Бюджетное учреждение при проведении Мероприятия за счет средств субсидии из бюджета не предусмотрело финансирование суточных по командировке сотрудника, оплата за проживание сотрудника осуществлялась безналичным путем на счет организатора Мероприятия по договору об участии специалистов в Мероприятии. Направление сотрудника в командировку осуществлялось на основании приказа учреждения с оформлением командировочного удостоверения. Командировка продолжалась несколько дней, сотрудник не возвращался ежедневно домой. При возвращении сотрудника из командировки авансовый отчет им предоставлен не был.Какие должны быть действия администрации учреждения во избежании штрафных санкций за невыплату суточных (если они существуют)?

Ответ

В любом случае, даже если цели поездки не достигнуты, расходы на проезд, проживание и суточные работодатель обязан. Это следует из положений статьи 168 ТК, п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, и разъяснено в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

Поэтому во избежание штрафных санкций работодатель должен начислить и выплатить сотруднику суточные. В противном случае он может понести ответственность в соответствии со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

• служебное задание;
• приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
• командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

• командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
• авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
• отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

• оформление загранпаспорта и визы;
• страхование выезжающих за рубеж;
• телефонные переговоры;
• комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
• провоз багажа не более 30 кг;
• прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

• документы по расходам;
• копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
• подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

Вследствие производственной необходимости работника предприятия направляют в служебную командировку. Чтобы избежать штрафов, руководство компании требует от кадровой службы и бухгалтерии все делать по букве закона. В связи с этим у кадровика возник вопрос, предусмотрен ли штраф за несвоевременную выплату суточных командированным работникам? Ответ на возникший вопрос – в статье.

Суточные должны быть выплачены заранее

Как и другие расходы, связанные с командировкой, суточные должны быть выплачены работнику авансом. Таково прямое требование действующего законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Закон лучше не нарушать

С выплатой суточных лучше не тянуть и правилом об их выплате авансом не пренебрегать. Дело в том, что за несвоевременную выплату суточных предусмотрена ответственность, как административная, так и материальная (ст. 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

Читайте также: Все о представительских расходах в командировке

Административная ответственность

Несвоевременная выплата суточных квалифицируется как задержка зарплаты. За данное нарушение предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для организации – от 30 000 до 50 000 рублей;
• для индивидуального предпринимателя – от 1 000 до 5 000 рублей;
• для должностного лица – от 1 000 до 5 000 рублей.

Материальная ответственность

Кроме административного штрафа за несвоевременную выплату суточных предусмотрена материальная ответственность в виде выплаты компенсации за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ). Если компенсацию не выплатить добровольно, то работник добьется ее выплаты через суд. Тем более, что суды, разбирая такие споры, встают на сторону работников (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 №33-10274/2015).

Что делать, если не выплачивают положенные командировочные после увольнения?

Новые обращению в юрконсультацию временно не принимаются.

Здравствуйте! Я служил в Московской области по контракту. Каждый год ездили в командировку в Капустин Яр, выплачивали командировачные. В этом году контракт закончился, и я уволился, но денег за командировку за 2016 год так и не получил, что делать? Все получили, а мне говорят что, из списка ЕРЦ меня исключили, деньги начислены, но перевести они их не могут.

Николай,
Тема вопроса: Денежное довольствие
Населенный пункт: Петрозаводск

Проблема

С 4 марта по 23 мартая еду на курсы повышения квалификации в другой город. Командировочные намдают (когда сдадим командировку)в конце года и зарплата будет меньше за время учебы. Проезд оплачивают только туда и обратно, а то, что на выходные я приезжаю домой- не считается. На какой документ сослаться, чтобы отстоять свою зарплату и получение командировочных?

• С 4 марта по 23 марта я еду на курсы повышения квалификации в другой город.docx

Решение

Добрый день!

При направлении работодателем работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

В организации должно быть Положение о командировках, либо хотя бы в Положении об оплате труда должны расписываться и вот такие гарантии, которые вытекают из обучения, повышения квалификации и командировок.

Что касается командировок, то основным документом, на который делают ссылку в Локальных нормативных актах —

Немного вам выдержек по поводу командировки, оплаты и т.п.

1.6. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Таким образом, с даты отправления транспортного средства от места постоянной работы до даты возвращения к месту постоянной работы работник организации считается находящимся в командировке.

Время нахождения работника в командировке включает в себя и время нахождения в пути и время пребывания в месте командирования.

1.7. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Необходимо учитывать, что в связи с тем, что за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок на период командировки, в том числе и за время нахождения в пути, поэтому привлечение к работе в день выезда и приезда должно регулироваться по правилам статьи 99 и 152 Трудового Кодекса Российской Федерации, то есть работа по месту своей работы являются сверхурочной работой (статья 97 ТК РФ).

2. Гарантии работникам, направляемым в служебные командировки

2.1. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

— сохранение места работы (должности) и среднего заработка, исчисляемого в соответствии с Положением об оплате труда, действующим в Организации и действующим законодательством;

— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

2.2. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы (командирующей организации).

При направлении в командировку лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется по обеим должностям, а командировочные расходы распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

2.3. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Если режим рабочего времени и отдыха тех организаций, в которые командируется работник, отличается от режима рабочего времени и времени отдыха по месту постоянной работы, то по возвращению из командировки работнику необходимо предоставить табель учета рабочего времени для правильной оплаты труда работника.

2.4. Если работник специально командирован для работы в выходные или нерабочие праздничные дни или привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с нормами ст. 153 ТК РФ (см. Положение об оплате труда, действующее в Организации).

