उस कंपनी को क्या करने की आवश्यकता है जिसने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का निर्णय लिया है। क्रियाओं का एल्गोरिथ्म क्या है, कहाँ से शुरू करें?
पहली बात यह सोचना है कि कंपनी क्या परिणाम प्राप्त करना चाहती है। फिलहाल दो लाइन का काम है। यह एक B2G दस्तावेज़ प्रवाह है, अर्थात उद्यमों और सरकारी एजेंसियों के बीच। और बी 2 बी, यानी उद्यमों के बीच कागजात का आदान-प्रदान। जहां तक B2G का सवाल है, हम किसी दिए गए उद्यम के लिए आवश्यक सरकारी एजेंसियों से जुड़ने की बात कर रहे हैं, जो उसकी गतिविधियों की बारीकियों पर निर्भर करता है। हमारे देश में, सभी कंपनियां कर कार्यालय को रिपोर्ट करती हैं।
इसके अलावा, सब कुछ गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर करता है - उदाहरण के लिए, एक कंपनी मादक उत्पादों में व्यापार करती है, दूसरी, उत्पादन के दौरान, एक तरह से या किसी अन्य का पर्यावरण पर प्रभाव पड़ता है, बीमा सेवाओं में लगी तीसरी कंपनी, प्रतिभूति बाजार, और इसी तरह पर। यह देखना आवश्यक है कि अन्य अधिकारियों को रिपोर्टिंग की क्या आवश्यकता है। जिन विभागों में हम रिपोर्ट करने जा रहे हैं, उनकी सूची निर्धारित होने के बाद, हमें यह देखने की ज़रूरत है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर क्या प्रस्ताव दे सकता है। इसके आधार पर, कंपनी उपयुक्त टैरिफ योजना चुनती है। इसके अलावा, एक समझौता किया जाता है, आवश्यक संख्या में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तैयार किए जाते हैं, आवश्यक सॉफ़्टवेयर स्थापित किया जाता है, इस सॉफ़्टवेयर के साथ कैसे काम करना है, यह सिखाने के लिए सेमिनार आयोजित किए जाते हैं। बस इतना ही - सरकारी एजेंसियों के पास दस्तावेज़ प्रवाह के लिए एक जगह होनी चाहिए।
- B2B के बारे में हमें और बताएं?
जैसा कि मैंने कहा, यह दूसरे प्रकार का डिजिटल दस्तावेज़ विनिमय है। यह व्यावसायिक संस्थाओं के बीच आयोजित किया जाता है। यह सब विशिष्ट कंपनी पर निर्भर करता है। यहां दस्तावेज़ भेजना शुरू करने का कोई सामान्य नुस्खा नहीं है। ऐसी स्थितियां होती हैं जब एक उद्यम केवल जीवित रहने के लिए अपने समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने के लिए बाध्य होता है।
1 जनवरी 2014 से नए मानदंड के लागू होने के संबंध में, सभी ईडीएस उपयोगकर्ताओं को, बिना किसी अपवाद के, प्रमुख प्रमाणपत्रों को बदलने के लिए एक प्रमाणन केंद्र से संपर्क करना होगा। अब तक, एक वैध प्रमाण पत्र के साथ हस्ताक्षरित सभी आभासी कागजात एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों के रूप में पहचाने जाते हैं।
उदाहरण के लिए: प्रमुख व्यापारिक नेटवर्कों में से एक ने हाल ही में अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करना शुरू किया, विशेष रूप से डिजिटल पेपर का आदान-प्रदान किया। इस प्रकार, इस नेटवर्क को अपने उत्पादों की आपूर्ति करने के लिए, एक किसान को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने की आवश्यकता होती है।
ईडीआई के लाभ
क्या छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए ईडीआई में परिवर्तन से कोई लाभ है? ऐसा लगता है कि कुछ समय के लिए डिजिटल केवल बड़े संगठनों को वास्तविक लाभ पहुंचा सकता है।
छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए, ईडीआई में संक्रमण अब कोई सुपर काम नहीं है। लेकिन आप इसे देख सकते हैं, इसे "महसूस" कर सकते हैं। कार्यप्रवाह की गति - यह एक फायदा होगा। लेकिन ईडीआई का उपयोग केवल ठेकेदारों के साथ संबंधों के बारे में नहीं है। इसमें सरकारी एजेंसियों के साथ संबंध शामिल हैं, और यहां व्यवसायी स्विच करने के लिए मजबूर होंगे, कोई विकल्प नहीं है।
एक और महत्वपूर्ण बिंदु जो छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों को याद रखना चाहिए, वह यह है कि व्यापारिक मंजिलों पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना उनके व्यवसाय का विस्तार करने का एक तरीका है। 2014-2015 से राज्य के ऑर्डर का 15 प्रतिशत छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के बीच रखना होगा। राज्य के आदेश को पूरा करने के लिए इन कंपनियों को आकर्षित करने के लिए अब गंभीर काम चल रहा है। और यह आपके व्यवसाय का विस्तार करने का एक वास्तविक मौका है। गारंटीकृत भुगतान के साथ 100-200 हजार रूबल का अनुबंध प्राप्त करने से कौन मना करेगा?
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाओं के लिए भुगतान करते समय क्या छोटी कंपनियों के लिए कोई लाभ है? आखिरकार, कई संगठन उच्च टैरिफ के डर से ईडीआई पर स्विच नहीं करते हैं।
मैंने आज संगोष्ठी में एक उदाहरण दिया: 995 रूबल - सरकारी एजेंसियों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सेवाओं की एक पूरी श्रृंखला। यदि आप वर्ष में कई बार सार्वजनिक परिवहन द्वारा मास्को में यात्रा की लागत की गणना उन अधिकारियों से करते हैं जहां आपको दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता होती है, और यहां तक कि दोनों दिशाओं में, तो खर्च की राशि उस लागत के बहुत करीब हो जाएगी जिसकी मैंने घोषणा की थी .
