Kako organizirati svoj dan: metode genija produktivnosti. Kako učinkovito planirati svoje radno vrijeme

Kada susrećemo uspješne višestrane ličnosti, uzdahnemo i sliježemo ramenima: kako ti ljudi uspijevaju sve? Jesu li budni? Ima li njihov čarobni sat duplo više podjela? Možda su samo posebni?

Da i ne. Naravno, ideja o čarobnom satu je znanstvena fantastika, to je sigurno. No, u pravilu ljudi koji si učinkovito organiziraju dan ne leže baš pola dana u krevetu – dovoljno sna za njih je stvar tehnike, tajna je u rutini. A ovaj režim, omražen još od školskih godina, odnosno njegova fleksibilnija i zanimljivija varijanta - Upravljanje vremenom- čini ih posebnima. Svladavši trikovi koji će vam pomoći u planiranju vremena, a uz pomoć samokontrole i discipline svatko od nas je sposoban.

Ne možete rastezati vrijeme. Zato promijenite sebe

Navikli smo smatrati vremenski pritisak (od njemačkog Zeitnot, “muka s vremenom”), stalni nedostatak minuta, sati i dana, sinonimom za potražnju, potrebu i zauzetost. Radim danju i noću, šijem se, nemam vremena apsolutno, nemam vremena za ništa! Priznajte, često ove riječi postaju svojevrsni paravan, štit, sredstvo zaštite od neugode stvaran život. A "aholičari s vremenskim pritiskom" ne očekuju ništa dobro od nje, iako savršeno razumiju da je nemoguće dugo izdržati stalno opterećenje, ponašanje i psiha se nepovratno mijenjaju. I, iskreno, "stvari ne idu preko glave." Da biste nešto učinili promišljeno i s dušom, morate s vremena na vrijeme zastati i pogledati oko sebe. U svakodnevnom beskonačnom galopu vremenskog pritiska ne možete naći ni minute za ovaj zahvat.

Tužno, ali istinito: danas mnogi velike tvrtke koriste barbarsku politiku “izgaranja” osoblja za svoje korporativne ciljeve. Svježi zaposlenik je u najmanju ruku opterećen; on ostaje na mjestu točno dok njegov radni entuzijazam ne presuši, a kontinuirani vremenski pritisak ne osuši njegov mozak. Kako prepoznati takve poslodavce i što s njima, tema je za poseban razgovor, ali danas mi dijeleći tajne planiranja vašeg dana. Ovi trikovi omogućit će vam da drugačije gledate na svoj tijek rada i promijenite ga na bolje.

Započni sada. I nemoj stati!

Planirajte svoje vrijeme kako biste učinili više, zapravo nije teško. Dva su temeljna postulata, začuđujuće banalna. Prvi je ako želite optimizirati svoj dan, samo počnite to činiti. Isprobajte različite strategije prema svom karakteru, području djelovanja, okolnostima. Nekima od nas treba gust raspored (barem u početku), dok su drugima potrebne samo manje prilagodbe dnevne rutine i navika. Druga "javna tajna" je ta Upravljanje vremenom Ovo nije tableta koju trebate samo jednom progutati i zauvijek se izliječiti od nemara i netočnosti. Ovo je svakodnevni mukotrpan posao, napori da se završi izravno su povezani s uspjehom rezultata. I ne zaboravite da vama sudi najzainteresiraniji sudac i gledatelj - vi sami. Stoga "mreža" neće funkcionirati.

Upravljanje vremenom cijela je filozofija razvijanja vještina i korištenja uređaja i tehnika koje vam omogućuju da planirate svoje vrijeme i racionalno ga koristite za postizanje ciljeva. U početku su američki istraživači razvili upravljanje vremenom kako bi poboljšali produktivnost, ali praksa je pokazala da posređivanje stvari na brojčaniku sata također koristi vašem osobnom životu.

Danas su poznate i aktivno korištene stotine tehnika upravljanja vremenom, a taj se popis stalno proširuje. Suvremene strategije planiranja vremena temelje se na korištenju satova i budilica, svih vrsta dnevnika, „listova sa zadacima“ i rokovnika, računalnih programa za planiranje dana, raspodjele prioriteta i motivacija, korištenju prirodnih ritmova ljudskog života koji ometaju učinkovito korištenje vremena (najčešći od njih je apstinencijski sindrom, “stavljanje na stranu”).

Sigurno, upravljanje vremenom je cijela znanost, što nije iznenađujuće - ispravljanje nedostataka uvijek zahtijeva puno više vremena nego njihovo stjecanje. Ako ste zainteresirani za ove tehnike, možete ih sami proučiti i isprobati - tim više što je nemoguće i besmisleno govoriti u jednoj temi o tome kako naučiti planirati svoj dan sa stajališta upravljanja vremenom. Ali postoje neki trikovi koje možete odmah početi koristiti kako biste svoj radni dan učinili učinkovitijim.

Želite li naučiti planirati dan i prestati gubiti dragocjeno vrijeme? Pokušajte prvo ovo:

Napravite mjesta za ono što je važno

Svaki dan se sastoji od mnogo stvari - malih i velikih, važnih i manje važnih, hitnih i trajnih. Kako biste naučili planirati svoje vrijeme, morate do sjaja naoštriti zamišljeni skalpel koji će vam omogućiti da odvojite prioritetne od neprioritetnih zadataka. Naravno, to ne znači da možete zaboraviti na male i manje važne stvari - ne, i njih treba obaviti, ali zaslužuju pažnju proporcionalno svojoj veličini. Uobičajena pogreška je da se “za lakše” prvo napravi ono što je jednostavnije i... nepotrebno. Što dobivamo kao rezultat? Imitacija aktivnosti i neracionalno korištenje vremenskih rezervi potrebnih za obavljanje značajnih zadataka. Budite svjesni što se događa - odredite važne i teške stvari kao prioritet.

