Apa yang perlu dilakukan oleh perusahaan yang telah memutuskan untuk beralih ke manajemen dokumen elektronik. Apa algoritma tindakan, di mana untuk memulai?

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memikirkan hasil apa yang ingin diperoleh perusahaan. Saat ini ada dua lini pekerjaan. Ini adalah aliran dokumen B2G, yaitu antara perusahaan dan lembaga pemerintah. Dan B2B, yaitu pertukaran kertas antar perusahaan. Adapun B2G, kita berbicara tentang menghubungkan ke lembaga pemerintah yang diperlukan untuk perusahaan tertentu, tergantung pada spesifik kegiatannya. Di negara kita, semua perusahaan melapor ke kantor pajak,.

Selanjutnya, semuanya tergantung pada bidang kegiatan - misalnya, satu perusahaan memperdagangkan produk alkohol, yang lain, selama produksi, dengan satu atau lain cara berdampak pada lingkungan, perusahaan ketiga yang bergerak di bidang jasa asuransi, pasar sekuritas, dan sebagainya. pada. Penting untuk melihat apa yang harus dilaporkan oleh otoritas lain. Setelah daftar departemen yang akan kita laporkan ditentukan, kita perlu melihat proposal apa yang bisa dibuat oleh pengelola dokumen elektronik. Tergantung pada ini, perusahaan memilih rencana tarif yang sesuai. Selanjutnya, kesepakatan dibuat, jumlah tanda tangan elektronik yang diperlukan dibuat, perangkat lunak yang diperlukan diinstal, seminar diadakan untuk mengajarkan cara bekerja dengan perangkat lunak ini. Itu saja - aliran dokumen dengan instansi pemerintah memiliki tempatnya.

- Ceritakan lebih banyak tentang B2B?

Ini, seperti yang saya katakan, adalah jenis kedua dari pertukaran dokumen digital. Ini diatur antara entitas bisnis. Itu semua tergantung pada perusahaan tertentu. Tidak ada resep umum untuk mulai mengirim dokumen di sini. Ada situasi ketika suatu perusahaan hanya diwajibkan untuk beralih ke manajemen dokumen elektronik dengan rekanannya hanya untuk bertahan hidup.

Sehubungan dengan berlakunya norma baru mulai 1 Januari 2014, semua pengguna EDS, tanpa kecuali, perlu menghubungi pusat sertifikasi untuk mengganti sertifikat kunci. Sejauh ini, semua kertas virtual yang ditandatangani dengan sertifikat yang valid diakui sebagai dokumen yang disertifikasi oleh tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Misalnya: salah satu jaringan perdagangan utama baru-baru ini mulai bekerja dengan pemasoknya, bertukar kertas digital secara eksklusif. Jadi, untuk memasok produknya ke jaringan ini, seorang petani perlu beralih ke manajemen dokumen elektronik.

Manfaat EDI

Apakah ada manfaat dari transisi ke EDI untuk usaha kecil dan menengah? Tampaknya untuk saat ini digital hanya dapat membawa manfaat nyata bagi organisasi besar.

Untuk usaha kecil dan menengah, transisi ke EDI bukanlah tugas yang super sekarang. Tapi Anda bisa melihatnya, "merasakan" itu. Kecepatan alur kerja - ini akan menjadi keuntungan. Namun penggunaan EDI bukan hanya soal hubungan dengan kontraktor. Ini termasuk hubungan dengan instansi pemerintah, dan di sini pengusaha akan dipaksa untuk beralih, tidak ada pilihan.

Hal lain yang sangat penting yang harus diingat oleh usaha kecil dan menengah adalah bahwa menggunakan tanda tangan elektronik di lantai perdagangan adalah cara untuk mengembangkan bisnis mereka. Dari 2014-2015, 15 persen dari pesanan negara harus ditempatkan di antara usaha kecil dan menengah. Pekerjaan serius sekarang sedang dilakukan untuk menarik perusahaan-perusahaan ini untuk memenuhi perintah negara. Dan ini adalah kesempatan nyata untuk mengembangkan bisnis Anda. Siapa yang akan menolak untuk menerima kontrak untuk 100-200 ribu rubel dengan pembayaran yang dijamin?

Apakah ada keuntungan bagi perusahaan kecil ketika membayar jasa pengelolaan dokumen elektronik? Lagi pula, banyak organisasi tidak beralih ke EDI karena takut tarif tinggi.

Saya memberi contoh di seminar hari ini: 995 rubel - berbagai layanan untuk manajemen dokumen dengan lembaga pemerintah. Jika Anda menghitung biaya perjalanan di Moskow dengan transportasi umum beberapa kali setahun di pihak berwenang di mana Anda perlu menyerahkan dokumen, dan bahkan di kedua arah, maka jumlah biaya akan menjadi sangat dekat dengan biaya yang saya umumkan .

Jika akuntan tidak “bersahabat” dengan komputer, apakah mungkin melakukan kesalahan? Secara umum, seberapa sulitkah bekerja dengan program seperti itu?

Ada elemen format dan kontrol logis. Jika tidak ada niat jahat dalam pembentukan dokumen, maka hampir tidak mungkin untuk dilewatkan. Nah, jika sesuatu dilakukan dengan sengaja atau pengguna lalai, tidak ada program yang menjamin bahwa seseorang akan memasukkan 1.000.000, bukan 1.000.

Tanda tangan digital

Mengapa, menurut Anda, transisi ke pengelolaan dokumen elektronik belum meluas? Apa yang membuat perusahaan takut?

