakończeniu transakcji biznesowej księgowy sporządza akt pracy wykonanej w swoim systemie księgowym, drukuje go i wysyła pocztą lub kurierem. Kontrahent po otrzymaniu aktu skanuje go i wprowadza do systemu informatycznego, jeśli taki istnieje. Następnie „ręce” księgowego dokonuje wpisu w systemie księgowym i bezbłędnie zapisuje papierowy oryginał. Dogodnie?

Sytuacja jest paradoksalna: procesy wewnętrzne są optymalizowane, zewnętrzne nie, a dobrze funkcjonujące procesy zewnętrzne prowadzą do realnej minimalizacji kosztów, zarówno materiałowych, jak i czasowych. Dostarczenie dokumentów papierowych zajmuje cenne dni i tygodnie, a dokumenty elektroniczne są przesyłane w ciągu kilku minut.

Metody wymiany dokumentów elektronicznych

• Więc zdecydowałeś się rozpocząć wymianę dokumentów elektronicznych. O tym, jak zostanie zbudowana interakcja elektroniczna, kontrahenci sami decydują. Istnieją dwa główne rodzaje wymiany:
• Bezpośrednia wymiana z kontrahentem możesz zacząć od zawarcia umowy przedwstępnej, która szczegółowo określa procedurę i warunki wymiany. Jeżeli obaj kontrahenci korzystają z ulepszonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wówczas umowa nie może być zawarta odpowiednio z innymi rodzajami podpisu elektronicznego, umowa jest konieczna. Oczywistą zaletą tej opcji jest to, że nie musisz płacić operatorom za przesyłanie dokumentów, możesz skorzystać ze zwykłego e-maila. Ale nie wszystkie dokumenty można przesłać bezpośrednio do kontrahenta.
• Inny wariant - wymiana faktur za pośrednictwem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami, (operator EDO SF). Ta metoda jest lepsza, choćby dlatego, że raz łączysz się z siecią operatora, dołączasz do regulaminu giełdy i pracujesz w serwisie. Operatorzy EDF SF dysponują możliwościami technologicznymi, ludzkimi i prawnymi, aby zapewnić legalną wymianę wszelkich dokumentów elektronicznych, a przede wszystkim faktur.

Karina Cassis,analitykSynerdocs

Trzy proste kroki do EDI

• połączyć się z operatorem;
• zakupić certyfikat podpisu elektronicznego i środki ochrony kryptograficznej (CIPF);
• połączyć kontrahentów (w razie potrzeby) za pomocą operatora

Łączenie z operatorem

Rozporządzenie jest dokumentem szczegółowo określającym zasady pracy, zadania służby oraz aspekty prawne.

Pozyskanie certyfikatu podpisu elektronicznego i narzędzi ochrony kryptograficznej

Zgodnie z prawem federalnymn63 „O podpisie elektronicznym” certyfikat podpisu elektronicznego używany przez firmę (osobę prawną) identyfikuje również konkretną osobę, ale działającą w imieniu firmy na podstawie Statutu lub pełnomocnictwa. Oczywiście certyfikatów nie można przenosić na inne osoby. Nie możesz polecić komuś umieszczenia twojego autografu na dokumentach.

Karina Cassis,analitykSynerdocs

Podpis elektroniczny (ES) to ciąg znaków dołączony do dokumentu. Istnieją trzy typy podpisów: proste, ulepszone niekwalifikowane, ulepszone kwalifikowane.

Zgodnie z ustawą federalną nr 63 „O podpisie elektronicznym” dokument elektroniczny podpisany przez prosty lub ulepszony niekwalifikowany ES jest uznawany za równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznym podpisem.

Udoskonalony podpis kwalifikowany na dokumencie elektronicznym jest odpowiednikiem podpisu odręcznego i pieczęci na dokumencie papierowym. Federalna Służba Podatkowa uznaje moc prawną tylko tych dokumentów, które są podpisane podpisem kwalifikowanym .

Narzędzie do ochrony informacji kryptograficznych (CIPF) to specjalny program, który szyfruje i odszyfrowuje przesyłane informacje. CIPF w usługach giełdowych jest niezbędny do złożenia i weryfikacji podpisu elektronicznego. Licencję na prawo do użytkowania można nabyć za pośrednictwem operatora.