यदि लेखाकार कंप्यूटर के साथ "दोस्ताना" नहीं है, तो क्या गलती करना संभव है? सामान्य तौर पर, ऐसे कार्यक्रमों के साथ काम करना कितना मुश्किल होता है?
प्रारूप और तार्किक नियंत्रण के तत्व हैं। यदि दस्तावेज़ के निर्माण में कोई द्वेष नहीं है, तो इसे याद करना लगभग असंभव है। ठीक है, अगर कुछ उद्देश्य पर किया जाता है या उपयोगकर्ता असावधान है, तो किसी भी कार्यक्रम की गारंटी नहीं है कि कोई व्यक्ति 1000 के बजाय 1,000,000 दर्ज करेगा।
अंगुली का हस्ताक्षर
आपकी राय में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन अभी तक व्यापक क्यों नहीं हुआ है? कंपनियों को क्या डराता है?
क्या यह वाकई डरावना है? आइए देखें, हमारे पास 63 वें [04/06/2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" - लगभग। एड।] कानून ने तीन प्रकार के ईडीएस की अवधारणा तैयार की। यह सरल है, वास्तव में यह लॉगिन और पासवर्ड का संयोजन है। क्रिप्टोप्रोटेक्शन का उपयोग करते हुए एन्हांस्ड एक हस्ताक्षर है। और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर योग्य है, जो एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी किया गया है। हमारे देश में 90 प्रतिशत लोग लॉगिन और पासवर्ड का उपयोग करते हैं। या तो एटीएम में, या सोशल नेटवर्क में, या ई-मेल में। यानी हम कह सकते हैं कि लगभग हर कोई साधारण सिग्नेचर का इस्तेमाल करता है।
आज उपयोग किए जाने वाले इतने सारे डिजिटल हस्ताक्षर न तो प्रमाणन केंद्रों के लिए, न ही सूचना प्रणाली के लिए, न ही उपयोगकर्ताओं के लिए असुविधाजनक हैं। मुझे आशा है कि 2014-2015 के दौरान हमारे बीच एकरूपता होगी और हस्ताक्षरों की संख्या में कमी आएगी।
जहाँ तक योग्य हस्ताक्षर का सवाल है, यह अभी भी बहुत कम उपयोग किया जाता है। लेकिन इसका उपयोग, उदाहरण के लिए, पोर्टल पर किया जाता है। और यह जितनी अधिक सेवाएँ प्रदान कर सकता है, उतने ही अधिक लोग इस हस्ताक्षर का उपयोग करेंगे। इसका उपयोग लोगों के डर से इतना सीमित नहीं है जितना कि संसाधनों की कमी के कारण जिस पर इसका उपयोग किया जा सकता है।
कॉर्पोरेट क्षेत्र के साथ अभी भी आसान है। अब लगभग आधे उद्यम इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, और वे सभी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर लागू होते हैं। और ये कंपनियां उन्हीं लोगों को रोजगार देती हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने से डरते हैं। तो यह डर हकीकत से ज्यादा एक मिथक जैसा है।
- क्या हमें ईडीआई कानून में किसी महत्वपूर्ण बदलाव की उम्मीद करनी चाहिए?
आखिरकार, कई अब इस क्षेत्र में कानूनी क्षेत्र की अपूर्णता के बारे में बात कर रहे हैं ... मैं इसे अपूर्णता नहीं कहूंगा, यह कानून बनाने की एक सामान्य प्रक्रिया है। वास्तव में, रूस में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का सक्रिय उपयोग अच्छा है यदि पांच वर्ष हैं। स्वाभाविक रूप से, प्रौद्योगिकियों के विकास को ध्यान में रखते हुए, ऐसी अवधि में एक स्थापित नियामक ढांचा बनाना असंभव है। अब कानून के विकास की एक व्यवस्थित प्रक्रिया है। प्रतीक्षा करने लायक क्या है: यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर 63 वें कानून की अंतिम प्रविष्टि है और 1 कानून की अस्वीकृति [10.01.2002 का संघीय कानून नंबर 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" है। यह नियम इस साल 1 जुलाई से अमान्य हो गया है - लगभग। ईडी।]। कानून, वैसे, काफी पर्याप्त, सक्षम है। इसमें कोई स्पष्ट अंतराल नहीं हैं। यह काफी संरचित है। हमें उम्मीद है कि इसके लागू होने से ईडीएस प्रकारों की संख्या में कमी आएगी। अब कई सरकारी एजेंसियां, सूचना प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए अपनी आवश्यकताओं को सामने रखती हैं, जो हमेशा कानून के अनुरूप नहीं होती हैं।
इतने सारे डिजिटल हस्ताक्षरों की उपस्थिति न तो प्रमाणन केंद्रों के लिए, न ही सूचना प्रणालियों के लिए, न ही उपयोगकर्ताओं के लिए असुविधाजनक है। कल्पना कीजिए कि आपके किचेन पर आपके पांच हस्ताक्षर हैं, जबकि यह याद रखें कि एक कर कार्यालय के लिए है, दूसरा ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म के लिए है, तीसरा रोसरेस्टर के लिए है, और इसी तरह। मुझे आशा है कि 2014-2015 के दौरान हमारे बीच एकरूपता होगी और हस्ताक्षरों की संख्या में कमी आएगी।
वीएलएसआई की मदद से, आप न केवल अपनी कंपनी के भीतर, बल्कि अन्य संगठनों या विभागों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, साथ ही अपने भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं या क्षेत्रीय रूप से दूरस्थ डिवीजनों के साथ आपसी बस्तियों को नियंत्रित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, वर्कफ़्लो सक्षम होना चाहिए।