Apakah itu benar-benar menakutkan? Mari kita lihat, kita memiliki di [Hukum Federal 04/06/2011 No. 63-FZ "Pada Tanda Tangan Elektronik" ke-63 - kira-kira. ed.] undang-undang merumuskan konsep tiga jenis EDS. Ini sederhana, sebenarnya ini adalah kombinasi dari login dan kata sandi. Enhanced adalah tanda tangan menggunakan cryptoprotection. Dan tanda tangan elektronik memenuhi syarat, yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi terakreditasi. 90 persen orang di negara kita menggunakan login dan kata sandi. Baik di ATM, atau di jejaring sosial, atau di email. Artinya, kita dapat mengatakan bahwa hampir semua orang menggunakan tanda tangan sederhana.

Sejumlah tanda tangan digital yang digunakan saat ini tidak nyaman baik untuk pusat sertifikasi, maupun untuk sistem informasi, atau untuk pengguna. Saya berharap selama 2014-2015 kita akan memiliki keseragaman dan jumlah tanda tangan akan berkurang.

Adapun tanda tangan yang memenuhi syarat, masih sedikit digunakan dimana. Tetapi digunakan, misalnya, di portal. Dan semakin banyak layanan yang dapat diberikannya, semakin banyak orang akan menggunakan tanda tangan ini. Penggunaannya tidak dibatasi oleh ketakutan orang tetapi oleh kurangnya sumber daya yang dapat digunakan.

Dengan sektor korporasi masih lebih mudah. Sekarang sekitar setengah dari perusahaan menggunakan sistem pelaporan elektronik, dan semuanya diimplementasikan dengan tanda tangan elektronik. Dan perusahaan-perusahaan ini mempekerjakan orang yang sama yang tampaknya takut untuk beralih ke manajemen dokumen elektronik. Jadi ketakutan ini lebih seperti mitos daripada kenyataan.

- Haruskah kita mengharapkan perubahan signifikan dalam undang-undang EDI?

Lagi pula, sekarang banyak yang membicarakan ketidaksempurnaan bidang hukum di bidang ini ... Saya tidak akan menyebutnya ketidaksempurnaan, ini adalah proses pembentukan undang-undang yang normal. Padahal, penggunaan tanda tangan elektronik secara aktif di Rusia bagus jika ada lima tahun. Secara alami, tidak mungkin untuk membentuk kerangka peraturan yang mapan selama periode seperti itu, dengan mempertimbangkan perkembangan teknologi. Saat ini telah terjadi proses pengembangan peraturan perundang-undangan yang sistematis. Dari apa yang patut ditunggu: ini adalah entri terakhir dari undang-undang ke-63 tentang tanda tangan elektronik dan penolakan terhadap undang-undang pertama [UU Federal 10.01.2002 No. 1-FZ "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik". Aturan ini menjadi tidak valid sejak 1 Juli tahun ini - kira-kira. ed.]. Hukum, omong-omong, cukup memadai, kompeten. Tidak ada celah yang jelas di dalamnya. Ini cukup terstruktur. Kami berharap dengan diperkenalkannya jenis EDS akan semakin berkurang. Sekarang banyak instansi pemerintah, sistem informasi mengajukan persyaratan mereka sendiri untuk tanda tangan elektronik, yang tidak selalu sejalan dengan hukum.

Kehadiran sejumlah tanda tangan digital seperti itu tidak merepotkan baik untuk pusat sertifikasi, maupun untuk sistem informasi, maupun untuk pengguna. Bayangkan Anda memiliki lima tanda tangan di gantungan kunci Anda, sambil mengingat bahwa satu untuk kantor pajak, satu lagi untuk platform perdagangan, yang ketiga untuk Rosreestr, dan seterusnya. Saya berharap selama 2014-2015 kita akan memiliki keseragaman dan jumlah tanda tangan akan berkurang.

Dengan bantuan VLSI, Anda dapat bertukar dokumen elektronik tidak hanya di dalam perusahaan Anda, tetapi juga dengan organisasi atau departemen lain, serta mengontrol penyelesaian bersama dengan mitra, pemasok, atau divisi jarak jauh Anda. Untuk melakukan ini, alur kerja harus diaktifkan.

Secara umum, pertukaran dokumen elektronik apa pun di VLSI terdiri dari langkah-langkah berikut:

1. Pengirim mengisi dokumen di VLSI atau mengunggah dokumen yang sudah jadi.
2. Mengirimkannya ke rekanan, menandatangani dengan tanda tangan elektroniknya.

   Jika penerima belum menggunakan manajemen dokumen elektronik di VLIS, maka undangan untuk mendaftar di sistem akan dikirimkan kepadanya melalui email.

3. rekanan menerima dokumen. Jika dokumen memerlukan persetujuan bilateral, penerima menyetujui atau menolaknya, dengan menunjukkan alasannya.
4. Pengirim mengontrol status pemrosesan dokumen dan penerimaan salinan yang ditandatangani oleh pihak lawan.

   Jika dokumen ditolak, pengirim dapat mengoreksi komentar dan mengirim dokumen korektif, atau mengirim yang baru.

Untuk menghindari inkonsistensi antara penerima dan pengirim, dilarang mengubah tahapan transfer dokumen antar perusahaan, tetapi Anda dapat menambahkan tahapan persetujuan dokumen di dalam perusahaan. VLSI berisi empat peraturan untuk pertukaran dokumen antara rekanan, yang memungkinkan mengatur sebagian besar proses bisnis:

• Menandatangani kesepakatan

  Ini memiliki prosedur standar untuk penandatanganan (koordinasi) dokumen oleh dua pihak.

