Perintah untuk mengecualikan unit struktural. Contoh pesanan untuk perubahan tabel kepegawaian

Perubahan kedudukan dirumuskan dengan alasan tertulis yang memuat secara rinci alasan pengambilan keputusan tersebut. Selanjutnya wajib memberitahukan secara tertulis kepada karyawan tentang perubahan jabatannya selambat-lambatnya 2 bulan sebelumnya. Jika pekerja setuju dengan syarat-syarat yang ditetapkan, maka selain kontrak kerja juga dibuat perjanjian yang menguraikan perubahan-perubahan tersebut. Setelah itu, dikeluarkan perintah untuk mengubah nama jabatan pegawai tersebut. Dan tahap terakhir dari proses ini adalah membuat entri yang sesuai dalam dokumen kepegawaian karyawan.

Pengenalan posisi baru

Proses ini mirip dengan yang sebelumnya. Biasanya, kebutuhan untuk memperkenalkan posisi baru ke dalam staf muncul karena alasan peningkatan jumlah pekerjaan baru dalam organisasi atau untuk mencapai peningkatan efisiensi di departemen tertentu.

Menghapus posisi

Pengecualian suatu posisi dari tabel kepegawaian dapat diterima untuk dieksekusi hanya dalam dua kasus:

• Jabatan tersebut kosong dan sudah lama dijabat.
• Posisi tersebut dihapus dari staf karena alasan optimalisasi dan pengurangan staf.

Terlepas dari apakah pemberi kerja memperkenalkan suatu posisi baru atau memberhentikannya, ia wajib memberi tahu karyawan tentang hal ini selambat-lambatnya 2 bulan sebelum menandatangani perintah.

Urutan penyimpanan pesanan

Menurut undang-undang saat ini, tabel kepegawaian tidak memiliki tenggat waktu dan dapat disimpan sepanjang keberadaan organisasi.

Namun, dokumen harus disimpan dalam folder khusus di tempat yang mudah dijangkau, dan selama pemeriksaan resmi, disediakan atas permintaan pertama dari manajemen organisasi.

Tabel kepegawaian bukanlah dokumen wajib. Namun meskipun demikian, setiap organisasi yang serius menyadari kenyamanan dan kualitas manfaat dari formulir T-3. Umumnya, tabel dibuat setahun sekali. Namun dalam keadaan yang berbeda, perubahan dilakukan pada tabel kepegawaian. Oleh karena itu, organisasi tertentu perlu menyimpan dokumen ini di tempat yang mudah dijangkau.

Dalam kontak dengan

Pekerjaan perusahaan dikaitkan dengan perkembangan yang konstan dan peningkatan kecepatan kerja. Oleh karena itu, dari waktu ke waktu mungkin ada kebutuhan untuk memasukkan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian. Prosedur ini sebenarnya memiliki banyak aspek yang serius. Penting untuk memutuskan tidak hanya nama lowongan, tetapi juga untuk membenarkan inovasi dengan dokumentasi.

Bagaimana cara memperkenalkan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian?

Pengenalan lowongan ke staf organisasi harus dilakukan dalam beberapa tahap utama. Mereka dapat dibagi menjadi dukungan organisasi dan dokumenter.

Untuk melakukan prosedur ini, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:

• Identifikasi kebutuhan akan perubahan;
• Menulis memo tentang perlunya unit tambahan;
• Atas perintah manajer, buatlah dokumen yang menunjukkan semua lowongan yang ada, serta yang baru dibuat.

Nama-nama posisi dalam tabel kepegawaian harus sesuai dengan daftar negara yang disetujui.

Bagaimana membenarkan pengenalan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian?

Undang-undang Federasi Rusia menentukan bahwa suatu organisasi dapat mengoordinasikan sendiri jumlah pekerja yang dipekerjakan. Selain itu, atas inisiatif manajer, karyawan dapat ditambah, posisi yang ada dapat diganti namanya, atau dapat dilakukan pengurangan. Namun untuk setiap tindakan tersebut perlu adanya pembenaran yang serius, yang diungkapkan melalui penyusunan perhitungan dan dokumen resmi.