सामान्य तौर पर, वीएलएसआई में किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के आदान-प्रदान में निम्नलिखित चरण होते हैं:
- प्रेषकवीएलएसआई में एक दस्तावेज भरता है या एक तैयार दस्तावेज अपलोड करता है।
- अपने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करके इसे प्रतिपक्ष को भेजता है।
यदि प्राप्तकर्ता अभी तक वीएलआईएस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग नहीं करता है, तो सिस्टम में पंजीकरण करने का निमंत्रण उसे ईमेल द्वारा भेजा जाएगा।
- प्रतिपक्ष:दस्तावेज़ प्राप्त करता है। यदि दस्तावेज़ को द्विपक्षीय अनुमोदन की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता इसका कारण बताते हुए इसे स्वीकृत या अस्वीकार करता है।
- प्रेषकदस्तावेज़ प्रसंस्करण की स्थिति और प्रतिपक्ष द्वारा हस्ताक्षरित एक प्रति की प्राप्ति को नियंत्रित करता है।
यदि दस्तावेज़ को अस्वीकार कर दिया गया था, तो प्रेषक टिप्पणियों को सही कर सकता है और एक सुधारात्मक दस्तावेज़ भेज सकता है, या एक नया भेज सकता है।
प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बीच असंगति से बचने के लिए, कंपनियों के बीच दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के चरणों को बदलना मना है, लेकिन आप कंपनी के भीतर दस्तावेज़ अनुमोदन के चरणों को जोड़ सकते हैं। वीएलएसआई में प्रतिपक्षकारों के बीच दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए चार नियम हैं, जो अधिकांश व्यावसायिक प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं:
- एक समझौते पर हस्ताक्षर करना
इसमें दो पक्षों द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर (समन्वय) करने की एक मानक प्रक्रिया है।
- चालान और अन्य बिक्री दस्तावेजों का आदान-प्रदान
इलेक्ट्रॉनिक चालान जारी करने और प्राप्त करने की प्रक्रिया को रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 174n द्वारा कड़ाई से विनियमित किया जाता है और अतिरिक्त तकनीकी दस्तावेजों की उपस्थिति से सामान्य अनुमोदन से भिन्न होता है जो संचरण और स्वीकृति की तारीख तय करने के लिए काम करते हैं। चालान।
- प्रतिपक्ष के साथ आपसी समझौते का समाधान
प्राप्तकर्ता न केवल आने वाले सुलह अधिनियम को स्वीकार या अस्वीकार कर सकता है, बल्कि अपना स्वयं का संस्करण भी संलग्न कर सकता है।
वीएलएसआई लाइन दर लाइन प्रेषक और प्राप्तकर्ता की लेखा प्रणालियों में उत्पन्न सुलह के कृत्यों को जोड़ता है, और विसंगतियों को दर्शाता है।
- पत्राचार के साथ काम करें
आप किसी भी दस्तावेज़ को भेज और प्राप्त कर सकते हैं, चाहे वह अनुबंध के लिए विनिर्देश हो या ग्रीटिंग कार्ड, बिना अनुमोदन के, नियमित मेल की तरह।
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विषय को लंबे समय से अपडेट नहीं किया गया है, और संग्रहीत के रूप में चिह्नित किया गया था। संदेश जोड़ना संभव नहीं है।
लेकिन आप एक नया सूत्र बना सकते हैं और आपको उत्तर अवश्य मिलेगा!
हर घंटे से अधिक होते हैं 2000
इंसान।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए ईडीआई ऑपरेटर और सेवाएं
Diadoc इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कंपनियों को रूसी संघ में कानूनी रूप से महत्वपूर्ण EDF करने और इंटरनेट के माध्यम से एक दूसरे के साथ किसी भी दस्तावेज़ का आदान-प्रदान करने की अनुमति देती है। Diadoc में दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के लिए, एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है, जैसा कि इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग में होता है। सीईपी प्रतिपक्षकारों के बीच अतिरिक्त समझौतों के निष्कर्ष के बिना कानूनी महत्व प्रदान करता है।
प्रतिपक्षों (आर्थिक संस्थाओं) के बीच कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (YUZEDO) की सेवा।
SWEDO इलेक्ट्रॉनिक रूप में इनवॉइस और कंसाइनमेंट नोटों के आदान-प्रदान के साथ-साथ किसी भी अन्य प्रकार के दस्तावेज़ प्रदान करता है।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए ईडीआई समाधानों का अंतर्राष्ट्रीय प्रदाता: आंतरिक और बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान (इलेक्ट्रॉनिक चालान, वेबिल, आदि), इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और बहुत कुछ।