• Pertukaran faktur dan dokumen penjualan lainnya

  Prosedur untuk menerbitkan dan menerima faktur elektronik diatur secara ketat oleh Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. 174n dan berbeda dari persetujuan biasa dengan adanya dokumen teknis tambahan yang berfungsi untuk menetapkan tanggal pengiriman dan penerimaan faktur.

• Rekonsiliasi penyelesaian bersama dengan pihak lawan

  Penerima tidak hanya dapat menyetujui atau menolak akta perdamaian yang masuk, tetapi juga melampirkan versinya sendiri.

  VLSI baris demi baris menggabungkan tindakan rekonsiliasi yang dihasilkan dalam sistem akuntansi pengirim dan penerima, dan menunjukkan perbedaan.

• Bekerja dengan korespondensi

  Anda dapat mengirim dan menerima dokumen apa pun, apakah itu spesifikasi untuk kontrak atau kartu ucapan, tanpa persetujuan, seperti halnya surat biasa.

Tinggalkan umpan balik Anda:

MENGIRIM

Mengotomatiskan operasi rutin dengan database 1C melalui mode batch konfigurator.

PERHATIAN!

Jika Anda kehilangan kotak input pesan, klik Ctrl-F5 atau ctrl-r atau tombol Segarkan di browser.

Topik sudah lama tidak diperbarui, dan ditandai sebagai diarsipkan. Menambahkan pesan tidak dimungkinkan.
Tetapi Anda dapat membuat utas baru dan Anda pasti akan mendapatkan jawaban!
Setiap jam ada lebih dari 2000 Manusia.

Operator dan layanan EDI untuk pertukaran dokumen elektronik

Sistem manajemen dokumen elektronik Diadoc memungkinkan perusahaan untuk melakukan EDF yang signifikan secara hukum di Federasi Rusia dan bertukar dokumen satu sama lain melalui Internet. Untuk menandatangani dokumen di Diadoc, tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat digunakan, seperti dalam pelaporan elektronik. CEP memberikan signifikansi hukum tanpa kesimpulan dari perjanjian tambahan antara pihak lawan.

Layanan manajemen dokumen elektronik yang signifikan secara hukum (YUZEDO) antara pihak lawan (entitas ekonomi).

SWEDO menyediakan pertukaran faktur dan catatan konsinyasi dalam bentuk elektronik, serta jenis dokumen lainnya.

Penyedia solusi EDI internasional untuk mengoptimalkan proses bisnis: manajemen dokumen elektronik internal dan eksternal, pertukaran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum (faktur elektronik, waybill, dll.), tanda tangan elektronik, dan banyak lagi.

Solusi perusahaan 1C, yang menyediakan pertukaran dokumen penting secara hukum, faktur elektronik, dan dokumen elektronik lainnya langsung dari 1C: Enterprise, tanpa menggunakan program lain melalui salah satu operator manajemen dokumen elektronik (EDM) yang mendukung teknologi 1C-EDO.

Layanan untuk pertukaran dokumen elektronik. Ini akan mengirimkan dokumen apa pun ke rekanan Anda dalam hitungan detik, termasuk faktur, faktur, dan kontrak. Anda tidak akan bergantung pada layanan surat dan kurir, Anda akan melupakan penundaan dan kesalahan, Anda akan dapat dengan cepat menyiapkan dokumen untuk dikirim ke pihak berwenang.

Layanan ini memungkinkan Anda untuk mengatur pertukaran faktur elektronik dan dokumen utama lainnya melalui Internet dengan pelanggan, pemasok, mitra, departemen Anda.

Penyedia pertukaran elektronik dokumen elektronik yang signifikan secara hukum antara perusahaan

InfoTeKS

Operator Rusia untuk manajemen dokumen elektronik yang signifikan secara hukum, pelaporan elektronik, dan pusat sertifikasi terakreditasi.

Ekspres Elektronik

Layanan untuk persiapan dan transmisi pelaporan elektronik. Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat untuk bekerja di portal negara bagian dan perusahaan. Tanda tangan elektronik untuk penawaran di situs publik dan komersial.

Sistem pertukaran dokumen penting secara hukum antar perusahaan. Memungkinkan Anda untuk bertukar dokumen keuangan dan ekonomi langsung dari antarmuka pengguna sistem ERP sesuai sepenuhnya dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini.

SYSLINK menyediakan layanan bagi kliennya untuk: menyediakan dokumen omset yang signifikan secara hukum (DOCLINK), kontrol distribusi (DTS), perdagangan elektronik (ETP), dan otomatisasi perdagangan seluler (SFA), untuk area bisnis apa pun.

salinan

Sebuah sistem untuk bertukar dokumen elektronik melalui Internet dengan kontraktor dan mitra. Melalui Transkrip, dokumen formal dan nonformal ditransmisikan. Roaming bekerja dengan operator EDI lainnya. Untuk integrasi, API dan modul untuk bekerja di 1C disediakan.

Sering ada dan banyak pembicaraan tentang manajemen dokumen elektronik, tetapi sulit untuk menavigasi dalam sejumlah besar istilah baru, dan bahkan lebih sulit untuk memahami cara kerjanya. Serangkaian artikel "Akuntan dan dokumen elektronik" dirancang khusus untuk memberi tahu dalam bahasa yang dapat diakses tentang jenis interaksi ini segala sesuatu yang perlu diketahui oleh seorang akuntan. Bagaimana cara memulai pertukaran? Bagaimana cara bekerja dengan akun utama dan mengirimkan laporan secara elektronik? Anda akan menemukan jawaban untuk ini dan pertanyaan lain dalam masalah kami.