Pertambahan staf dan penambahan unit tambahan biasanya terjadi karena alasan berikut:

• Ruang lingkup pekerjaan ditingkatkan;
• Teknologi atau bidang tambahan telah diperkenalkan;
• Menambahkan lowongan akan membantu meningkatkan kinerja departemen, unit bisnis, atau perusahaan secara keseluruhan.

Daftar ini belum final dan mungkin ada alasan lain di perusahaan yang mungkin membenarkan perlunya inovasi.

Contoh pembenaran - memperkenalkan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian

Contoh pembenaran disebut juga memo. Mari kita perhatikan contoh pembenaran untuk memasukkan unit tambahan ke dalam tabel kepegawaian karena peningkatan aliran dokumen. Saya mengikuti aturan untuk menyimpan dokumen, di setiap departemen ada orang yang bertanggung jawab atas pengiriman tepat waktu folder yang diarsipkan ke arsip perusahaan atau arsip zona. Terutama banyak dokumen semacam itu yang terbentuk dalam proses kerja akuntan, pekerja sumber daya manusia, dan ekonom.

Karyawan departemen ini dapat menyiapkan memo untuk membenarkan kebutuhan untuk memperkenalkan unit yang harus mengikat, mengarsipkan, dan mentransfer dokumen ke arsip produksi secara tepat waktu. Selain itu, mereka dapat diterbitkan berdasarkan permintaan hanya dengan tanda tangan.

Contoh pembenaran menunjukkan:

• Jumlah kasus yang dihasilkan setiap tahunnya;
• Waktu yang dihabiskan untuk mengikat, mengarsipkan, menerima dan mengeluarkannya.

Waktu yang dihabiskan per bulan dihitung. Berdasarkan hal ini, tarif dan gaji calon karyawan ditentukan.

Perintah untuk memperkenalkan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian - contoh

Posisi baru dimasukkan ke dalam tabel kepegawaian atas perintah manajer. Perintah tersebut dikeluarkan berdasarkan memo yang diserahkan.

Perintah tersebut menentukan poin-poin berikut:

• Perlunya menyusun struktur yang berbeda sehubungan dengan pengajuan perubahan;
• Indikasi departemen tempat lowongan akan ditempatkan;
• Nama lowongan yang dimasukkan;
• Besaran tarif, gaji resmi dan tunjangan tetap lainnya.

Perintah tersebut disetujui oleh manajer dan disegel dengan stempel perusahaan.

Memo tentang pengenalan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian

Permintaan untuk memasukkan suatu jabatan baru ke dalam tabel kepegawaian dinyatakan dengan memo dari kepala departemen atau unit struktural yang membutuhkan pegawai baru. Memo tersebut tidak sekedar menyatakan permintaan untuk melakukan perubahan, namun memberikan pembenaran resmi atas tindakan ini. Unit struktural baru akan memerlukan biaya material tertentu dari perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting dalam catatan tersebut untuk menghitung kelayakan biaya-biaya tersebut dan memperoleh keuntungan finansial dari karyawan baru tersebut.

Selain memo itu sendiri, perlu dikembangkan aplikasi berikut:

• Perhitungan volume pekerjaan yang dihasilkan;
• Memberikan data tentang standar biaya tenaga kerja untuk spesialisasi dari Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tahun 2002;
• Berikan perhitungan ekonomi atas keuntungan yang diterima dari diperkenalkannya lowongan baru.

Manfaat yang dihasilkan dapat dinyatakan, misalnya, dalam kenyataan bahwa unit kerja yang diperkenalkan akan membebaskan banyak spesialis yang berbeda yang akan dapat menggunakan waktu luangnya untuk mengembangkan ide dan konsep baru.

Verifikasi dan pengumpulan informasi dilakukan dengan dukungan Mincredit.ru

Bagaimana cara memperkenalkan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian? Urutan pemasukannya dapat disiapkan dengan beberapa cara:

Referensi. Dalam kebanyakan kasus, undang-undang sama sekali tidak mendefinisikan kompetensi divisi struktural dan spesialis individu dalam perusahaan, terutama perusahaan komersial.

Oleh karena itu, siapa sebenarnya yang akan menyiapkan perintah untuk memasukkan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian tergantung pada tanggung jawab pekerjaan yang disetujui dalam organisasi tertentu.