1C कंपनी का समाधान, जो कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों, इलेक्ट्रॉनिक चालानों और अन्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का सीधे 1C: एंटरप्राइज़ से आदान-प्रदान प्रदान करता है, 1C-EDO तकनीक का समर्थन करने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटरों (ईडीएम) में से एक के माध्यम से अन्य कार्यक्रमों का उपयोग किए बिना।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए सेवा। यह आपके प्रतिपक्षकारों को कुछ ही सेकंड में चालान, चालान और अनुबंध सहित कोई भी दस्तावेज वितरित करेगा। आप मेल और कूरियर सेवाओं पर निर्भर नहीं रहेंगे, आप देरी और त्रुटियों के बारे में भूल जाएंगे, आप नियामक अधिकारियों को भेजने के लिए जल्दी से दस्तावेज तैयार करने में सक्षम होंगे।
सेवा आपको अपने ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, भागीदारों, विभागों के साथ इंटरनेट के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक चालान और अन्य प्राथमिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने की अनुमति देती है।
कंपनियों के बीच कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान का प्रदाता
इन्फोटेक
कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग और एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र के रूसी ऑपरेटर।
इलेक्ट्रॉनिक एक्सप्रेस
इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग की तैयारी और प्रसारण के लिए सेवा। राज्य और कॉर्पोरेट पोर्टलों पर काम के लिए योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। सार्वजनिक और वाणिज्यिक साइटों पर बोली लगाने के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर।
कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों के इंटरकॉर्पोरेट एक्सचेंज की प्रणाली। आपको रूसी संघ के वर्तमान कानून के पूर्ण अनुपालन में ईआरपी सिस्टम के यूजर इंटरफेस से सीधे वित्तीय और आर्थिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने की अनुमति देता है।
SYSLINK अपने ग्राहकों को निम्नलिखित के लिए सेवाएं प्रदान करता है: किसी भी व्यावसायिक क्षेत्र के लिए कानूनी रूप से महत्वपूर्ण टर्नओवर दस्तावेज़ (DOCLINK), वितरण नियंत्रण (DTS), इलेक्ट्रॉनिक ट्रेडिंग (ETP) और मोबाइल कॉमर्स ऑटोमेशन (SFA) प्रदान करना।
प्रतिलिपि
ठेकेदारों और भागीदारों के साथ इंटरनेट के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान की एक प्रणाली। प्रतिलेख के माध्यम से, औपचारिक और गैर-औपचारिक दस्तावेजों को प्रेषित किया जाता है। रोमिंग अन्य ईडीआई ऑपरेटरों के साथ काम करता है। एकीकरण के लिए, एक एपीआई और 1 सी में काम करने के लिए एक मॉड्यूल प्रदान किया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में अक्सर और बहुत सी बातें होती हैं, लेकिन बड़ी संख्या में नए शब्दों में नेविगेट करना मुश्किल है, और यह समझना और भी मुश्किल है कि यह सब कैसे काम करता है। लेखों की एक श्रृंखला "लेखाकार और एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" को विशेष रूप से एक सुलभ भाषा में इस प्रकार की बातचीत के बारे में बताने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो एक एकाउंटेंट को जानना आवश्यक है। एक्सचेंज कैसे शुरू करें? प्राथमिक खातों के साथ कैसे काम करें और इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिपोर्ट कैसे जमा करें? इन और अन्य सवालों के जवाब आपको हमारे मुद्दों में मिलेंगे।
पहले अध्याय में, हम इस बारे में बात करेंगे कि प्रतिपक्षकारों के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन को कैसे स्विच किया जाए, और एक्सचेंज शुरू करने के लिए आपको क्या चाहिए।
ऊपर से देखें: क्या बदलाव की जरूरत है?
बहीखाता पद्धति विभिन्न दस्तावेजों के निष्पादन के साथ अटूट रूप से जुड़ी हुई है। दशकों से, पेपर वर्कफ़्लो योजनाओं को सम्मानित किया गया है, लेकिन आज कागज़ के दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक लोगों द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है।आइए ऊपर से वर्तमान स्थिति को देखें: कई कंपनियां सूचना प्रणालियों के कार्यान्वयन के माध्यम से अपनी आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को आंशिक रूप से या पूरी तरह से स्वचालित करती हैं। लेकिन संगठन का कामकाज आंतरिक प्रक्रियाओं तक सीमित नहीं है, ठेकेदारों के साथ बातचीत करना आवश्यक है।
उदाहरण के लिए, एक व्यावसायिक लेन-देन पूरा होने के बाद, एक लेखाकार अपनी लेखा प्रणाली में किए गए कार्य का एक कार्य तैयार करता है, उसका प्रिंट आउट लेता है और उसे मेल या कूरियर द्वारा भेजता है। प्रतिपक्ष, अधिनियम प्राप्त करने के बाद, इसे स्कैन करता है और सूचना प्रणाली में प्रवेश करता है, यदि कोई हो। फिर लेखाकार "हाथ" लेखा प्रणाली में प्रवेश करता है, और बिना असफलता के मूल कागज को बचाता है। आसानी से?