Di bab pertama, kita akan berbicara tentang bagaimana beralih ke interaksi elektronik dengan rekanan, dan apa yang Anda butuhkan untuk memulai pertukaran.

Pandangan dari atas: apakah perlu perubahan?

Mari kita lihat situasi saat ini dari atas: banyak perusahaan mengotomatiskan sebagian atau seluruh proses bisnis internal mereka melalui penerapan sistem informasi. Tetapi fungsi organisasi tidak terbatas pada proses internal, perlu untuk berinteraksi dengan kontraktor.

Misalnya, setelah transaksi bisnis selesai, seorang akuntan menyusun tindakan pekerjaan yang dilakukan dalam sistem akuntansinya, mencetaknya dan mengirimkannya melalui pos atau kurir. Pihak lawan, setelah menerima tindakan, memindai dan memasukkannya ke dalam sistem informasi, jika ada. Kemudian "tangan" akuntan membuat entri dalam sistem akuntansi, dan tanpa gagal menyimpan kertas aslinya. Nyaman?

Situasinya paradoks: proses internal dioptimalkan, sedangkan yang eksternal tidak, sementara itu adalah proses eksternal yang berfungsi dengan baik yang mengarah pada minimalisasi biaya, baik material maupun waktu. Pengiriman dokumen kertas membutuhkan waktu berhari-hari dan berminggu-minggu, sementara dokumen elektronik ditransmisikan dalam hitungan menit.

Metode untuk bertukar dokumen elektronik

• Jadi, Anda telah memutuskan untuk mulai bertukar dokumen elektronik. Bagaimana interaksi elektronik akan dibangun, pihak lawan memutuskan sendiri. Ada dua jenis utama pertukaran:
• Bertukar dengan rekanan secara langsung Anda dapat memulai dengan membuat perjanjian awal, yang merinci prosedur dan ketentuan pertukaran. Jika kedua pihak menggunakan tanda tangan elektronik yang ditingkatkan, maka perjanjian tidak dapat dibuat, masing-masing, dengan jenis tanda tangan elektronik lainnya, diperlukan perjanjian. Keuntungan nyata dari opsi ini adalah Anda tidak perlu membayar operator untuk transfer dokumen, Anda dapat menggunakan email biasa. Namun tidak semua dokumen dapat dikirim langsung ke counterparty.
• Varian lain - pertukaran faktur melalui operator manajemen dokumen elektronik (operator EDO SF). Cara ini lebih baik, jika hanya karena Anda terhubung ke jaringan operator sekali, bergabung dengan peraturan pertukaran dan bekerja di layanan. Operator EDF SF memiliki kemampuan teknologi, manusia, dan hukum untuk memastikan pertukaran dokumen elektronik yang sah, dan yang terpenting, faktur.

Karina Cassis,analisSynerdocs

Tiga langkah mudah menuju EDI

• terhubung ke operator;
• membeli sertifikat tanda tangan elektronik dan sarana perlindungan kriptografi (CIPF);
• menghubungkan rekanan (jika perlu) menggunakan operator

Menghubungkan ke operator

Peraturan tersebut merupakan dokumen yang merinci prinsip kerja, tugas pelayanan, dan aspek hukum.

Akuisisi sertifikat tanda tangan elektronik dan alat perlindungan kriptografi

Menurut hukum federaln63 “Pada Tanda Tangan Elektronik”, sertifikat tanda tangan elektronik yang digunakan oleh suatu firma (badan hukum) juga mengidentifikasi individu tertentu, tetapi bertindak atas nama firma berdasarkan Piagam atau surat kuasa. Tentu saja, sertifikat tidak dapat ditransfer ke orang lain. Anda tidak dapat menginstruksikan seseorang untuk membubuhkan tanda tangan Anda pada dokumen.

Karina Cassis,analisSynerdocs

Tanda tangan elektronik (ES) adalah urutan karakter yang dilampirkan pada dokumen. Ada tiga jenis tanda tangan: sederhana, tanpa pengecualian yang disempurnakan, dan yang disempurnakan.

Menurut Undang-Undang Federal No. 63 “Tentang Tanda Tangan Elektronik”, dokumen elektronik yang ditandatangani oleh ES sederhana atau yang disempurnakan tanpa pengecualian diakui setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan.

Tanda tangan berkualifikasi yang disempurnakan pada dokumen elektronik adalah analog dari tanda tangan dan cap tulisan tangan pada dokumen kertas. Layanan Pajak Federal mengakui kekuatan hukum hanya dari dokumen-dokumen yang ditandatangani oleh tanda tangan yang memenuhi syarat .

Alat perlindungan informasi kriptografi (CIPF) adalah program khusus yang mengenkripsi dan mendekripsi informasi yang dikirimkan. CIPF dalam layanan pertukaran diperlukan untuk membuat dan memverifikasi tanda tangan elektronik. Lisensi untuk hak penggunaan dapat dibeli melalui operator.

Menghubungkan rekanan

Tidak masalah operator EDF SF mana yang digunakan rekanan - Anda dapat terhubung ke satu operator, dan rekanan ke operator lain. Saat ini, sejumlah operator terkemuka sedang mengembangkan dan menguji teknologi roaming. Saat teknologi sedang dalam tahap pengembangan, Anda dapat menggunakan opsi lain untuk mengatur interaksi dengan rekanan.