Dokumen perubahan akibat penambahan staf

Formulir kepegawaian T-3 telah disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia No. 1 tahun 2004. Meskipun saat ini tidak diwajibkan, hal ini digunakan dalam praktik. Namun berbeda dengan jadwal, bentuk dan susunan perintah perubahannya tidak diatur dalam undang-undang. Setiap perusahaan mungkin memiliki aturannya sendiri yang mengatur dokumen tersebut.

Maksimum yang dapat Anda fokuskan di sini adalah persyaratannya. Menurut standar, formulir dokumen harus memuat:

1. Lambang, merek dagang atau logo organisasi.
2. Nama, OGRN, INN dan KPP (biasanya dicantumkan sebagai unsur kop surat perusahaan).
3. Tanggal dan nomor registrasi pesanan.
4. Tempat pembentukan atau pendaftaran (bila tidak sesuai dengan lokasi organisasi secara keseluruhan).
5. Stempel persetujuan.
6. Nama jenis dokumen (“Pesanan”) dan judul (“Saat membuat perubahan pada tabel kepegawaian”, “Saat memperkenalkan posisi”, dll.).
7. Tanda tangan pribadi dari orang yang mengeluarkan perintah (kepala perusahaan, yang diberi wewenang tersebut berdasarkan Piagam).

Daftar elemen di atas tidak wajib. Standar ini diperkenalkan untuk penerapan sukarela di wilayah Rusia, undang-undang tidak memberikan sanksi apa pun atas ketidakpatuhan.

Bagaimana cara menambahkan taruhan?

Baca tentang perubahan staf sehubungan dengan pengenalan posisi baru.

Stempel dan tanda tangan tersedia

Penting! Setiap perintah yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan dan dikeluarkan secara tertulis harus ditandatangani. Dalam hal ini tanda tangan harus dibubuhkan langsung oleh orang yang kompetensinya meliputi pengambilan keputusan mengenai masalah tersebut.

Oleh karena itu, untuk menentukan siapa yang harus menandatangani perintah pengenalan suatu jabatan baru, Anda perlu memahami ruang lingkup kewenangan manajemen perusahaan. Ada beberapa opsi di sini:

• Ditandatangani langsung oleh pimpinan seluruh organisasi secara keseluruhan (direktur, direktur umum, dll), bertindak berdasarkan Piagam.
• Itu ditandatangani oleh salah satu wakilnya (misalnya, direktur SDM), yang kompetensinya mencakup penyelesaian masalah mengenai komposisi personel perusahaan. Apalagi kewenangan wakil tersebut harus berasal dari pimpinan organisasi secara keseluruhan.
• Ditandatangani oleh orang yang menggantikan manajer dan bertindak berdasarkan dokumen otorisasi khusus (misalnya, surat kuasa).

Saat menentukan ruang lingkup kekuasaan, seseorang harus dipandu tidak hanya oleh norma-norma Kode Perburuhan Federasi Rusia, tetapi juga oleh KUH Perdata Federasi Rusia, serta undang-undang tentang jenis badan hukum tertentu (misalnya, Undang-Undang Federal “Tentang Perseroan Terbatas”.

Selain tanda tangan, stempel organisasi juga menjadi sarana individualisasi suatu dokumen. Perlu dicatat bahwa undang-undang tersebut tidak secara langsung memuat persyaratan untuk membubuhkan cap wajib pada perintah tertulis yang berkaitan dengan masalah kepegawaian. Satu-satunya dokumen di bidang ketenagakerjaan yang harus disegel adalah buku kerja (Resolusi Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 N 225 “Tentang buku kerja”, klausul 35 Peraturan).

Namun undang-undang tersebut juga tidak memuat larangan membubuhkan segel pada dokumen tersebut. Oleh karena itu, untuk keandalan, para ahli merekomendasikan untuk menyegel pesanan dengan segel (umum atau khusus, dibuat untuk mengesahkan dokumentasi personel).

Siapa yang harus saya beri tahu dengan tanda tangan?