Occamova britva unatrag

No, kako vas velike i ozbiljne stvari ne bi uplašile, postoji sljedeći trik: da biste pravilno isplanirali svoje vrijeme, potrebno ih je podijeliti na nekoliko manjih. Tada se “etape dugog puta” mogu izmjenjivati ​​s manje važnim zadacima, a da se istovremeno puno obavi.

"Smanjite" ono od čega živite

U bilo kojem popisu rutinskih zadataka koji se izvršavaju automatski skriveni su podmukli rasipnici vremena. Prerušavaju se u nevine, pa čak i naizgled važne stvari. Potrebna revizija! Razmislite na što se troše vaše minute i sati, prisjetite se svega i shvatite - treba li vam doista ovakva vrsta zaposlenja ili dokolice? Trebate li se stvarno prijaviti u Odnoklassniki svakih sat vremena, daje li vam to stvarno potreban odmor od posla? Stvarno trebate i zainteresirani ste za satove u sekciji vezenja? Isplati li se s određenim dosadnim kolegom svaki dan razgovarati pedesetak minuta uzastopno, iz straha da ga ne uvrijedite na brzinu skraćenim razgovorom? Ovo je vaš dan, a ima samo 24 sata!

Nemojte izgubiti i nemojte se izgubiti

Prema moderna istraživanja, zaposlena osoba provede prosječno 150 sati godišnje tražeći izgubljene stvari. Odnosno, te stvari nisu samo misteriozno nestale po želji zle sile- nisu bile na mjestu i stoga ih se nije moglo pronaći. Impresivna brojka, zar ne? Prestanite biti dio ove glupe statistike. Ne bacajte stvari, dokumente, datoteke nigdje. Organizirajte sve jednom, potpišite, zapamtite i održavajte organiziranim. To će vam pomoći da bolje isplanirate dan - jer nećete gubiti dragocjeno vrijeme na dosadnu potragu za "izgubljenim predmetima".

Razmotrite svoju osobnost

Kada učite planirati svoj dan, nemojte se fokusirati na "prosječnu temperaturu u bolnici". Budite svjesni da svaka osoba ima individualna razdoblja učinkovitosti i "beskorisnosti". Ne odgađajte posao do kasno navečer, znajući da nakon osam navečer nećete moći ništa smisliti. Nemojte dogovarati ranojutarnje sastanke znajući da ćete morati ustati dva sata ranije nego inače i biti preopterećeni. Držite se ovih pravila, samo tako će imati smisla - nemoguće je isplanirati dan ako imate neredovitu dnevnu rutinu i možete neočekivano otići u krevet pet sati kasnije nego inače. Možete, naravno, ujutro, iz zabave, pročitati horoskop za danas i pod dojmom promijeniti sve svoje planove, ali na vama je da odlučite isplati li se. Pripremite svoj novi dan od prethodne večeri, ili još bolje tjedan dana unaprijed za veću učinkovitost.

Otjerajte perfekcionizam

I hrabrije delegirajte ovlasti. Ako imate kome prenijeti dio posla, učinite to. Pažnja, ne govorimo o prebacivanju vašeg posla na nedužne ljude, ali ako imate pomoćnike, trebate koristiti njihovu pomoć. Samo zato što rade nešto što nije u vašem stilu nije razlog da sve preuzmete na sebe. Kada planirate stvari, raspodijelite zadatke odmah, a ne pod pritiskom okolnosti - to će uštedjeti vrijeme i omogućiti vam učinkovito planiranje dana.

Ima vremena za posao i vremena za zabavu

Kada sastavljate „list sa zadacima“ i raspored za dan (tjedan, mjesec), planirajte ne samo odmor, već i odmor. Možda se na prvi pogled ovo može činiti neprirodnim, ali zapravo ovaj pristup nije samo prikladan za učenje kako planirati vrijeme, već će vam također omogućiti da svoje slobodno vrijeme učinite raznolikijim i vidite u perspektivi kakvu vrstu zabave propuštate. // charla.ru

Vjerojatno ste primijetili da karijera nekih specijalista ide uzbrdo, dok drugi, kako kažu, zaostaju u uredskom životu. Neki ljudi uspijevaju riješiti i tekuće i strateške zadatke, dok drugi uvijek propuštaju rokove. Prema riječima stručnjaka, to nije samo stvar brzog reagiranja i opće profesionalnosti. Uspješna karijera prvenstveno je rezultat učinkovitog planiranja radnog vremena.

Kako možete naučiti iskoristiti svaku radnu minutu za svoju dobrobit? Pročitajte savjete portala za zapošljavanje.

Upravljanje svojim vremenom
Svježi i raspoloženi za produktivan rad dolazite u ured, palite računalo, provjeravate svoju e-poštu i pritom se prisjećate što danas morate obaviti. No, dok odgovarate na pisma, šef vam odvlači pažnju malim, ali dugotrajnim zadatkom, a kolega emotivno priča o jučerašnjem sastanku s direktorom. U međuvremenu dobivate još dva pisma s oznakom „hitno“. Kad se napokon sjetite da ste jutros trebali početi pripremati važnu prezentaciju, dan je već prošao pola puta. Najvjerojatnije ćete opet morati ostati u uredu...