स्थिति विरोधाभासी है: आंतरिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित किया जाता है, जबकि बाहरी नहीं होते हैं, जबकि यह बाहरी अच्छी तरह से काम करने वाली प्रक्रियाएं हैं जो सामग्री और समय दोनों की लागत को वास्तविक रूप से कम करती हैं। कागजी दस्तावेजों की डिलीवरी में कीमती दिन और सप्ताह लगते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को मिनटों में प्रेषित किया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के तरीके
- तो, आपने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान शुरू करने का फैसला किया है। इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन कैसे बनाया जाएगा, प्रतिपक्ष खुद तय करते हैं। विनिमय के दो मुख्य प्रकार हैं:
- सीधे प्रतिपक्ष के साथ विनिमय आप एक प्रारंभिक समझौते को समाप्त करके शुरू कर सकते हैं, जो एक्सचेंज के लिए प्रक्रिया और शर्तों का विवरण देता है। यदि दोनों प्रतिपक्ष एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, तो एक समझौता नहीं किया जा सकता है, क्रमशः, अन्य प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ, एक समझौता आवश्यक है। इस विकल्प का स्पष्ट लाभ यह है कि आपको दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए ऑपरेटरों को भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है, आप नियमित ई-मेल का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन सभी दस्तावेज सीधे प्रतिपक्ष को नहीं भेजे जा सकते हैं।
- एक अन्य प्रकार - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर के माध्यम से चालान का आदान-प्रदान (ईडीओ ऑपरेटर एसएफ)। यह तरीका बेहतर है, यदि केवल इसलिए कि आप ऑपरेटर के नेटवर्क से एक बार जुड़ते हैं, एक्सचेंज नियमों में शामिल हों और सेवा में काम करें। ईडीएफ एसएफ ऑपरेटरों के पास किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के वैध आदान-प्रदान को सुनिश्चित करने के लिए तकनीकी, मानवीय और कानूनी क्षमताएं हैं, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि चालान।
करीना कैसिस,विश्लेषकसिनेरडॉक्स
ईडीआई के लिए तीन आसान कदम
- ऑपरेटर से कनेक्ट करें;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र और क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा साधन (सीआईपीएफ) खरीदना;
- एक ऑपरेटर का उपयोग करके प्रतिपक्षों को कनेक्ट करें (यदि आवश्यक हो)
एक ऑपरेटर से जुड़ना
सबसे पहले, ऑपरेटर से संपर्क करें, लागत और कनेक्शन की शर्तों पर चर्चा करें। एक्सचेंज शुरू करते समय, ऑपरेटर के साथ एक समझौते पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, अक्सर इस प्रक्रिया को विनियमन में शामिल होना कहा जाता है।विनियमन एक दस्तावेज है जो कार्य के सिद्धांतों, सेवा के कार्यों और कानूनी पहलुओं का विवरण देता है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र और क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरणों का अधिग्रहण
आप रूसी संघ के संचार मंत्रालय (मान्यता प्राप्त सीए की सूची) द्वारा मान्यता प्राप्त किसी भी प्रमाणन केंद्र में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र प्राप्त कर सकते हैं। अक्सर ईडीएफ एसएफ ऑपरेटर स्वयं सीए होते हैं या अपने भागीदारों के माध्यम से प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए सेवाएं प्रदान करते हैं।संघीय कानून के अनुसारएन63 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर", एक फर्म (कानूनी इकाई) द्वारा उपयोग किया जाने वाला इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र भी एक विशिष्ट व्यक्ति की पहचान करता है, लेकिन चार्टर या पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर फर्म की ओर से कार्य करता है। बेशक, प्रमाण पत्र अन्य व्यक्तियों को स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। आप किसी को दस्तावेजों पर अपना ऑटोग्राफ लगाने का निर्देश नहीं दे सकते।
करीना कैसिस,विश्लेषकसिनेरडॉक्स
एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ES) वर्णों का एक क्रम है जो एक दस्तावेज़ से जुड़ा होता है। तीन प्रकार के हस्ताक्षर हैं: सरल, उन्नत अयोग्य, उन्नत योग्य।
फेडरल लॉ नंबर 63 "ऑन इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर" के अनुसार, एक साधारण या उन्नत अयोग्य ES द्वारा हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक पेपर दस्तावेज़ के बराबर माना जाता है।
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर एक उन्नत योग्य हस्ताक्षर एक हस्तलिखित हस्ताक्षर का एक एनालॉग है और एक कागज दस्तावेज़ पर मुहर है। संघीय कर सेवा केवल उन दस्तावेजों के कानूनी बल को पहचानती है जो एक योग्य हस्ताक्षर द्वारा हस्ताक्षरित हैं .
एक क्रिप्टोग्राफिक सूचना सुरक्षा उपकरण (सीआईपीएफ) एक विशेष कार्यक्रम है जो प्रेषित जानकारी को एन्क्रिप्ट और डिक्रिप्ट करता है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाने और सत्यापित करने के लिए विनिमय सेवाओं में CIPF आवश्यक है। उपयोग के अधिकार के लिए लाइसेंस ऑपरेटर के माध्यम से खरीदा जा सकता है।
प्रतिपक्षों को जोड़ना
निश्चित रूप से, आप केवल उन प्रतिपक्षकारों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने में सक्षम होंगे जो पहले से ही विनिमय सेवा से जुड़े हुए हैं। इसी तरह सोशल नेटवर्क के साथ: अगर वहां कोई दोस्त नहीं है तो रजिस्टर करने का कोई मतलब नहीं है। हालांकि, आपकी कंपनी को फॉलो करके दूसरे लोग भी एक्सपेरिमेंट कर सकते हैं। ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब प्रतिपक्षकारों को केवल कुछ समय के लिए अतिरिक्त प्रेरणा, तरजीही या मुफ्त पहुँच की आवश्यकता होती है। ईडीओ एसएफ ऑपरेटर आपको सभी सवालों को हल करने में मदद करेगा, क्योंकि वह खुद अपने उपयोगकर्ताओं के लिए उच्च-गुणवत्ता वाले समर्थन और नए ग्राहकों को जोड़ने में रुचि रखता है।इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि काउंटरपार्टी किस ईडीएफ एसएफ ऑपरेटर का उपयोग करता है - आप एक ऑपरेटर से और काउंटरपार्टी को दूसरे से कनेक्ट कर सकते हैं। आज, कई प्रमुख ऑपरेटर रोमिंग तकनीक का विकास और परीक्षण कर रहे हैं। जबकि प्रौद्योगिकी विकास के चरण में है, आप प्रतिपक्षकारों के साथ बातचीत के आयोजन के लिए अन्य विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