Setelah dokumen dibuat, ditandatangani dan disegel, isinya harus diberitahukan kepada:

• Orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan perintah (sesuai dengan isi perintah dan uraian tugas internal perusahaan).
• Karyawan yang kepentingannya terpengaruh.

Yang terakhir ini berlaku untuk kasus-kasus ketika, bersamaan dengan pengenalan posisi baru, salah satu karyawan yang sudah bekerja di organisasi dipindahkan ke posisi tersebut.

Pada sebuah catatan. Jika posisi kosong terbuka, maka berdasarkan Art. 68 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, ketika mempekerjakan seorang karyawan, sosialisasi dengan perintah tersebut tidak diperlukan.

Mari kita berikan contoh kondisional tentang perintah yang dengannya posisi baru diperkenalkan dalam suatu organisasi. Ini akan terlihat seperti ini:

Transpostavka LLC

PESANAN No.90

tentang perubahan tabel kepegawaian

Untuk mengoptimalkan struktur perusahaan,

saya pesan

1. Catatlah perubahan berikut pada tabel kepegawaian No. ШР-1 tanggal 20 Desember 2017.

1.1.
Perkenalkan posisi berikut ke dalam unit struktural “Akuntansi”: wakil kepala akuntan, jumlah posisi staf – 1, gaji – 30.000 rubel.

2. Tanggung jawab atas pelaksanaan perintah ini berada di tangan kepala departemen personalia, Zaitseva S.V.

Direktur Jenderal Transpostavka LLC Semenov K.V.

Perintah tersebut telah ditinjau oleh: Kepala Departemen SDM Zaitseva S.V.

Kesimpulan

Persyaratan urutan penempatan posisi baru ke dalam tabel kepegawaian tidak ditentukan secara resmi oleh undang-undang. Namun, ada sejumlah aturan yang harus dipatuhi saat menyiapkan dokumen ini. Hal ini akan menghindari perselisihan di kemudian hari.

Struktur organisasi, kepegawaian dan jumlahnya ditetapkan dalam suatu dokumen peraturan, yaitu, meja kepegawaian. Jika diperlukan perubahan, harus dikeluarkan perintah untuk mengubah jumlah karyawan.

Alasan dan persiapan untuk melakukan perubahan

Tabel kepegawaian dibentuk berdasarkan tujuan perusahaan, ketersediaan tenaga kerja, aset tetap dan indikator lain yang memungkinkan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan dan sistem penggajian yang sesuai dengan standar hukum.

Selama kegiatan suatu organisasi, strukturnya dapat mengalami perubahan Beberapa perubahan:

• percepatan pembangunan;
• reorganisasi;
• munculnya jenis kegiatan baru;
• menambah atau mengurangi ruang lingkup pekerjaan;
• kekurangan atau kelebihan spesialis.

Perekonomian negara membuat penyesuaiannya sendiri terhadap dokumentasi akuntansi perusahaan, termasuk amandemen undang-undang federal dan upah minimum.

Alasan dilakukannya perubahan jadwal negara dengan prosedur tindakan yang sesuai:

Tabel kepegawaian dapat mengalami perubahan karena alasan lain jika pimpinan organisasi menemukan alasan obyektif untuk hal ini.

Diperhitungkan beberapa fitur:

• Hanya jabatan-jabatan yang tidak ditempati oleh seseorang, yaitu dianggap kosong, yang dapat dikeluarkan dari staf;
• ketika nama suatu posisi atau departemen berubah, karyawan harus diberitahu tentang hal ini dan entri yang sesuai harus dibuat dalam buku kerja;
• perubahan upah diduplikasi dalam kontrak kerja dan kartu T-2 pribadi.

Manajer mempunyai hak untuk berkontribusi sepanjang tahun jumlah perubahan yang tidak terbatas. Penting untuk mematuhi hukum dan segera memberi tahu tenaga kerja jika ada perubahan.

Perintah untuk mengubah tabel kepegawaian memungkinkan membuat sedikit penyesuaian pada dokumen karena munculnya berbagai situasi produksi. Jika perlu dilakukan perubahan signifikan, tabel kepegawaian yang benar-benar baru disetujui.