Je li ovo poznata slika? Ali sve se to moglo izbjeći da se dan provede pet minuta prije planiranja dana. Naravno, to vas ne bi spasilo od hitnih pisama, ali bi dan ipak bio osjetno organiziraniji.

Prema Centar za istraživanje web stranici portala za zapošljavanje, 23% ekonomski aktivnih Rusa ne zna kako planirati svoj dan. U međuvremenu, prema stručnjacima za upravljanje vremenom, kompetentno planiranje ključ je blagostanja u životu i, naravno, uspješne karijere. Izradom plana za dan, tjedan, mjesec postajemo organiziraniji, učimo cijeniti vrijeme i postavljati prioritete. Osoba koja planira svoje vrijeme, sama njime i upravlja, za razliku od onih koji idu s tokom.

Što treba uključiti u plan?
Kako planirati svoj radno vrijeme stručnjak usmjeren na uspjeh u karijeri? Strateški plan za godinu ili šest mjeseci svaki dan treba pretvoriti u taktički plan za dan. Dnevno planiranje tajna je osobne učinkovitosti mnogih uspješnih ljudi.

Kada pravite plan za dan, zapišite sve što treba obaviti – od sudjelovanja na sastanku do čestitanja kolegama ili poslovnim partnerima. e-pošta. I zapamtite, za uspješnu karijeru uvijek trebate učiniti malo više ili bolje od onoga što se od vas očekuje. Na primjer, ako vam je upravitelj naložio da sistematizirate arhivu odjela, učinite to na način da korištenje rezultata vašeg rada nije samo zgodno, već i ugodno. Osim toga, uvježbajte se da u svoj dnevni plan uključite ne samo one zadatke za koje šef očekuje da će biti obavljeni, već i one koji će raditi na vašem osobnom imidžu, donoseći vam dodatne "bodove" u svakodnevnim uredskim poslovima.

Popis obaveza možete napraviti u običnom papirnatom dnevniku ili u posebnom programu na računalu - nije bitno. Glavna stvar je dovesti svoje misli u red i ne zaboraviti nijednu stvar koja zahtijeva vašu pažnju.

Postavljanje prioriteta
Dakle, popis obaveza za taj dan je sastavljen. Sada treba postaviti prioritete - odrediti što je od napisanog najvažnije (takve zadatke u planu označite slovom A), što je važno, ali nije hitno (B), a što je poželjno, ali nije potrebno ( C).

Prilikom postavljanja prioriteta ne zaboravite: ono što vam ide u prilog karijeri (vaše inicijative, projekti za koje ste osobno odgovorni itd.) treba biti od najveće važnosti, odnosno označeno slovom A.

Odlučivši se o glavnoj stvari, razmislite o tome kada će vam biti najprikladnije izvršiti ovaj ili onaj zadatak. Posao koji zahtijeva koncentraciju i udubljenost najbolje je planirati za vrijeme kada vas prečesto ne ometaju pozivi i pretjerano društveni kolege. Mnogi uspješni ljudi odavno su sebi postavili pravilo da nešto teško ili važno obave rano ujutro, u miru i tišini, dok radni dan još nije u punom jeku.

I obrnuto, zadatke koji zahtijevaju kontakt s kolegama, klijentima ili partnerima lakše ćete obaviti usred radnog dana, kada su svi dostupni za komunikaciju i poslovno raspoloženi.

Upravljanje vremenom za vašu karijeru
Prilično učinkovito pravilo upravljanja osobnim vremenom, koje pomaže da ne držite mnogo malih zadataka u glavi u isto vrijeme, zvuči ovako: ako nešto traje manje od tri minute, treba to učiniti odmah, bez odlaganja. Trebate li nazvati klijenta kako biste potvrdili vrijeme sastanka? Nemojte razmišljati o tome koje je doba dana najbolje za to - uzmite telefon i nazovite. Slijedeći ovo načelo, oslobodit ćete svoj dnevnik nepotrebnih unosa, a svoju glavu nepotrebnih misli i planova.

Još jedna vrlo korisna zapovijed je ne raditi nekoliko stvari u isto vrijeme. Čak i ako vas lovorike Julija Cezara progone, nemojte pokušavati razgovarati o uvjetima ugovora telefonom i istovremeno mijenjati tablicu na monitoru računala. Na taj način riskirate pogriješiti u tablici i propustiti nešto važno u telefonskom razgovoru. Drugim riječima, važne stvari radite redom, a ne paralelno.

Fleksibilnost ili tvrdoća?
Plan je spreman, prioriteti određeni, a sada je vaš zadatak ostati na kursu. Gotovo je sigurno da ćete od samog jutra imati puno drugih stvari za obaviti, neke važne i neke manje. Vaš menadžer može vam povjeriti važne pregovore s klijentom, a vašim kolegama pripremu važnog dokumenta.

Što je od toga važnije za uspjeh u životu i karijeri, na vama je da odlučite. S jedne strane, morate biti u mogućnosti ne samo sastaviti plan za dan, već ga i prilagoditi po potrebi. S druge strane, kako se ne biste utopili u nevažnim stvarima, prije ili kasnije ćete morati naučiti ljudima reći "ne".

Glavna vrijednost
Dnevno planiranje uči nas cijeniti vrijeme. Osoba koja ima plan za dan, tjedan, mjesec ili čak godinu teško da će si dopustiti da svaki dan izgubi sat vremena, na primjer, podzemnom željeznicom na posao. Najvjerojatnije će to vrijeme provesti čitajući stručne časopise ili slušajući podcaste na engleskom jeziku. Uostalom, sat dnevno je dvadeset (ili više) sati mjesečno i najmanje 240 sati godišnje! Puno vremena koje možete i trebate provesti s koristima za sebe i svoj profesionalni razvoj.