पहला विकल्प एकाधिक ऑपरेटरों के साथ काम करना है . कोई भी एक्सचेंज प्रतिभागियों को कई ईडीआई ऑपरेटरों की सेवाओं का उपयोग करने से मना नहीं करता है। आप स्वयं कई ऑपरेटरों से जुड़ सकते हैं, या यदि उपयुक्त हो, तो निश्चित रूप से प्रतिपक्ष को काम की इस पद्धति की पेशकश कर सकते हैं।
यदि आप और आपका प्रतिपक्ष विभिन्न सेवाओं से जुड़े हुए हैं, और किसी कारण से कई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटरों की सेवाओं का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो ध्यान दें दूसरा विकल्प - आप अपने ऑपरेटरों से उनके बीच एक एक्सचेंज स्थापित करने के प्रस्ताव के साथ संपर्क कर सकते हैं।
निष्कर्ष के बजाय
संक्षेप में: एक लेखाकार के रूप में, आपको प्रतिपक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान कैसे शुरू करना है, इसके बारे में क्या जानने की आवश्यकता है? सबसे पहले, दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक उन्नत योग्य ES द्वारा प्रदान की जाती है। दूसरे, ईडीएफ एसएफ ऑपरेटर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की तेजी से वितरण और अखंडता की गारंटी देता है। तीसरा, एक ऑपरेटर के माध्यम से एक एक्सचेंज शुरू करने के लिए, यह नियमों में शामिल होने के लिए पर्याप्त है, साथ ही एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाण पत्र और एक क्रिप्टोग्राफिक सुरक्षा उपकरण भी खरीदता है। अन्य मुद्दों का समाधान वास्तव में ऑपरेटरों के "कंधे पर" पड़ता है।अगले अंक में
दूसरे अध्याय "लेखाकार और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" में आप सीखेंगे कि आप ES का उपयोग और कहाँ कर सकते हैं, तीनों ES को एक दूसरे से कैसे अलग करें। हम हस्ताक्षर तंत्र पर करीब से नज़र डालेंगे, यह पता लगाएंगे कि कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी रूप से मजबूत माना जाता है। आप यह भी सीखेंगे कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की कानूनी शक्ति को बनाए रखते हुए उन्हें कहाँ और कैसे संग्रहीत किया जाए।हम कुछ प्रतिपक्षकारों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करना चाहते हैं, विशेष रूप से, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित चालान और कृत्यों को प्राप्त करने के लिए, यदि यह सेवा समझौते में कहा गया है ताकि कर की "निपटान" से बचा जा सके।
संगठनों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय पर एक समझौता करना बेहतर होगा, जो कंपनियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रारूप को परिभाषित करेगा। समझौते के कौन से खंड संगठनों को निरीक्षकों के दावों से बचने में मदद करेंगे, लेख में पूर्ण उत्तर में प्रस्तुत किए गए हैं।
दलील
कर नुकसान से बचने के लिए दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज पर समझौते में क्या प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है
एकातेरिना शेस्ताकोवा, वास्तविक प्रबंधन एलएलसी के सामान्य निदेशक, पीएच.डी. कानूनी विज्ञान
डेविड ओकोलोव, रूसी संघ के राज्य सिविल सेवा के परामर्शदाता, तृतीय श्रेणी
"प्राथमिक" के इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज के लिए दोनों पक्षों की सहमति आवश्यक है
ईडीआई के साथ समझौते के बिना चालानों का आदान-प्रदान करना संभव नहीं होगा
एक साधारण हस्ताक्षर के उपयोग पर पहले से सहमत होना आवश्यक है
साथअब अधिक से अधिक कंपनियां न केवल निरीक्षण के साथ, बल्कि ठेकेदारों के साथ भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच कर रही हैं (नीचे और पढ़ें)। हालांकि, कर अधिकारियों के साथ सूचनाओं के आदान-प्रदान के विपरीत, कंपनियों के बीच दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान पर एक समझौते को तैयार करने, सहमत होने और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया कानूनी रूप से अनुमोदित नहीं है।
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हमने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय (इसके बाद समझौते के रूप में संदर्भित) पर एक नमूना समझौता विकसित किया है, जिसमें हमने कंपनियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रारूप को परिभाषित किया है (नीचे नमूना देखें)। आइए विचार करें कि इस तरह के समझौते के कौन से खंड कंपनी को निरीक्षकों के दावों से बचने में मदद करेंगे।*
1. लेखांकन नीति में समझौते के रूप को ठीक करने से कंपनी के इलेक्ट्रॉनिक रूप में कागजात का आदान-प्रदान करने का अधिकार उचित होगा
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन, लेखांकन और रिपोर्टिंग से जुड़ा है। बदले में, लेखांकन नीतियों की समग्रता को लेखांकन नीति (06.12.11 के संघीय कानून के अनुच्छेद 8 नंबर 402-एफजेड, इसके बाद - कानून संख्या 402-एफजेड) में अनुमोदित किया जाना चाहिए।
इसलिए, यदि कोई कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग प्रणाली शुरू करने का निर्णय लेती है, तो ऐसी प्रणाली को लेखांकन नीति में परिलक्षित होना चाहिए। उसी समय, इसे ठीक करना महत्वपूर्ण है:
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की मात्रा;
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रारूप;
- इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग संग्रहीत करने की प्रक्रिया;
- ऐसे मामले जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के बजाय कंपनी कागज पर दस्तावेज तैयार करती है।
2. इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज की विधि का एक संकेत प्रतिपक्षों के साथ बातचीत करते समय स्पष्ट करेगा
कंपनी के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का क्रम और तरीका स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जाता है। दो मुख्य बारीकियों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।