Łączenie kontrahentów

Nie ma znaczenia, z jakiego operatora EDF SF korzysta kontrahent - możesz być połączony z jednym operatorem, a kontrahent z innym. Obecnie wielu wiodących operatorów opracowuje i testuje technologię roamingową. Gdy technologia jest na etapie rozwoju, możesz skorzystać z innych opcji organizowania interakcji z kontrahentami.

Pierwsza opcja to praca z wieloma operatorami . Nikt nie zabrania uczestnikom giełdy korzystania z usług kilku operatorów EDI. Możesz sam połączyć się z kilkoma operatorami lub oczywiście zaoferować tę metodę pracy kontrahentowi.

Jeśli Ty i Twój kontrahent jesteście połączeni z różnymi usługami i z jakiegoś powodu nie chcecie korzystać z usług kilku operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami, zwróćcie uwagę na druga opcja - możesz skontaktować się ze swoimi operatorami z propozycją nawiązania wymiany między nimi.

Zamiast konkluzji

W następnym numerze

Chcemy przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami z niektórymi kontrahentami, w szczególności po to, aby otrzymywać faktury i akty podpisane podpisem elektronicznym, jeśli jest to zapisane w umowie o świadczenie usług, aby uniknąć „dziupania” w podatku.

Lepiej byłoby, gdyby organizacje zawarły umowę o elektronicznej wymianie dokumentów, która określi format elektronicznego zarządzania dokumentami pomiędzy firmami. Jakie klauzule porozumienia pomogą organizacjom uniknąć roszczeń inspektorów, przedstawiono w artykule w pełnej odpowiedzi.

Racjonalne uzasadnienie

Co należy uwzględnić w umowie o elektroniczną wymianę dokumentów w celu uniknięcia strat podatkowych

dr Ekaterina Szestakowa, dyrektor generalny Actual Management LLC, dr hab. prawny Nauki

David Okolelov, Radca Państwowej Służby Cywilnej Federacji Rosyjskiej, III klasa

Do elektronicznej wymiany „podstawowej” wymagana jest zgoda obu stron

Bez porozumienia z EDI nie będzie możliwa wymiana faktur

Zgoda na użycie prostego podpisu jest konieczna z góry

OD Teraz coraz więcej firm przechodzi na elektroniczne zarządzanie dokumentami nie tylko z inspekcją, ale także z kontrahentami (więcej poniżej). Jednak w przeciwieństwie do wymiany informacji z organami podatkowymi procedura przygotowania, uzgodnienia i podpisania umowy o elektroniczną wymianę dokumentów pomiędzy spółkami nie jest prawnie dopuszczona.

CZYTAJ NA E.RNK.RU

Więcej przydatnych rzeczy

Opracowaliśmy przykładową umowę o elektroniczną wymianę dokumentów (zwaną dalej umową), w której zdefiniowaliśmy format elektronicznego zarządzania dokumentami pomiędzy firmami (patrz przykład poniżej). Zastanówmy się, jakie klauzule takiej umowy pomogą firmie uniknąć roszczeń inspektorów.*

1. Utrwalenie wzoru umowy w polityce rachunkowości będzie uzasadniało prawo spółki do wymiany dokumentów w formie elektronicznej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami wiąże się z wewnętrznym zarządzaniem dokumentami firmy, księgowością i raportowaniem. Z kolei całość metod rachunkowości musi zostać zatwierdzona w polityce rachunkowości (art. 8 ustawy federalnej z 06.12.11 nr 402-FZ, dalej - ustawa nr 402-FZ).

Dlatego, jeśli firma zdecyduje się na wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i elektronicznego raportowania, system taki musi znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości. Jednocześnie ważne jest, aby naprawić:

- wielkość elektronicznego zarządzania dokumentami;
- formaty dokumentów elektronicznych;
- procedura przechowywania zgłoszeń elektronicznych;
- przypadki, gdy zamiast dokumentów elektronicznych firma sporządza dokumenty w formie papierowej.

2. Wskazanie sposobu wymiany elektronicznej wyjaśni podczas interakcji z kontrahentami

Kolejność i sposób elektronicznego zarządzania dokumentami firmy jest ustalana niezależnie. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę dwa główne niuanse.