Između ostalog i radi uspješne promocije ljestve karijere Morat ćete naučiti zaboraviti na iskušenja interneta, kao što su društveni mediji, forumi, chatovi i online igre. Jedina iznimka mogu biti stručnjaci čije su dnevne aktivnosti usko povezane s promocijom njihove tvrtke u virtualnom prostoru. Za ostalo, toplo preporučujemo korištenje društvenih internetskih resursa kod kuće, u slobodno vrijeme s posla.

Sretno u planiranju radnog vremena!

Vrijeme čitanja: 9 minuta

Svaki posao je dovršen u određenom vremenskom razdoblju, a ako ste spremni potrošiti cijeli dan na dovršavanje jednostavnog zadatka, provedite cijeli dan s njim. Ali ako ograničite vrijeme za dovršavanje zadanog zadatka, dovršite ga brže. Tako je oduvijek i zato uspješni ljudi pravilno planiraju svoj radni dan kako bi im posao prošao brže i učinkovitije.

20 točaka planiranja radnog dana

Nudimo vam 20 točaka koje će vam pomoći u pravilnom planiranju radnog dana i maksimalnoj produktivnosti. Ne morate slijediti svaki savjet, ali trebali biste isprobati svaki savjet. Na taj način možete shvatiti što vam odgovara i možete naučiti kako planirati svoj radni dan.

1. Pozitivan stav

Svako jutro treba započeti pozitivno. S dobro raspoloženje imate želju za djelovanjem. Pozitivan stav se stvara svakodnevno. Da biste to učinili, kada obavljate svakodnevni rad za postizanje cilja, rezultat vašeg rada, odmora i poticaja za vaša postignuća trebao bi biti vidljiv.

Pronađite odgovore na pitanja svaki dan:

- Kako zadržati pozitivan stav svaki dan?

- koliko sam danas učinio da postignem svoj cilj?

- kakav poticaj danas trebam dati za obavljeni posao?

2. Pravilan san i doručak

Ostatak dana ovisi o tome kako ste spavali i kakav ste doručak imali. Važno je pratiti svoj san, birati pravo vrijeme za odlazak u krevet i ustajanje, određivanje broja sati za spavanje. Spavanje bi trebalo trajati oko 6-8 sati.

Sutrašnji dan trebao bi biti lagan i hranjiv, sadržavati maksimalnu količinu proteina. Popijte čašu vode 5 minuta prije doručka; tijelo bi se trebalo probuditi prije jela. Obratiti pažnju veliki značaj tvoj doručak.

3. Tuširajte se da se razbudite

Kako biste se bolje razbudili, naviknite tijelo na hladan tuš. Treba se naviknuti hladna voda razbuditi se, a ne razviti naviku da se ujutro samo tuširate. Tuširanje se može zamijeniti jednostavnim pranjem hladnom vodom.

4. Radno vrijeme

Ako je tijelo pogodno za trening (u dobrom smislu te riječi), onda ga možete pokušati naučiti da radni dan počinje u određeno vrijeme, točno u minutu. U suprotnom, pokušajte obaviti posao nakon što ste ispunili prve tri točke.

5. Preraspodjela radnog dana

Preporučljivo je navečer napraviti popis zadataka. Ujutro odvojite 10 minuta za preuređivanje. Svaki zadatak ima svoje vrijeme. Između zadataka ima odmora, tjelovježbe, jela i drugih stvari koje rasterećuju mozak. Bolje je odvojiti 10 minuta na početku dana i zapisati raspored svojih zadataka nego ignorirati ovu točku i provesti cijeli dan radeći jedan zadatak.

6. Započnite odmah

Istrenirajte se da nakon preslagivanja radnog dana odmah krenete na posao. Ako počnete raditi tako što visite na društvenim mrežama, na zabavnim stranicama ili radite nešto daleko od radnih zadataka, tada ćete početi gubiti vrijeme i gubiti samokontrolu, samodisciplinu i točnost u svojim zadacima.

7. Počnite s najvažnijim stvarima

U pravilu se najprije rješavaju najvažniji i najsloženiji zadaci. Prvo, od početka radnog dana imate puno vremena i sigurno ćete imati vremena za obavljanje ovih zadataka, a drugo, lakše je preusmjeriti se na lakše stvari nego prvo obaviti lake zadatke, pa tek onda krenuti dalje do onih težih koji zahtijevaju više vremena i truda.

8. Uklonite smetnje

Iste društvene mreže, pošta, prijatelji i rodbina, mačka, telefon itd. Treba isključiti sve što može poremetiti vašu produktivnost i odvratiti vas od posla. Ako počnete biti rastreseni, produktivnost će vam značajno pasti i nedostajat će vam nit, inspiracija i želja za vaš radni dan.

9. Radni prostor

Pripremite svoj stol za rad. Red na vašem stolu znači red u vašoj glavi. Uklonite sve nepotrebne papire i predmete sa svog stola. Ako vas predmeti interijera ni na koji način ne motiviraju, uklonite i njih. Višenamjenski uređaji, mape i papiri trebali bi se nalaziti pored radne površine, ali ne na njoj. Provjerite je li čist i udoban.

10. Ne zaboravite na odmor

Ovo je već spomenuto. Odmor treba biti stalan i pravovremen. Kad god vam se oči umore, dajte im odmor. Čim predugo sjedite, ustanite i prošetajte. Tijekom svake aktivnosti treba se odmoriti; ne bi trebalo ometati, ali odbijanje odmora također utječe na zdravlje i performanse.