सबसे पहले, समझौते में यह निर्दिष्ट होना चाहिए कि क्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कागज पर दोहराया गया है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक प्रतिपक्ष को एक TTN भेजती है, और फिर कुछ समय बाद उसी दस्तावेज़ को कागज़ के रूप में भेजती है (उदाहरण के लिए, यदि प्रतिपक्ष को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त नहीं हुआ है)।*
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए ऐसी प्रक्रिया वर्तमान में चालान के लिए प्रदान की जाती है (दिसंबर के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित मूल्य वर्धित कर गणना में प्रयुक्त प्राप्त और जारी चालान के जर्नल रखने के नियमों के खंड 4)। 26, 2011 संख्या 1137 "मूल्य वर्धित कर गणना में प्रयुक्त दस्तावेजों को पूरा करने (रखरखाव) के लिए प्रपत्रों और नियमों पर")।
दूसरे, समझौते में यह नोट करने की सलाह दी जाती है कि क्या कंपनियां सीधे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करती हैं (विशेष कार्यक्रमों या नियमित मेल क्लाइंट का उपयोग करके) या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर को शामिल करती हैं (नीचे और पढ़ें)।*
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इलेक्ट्रॉनिक रूप से चालान का आदान-प्रदान कैसे करें
रूस का वित्त मंत्रालय चालान के इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज (25 अप्रैल, 2011 के आदेश संख्या 50n) के लिए प्रक्रिया को सख्ती से नियंत्रित करता है, जिसमें पूरी प्रक्रिया 23 पैराग्राफ में वर्णित है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक चालान का आदान-प्रदान उतना मुश्किल नहीं है जितना पहली नज़र में लग सकता है।
रूस के वित्त मंत्रालय के अनुसार, एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ द्वारा कर उद्देश्यों के लिए एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की पुष्टि करना संभव है। एक साधारण या उन्नत अयोग्य हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक दस्तावेज़ को कागज पर चिपकाए गए हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ एक दस्तावेज़ के एनालॉग के रूप में माना जा सकता है, केवल कानून द्वारा स्थापित मामले में (पत्र दिनांक 12.04.13 नंबर 03-03-07 / 12250) .
यह पता चला है कि एक साधारण या उन्नत अयोग्य हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक दस्तावेज कंपनी के खर्चों की पुष्टि नहीं करेगा (रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 23 जनवरी 2013 संख्या 03-03-06 / 1/24, दिनांक 25 दिसंबर, 2012 नंबर 20.12.12 नंबर 03-03-06/1/710)।
- फॉर्म नंबर TORG-12 में वेसबिल;
- कार्यों (सेवाओं) की स्वीकृति और वितरण का कार्य।
इसके अलावा, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कंपनियां केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर को शामिल करके चालान का आदान-प्रदान कर सकती हैं। इसलिए, यदि संगठन के पास कोई संगत समझौता नहीं है, तो इनवॉइस को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की सूची से बाहर करने की सलाह दी जाती है।
5. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने के क्रम का एक संकेत उन्हें समय से पहले नष्ट होने से बचाएगा
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया कागज पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया से भिन्न नहीं होती है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक चालान को कागजी दस्तावेजों के भंडारण के लिए प्रदान की गई अवधि के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए (रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके दूरसंचार चैनलों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालान जारी करने और प्राप्त करने की प्रक्रिया का खंड 1.13)। दिनांक 25 अप्रैल, 2011 संख्या 50n)। याद रखें कि लेखांकन उद्देश्यों के लिए, प्राथमिक दस्तावेजों को पांच साल के लिए और कर उद्देश्यों के लिए - चार साल के लिए संग्रहीत किया जाता है।
लेकिन व्यवहार में, दस्तावेज़ को खोने का जोखिम होता है (उदाहरण के लिए, कंप्यूटर की विफलता की स्थिति में या आग लगने की स्थिति में)। इसलिए, समझौते में प्रतिपक्ष से दस्तावेजों की प्रतियां प्राप्त करने की प्रक्रिया को परिभाषित करने की सलाह दी जाती है (नीचे विशेषज्ञ की टिप्पणी देखें)।
आज, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन साहसपूर्वक हमारे जीवन में प्रवेश करता है, आज लगभग सभी कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उपयोग करती हैं, ई-मेल, इलेक्ट्रॉनिक घोषणाओं का उपयोग करती हैं, खासकर जब से वैट कराधान के लिए अनिवार्य घोषणाएं कानून द्वारा स्थापित की जाती हैं। कोई आगे बढ़ गया और रोजमर्रा की जिंदगी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करता है और सभी रिपोर्टिंग और प्राथमिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित कर देता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ों के साथ काम करने का एक तरीका है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की विशेषताएं इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हैं। ईडीएस के साथ हस्ताक्षरित ऐसा दस्तावेज़, कागज़ पर किसी दस्तावेज़ के मूल्य के बराबर है।इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के अपने फायदे और नुकसान हैं।
टेबल
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के पेशेवरों और विपक्ष
| इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ | इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के नुकसान |
| दस्तावेजों को जल्दी से खोजने की क्षमता; एक केंद्रीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन संरचना की उपलब्धता; इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेजों का व्यवस्थित भंडारण; दस्तावेजों के पंजीकरण और समन्वय में सरलता; इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने और भेजने की क्षमता, जो समय बचाता है; समान दस्तावेज तैयार करने की संभावना; इलेक्ट्रॉनिक ऑडिट आयोजित करना | इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर खरीदने की आवश्यकता; यदि प्रतिपक्ष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग नहीं करता है तो उपयोग की असंभवता; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए अतिरिक्त लागत; एकीकृत दस्तावेज़ प्रवाह स्वरूपों का अभाव; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए कुछ उपयोगकर्ताओं का अविश्वास |