Po pierwsze, umowa musi określać, czy dokumenty elektroniczne są powielane na papierze. Na przykład firma wysyła TTN do kontrahenta w formie elektronicznej, a następnie po pewnym czasie ten sam dokument wysyła w formie papierowej (np. jeśli kontrahent nie otrzymał dokumentu elektronicznego).*

Należy zauważyć, że taka procedura przetwarzania dokumentów jest obecnie przewidziana dla faktur (klauzula 4 Zasad prowadzenia dziennika otrzymanych i wydanych faktur wykorzystywanych w obliczeniach podatku od towarów i usług, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z grudnia 26, 2011 nr 1137 „W sprawie formularzy i zasad wypełniania (przechowywania) dokumentów wykorzystywanych w obliczeniach podatku od towarów i usług”).

Po drugie, warto zaznaczyć w umowie, czy firmy wymieniają dokumenty elektroniczne bezpośrednio (za pomocą specjalistycznych programów lub zwykłych klientów pocztowych) czy z udziałem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami (więcej poniżej).*

CZYTAJ NA E.RNK.RU

Jak wymieniać faktury drogą elektroniczną

Ministerstwo Finansów Rosji ściśle reguluje procedurę elektronicznej wymiany faktur (zarządzenie nr 50n z dnia 25 kwietnia 2011 r.), w której cała procedura jest opisana w 23 paragrafach. Jednak wymiana faktur elektronicznych nie jest tak trudna, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Według Ministerstwa Finansów Rosji, fakt dokonania transakcji biznesowej dla celów podatkowych można potwierdzić dokumentem elektronicznym podpisanym wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokument podpisany prostym lub wzmocnionym podpisem niekwalifikowanym może być traktowany jako odpowiednik dokumentu z podpisem odręcznym złożonym na papierze, tylko w przypadku przewidzianym przez prawo (pismo z dnia 12.04.13 nr 03-03-07/12250) .

Okazuje się, że dokument podpisany prostym lub wzmocnionym podpisem bez zastrzeżeń nie potwierdzi wydatków firmy (pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 23 stycznia 2013 r. nr 03-03-06/1/24 z dnia 25 grudnia, 2012 nr 20.12.12 nr 03-03-06/1/710).

- list przewozowy na formularzu nr TORG-12;
- akt odbioru i dostawy robót (usług).

Ponadto należy pamiętać, że firmy mogą wymieniać faktury tylko poprzez zaangażowanie operatora elektronicznego zarządzania dokumentami. Dlatego też, jeśli organizacja nie posiada odpowiedniej umowy, wskazane jest wykluczenie faktur z listy dokumentów elektronicznych.

5. Wskazanie kolejności przechowywania dokumentów elektronicznych uchroni je przed przedwczesnym zniszczeniem

Procedura przechowywania dokumentów elektronicznych nie różni się od procedury przechowywania dokumentów na papierze. Tak więc faktury elektroniczne muszą być przechowywane przez okres przewidziany do przechowywania dokumentów papierowych (klauzula 1.13 Procedury wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych z wykorzystaniem elektronicznego podpisu cyfrowego, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n). Przypomnijmy, że dla celów księgowych dokumenty pierwotne są przechowywane przez pięć lat, a dla celów podatkowych - cztery lata.

Jednak w praktyce istnieje ryzyko utraty dokumentu (na przykład w przypadku awarii komputera lub w przypadku pożaru). W związku z tym wskazane jest określenie procedury uzyskania kopii dokumentów od kontrahenta w umowie (patrz komentarz eksperta poniżej).

Dziś elektroniczne zarządzanie dokumentami śmiało wdziera się w nasze życie, dziś prawie wszystkie firmy korzystają z dokumentów elektronicznych, korzystają z poczty elektronicznej, deklaracji elektronicznych, zwłaszcza że do opodatkowania VAT obowiązkowe deklaracje są ustanowione przez prawo. Ktoś przeniósł się i korzysta z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w życiu codziennym i przeniósł wszystkie dokumenty sprawozdawcze i pierwotne do formy elektronicznej.

Pojęcie elektronicznego zarządzania dokumentami i zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma swoje wady i zalety.

stół
Plusy i minusy elektronicznego zarządzania dokumentami

Jednocześnie coraz bardziej rozwija się elektroniczne zarządzanie dokumentami. I są ku temu przesłanki.