11. Smanjite radno vrijeme

Vrijeme predviđeno za izvršenje posla mora biti duže od vremena samog rada. Ako za neki zadatak odvojite 2 sata, pokušajte ga obaviti malo brže bez gubitka kvalitete rada. To će vam dati više vremena za odmor prije dovršetka sljedećeg zadatka.

12. Jednokratni zadaci

Zadatak koji se može izvršiti za manje od 10-15 minuta treba kombinirati sa sličnim i završiti u jednom zajedničkom vremenskom razdoblju. Umjesto da svaki mali zadatak započnete zasebno, trošeći dodatne minute na pripremu, dovršite ih istovremeno. Napišite pismo, nazovite, obavite druge poslove - svemu tome je dodijeljen poseban sat vremena i jedna radnja za drugom se izvodi bez prekida. Razni sitni poslovi neće vas umoriti, već će uštedjeti vrijeme.

13. Završite ono što ste započeli

Ovu točku ne možete zanemariti, inače kakav je smisao pridržavati se svega navedenog, planirati svoj radni dan i ne dovršavati započete zadatke. Sve što zahtijeva završetak mora biti dovršeno na vrijeme danas. Ako je zadatak velik, podijelite ga na dijelove i pokušajte ga izvršiti u jednom radnom danu.

14. Radno vrijeme

Nakon što ste napravili popis zadataka i dodijelili vrijeme za njihovo izvršavanje, trebali biste provesti cijeli radni dan s maksimalnom učinkovitošću i ispuniti što je više moguće s popisa. No, događa se i da se nađe slobodnog vremena tijekom radnog dana. Pokušajte iskoristiti ovo vrijeme radeći neki posao.

15. Paretovo načelo

Govori o 80% odluka koje se postižu u 20% vremena i truda. Što manje vremena posvetite zadacima, to ćete bolje i brže postići rezultat. Potrebno je skratiti rokove unutar razumnih granica.

16. Kraj radnog dana

Važno je završiti radni dan na vrijeme ili s malom vremenskom prednosti. Glavno je da nema nedovršenih stvari. Ako ostane vremena, dovršite još 1-2 kratka zadatka. Svakako se nagradite za obavljeni posao i pripremite se za sljedeći radni dan.

17. Pratite svoje rezultate

Samodisciplina i samokontrola jedna su od temeljnih vrijednosti svake osobe. Izvršite cijeli plan na vrijeme, slijedite savjete iz ovog članka koji će vam pomoći da pravilno planirate svoj radni dan i postignete maksimalne rezultate. Svaki obavljeni zadatak trebao bi vas približiti vašem cilju i motivirati vas da ujutro s pozitivnim stavom započnete novi radni dan.

18. Napravite popis zadataka za sutra

I tako u krug. Kraj radnog dana je analiza vašeg posla i priprema popisa zadataka za sutra.

19. Opustite se i uživajte u životu

Budite sigurni da svaki dan radite nešto što vam donosi zadovoljstvo. Večer s voljenom osobom, šetnja, restoran, knjige, filmovi, izlet. Nagradite sebe.

20. Istovar

Barem jednom tjedno trebali biste se psihički i fizički opustiti. Zaboravite na posao na jedan dan, odmorite dušu ili tijelo. Svakako si priuštite ovakav odmor. Tvoja glava treba odmor, tvoje tijelo treba odmor. Pazite na svoje zdravlje svaki dan, vježbajte psihička vježba ili sport s minimalnom posvećenošću. Zaboravite na posao.

Svaka od 20 točaka pomoći će vam isplanirati radni dan i povećati produktivnost vaših aktivnosti, što će vas brže dovesti do vašeg cilja. Prilagodite se sebi, svaka točka bi trebala poboljšati vašu izvedbu. Ako se to ne dogodi, napustite ga i tražite nešto svoje, možda suprotno. Isplanirajte svoj radni dan, napravite listu obaveza i svaki dan idite prema svom cilju, ne zaustavljajući se na postignutom rezultatu.

U kontaktu s

Razmislite o svojim najvećim neuspjesima u životu. Svađe, nesporazumi koji su vam promijenili cijeli život na negativan način. Nepoloženi ispiti, razgovori za posao i sl. Razlozi za takve neuspjehe su slični, u pravilu su rezultat loše pripreme i nepromišljenih postupaka.U nastavku ćemo pogledati kako sve srediti i isplanirati dan/tjedan.

Što se događa ako sportaš prestane trenirati mjesec dana prije Olimpijade - njegove vještine i snaga mišića značajno će oslabiti i zauzet će jedno od posljednjih mjesta. Kao i u sportu, u svakom poslu potrebna je dobra priprema bez koje su šanse za uspjeh uvelike smanjene.

Ključni faktor u pripremi je planiranje.Postoji "Pravilo 6 P": Pravilno planiranje sprječava gubitak produktivnosti.

U nastavku ću dati 7 načina kako sve riješiti uz pomoć pravilnog planiranja dana i tjedna.

Metoda 1: Napravite popis zadataka za taj dan

Čemu služi popis zadataka?

Prvo, pogledajmo kako funkcionira naš mozak. Utvrđeno je da u glavi ne možemo držati pod kontrolom najviše 7+-2 stvari ili važnih misli. Da biste se u to uvjerili, izbrojite koliko je krugova prikazano na slikama:

Riža. 1	Riža. 2	Riža. 3

Riža. 4	Riža. 5

Najvjerojatnije je dovoljan jedan pogled da se utvrdi broj objekata na slikama 1, 3 i 4.