Opsi pertama adalah bekerja dengan banyak operator . Tidak ada yang melarang peserta bursa menggunakan layanan beberapa operator EDI. Anda sendiri dapat terhubung ke beberapa operator, atau menawarkan metode kerja ini ke rekanan, jika sesuai, tentu saja.

Jika Anda dan rekanan Anda terhubung ke layanan yang berbeda, dan karena alasan tertentu tidak ingin menggunakan layanan dari beberapa operator manajemen dokumen elektronik, maka perhatikan opsi kedua - Anda dapat menghubungi operator Anda dengan proposal untuk menjalin pertukaran di antara mereka.

Alih-alih sebuah kesimpulan

Di edisi berikutnya

Kami ingin beralih ke manajemen dokumen elektronik dengan beberapa rekanan, khususnya, untuk menerima faktur dan tindakan yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik, jika ini dinyatakan dalam perjanjian layanan untuk menghindari "pengambilalihan" pajak.

Akan lebih baik bagi organisasi untuk mengadakan perjanjian pertukaran dokumen elektronik, yang akan menentukan format pengelolaan dokumen elektronik antar perusahaan. Klausul perjanjian apa yang akan membantu organisasi menghindari klaim inspektur disajikan dalam artikel dalam jawaban lengkap.

Alasan

Apa yang penting untuk tercermin dalam perjanjian pertukaran dokumen elektronik untuk menghindari kerugian pajak

Ekaterina Shestakova, Direktur Umum Manajemen Aktual LLC, Ph.D. hukum ilmu pengetahuan

David Okolelov, Penasihat Layanan Sipil Negara Federasi Rusia, kelas 3

Untuk pertukaran elektronik "utama" persetujuan dari kedua belah pihak diperlukan

Pertukaran faktur tidak dapat dilakukan tanpa persetujuan dengan EDI

Penting untuk menyetujui penggunaan tanda tangan sederhana terlebih dahulu

DENGAN Sekarang semakin banyak perusahaan yang beralih ke manajemen dokumen elektronik tidak hanya dengan inspeksi, tetapi juga dengan kontraktor (baca lebih lanjut di bawah). Namun, tidak seperti pertukaran informasi dengan otoritas pajak, prosedur untuk mempersiapkan, menyetujui, dan menandatangani perjanjian pertukaran dokumen elektronik antar perusahaan tidak disetujui secara hukum.

BACA DI E.RNK.RU

Barang lebih bermanfaat

Kami telah mengembangkan contoh perjanjian pertukaran dokumen elektronik (selanjutnya disebut perjanjian), di mana kami mendefinisikan format pengelolaan dokumen elektronik antar perusahaan (lihat contoh di bawah). Mari kita pertimbangkan klausul apa dari perjanjian semacam itu yang akan membantu perusahaan menghindari klaim inspektur.*

1. Memperbaiki bentuk perjanjian dalam kebijakan akuntansi akan membenarkan hak perusahaan untuk bertukar kertas dalam bentuk elektronik

Manajemen dokumen elektronik dikaitkan dengan manajemen dokumen internal perusahaan, akuntansi dan pelaporan. Pada gilirannya, totalitas metode akuntansi harus disetujui dalam kebijakan akuntansi (Pasal 8 Undang-Undang Federal 06.12.11 No. 402-FZ, selanjutnya - Undang-Undang No. 402-FZ).

Oleh karena itu, jika perusahaan memutuskan untuk memperkenalkan manajemen dokumen elektronik dan sistem pelaporan elektronik, sistem tersebut harus tercermin dalam kebijakan akuntansi. Pada saat yang sama, penting untuk memperbaiki:

- volume pengelolaan dokumen elektronik;
- format dokumen elektronik;
- prosedur penyimpanan pelaporan elektronik;
- kasus ketika alih-alih dokumen elektronik, perusahaan membuat dokumen di atas kertas.

2. Indikasi metode pertukaran elektronik akan memperjelas saat berinteraksi dengan rekanan

Tata cara dan tata cara pengelolaan dokumen elektronik perusahaan ditentukan secara independen. Penting untuk mempertimbangkan dua nuansa utama.

Pertama, perjanjian harus menentukan apakah dokumen elektronik digandakan di atas kertas. Misalnya, sebuah perusahaan mengirimkan TTN ke rekanan dalam bentuk elektronik, kemudian setelah beberapa waktu mengirimkan dokumen yang sama dalam bentuk kertas (misalnya, jika rekanan belum menerima dokumen elektronik).*

Perlu dicatat bahwa prosedur pemrosesan dokumen seperti itu saat ini disediakan untuk faktur (klausul 4 Aturan untuk Menyimpan Jurnal Faktur yang Diterima dan Dikeluarkan yang Digunakan dalam Perhitungan Pajak Pertambahan Nilai, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia bulan Desember 26 Tahun 2011 No. 1137 “Tentang Formulir dan Tata Cara Pengisian (Pemeliharaan) Dokumen Yang Digunakan Dalam Perhitungan Pajak Pertambahan Nilai”).

Kedua, disarankan untuk dicatat dalam perjanjian apakah perusahaan bertukar dokumen elektronik secara langsung (menggunakan program khusus atau klien surat biasa) atau melibatkan operator manajemen dokumen elektronik (baca lebih lanjut di bawah).*

BACA DI E.RNK.RU

Cara menukar faktur secara elektronik

Kementerian Keuangan Rusia secara ketat mengatur prosedur pertukaran faktur elektronik (Nomor Pesanan 50n tanggal 25 April 2011), di mana seluruh prosedur dijelaskan dalam 23 paragraf. Namun, menukar faktur elektronik tidak sesulit kelihatannya pada pandangan pertama.