Po pierwsze, elektroniczne zarządzanie dokumentami jest przewidziane w przepisach podatkowych. Na przykład, zgłaszając składki ubezpieczeniowe lub podatek dochodowy od osób fizycznych, należy go złożyć elektronicznie, jeśli firma ma więcej niż 25 osób. Zgłoszenie elektroniczne należy składać drogą elektroniczną. Dodatkowo wyjaśnienia, jeśli zgłoszenie składane jest drogą elektroniczną, w 2017 r. będzie również musiało być udzielone w formie dokumentu elektronicznego.

Po drugie, w księgowości akceptowane jest elektroniczne zarządzanie dokumentami. Zgodnie z ustawą nr 402-FZ „O rachunkowości” podstawowy dokument księgowy jest opracowywany na papierze i (lub) w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem elektronicznym.
Po trzecie, w 2017 roku elektroniczne zarządzanie dokumentami będzie dalej rozwijane w postępowaniach sądowych. Dlatego wielu jest przyzwyczajonych do tego, że orzeczenia sądów są publikowane elektronicznie w Internecie. Zgodnie z art. 4 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej pozew, oświadczenie, skargę, przedstawienie i inne dokumenty można składać do sądu na papierze lub w formie elektronicznej, w tym w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpis elektroniczny w sposób określony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, poprzez wypełnienie formularza zamieszczonego na oficjalnej stronie sądu w sieci informacyjnej i telekomunikacyjnej „Internet”. Podobne przepisy są ustalane w części procesu cywilnego.

Po czwarte, technologie elektroniczne mocno wkroczyły w nasze życie w zakresie wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentami w dokumentacji przetargowej, prowadzenia aukcji elektronicznych. Zgodnie z artykułem ustawy federalnej z dnia 05.04.2013 nr 44-FZ (z późniejszymi zmianami w dniu 03.07.2016) „O systemie kontraktowym w zakresie zaopatrzenia w towary, roboty budowlane, usługi w celu zaspokojenia potrzeb państwowych i komunalnych” aukcja w formie elektronicznej (aukcja elektroniczna) oznacza aukcję, w której informacja o zamówieniu jest przekazywana przez klienta nieograniczonemu kręgowi osób poprzez zamieszczenie ogłoszenia o takiej aukcji i dokumentacji o niej w jednolitym systemie informacyjnym, jednolitych wymagań i na uczestników przetargu nakładane są dodatkowe wymagania, taka aukcja jest udostępniana w serwisie elektronicznym przez jej operatora.

Piąty powód związany jest z faktem, że dziś wiele firm działa w różnych regionach, z różnymi miastami, dlatego aby zorganizować efektywny biznes, konieczne jest przyspieszenie obiegu dokumentów i uproszczenie relacji między stronami. W związku z tym wiele firm intuicyjnie wprowadza elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Jak wprowadzić elektroniczne zarządzanie dokumentami?

W drugim etapie musisz wybrać, jakiego podpisu firma będzie używać podczas przetwarzania dokumentów.

Prosty podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który za pomocą kodów, haseł lub innych środków potwierdza fakt złożenia podpisu elektronicznego przez określoną osobę.

Niekwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem elektronicznym, który:

1. uzyskane w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza podpisu elektronicznego;
2. umożliwia identyfikację osoby, która podpisała dokument elektroniczny;
3. umożliwia wykrycie faktu dokonania zmian w dokumencie elektronicznym już po jego podpisaniu;
4. stworzony przy użyciu narzędzi do podpisu elektronicznego.

1. klucz weryfikacji podpisu elektronicznego jest określony w kwalifikowanym certyfikacie;
2. do tworzenia i weryfikacji podpisu elektronicznego wykorzystywane są narzędzia do podpisu elektronicznego, które posiadają potwierdzenie zgodności z wymaganiami (art. 5 ustawy federalnej z dnia 6 kwietnia 2011 r. nr. Ze względów bezpieczeństwa jest to ulepszony podpis kwalifikowany.

Na czwartym etapie niezbędne jest dostarczenie dokumentów do zawarcia umowy.

Piąty etap to zawarcie umowy z centrum certyfikacji. Zgodnie z art. 2 ustawy federalnej z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ (zmienionej 30 grudnia 2015 r.) „O podpisie elektronicznym” centrum certyfikacji to osoba prawna, indywidualny przedsiębiorca lub organ państwowy lub lokalny organ rządowy pełniący funkcje tworzenia i wydawania kluczy weryfikujących certyfikaty podpisów elektronicznych, a także inne funkcje.