A za crteže 2 i 5 jedan pogled nije bio dovoljan, trebalo je odvojeno brojati. Što je manje objekata, to je lakše njima upravljati. Mozak doseže svoju granicu kada broj postane veći od 7+-2.

Isto je i s mislima, u isto vrijeme u glavi ne možemo pohraniti više od 7+-2 zadataka, ostalo se zaboravi.

Zamislimo stvarnu životnu situaciju

Trebate kupiti poklon za rođendan voljene osobe;
- Platite Internet prije nego što se isključi.

Kada ste stigli na posao:

Saznajte da danas trebate pripremiti izvješće;
- Ušao sam i kolega me zamolio da mu pošaljem obrazac ugovora;
- Nakon jutarnjeg sastanka za planiranje, šef me zamolio da napravim 3 stvari.

Glava vam je već puna, ali vrijeme ne staje, može vas nazvati klijent, voljena osoba, kolega, može se dogoditi nepredviđena situacija i tako dalje. Što se događa u ovom slučaju? Nešto zaboravimo. Ako zaboravimo kupiti namirnice u trgovini, onda se, naravno, neće dogoditi ništa loše, ali možemo zaboraviti nešto važnije: nedolazak na važan sastanak, uzimanje lijekova i sl.

Osim toga, što više stvari imamo u glavi, to su naše analitičke sposobnosti sve lošije, jer se energija troši na pamćenje informacija.

Prednosti bilježnice

Notebook - eliminira sve gore opisane probleme i ima sljedeće prednosti u usporedbi s radom iz memorije:

1) Zapisivanje je uvijek brže od pamćenja. Na primjer, napiši mobilni telefon 10-100 puta brže od pamćenja. Isto s poslom.

2) Ušteda energije. Kako ne bismo zaboravili važne stvari, često ih se prisjećamo, čime trošimo energiju. Bilježnica rješava ovaj problem.

3) Pouzdanost. Što je napisano perom, ne može se sjekirom izrezati. Bilo koji zadatak se može zaboraviti zbog umora, emocija ili drugih stvari. Ali ako zapisujete zadatke, to je puno teže zaboraviti.

Popis zadataka možete držati na običnom listu papira, bilježnici, ali bolje je da je Bilježnica, jer ima kalendar. Popis zadataka za dan može biti na računalu ili papiru. Najvažnije je da ga imate jer je to osnova za planiranje, kao temelj kuće. Ako kuća nema temelj, onda je maksimum koji se može izgraditi mala jednokatna građevina bez grijanja od plastike ili šperploče. Također u planiranju, naravno, možete bez popisa zadataka za dan ili bilježnice, ali bit ćete vrlo ograničeni u svojim mogućnostima.

Najvažnija stvar na popisu zadataka ili bilježnici je popis stvari koje treba obaviti tijekom dana. Drugi najvažniji dio je kalendar, u njemu možete vidjeti zadatke koje trebate obaviti određeni dan. Stoga je bilježnica poželjnija od običnog popisa jer ima kalendar.

Metoda 2: Radite sa svojim popisom zadataka svaki dan

Najvažnije je u radu s rokovnikom ili bilježnicom raditi prema prethodno zacrtanom planu. Da biste to učinili, redovito pregledavajte svoju bilježnicu kako biste saznali jeste li obavili sve što ste planirali za danas. Popis možete vidjeti nakon što završite trenutni zadatak. Vrlo je važno da u svom rokovniku navedete važne stvari koje danas morate obaviti.

Metoda 3: Prvo zapišite, a zatim učinite

Ako stigne novi zadatak, a nije hitan, onda ga prvo zapišite u bilježnicu i krenite tek kad dođe. Svi novi zadaci čine se vrlo važnima i počinjemo preuzimati sve: provjeravanje pošte, telefoniranje itd. Ali čim prvi put počnete zapisivati ​​sve dolazne zadatke u bilježnicu, vidjet ćete da pored ovog unosa postoje važnije zadatke.

Sve pokrete desne strane tijela kontrolira lijeva hemisfera mozga, koja je odgovorna za logiku. Kada desnom rukom zapisujemo novi zadatak, aktiviramo lijevu hemisferu našeg mozga koja je zadužena za logiku. Aktiviranje logike dok pišemo desnom rukom pomoći će nam da donosimo bolje odluke.

Zapisivanjem svega u bilježnicu prije nego počnete raditi, moći ćete obaviti najvažnije stvari tijekom dana i moći se izboriti s nevažnim zadacima koji vas neprestano ometaju.

4 načina. Najprije važni, a zatim hitni poslovi

Sve planirane poslove potrebno je izvršiti prema važnosti, a zatim i prema vremenu izvršenja. Počevši od najvažnijih i postupno prelazeći na one manje važne. Zapišite stvari u svoj plan za danas prema njihovoj važnosti, zatim ih razvrstajte po hitnosti i počnite raditi na najvišim prioritetima.

Na primjer, poznanik vas je pozvao na razgovor. Telefonski poziv, hitna stvar, jer telefon upravo zvoni, ali možda nije važno. Ako imate značajnijih zadataka, recimo, pripremate izvješće o radu, onda je bolje prvo završiti sve važnije poslove, posebice izvješće, a zatim, ako imate vremena, nazvati i razgovarati s prijateljem. Ali ne obrnuto, inače, zbog beznačajnog poziva, možda nećete imati vremena obaviti važniju stvar.

Važnost ima prednost nad hitnošću. Hitne poslove trebali biste prihvatiti samo ako kontrolirate situaciju i uvjereni ste da ćete sve važnije riješiti.