Kebutuhan untuk membuat dokumen peraturan meliputi:

• penetapan struktur organisasi perusahaan;
• menetapkan sistem remunerasi berdasarkan jabatan pegawai dan kualifikasinya;
• kontrol atas jumlah unit staf.

Setelah melakukan kegiatan analisis dana pengupahan, diketahui adanya jabatan-jabatan yang lowong pembenaran ekonomi kebutuhan untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian departemen tertentu.

Jika manajer menyetujui dilakukannya penyesuaian, maka ia memberikan perintah lisan kepada sekretaris, akuntan atau ahli personalia untuk menyiapkan perintah tersebut. Setelah dipelajari secara mendetail, dokumen tersebut disetujui oleh kepala, ditandatangani dan disegel.

Kerangka legislatif

Majikan wajib menyampaikan informasi bulanan kepada otoritas layanan ketenagakerjaan tentang ketersediaan posisi yang kosong.

Kepatuhan terhadap norma hukum lainnya, serta Kode Perburuhan Federasi Rusia, dipastikan dengan:

• diperbolehkan menggunakan formulir yang telah ditetapkan (T-3);
• hubungan kerja timbul berdasarkan peraturan, termasuk kepegawaian;
• jabatan karyawan harus sesuai dengan tanggung jawabnya sebagaimana ditentukan dalam lampiran kontrak kerja yang relevan.

Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia mewajibkan manajer untuk membuat tabel kepegawaian dan melakukan perubahan dokumen sesuai dengan ETKS, tarif, tunjangan dan tingkat upah minimum.

Ketika perintah dikeluarkan untuk mengubah tabel kepegawaian, dokumen sebelumnya tidak kehilangan kekuatannya, dan amandemennya hanya sebagai tambahan saja.

Dalam organisasi yang jumlah karyawannya sedikit, fungsi penyusunan dan perubahan tabel kepegawaian dipercayakan kepada spesialis dari departemen akuntansi atau departemen personalia. Di organisasi yang lebih besar, hal itu diciptakan departemen tenaga kerja dan pengupahan.

Pengusaha perorangan dapat secara mandiri membuat pesanan untuk menyesuaikan tabel kepegawaian. Bagaimanapun, keputusan untuk melakukan perubahan ada di tangan pimpinan organisasi.

Komposisi dan struktur dokumen

Dokumen peraturan yang menjadi dasar dilakukannya perubahan tabel kepegawaian dapat dibuat di bebas dari dengan konten wajib di dalamnya detail spesifik:

• nama lengkap organisasi atau cabang;
• Tanggal persiapan;
• Judul dokumen “Pesanan” harus dicantumkan;
• nomor seri yang ditetapkan;
• alasan untuk membuat perubahan pada daftarnya;
• tanggal mulai berlakunya amandemen;
• Nama lengkap penanggung jawab, termasuk milis;
• Nama karyawan, jabatan dan gaji.

Anda dapat mengambil formulir T-3 sebagai dasar. Diperbolehkan melakukan penyesuaian. Perintah tersebut dibubuhi tanda tangan pimpinan dan stempel organisasi.

Jenis perubahan

Semua pesanan memiliki kata-kata yang identik. Perbedaannya hanya terletak pada jenis perubahan yang menjadi alasan penyusunannya.

Kenaikan gaji

Perundang-undangan tidak menyetujui menurunkan tingkat insentif moneter bagi pekerja. Satu-satunya pengecualian adalah pengurangan staf. Diperbolehkan melakukan penyesuaian untuk meningkatkan jumlah pendapatan beberapa karyawan sekaligus.

Tanggal efektif tidak harus bertepatan dengan tanggal persetujuan perintah. Bagian pertama dari dokumen tersebut mendukung tujuan penambahan, dan bagian kedua menjelaskan semua pesanan.

Mengganti nama posisi

Pada saat pergantian jabatan, a pembenaran tertulis. Aturan ini tidak berlaku untuk posisi yang kosong.

Penghapusan atau pengenalan suatu posisi

Jika posisi kepegawaian tetap kosong untuk waktu yang lama, maka disarankan untuk mengecualikannya dari tabel kepegawaian. Rumusan pembenarannya dapat diawali dengan kalimat: “karena keperluan produksi”.