Menurut Kementerian Keuangan Rusia, dimungkinkan untuk mengkonfirmasi fakta transaksi bisnis untuk keperluan pajak dengan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang ditingkatkan dan memenuhi syarat. Dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan sederhana atau yang disempurnakan tanpa pengecualian dapat dianggap sebagai analog dari dokumen dengan tanda tangan tulisan tangan yang ditempel di atas kertas, hanya dalam kasus yang ditetapkan oleh undang-undang (surat tertanggal 12.04.13 No. 03-03-07 / 12250) .

Ternyata dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan wajar tanpa pengecualian yang sederhana atau yang disempurnakan tidak akan mengkonfirmasi pengeluaran perusahaan (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 23 Januari 2013 No. 03-03-06 / 1/24, tanggal 25 Desember, 2012 No. 20.12.12 No. 03-03-06/1/710).

- waybill berupa No.TORG-12;
- tindakan penerimaan dan penyerahan pekerjaan (jasa).

Selain itu, penting untuk diingat bahwa perusahaan dapat bertukar faktur hanya dengan melibatkan operator manajemen dokumen elektronik. Karena itu, jika organisasi tidak memiliki perjanjian yang sesuai, disarankan untuk mengecualikan faktur dari daftar dokumen elektronik.

5. Indikasi urutan penyimpanan dokumen elektronik akan melindunginya dari pemusnahan dini

Tata cara penyimpanan dokumen elektronik tidak berbeda dengan tata cara penyimpanan dokumen di atas kertas. Jadi, faktur elektronik harus disimpan untuk periode yang disediakan untuk penyimpanan dokumen kertas (klausul 1.13 dari Prosedur untuk menerbitkan dan menerima faktur dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi menggunakan tanda tangan digital elektronik, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 25 April 2011 No.50n). Ingatlah bahwa untuk tujuan akuntansi, dokumen utama disimpan selama lima tahun, dan untuk tujuan pajak - empat tahun.

Namun dalam praktiknya, ada risiko kehilangan dokumen (misalnya, jika terjadi kegagalan komputer atau jika terjadi kebakaran). Oleh karena itu, disarankan untuk menentukan prosedur untuk mendapatkan salinan dokumen dari pihak lawan dalam perjanjian (lihat komentar ahli di bawah).

Saat ini manajemen dokumen elektronik dengan berani masuk ke kehidupan kita, hari ini hampir semua perusahaan menggunakan dokumen elektronik, menggunakan email, deklarasi elektronik, terutama karena untuk perpajakan PPN deklarasi wajib ditetapkan oleh undang-undang. Seseorang pindah dan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik dalam kehidupan sehari-hari dan mentransfer semua pelaporan dan dokumen utama ke bentuk elektronik.

Konsep manajemen dokumen elektronik dan keuntungan dari manajemen dokumen elektronik

Manajemen dokumen elektronik memiliki pro dan kontra.

meja
Pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik

Pada saat yang sama, manajemen dokumen elektronik semakin berkembang. Dan ada prasyarat untuk ini.

Pertama, pengelolaan dokumen elektronik diatur dalam undang-undang perpajakan. Misalnya, ketika melaporkan premi asuransi atau pajak penghasilan pribadi, harus disampaikan secara elektronik jika perusahaan memiliki lebih dari 25 orang. Pelaporan elektronik harus disampaikan secara elektronik. Selain itu, penjelasan, jika pelaporan disampaikan secara elektronik, pada 2017 juga perlu diberikan dalam bentuk dokumen elektronik.

Kedua, manajemen dokumen elektronik diterima dalam akuntansi. Menurut Undang-Undang No. 402-FZ "Tentang Akuntansi", dokumen akuntansi utama disusun di atas kertas dan (atau) dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.
Ketiga, pada tahun 2017, pengelolaan dokumen elektronik akan dikembangkan lebih lanjut dalam proses hukum. Dengan demikian, banyak yang terbiasa dengan fakta bahwa keputusan pengadilan dipublikasikan secara elektronik di Internet. Menurut Pasal 4 Kode Prosedur Arbitrase Federasi Rusia, pernyataan klaim, pernyataan, keluhan, presentasi, dan dokumen lain dapat diajukan ke pengadilan di atas kertas atau dalam bentuk elektronik, termasuk dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dengan cara yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia, dengan mengisi formulir yang diposting di situs resmi pengadilan di jaringan informasi dan telekomunikasi "Internet". Ketentuan serupa ditetapkan dalam bagian proses perdata.

Keempat, teknologi elektronik telah memasuki kehidupan kita dengan kuat dalam hal penggunaan manajemen dokumen elektronik dalam dokumentasi tender, melakukan lelang elektronik. Menurut artikel Undang-Undang Federal 05.04.2013 No. 44-FZ (sebagaimana diubah pada 03.07.2016) "Pada sistem kontrak di bidang pengadaan barang, pekerjaan, layanan untuk memenuhi kebutuhan negara bagian dan kota", sebuah lelang dalam bentuk elektronik (lelang elektronik) adalah lelang, di mana informasi tentang pengadaan dikomunikasikan oleh pelanggan kepada lingkaran orang yang tidak terbatas dengan memasang pemberitahuan lelang dan dokumentasi tentang hal itu dalam satu sistem informasi, persyaratan yang seragam dan persyaratan tambahan dikenakan pada peserta dalam pengadaan, lelang semacam itu disediakan di platform elektronik oleh operatornya.