Metoda 5: Elektronički organizator

Postoji ogroman broj elektroničkih bilježnica. Elektronički dnevnik ima neosporne prednosti u odnosu na papirnate:

A. Ušteda vremena. S elektroničkim dnevnikom ne morate prepisivati ​​zadatke od prošlog dana do tekućeg, a s njim možete raditi i na računalu i na telefonu ili tabletu, sinkronizirajući podatke na svim uređajima.

B. Volumeni i brzina: Možete vrlo brzo kopirati veliku količinu podataka u elektronički dnevnik za daljnji rad. Na primjer: želite navečer ispeći kolač od banane i prije odlaska u trgovinu trebate zapisati potrebne sastojke. Ako imate elektronički rokovnik, možete brzo kopirati cijeli recept s interneta u svoj dnevnik, doslovno u nekoliko sekundi. Pritom će vam trebati više vremena da ručno napišete samo sastojke na papir nego da napišete cijeli recept. u elektroničkom obliku. A u trgovini će biti dovoljno uključiti dnevnik na telefonu da brzo shvatite što kupiti.

B. Pogodnost. Običnu bilježnicu nezgodno je koristiti u prijevozu, trgovini ili na odmoru, na tim je mjestima teško pisati i gledati bilješke jer je papirnati dnevnik velik i potrebne su vam 2 ruke da ga otvorite. Ali elektronička bilježnica na vašem telefonu uvijek će biti s vama, bez obzira gdje se nalazite: prijevoz, trgovina, ulica. Možete brzo voditi bilješke na svom računalu i zatim sinkronizirati tako da se te bilješke pojave na vašem telefonu za nekoliko sekundi.

Metoda 6: Planirajte svoj sljedeći dan navečer

Napravite akcijski plan za sljedeći dan unaprijed, najbolje vrijeme- ovo je kraj radnog dana, prije odlaska kući. Ova jednostavna radnja pomoći će vam da se bolje naspavate, jer često je uzrok nesanice to što navečer prolazimo kroz sve važne stvari koje trebamo obaviti sutra kako ih ujutro ne bismo zaboravili. I upravo te misli nas sprječavaju da se opustimo i mirno zaspimo, ali ako zapišete sve svoje planove, ne samo da ćete osigurati miran san, ali i večer.

Osim toga, kada unaprijed napravite plan, vaša će podsvijest neprestano cijelu noć raditi na tome kako najbolje napraviti ono što ste planirali. Rješenje složenih problema može vam doći za doručkom, na putu do posla ili čak usred noći. Ujutro najčešće dolaze nove ideje i to ćete vrijeme maksimalno iskoristiti, samo trebate unaprijed napisati listu obaveza za idući dan.

Usput, ako imate pitanja na koja želite odgovor, prije nego što zaspite i zatvorite oči, postavite ih sebi, po mogućnosti naglas, i odmah zaspite. A ujutro se pripremite odmah zapisati sve misli koje vam se mogu pojaviti čim se probudite ili kasnije.

Metoda 7: Planirajte složene zadatke na vrhuncu svoje aktivnosti

Napravite plan za dan tako da posao koji zahtijeva puno energije dođe na vrhuncu vaše aktivnosti, kada imate puno energije i kada ste najproduktivniji. U pravilu, vrhunac aktivnosti počinje ujutro, jer nakon sna imate puno snage i svježeg uma, ali se događa da se vrhunac aktivnosti može dogoditi u poslijepodnevnim, pa čak i večernjim satima.

Najviše energije troše one aktivnosti za koje nema talenta.. U pravilu su to one aktivnosti koje najviše ne želite raditi. Ti se zadaci nazivaju žabe u upravljanju vremenom jer ih je neugodno početi raditi. U upravljanju vremenom postoji pravilo - započnite dan žabom., tj. od neugodne stvari. Ovo pravilo će vam omogućiti da radite učinkovitije, jer obično ujutro imate najviše snage, a te snage su izuzetno važne za obavljanje najneugodnijih poslova.

Navest ću primjer iz života, tehničkog sam načina razmišljanja, pa egzaktne znanosti poput: Fizika i matematika su mi lake, ali humanističke su teže, tako da sam u školi često pripremao test iz Engleski jezik ujutro. Ustajao sam 1-2 sata prije škole i učio engleski. Ujutro sam imao najviše energije, pa mi je tada bilo lakše težak zadatak, za što sam imao najmanje talenta. Rezultati priprema su nadmašili sva moja očekivanja, dobila sam odličan ili dobar rezultat iz predmeta koji mi se nije sviđao.

Planirajte najneugodnije zadatke za vrhunac aktivnosti, na primjer, ujutro, i vidjet ćete kako ćete učiniti više, a vaša osobna učinkovitost će se povećati.

p.s. Ako imate poteškoća ili pitanja o članku koji ste pročitali, kao io temama: psihologija (loše navike, iskustva itd.), prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom itd. postavite ih meni, pokušat ću vam pomoći. Moguće su i konzultacije putem Skypea.

P.P.S. Također možete pohađati online obuku “Kako dobiti 1 sat dodatnog vremena.” Pišite komentare i svoje dopune ;)

Pretplatite se putem e-pošte Dodajte sebe

Planiranje i organiziranje rada ključ je daljnjeg samorazvoja. Pročitajte članak o osnovnim principima i pravilima dnevnog planiranja.

Iz članka ćete naučiti:

Zašto vam je potrebno dnevno planiranje?