Szósty etap to wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie, organizacja swoistej wymiany dokumentów elektronicznych. Faktury wystawiane są w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji oraz jeśli dysponują one zgodnymi środkami technicznymi oraz możliwościami otrzymywania i przetwarzania tych faktur zgodnie z zatwierdzonym formatem.

Co powinna zawierać umowa z centrum certyfikacji?

Przy zawieraniu umowy z centrum certyfikacji należy zwrócić uwagę na przedmiot umowy. Zgodnie z art. 432 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej są to warunki obowiązkowe dla tego typu umów. Umowę uważa się za zawartą, jeżeli strony, w formie wymaganej w odpowiednich przypadkach, osiągnęły porozumienie co do wszystkich istotnych warunków umowy. Oznacza to, że ważne jest jak najjaśniejsze określenie przedmiotu umowy.

Przedmiot umowy wynika z ustawy „O podpisie elektronicznym”.

Centrum weryfikacji:

1. tworzy certyfikaty kluczy weryfikacji podpisu elektronicznego i wydaje takie certyfikaty;
2. ustala okresy ważności certyfikatów kluczy weryfikacji podpisu elektronicznego;
3. cofa certyfikaty kluczy weryfikacji podpisu elektronicznego wydane przez ten urząd certyfikacji;
4. wydaje na wniosek wnioskodawcy środki podpisu elektronicznego;
5. prowadzi rejestr certyfikatów wydanych i unieważnionych przez to centrum certyfikacji do weryfikacji podpisów elektronicznych;
6. ustanawia procedurę prowadzenia rejestru świadectw;
7. tworzy na zlecenie wnioskodawców klucze do podpisów elektronicznych oraz klucze do weryfikacji podpisów elektronicznych;
8. sprawdza unikalność kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych w rejestrze certyfikatów;
9. sprawdza podpisy elektroniczne na żądanie uczestników interakcji elektronicznej;
10. wykonuje inne czynności związane ze stosowaniem podpisu elektronicznego.

1. niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy o świadczenie usług przez centrum certyfikacji;
2. niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków (klauzula 3 art. 13 ustawy federalnej z dnia 04.06.2011 nr 63-FZ (zmieniona 30.12.2015) „O podpisie elektronicznym”).

Jak zorganizować elektroniczne zarządzanie dokumentami w firmie?

Sporządzanie, wykonywanie i zatwierdzanie projektów dokumentów elektronicznych odbywa się zgodnie z ogólnymi zasadami pracy biurowej ustalonymi dla podobnych dokumentów w formie papierowej. Dokument elektroniczny musi zawierać wszystkie szczegóły dotyczące podobnego dokumentu na papierze, z wyjątkiem pieczęci, ponieważ pieczęć nie jest atrybutem obowiązkowym. W firmie można zastosować metody potwierdzania działań z dokumentami elektronicznymi, w których nie stosuje się elektronicznego podpisu cyfrowego. Na przykład bez elektronicznego podpisu cyfrowego dokumenty można poddać kontroli.

Jeśli chcesz uporządkować obieg dokumentów z kontrahentami, musisz zawrzeć odpowiednie zapisy w umowie z kontrahentem.

Dokumenty są generowane i podpisywane elektronicznie. Stosowane środki elektronicznego podpisu cyfrowego muszą być certyfikowane zgodnie z ustaloną procedurą.

Najprostszym sposobem jest zorganizowanie elektronicznego zarządzania dokumentami z urzędami, na przykład z urzędem podatkowym. w tym celu konieczne jest również uzyskanie podpisu elektronicznego i zawarcie umowy z centrum certyfikacji. Najczęściej podatnicy składają do organu podatkowego deklaracje, wyjaśnienia i faktury. Jako „informację zwrotną” dokumenty są tworzone przez podatek zgodnie z rozporządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 15 kwietnia 2015 r. Nr ММВ-7-2 / [e-mail chroniony]„O zatwierdzeniu Procedury przesyłania dokumentów wykorzystywanych przez organy podatkowe w wykonywaniu ich uprawnień w stosunkach regulowanych przepisami o podatkach i opłatach, w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych oraz o uznaniu za nieważne niektórych postanowień zarządzenia Federalnej Służby Podatkowej z dnia 17 lutego 2011 r. nr ММВ-7 -2 / [e-mail chroniony]».