Saat memasukkan suatu posisi ke dalam tabel kepegawaian, dokumen tersebut dibuat sama dengan yang sebelumnya. Jika posisinya sama di antara beberapa departemen, maka perlu disebutkan masing-masing namanya secara terpisah.

Pengurangan staf

Dalam hal ini, unit-unit perusahaan yang kosong dihilangkan. Penting untuk memperingatkan karyawan Anda tentang kejadian ini. paling lambat dua bulan. Perintah dibuat untuk menyesuaikan tabel kepegawaian dengan nomor yang sesuai. Alasan penurunan jumlah tersebut ditunjukkan.

Dokumen tersebut mencantumkan anggota komisi yang memantau kebenaran dokumentasi, publikasi dan penyampaian pemberitahuan kepada karyawan yang diberhentikan.

Persetujuan jadwal baru

Tabel kepegawaian baru dapat disetujui hanya manajemen perusahaan. Perintah dibuat dengan kebutuhan untuk memberlakukan dokumen baru pada tanggal tertentu. Seseorang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumentasi yang diperlukan dan memantau pelaksanaan perintah ditunjuk. Tabel kepegawaian “lama” benar-benar kehilangan validitasnya.

Jadwal baru ini relevan ketika suatu unit struktural dilikuidasi atau banyak karyawan yang dipecat. Jika beberapa posisi dapat mengalami perubahan, maka opsi ini tidak lagi cocok, dan lebih disarankan untuk menyetujui perjanjian tambahan.

Metode lain untuk menghitung pendapatan

Bilamana perlu dilakukan perubahan cara penghitungan upah bagi seorang atau lebih pegawai dengan mengganti gaji dengan jadwal tarif atau sebaliknya, diterbitkan pesanan yang sesuai.

Hal ini mungkin disebabkan oleh seringnya terjadi lembur, bertambahnya lamanya hari kerja, dan adanya perubahan dari kondisi pekerjaan yang lebih mudah ke kondisi yang sulit. Untuk mengoptimalkan pencatatan jam kerja, kita masuk penyesuaian yang tepat pada jadwal staf.

Jika karyawan tersebut mendukung dan jika menentang

Ketika memutuskan untuk melakukan perubahan apa pun yang berkaitan dengan aktivitas kerja karyawan, mereka harus diberitahu dan mendapatkan persetujuan yang sesuai.

Jika karyawan tersebut tidak keberatan, maka tindakan berikut:

• perjanjian kontrak sedang disiapkan;
• perintah dikeluarkan untuk mengganti nama jabatan atau melakukan perubahan lain;
• entri yang sesuai dibuat di buku kerja.

Karyawan tidak setuju, maka manajer bertindak dalam kerangka Art. 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia:

• lowongan alternatif dan kondisi kerja;
• jika pilihan ini tidak sesuai, maka kontrak berakhir dan menjadi tidak sah;
• Jika ancaman PHK massal terdeteksi, pemberi kerja berhak menerapkan sistem kerja paruh waktu hingga enam bulan.

Setelah pemutusan kontrak kerja, karyawan berhak menerima kompensasi uang.

Fitur Penyimpanan

Semua pesanan yang dikeluarkan dalam satu organisasi adalah umum. Mereka mungkin didaftarkan dan diberi nomor seri.

Kondisi penyimpanan:

• folder terpisah dibuat untuk menyimpan pesanan guna menjaga kerahasiaan;
• manajemen harus selalu memiliki akses ke folder.

Jangka waktu penyimpanan ditentukan oleh undang-undang dan jangka waktu keberadaan perusahaan. Segera setelah organisasi tersebut tidak ada lagi, dokumen tersebut juga kehilangan kekuatan hukumnya.

Prosedur untuk mengubah tabel kepegawaian di 1C disajikan dalam manual ini.

Melakukan perubahan dokumen pegawai pada saat pergantian tabel kepegawaian

Perubahan gaji

Tabel kepegawaian adalah dokumen yang digunakan untuk memformalkan struktur, kepegawaian, dan tingkat kepegawaian suatu organisasi.