Ne razumiju svi zašto moraju planirati svoj radni dan. Uostalom, svaka osoba, čak i bez planiranja, zna koje funkcije obavlja i koji zadaci stoje pred njim. Mnogi ljudi ne vide smisao u pravljenju planova za dan, jer uvijek postoje neočekivani zadaci koji mogu zbuniti sve prethodno planirane točke.

Preuzmite dokumente na temu:

Usporedite li dva radnika koji obavljaju iste funkcije i imaju iste sposobnosti, vidjet ćete da opseg i kvaliteta posla koji obavljaju su različiti. Jedan zaposlenik uspijeva riješiti i tekuće i strateške zadatke, drugi nema vremena za obavljanje čak ni hitnih zadataka i prisiljen je stalno ostajati nakon posla. vrhunski rezultati pokazat će tko je više . Odnosno, netko kome je proces planiranja svakodnevna obaveza i potreba. Imati plan, čak i na psihološkoj razini, tjera osobu na mobilizaciju. Ima fiksnu metu i pojavljuje se unutarnja potreba u njenom postizanju.

Kako učinkovito planirati?

Planiranje i organiziranje rada provodi zaposlenik. Nije menadžer, već zaposlenik taj koji treba sam sebi postavljati zadatke. U ovom slučaju, on samostalno postavlja ciljeve za sebe i djeluje u smjeru koji odabere. Postotak obavljenih zadataka kod samostalnog planiranja u pravilu je veći nego kod generalnog planiranja. , koju je razvio redatelj.

Postoji sustav planiranja rada koji je provjeren u praksi i osigurava optimalno korištenje radnog vremena. Ovo je skup načela slijedeći koje osoba može stvoriti kompetentan, realan i ostvariv plan.

Najprije odredite što trebate uključiti u svoj dnevni plan. Trebalo bi ga izraditi uzimajući u obzir strateški plan razvijen za šest mjeseci ili godinu dana. Planiranje za svaki dan uzima u obzir sve zadatke predviđene za provedbu, kako izravno povezane s poslom, tako i one sekundarne. Na primjer, čestitati rođendan kolegi. Osim onih stavki za koje upravitelj očekuje da budu dovršene, u plan moraju biti uključene i osobne stvari. Ovo je neophodno za osobni razvoj i stvaranje pozitivnog imidža.

Prilikom planiranja rada, veliki zadaci za čije će dovršenje trebati nekoliko dana ili tjedana trebali bi se podijeliti u korake i dovršavati uzastopno. Za svaku fazu odredite rok. Napravite plan za nadolazeći dan, uključujući podzadatke. Za izradu plana možete koristiti obični papirnati dnevnik ili poseban program.

Cilj planiranja rada nije ispunjenje planskih stavki pod svaku cijenu, već pravodobno i kvalitetno izvršenje prioritetnih i hitnih zadataka. Stoga popis zadataka koje treba izvršiti mora biti sortiran, a stavke poredane silaznim redoslijedom prioriteta. U nastajanju Možete koristiti nekoliko metoda istovremeno.

Na primjer, zadaci s fiksnim rokom i zadaci koji zahtijevaju više truda da se izvrše imaju najveći prioritet. Drugi najvažniji zadaci bit će dnevni zadaci koji se moraju izvršiti i oni zadaci čiji su datumi završetka zakazani za nadolazeće dane. Najniži prioritet tijekom dnevnog planiranja imaju sporedne stvari, čiji neuspjeh neće imati značajnije negativne posljedice.

Pravila planiranja dana

Kao i planiranje rada poduzeća, planiranje radnog dana pojedinog zaposlenika mora slijediti pravila. Slijedeći ih, osigurat ćete da se vaši planovi provode na način koji vam odgovara.

1. Planirajte ne više od 70% svog radnog vremena. To će vam omogućiti da mirno dovršite hitne neplanirane zadatke i da ne budete nervozni ako vam se mora odvratiti od izvršenja .
2. Nemojte u svoj dnevni plan istovremeno uključivati ​​više od tri važna i hitna zadatka. Ograničite ukupan broj stavki plana na deset.
3. Oblikujte slične slučajeve u blokove. To će vam pomoći da ih izvršite pomoću jednog algoritma, što će smanjiti vrijeme izvršenja.
4. Premjestite proces planiranja na večer prethodnog dana. Imat ćete vremena prilagoditi plan ako je potrebno.
5. Planirajte složene zadatke uzimajući u obzir svoj bioritam. Neki su produktivniji ujutro, neki poslijepodne, a neki najproduktivnije rade navečer.
6. Ne započinjite novi zadatak prije nego što završite posao koji ste već započeli. Ako ste morali uzeti pauzu, vratite se i završite ono što ste započeli.
7. Ne odgađajte dovršavanje neplaniranog zadatka ako ga možete obaviti u nekoliko minuta.
8. Uzimajte pauze svakih sat vremena bez zadržavanja za radnim stolom. Posvetite svoje stanke laganom istezanju, to će vam pomoći da "osvježite" glavu.
9. Nemojte se zbuniti s postizanjem ciljeva, ne postavljajte sebi zadatke i ne ocrtavajte volumene s kojima će se teško nositi.
10. Ako postoje neispunjeni zadaci koji nisu izgubili na važnosti, premjestite ih u plan za sljedeći dan.
11. Organizirajte svoje radno mjesto na takav način da je udoban za rad.

Zaključak

Planiranje za svaki dan korisna je i potrebna vještina. Ovo je način samoorganizacije i samorazvoja, jamstvo da možete učinkovito raditi. Predloženi sustav planiranja rada pomoći će vam da razumijete osnovna načela Upravljanje vremenom te to znanje uspješno koristiti u praksi.