2.5. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. В случаях, когда по приказу директора Организации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется друг ой день отдыха (отгул) в установленном порядке.

2.5. В случае направления в служебную командировку работнику возмещаются:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома директора Организации.

2.6. Размеры расходов, подлежащих возмещению.

2.6.1. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте пятой группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте второй категории речного судна всех линий сообщения, в каюте первой категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Также командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Если до места командировки можно добраться несколькими видами транспорта, то администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, который ему нужно воспользоваться. Тогда он указывается в приказе о направлении в командировку. Когда указания нет, то вид транспорта выбирает сам работник.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожном транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом - в каюте десятой группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте третьей категории ручного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

2.6.2. Расходы по найму и бронированию жилого помещения(кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.

При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — в размере 12 (двенадцати) рублей в сутки.

В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором, данным Положением.

2.6.3. Суточные выплачиваются командированному работнику в размере 100 (сто) рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.

2.6.4. Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, предусмотренных Положением.

2.6.5. Нормы и порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств определяются действующим законодательством Российской Федерации.

2.6.6. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по стоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации. В срок командировки дни болезни не включаются.

3. Порядок возмещения расходов

и представления отчета об израсходованных суммах

3.1. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится бухгалтерией Организации в пределах сумм, причитающихся командированным работникам на эти цели накануне дня выезда в служебную командировку (или в последний рабочий день недели - в том случае, если работник будет выезжать в служебную командировку в выходной и/или нерабочий праздничный день).

3.2. Работники обязаны в срок не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения их из служебной командировки, предъявить в бухгалтерию Организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

По истечении указанного срока Организация в лице директора вправе принять решение об удержании из заработной платы работника — для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Порядок и сроки удержания устанавливаются ст. 137-138 Трудового кодекса РФ, Положением об оплате труда.

3.3. При оплате работнику расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы) в доход, облагаемый НДФЛ, не включаются:

— суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством;

— расходы на проезд до места назначения и обратно;

— сборы за услуги аэропортов;

— комиссионные сборы;

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— расходы на провоз багажа;

— расходы по найму жилого помещения;

— расходы по оплате услуг связи;

— расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта и поп получению виз;

— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Все произведенные расходы должны быть документально подтверждены. Если подтверждающих документов нет или работнику возмещаются другие расходы, связанные с командировкой, то с этих сумм нужно удержать налог на доходы физических лиц по ставке 13 процентов.

3.4. При определении максимальной продолжительности служебных командировок для целей исчисления НДФЛ необходимо использовать сроки, установленные п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР":

— срок командировки работников определяется руководителем организации, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути;

— срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

3.5. При наличие счетов за телефонные междугородние переговоры в командировке для отнесения таких затрат к компенсационным выплатам, необходимо документальное подтверждение о том, что велись именно служебные переговоры. Если переговоры велись из гостиничного номера, то в счете гостиницы должны быть указаны номера абонентов, с которыми осуществлялась телефонная связь. В противном случае, суммы оплаты за телефонные переговоры включаются в доход работника и подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.

3.6. В настоящее время налоговое законодательство ст. 217 НК РФ не содержит ограничений по расходам, связанным с услугами такси по проезду в аэропорт или на вокзал, таким образом, при наличии первичного документа в виде билета маршрутного такси или чека контрольно-кассового аппарата, свидетельствующих о понесенных расходах по оплате проезда на такси, указанные расходы не будут являться объектом налогообложения по НДФЛ. Такая же точка зрения изложена в письме УМНС России по г. Москве от 26.04.2002 №27-11а//19691.

3.7. В случае пересылке работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

3.8. При условии предоставление работником копии проездного билета либо справки из кассы (в случае утраты проездных документов), подтверждающей факт приобретения им проездного билета, суммы возмещения таких расходов при наличии отметки в командировочном удостоверении о прибытии в пункт назначения могут быть исключены из налогооблагаемого дохода работника.

В общем, вам нужно изучить ваш трудовой договор, второй экземпляр обязан быть у вас на руках, изучить локальные нормативные акты, где указано про командировки, в разговоре с работодателем делать ссылку на ст.187 ТК РФ, а также

на два документа по командировкам, которые сейчас применяются

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», А также руководствуется Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР» в пунктах и условиях не противоречащих Трудовому кодексу Российской Федерации.

И еще, средний заработок, который сохраняется на период повышения квалификации расчитывается Постановлением Правительства РФ №922 от 24.12.2007. Да, средний заработок, который за вами сохраняется может быть меньше, но не на столько меньше, что будет вас удивлять, просто он должен быть посчитан на основании Постановления.

Вы правы!

Если бы вопрос не стоял: На какой документ сослаться, чтобы отстоять свою зарплату и получение командировочных?

А поэтому работнику придется обратиться к работодателю и возможно лучше в письменном виде, чтобы работадатель объяснил, почему обучение связанное с повышением квалификации не предоставляется как того требует такая то статья ТК РФ и оплата и оформление такого обучения не производится в соответствии с такими то Постановлениями и Инструкциями, и есть ли что то о гарантиях с направлением на обучение в локальных нормативных актах.

Работнику ведь нужен результат, и ему уже хочется знать какими законами, документами это все регламентируется. А то, что он может это не понять, т.к. читаются эти документы сложно вы правы. Но, в этом случае, мы ему уже напишем заявление, с которым он обратиться к работодателю.