Alasan kelima terkait dengan fakta bahwa saat ini banyak perusahaan beroperasi di wilayah yang berbeda, dengan kota yang berbeda, oleh karena itu, untuk mengatur bisnis yang efektif, perlu untuk mempercepat aliran dokumen dan menyederhanakan hubungan antara para pihak. Dalam hal ini, secara intuitif, banyak perusahaan memperkenalkan manajemen dokumen elektronik.

Bagaimana cara memperkenalkan manajemen dokumen elektronik?

Pada tahap kedua, Anda harus memilih tanda tangan mana yang akan digunakan perusahaan saat memproses dokumen.

Tanda tangan elektronik sederhana adalah tanda tangan elektronik yang, melalui penggunaan kode, kata sandi, atau cara lain, menegaskan fakta pembentukan tanda tangan elektronik oleh orang tertentu.

Tanda tangan elektronik yang tidak memenuhi syarat adalah tanda tangan elektronik yang:

1. diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci tanda tangan elektronik;
2. memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi orang yang menandatangani dokumen elektronik;
3. memungkinkan Anda untuk mendeteksi fakta membuat perubahan pada dokumen elektronik setelah saat penandatanganannya;
4. dibuat menggunakan alat tanda tangan elektronik.

1. kunci verifikasi tanda tangan elektronik ditentukan dalam sertifikat yang memenuhi syarat;
2. untuk membuat dan memverifikasi tanda tangan elektronik, digunakan alat tanda tangan elektronik yang memiliki konfirmasi kepatuhan terhadap persyaratan (Pasal 5 Undang-Undang Federal 6 April 2011 No. Untuk tujuan keamanan, itu adalah tanda tangan yang ditingkatkan kualitasnya.

Pada tahap keempat, perlu untuk memberikan dokumen untuk kesimpulan kontrak.

Tahap kelima adalah kesimpulan dari kesepakatan dengan pusat sertifikasi. Menurut Pasal 2 Undang-Undang Federal 6 April 2011 No. 63-FZ (sebagaimana diubah pada 30 Desember 2015) "Pada Tanda Tangan Elektronik", pusat sertifikasi adalah badan hukum, pengusaha perorangan atau badan negara atau lokal badan pemerintah yang menyelenggarakan fungsi pembuatan dan penerbitan sertifikat kunci tanda tangan elektronik, serta fungsi lainnya.

Tahap keenam adalah pengenalan manajemen dokumen elektronik di perusahaan, organisasi pertukaran khusus dokumen elektronik. Faktur dibuat dalam bentuk elektronik dengan kesepakatan bersama para pihak dalam transaksi dan jika mereka memiliki sarana dan kemampuan teknis yang kompatibel untuk menerima dan memproses faktur ini sesuai dengan format yang disetujui.

Apa isi perjanjian dengan pusat sertifikasi?

Saat membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi, penting untuk memperhatikan subjek perjanjian. Menurut Pasal 432 KUH Perdata Federasi Rusia, ini adalah kondisi yang wajib untuk kontrak jenis ini. Kontrak dianggap selesai jika para pihak, dalam bentuk yang dipersyaratkan dalam kasus yang relevan, telah mencapai kesepakatan tentang semua persyaratan penting kontrak. Artinya, penting untuk menentukan subjek kontrak sejelas mungkin.

Subyek perjanjian mengikuti undang-undang "Tentang Tanda Tangan Elektronik".

Pusat Verifikasi:

1. membuat sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik dan menerbitkan sertifikat tersebut;
2. menetapkan masa berlaku sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik;
3. mencabut sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi ini;
4. menerbitkan, atas permintaan pemohon, sarana tanda tangan elektronik;
5. menyimpan daftar sertifikat yang diterbitkan dan dibatalkan oleh pusat sertifikasi ini untuk verifikasi tanda tangan elektronik;
6. menetapkan prosedur untuk memelihara daftar sertifikat;
7. membuat, atas permintaan pemohon, kunci untuk tanda tangan elektronik dan kunci untuk memverifikasi tanda tangan elektronik;
8. memeriksa keunikan kunci untuk memverifikasi tanda tangan elektronik dalam daftar sertifikat;
9. memeriksa tanda tangan elektronik atas permintaan peserta interaksi elektronik;
10. melakukan kegiatan lain yang berkaitan dengan penggunaan tanda tangan elektronik.

1. tidak terpenuhinya atau tidak terpenuhinya kewajiban yang timbul dari kontrak penyediaan layanan oleh pusat sertifikasi;
2. kegagalan untuk melakukan atau kinerja tugas yang tidak tepat (klausul 3 Pasal 13 Undang-Undang Federal 04/06/2011 No. 63-FZ (sebagaimana diubah pada 30/12/2015) "Pada Tanda Tangan Elektronik").

Bagaimana mengatur pengelolaan dokumen elektronik di dalam perusahaan?

Penyusunan, pelaksanaan, dan persetujuan rancangan dokumen elektronik dilakukan sesuai dengan aturan umum pekerjaan kantor yang ditetapkan untuk dokumen serupa di atas kertas. Dokumen elektronik harus memiliki semua detail yang ditetapkan untuk dokumen serupa di atas kertas, kecuali segel, karena segel bukanlah atribut wajib. Di dalam perusahaan, metode dapat digunakan untuk mengkonfirmasi tindakan dengan dokumen elektronik di mana tanda tangan digital elektronik tidak digunakan. Misalnya, tanpa tanda tangan digital elektronik, dokumen dapat dikendalikan.