Kepegawaian: pengembangan, persetujuan, bentuk terpadu

Menurut Direktori Kualifikasi Jabatan Manajer, Spesialis dan Pegawai Lainnya, disetujui. Dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37, penyusunan tabel kepegawaian dapat dijadikan tanggung jawab seorang ekonom tenaga kerja. Karena tidak setiap organisasi memiliki posisi seperti itu, manajemen perusahaan secara mandiri memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan ini.
Jika pimpinan suatu organisasi mempercayakan tanggung jawab ini kepada seorang karyawan yang tidak disebutkan dalam kontrak kerja dan (atau) uraian tugas, maka orang tersebut ditunjuk melalui perintah untuk kegiatan utama.
Contoh bentuk perintah yang memberikan tanggung jawab kepada seorang karyawan untuk membuat rancangan tabel kepegawaian diberikan di bawah ini.

TCRF tidak memiliki persyaratan langsung untuk keberadaan tabel kepegawaian di setiap organisasi, namun resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 01/05/04 No. 1 menetapkan bahwa bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk pencatatan tenaga kerja dan pembayarannya, termasuk. formulir T-3 (Tabel Kepegawaian), berlaku untuk organisasi dari segala bentuk kepemilikan

Tabel kepegawaian disetujui atas perintah (instruksi) dari pimpinan organisasi atau orang yang diberi kuasa.
Dalam urutan ini, berbeda dengan bentuk standar pemesanan kegiatan pokok, tidak ada bagian yang menyatakan, dan pemesanan dapat langsung dimulai dengan tulisan “SAYA ORDER”, karena tidak diperlukan penjelasan tambahan untuk memasukkan tabel kepegawaian ke dalam. memengaruhi. Meskipun Anda dapat menunjukkan alasan (jika ada) mengapa tabel kepegawaian baru disetujui.
Bentuk perintah persetujuan tabel kepegawaian diberikan di bawah ini.

Hingga April 2001, undang-undang tidak menetapkan persyaratan apa pun untuk penyusunan tabel kepegawaian. Dengan diperkenalkannya Album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk mencatat tenaga kerja dan pembayarannya (Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 04/06/01 No. 26), pemberi kerja memiliki kesempatan untuk menggunakan yang sudah jadi formulir kepegawaian - formulir T-3. Pada tahun 2004, Album baru dengan bentuk terpadu diterbitkan dan disetujui. Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1, di mana perubahan kecil dilakukan pada formulir T-3. Faktanya, tanda tangan persetujuan visa di akhir formulir telah berubah. Berikut adalah contoh pengisian tabel kepegawaian.

Perlu diperhatikan fakta bahwa dalam kontrak kerja karyawan, jabatan harus sesuai dengan yang ditentukan dalam tabel kepegawaian.
Jika, sesuai dengan undang-undang federal, kinerja pekerjaan pada posisi, spesialisasi atau profesi tertentu dikaitkan dengan pemberian tunjangan atau adanya pembatasan, maka nama posisi, spesialisasi atau profesi tersebut dan persyaratan kualifikasinya harus sesuai. dengan nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi, disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia (Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia).
Saat ini terdapat buku referensi yang dapat digunakan dalam menetapkan suatu profesi (jabatan) dalam tabel kepegawaian:
- ETKS - Direktori Tarif dan Kualifikasi Pekerjaan dan Profesi Pekerja Terpadu;
- Direktori kualifikasi terpadu untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan;
- OKPDTR - Pengklasifikasi profesi pekerja, posisi karyawan, dan kategori tarif seluruh Rusia.

Melakukan perubahan pada tabel kepegawaian

Ada dua cara untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian.
Pertama, Anda dapat mengubah tabel kepegawaian itu sendiri. Tabel kepegawaian baru dengan nomor registrasi berikutnya disetujui atas perintah kegiatan utama.
Kedua, sebagai aturan, ketika perubahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian tidak signifikan, perubahan tersebut dapat diformalkan melalui perintah untuk kegiatan utama.
Jika perubahan tabel kepegawaian dilakukan melalui perintah, maka judul perintahnya dapat sebagai berikut:
"Tentang amandemen tabel kepegawaian";
"Tentang perubahan staf";
"Tentang perubahan sebagian dalam tabel kepegawaian."
Alasan-alasan berikut dapat dikemukakan sebagai dasar perintah tersebut:
- memperbaiki struktur organisasi perusahaan;
- melaksanakan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kegiatan masing-masing unit struktural;
- reorganisasi perusahaan;
- perluasan atau pengurangan basis produksi perusahaan;
- perubahan peraturan perundang-undangan;
- optimalisasi kerja manajemen;
- perencanaan dan perhitungan ekonomi departemen SDM, penghapusan duplikasi fungsi, dll.
Formulir perintah perubahan tabel kepegawaian diberikan di bawah ini.