Dokumenty te obejmują:

1. wymagania dotyczące wyjaśnień;
2. zawiadomienia kontrolowanych spółek zagranicznych;
3. powiadomienia o wezwaniu podatnika (płatnika opłaty, agenta podatkowego);
4. zawiadomienie podatkowe;
5. decyzje o zawieszeniu operacji na rachunkach podatnika (płatnika opłaty, agenta podatkowego) w banku oraz przelewów jego pieniądza elektronicznego;
6. decyzje o anulowaniu wstrzymania operacji na rachunkach podatnika (płatnika opłaty, agenta podatkowego) w banku oraz przelewów jego pieniądza elektronicznego;
7. decyzja o przeprowadzeniu kontroli podatkowej na miejscu;
8. inne dokumenty.

Jak zorganizować przechowywanie dokumentów elektronicznych?

Jak należy przechowywać dokumenty?

Po pierwsze, konieczne jest przygotowanie nomenklatury spraw danej organizacji. Nomenklatura spraw będzie się różnić w zależności od firmy, dziedziny działalności.

Nomenklatura spraw służy do grupowania sporządzonych dokumentów w sprawy, usystematyzowania i ewidencji spraw, określenia okresów ich przechowywania oraz wyszukiwania dokumentów. Nomenklatura spraw jest podstawą sporządzania inwentaryzacji przypadków stałego i czasowego (powyżej 10 lat) przechowywania oraz ewidencji przypadków czasowego (do 10 lat włącznie) przechowywania.

Po drugie, konieczne jest tworzenie spraw. W tym celu konieczne jest przeprowadzenie badania wartości dokumentów, które będą przechowywane w formie elektronicznej. Należy pamiętać, że istnieją pewne ograniczenia czasowe przechowywania niektórych dokumentów. Np. dokumenty księgowe są przechowywane przez 5 lat, a dokumenty podatkowe przez 4 lata.

Po trzecie, w nomenklaturze spraw należy umieścić oznaczenie, że dane są przechowywane w formie elektronicznej. Na przykład „Arkusze czasu pracy. Dokumenty elektroniczne.

Czwarty, musisz zarchiwizować dokumenty.

Przed przekazaniem pliku elektronicznego do przechowywania musi on:
- wyładować z systemu elektronicznego (jeżeli dokument jest tworzony w jakimkolwiek specjalnym oprogramowaniu);
- zabezpieczyć przed ewentualnymi zmianami zapisując w odpowiednim formacie;
- napisz na nośnik pamięci.

Powszechnie akceptowanym formatem przechowywania i archiwizacji dokumentów elektronicznych jest PDF/A. Należy go odróżnić od zwykłego PDF-a, przy każdej jego aktualizacji pojawiają się nowe możliwości pracy z plikami. PDF/A jest przeznaczony do czegoś innego: jest formatem do długoterminowego przechowywania archiwalnego dokumentów elektronicznych.

Piąty krok jest pisanie opisów. Inwentarz obejmuje wszystkie pliki elektroniczne, które zostały wygenerowane w związku z dokumentami elektronicznymi. Jednak zamiast liczby arkuszy, która jest wskazana podczas tworzenia skrzynek na papierze, wskazana jest objętość dokumentów elektronicznych.

Format opisu może wyglądać tak:

W niektórych przypadkach konieczne jest zniszczenie dokumentów. Np. notatki serwisowe były przechowywane przez długi czas, okres przechowywania upłynął i konieczne jest ich zniszczenie. W takim przypadku przeprowadzane jest badanie wartości dokumentów. Takie badanie może przeprowadzić specjalna komisja. Na podstawie wyników badania wydawana jest ustawa o przeznaczeniu dokumentów do zniszczenia. Formę takiego aktu firma opracowuje samodzielnie. A na podstawie ustawy dyski lub inne nośniki danych są po prostu niszczone.

Podsumowując, należy zauważyć, że oczywiście przyszłość należy do dokumentów elektronicznych. Jednak ważne jest, aby odpowiednio zorganizować zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Wiele firm boryka się z problemami niewłaściwej organizacji zarządzania dokumentami, gdy tylko jedno stanowisko pracy w dziale lub nawet dziale jest połączone z elektronicznym zarządzaniem dokumentami, gdy większość dokumentów jest nadal przechowywana na papierze. Dlatego wszystkie kwestie związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentami muszą być rozwiązywane „na bank” już na etapie wdrażania systemu.