Jika Anda ingin mengatur alur dokumen dengan rekanan Anda, maka Anda perlu menyertakan ketentuan yang relevan dalam kontrak dengan rekanan.

Dokumen dibuat dan ditandatangani secara elektronik. Sarana tanda tangan digital elektronik yang digunakan harus disertifikasi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Cara termudah adalah dengan mengatur manajemen dokumen elektronik dengan otoritas, misalnya, dengan layanan pajak. untuk ini, juga perlu untuk mendapatkan tanda tangan elektronik dan membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi. Paling sering, wajib pajak menyerahkan deklarasi, penjelasan, dan faktur kepada otoritas pajak. Sebagai "umpan balik" dokumen dibentuk oleh pajak sesuai dengan Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 15 April 2015 No. -7-2 / [dilindungi email]“Atas persetujuan Prosedur pengiriman dokumen yang digunakan oleh otoritas pajak dalam menjalankan kekuasaan mereka dalam hubungan yang diatur oleh undang-undang tentang pajak dan biaya, dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dan untuk mengakui sebagai tidak sah ketentuan tertentu dari perintah Layanan Pajak Federal. tanggal 17 Februari 2011 No. -7 -2 / [dilindungi email]».

Dokumen-dokumen ini meliputi:

1. persyaratan klarifikasi;
2. pemberitahuan perusahaan asing yang dikendalikan;
3. pemberitahuan tentang panggilan wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak);
4. pemberitahuan pajak;
5. keputusan untuk menangguhkan operasi pada rekening wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) di bank dan transfer uang elektroniknya;
6. keputusan untuk membatalkan penangguhan operasi pada rekening wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) di bank dan transfer uang elektroniknya;
7. keputusan untuk melakukan pemeriksaan pajak di tempat;
8. dokumen lainnya.

Bagaimana mengatur penyimpanan dokumen elektronik?

Bagaimana seharusnya dokumen disimpan?

Pertama, maka perlu disusun nomenklatur urusan organisasi tertentu. Nomenklatur kasus akan bervariasi tergantung pada perusahaan, bidang kegiatan.

Nomenklatur kasus digunakan untuk mengelompokkan dokumen yang dieksekusi ke dalam kasus, mensistematisasikan dan mencatat kasus, menentukan periode penyimpanannya dan mencari dokumen. Nomenklatur kasus adalah dasar untuk menyusun inventaris kasus penyimpanan permanen dan sementara (lebih dari 10 tahun), serta untuk mencatat kasus penyimpanan sementara (hingga 10 tahun inklusif).

Kedua, perlu untuk membentuk kasus. Untuk itu perlu dilakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen yang akan disimpan dalam bentuk elektronik. Harap dicatat bahwa ada batasan waktu tertentu untuk penyimpanan dokumen tertentu. Misalnya, dokumen akuntansi disimpan selama 5 tahun, dan dokumen pajak selama 4 tahun.

Ketiga, perlu diberi tanda bahwa data disimpan dalam bentuk elektronik dalam nomenklatur kasus. Misalnya, “Lembar waktu. Dokumen Elektronik.

Keempat, Anda perlu mengarsipkan dokumen.

Sebelum menempatkan file elektronik untuk penyimpanan, harus:
- membongkar dari sistem elektronik (jika dokumen dibuat dalam produk perangkat lunak khusus apa pun);
- melindungi dari kemungkinan perubahan dengan menyimpan dalam format yang sesuai;
- menulis ke media penyimpanan.

Format yang diterima secara umum untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik adalah PDF/A. Itu harus dibedakan dari PDF biasa, dengan setiap pembaruan yang kemungkinan baru untuk bekerja dengan file muncul. PDF/A dimaksudkan untuk hal lain: ini adalah format untuk penyimpanan arsip jangka panjang dari dokumen elektronik.

Langkah kelima adalah menulis deskripsi. Inventarisasi mencakup semua file elektronik yang telah dihasilkan sehubungan dengan dokumen elektronik. Namun, alih-alih jumlah lembar, yang ditunjukkan saat membentuk kasing di atas kertas, volume dokumen elektronik ditunjukkan.

Format deskripsi mungkin terlihat seperti ini:

Dalam beberapa kasus perlu untuk menghancurkan dokumen. Misalnya, catatan layanan disimpan untuk waktu yang lama, periode penyimpanan telah kedaluwarsa dan perlu dihancurkan. Dalam hal ini dilakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen. Pemeriksaan semacam itu dapat dilakukan oleh komisi khusus. Berdasarkan hasil pemeriksaan, dikeluarkan undang-undang tentang peruntukan surat pemusnahan. Bentuk tindakan tersebut dikembangkan oleh perusahaan secara mandiri. Dan atas dasar tindakan tersebut, disk atau media penyimpanan lainnya dihancurkan begitu saja.

Sebagai kesimpulan, perlu dicatat bahwa, tentu saja, masa depan adalah milik dokumen elektronik. Namun, penting untuk mengatur manajemen dokumen elektronik dengan benar. Banyak perusahaan dihadapkan pada masalah organisasi manajemen dokumen yang tidak tepat, ketika hanya satu tempat kerja di sebuah departemen atau bahkan departemen yang terhubung ke manajemen dokumen elektronik, ketika sebagian besar dokumen masih disimpan di atas kertas. Oleh karena itu, semua masalah terkait pengelolaan dokumen elektronik perlu diselesaikan "di bank" pada tahap implementasi sistem.