Ketika terjadi perubahan kepegawaian, perlu dilakukan penilaian yang tepat terhadap perubahan yang terjadi sehubungan dengan hal tersebut.
Ketika posisi baru ditambahkan ke tabel kepegawaian saat ini, yang lama dihilangkan, nama posisi diubah, departemen baru dibuat, proses ini sering mempengaruhi personel yang ada, dan kemudian perlu dilakukan perubahan dan penyesuaian pada dokumen kepegawaian. karyawan tergantung pada perubahan apa yang diperkenalkan. Ini bisa berupa:
1) mengganti nama jabatan;
2) terjemahan;
3) mengganti nama departemen;
4) pemberian tanggung jawab tambahan;
5) perubahan gaji.
Dalam semua kasus ini, karyawan HR perlu melakukan prosedur berbeda untuk menyiapkan dokumen personalia.
Mari pertimbangkan semua opsi ini secara terpisah.
Pergantian nama suatu jabatan terjadi apabila seorang pegawai yang sedang bekerja dan menjalankan tugas tertentu tidak mengubah apapun yang dapat mengakibatkan perubahan fungsi pekerjaannya atau rutinitas hari kerja normal. Namun, harus diingat bahwa menurut Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, nama posisi, spesialisasi, profesi merupakan syarat penting dari kontrak kerja. Pasal 73 Kode Perburuhan Federasi Rusia menetapkan bahwa karena alasan yang berkaitan dengan perubahan kondisi kerja organisasi atau teknologi, atas inisiatif pemberi kerja, perubahan pada kondisi penting kontrak kerja yang ditentukan oleh para pihak diperbolehkan. Prasyaratnya adalah sebagai akibat dari perubahan tersebut, fungsi ketenagakerjaan pekerja harus tetap tidak berubah. Selain itu, bagian 2 Seni. 73 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia juga menetapkan prosedur khusus untuk perubahan tersebut - karyawan harus diperingatkan secara tertulis selambat-lambatnya 2 bulan sebelum diperkenalkan.
Oleh karena itu, dalam hal penggantian nama suatu jabatan, selain melakukan perubahan tabel kepegawaian (dengan mengeluarkan perintah pada kegiatan utama), perlu mendapat persetujuan tertulis dari karyawan. Jika karyawan tidak setuju, ia harus bertindak sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh Art. 73 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Setelah itu, penyesuaian yang sesuai dilakukan pada kartu T-2 pribadi dan buku kerja. Contoh pembuatan entri diberikan di bawah ini.

Menurut Seni. 72 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pemindahan adalah perubahan fungsi kerja atau persyaratan penting kontrak kerja, khususnya tempat kerja (menunjukkan unit struktural), jika hal ini ditunjukkan dalam kontrak kerja, fungsi kerja , hak dan tanggung jawab pekerja, karakteristik kondisi kerja, tunjangan dan kompensasi, rezim kerja dan istirahat, kondisi remunerasi.
Pemindahan permanen atas inisiatif pemberi kerja ke organisasi yang sama diperbolehkan dengan persetujuan tertulis dari karyawan. Dokumen pertama saat mendaftarkan transfer harus berupa proposal transfer, kemudian - perubahan tertulis pada kontrak kerja, yang ditandatangani oleh karyawan dan majikan. Setelah itu, perintah transfer dikeluarkan (formulir terpadu T-5), yang dasarnya adalah amandemen kontrak kerja. Setelah itu dilakukan perubahan pada buku kerja dan kartu T-2 pribadi.
Di bawah ini adalah diagram persiapan dokumen pada saat mutasi pegawai dan skema perubahan (penambahan) kontrak kerja.