इसी समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अधिक से अधिक विकसित हो रहा है। और इसके लिए आवश्यक शर्तें हैं।
सबसे पहले, कर कानून में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान किया जाता है। उदाहरण के लिए, बीमा प्रीमियम या व्यक्तिगत आयकर पर रिपोर्टिंग करते समय, इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए यदि कंपनी में 25 से अधिक लोग हैं। इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत की जानी चाहिए। इसके अलावा, स्पष्टीकरण, यदि रिपोर्टिंग इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत की जाती है, तो 2017 में भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में देना होगा।
दूसरे, लेखांकन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्वीकार किया जाता है। कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" के अनुसार, प्राथमिक लेखा दस्तावेज कागज पर और (या) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में संकलित किया जाता है।
तीसरा, 2017 में कानूनी कार्यवाही में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को और विकसित किया जाएगा। इस प्रकार, कई इस तथ्य के आदी हैं कि अदालत के फैसले इंटरनेट पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रकाशित होते हैं। रूसी संघ के मध्यस्थता प्रक्रिया संहिता के अनुच्छेद 4 के अनुसार, दावे, बयान, शिकायत, प्रस्तुति और अन्य दस्तावेजों का एक बयान कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में अदालत में दायर किया जा सकता है, जिसमें हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में भी शामिल है। सूचना और दूरसंचार नेटवर्क "इंटरनेट" में अदालत की आधिकारिक वेबसाइट पर पोस्ट किए गए फॉर्म को भरकर, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित तरीके से एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। सिविल प्रक्रिया के हिस्से में इसी तरह के प्रावधान स्थापित किए गए हैं।
चौथा, इलेक्ट्रॉनिक नीलामियों के संचालन, निविदा दस्तावेज़ीकरण में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के संदर्भ में इलेक्ट्रॉनिक तकनीकों ने हमारे जीवन में मजबूती से प्रवेश किया है। 05.04.2013 नंबर 44-एफजेड (03.07.2016 को संशोधित) के संघीय कानून के लेख के अनुसार "राज्य और नगरपालिका की जरूरतों को पूरा करने के लिए माल, कार्यों, सेवाओं की खरीद के क्षेत्र में अनुबंध प्रणाली पर", ए इलेक्ट्रॉनिक रूप में नीलामी (इलेक्ट्रॉनिक नीलामी) का अर्थ है एक नीलामी, जिसमें ग्राहक द्वारा इस तरह की नीलामी की सूचना और एक सूचना प्रणाली, समान आवश्यकताओं और इसके बारे में दस्तावेज़ीकरण की सूचना पोस्ट करके ग्राहकों के असीमित सर्कल को खरीद के बारे में जानकारी दी जाती है। खरीद में प्रतिभागियों पर अतिरिक्त आवश्यकताएं लगाई जाती हैं, ऐसी नीलामी इलेक्ट्रॉनिक प्लेटफॉर्म पर उसके ऑपरेटर द्वारा प्रदान की जाती है।
पांचवां कारण इस तथ्य से संबंधित है कि आज कई कंपनियां अलग-अलग क्षेत्रों में, अलग-अलग शहरों के साथ काम करती हैं, इसलिए, एक प्रभावी व्यवसाय को व्यवस्थित करने के लिए, दस्तावेज़ प्रवाह को तेज करना और पार्टियों के बीच संबंधों को सरल बनाना आवश्यक है। इस संबंध में, सहज रूप से, कई कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पेश करती हैं।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे शुरू करें?
पहले चरण में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत पर एक मौलिक निर्णय लेना आवश्यक है। ऐसा निर्णय उद्यम के आदेश द्वारा जारी किया जाता है। कुछ कंपनियां विशेष स्थानीय अधिनियम विकसित करती हैं जो कंपनी के भीतर दस्तावेज़ प्रवाह और दस्तावेजों के समन्वय को नियंत्रित करती हैं, ऐसी सुविधाओं में विभागों के बीच दस्तावेजों का समन्वय, नियंत्रण, प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षर करना और अभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण शामिल है।दूसरे चरण में, आपको यह चुनना होगा कि दस्तावेज़ों को संसाधित करते समय कंपनी किस हस्ताक्षर का उपयोग करेगी।
एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है, जो कोड, पासवर्ड या अन्य माध्यमों के उपयोग के माध्यम से एक निश्चित व्यक्ति द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के गठन के तथ्य की पुष्टि करता है।
अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरएक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है कि:
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी का उपयोग करके सूचना के क्रिप्टोग्राफिक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त किया गया;
- आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की पहचान करने की अनुमति देता है;
- आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के क्षण के बाद परिवर्तन करने के तथ्य का पता लगाने की अनुमति देता है;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उपकरण का उपयोग करके बनाया गया।
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी योग्य प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट है;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाने और सत्यापित करने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उपकरण का उपयोग किया जाता है जिसमें आवश्यकताओं के अनुपालन की पुष्टि होती है (अनुच्छेद 5 संघीय कानून 6 अप्रैल, 2011 नहीं। सुरक्षा उद्देश्यों के लिए, यह बढ़ाया योग्य हस्ताक्षर है।
चौथे चरण में, अनुबंध के समापन के लिए दस्तावेज प्रदान करना आवश्यक है।
पांचवां चरण प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौते का निष्कर्ष है। 6 अप्रैल 2011 के संघीय कानून के अनुच्छेद 2 के अनुसार, संख्या 63-एफजेड (30 दिसंबर, 2015 को संशोधित) "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर", एक प्रमाणन केंद्र एक कानूनी इकाई, एक व्यक्तिगत उद्यमी या एक राज्य निकाय या स्थानीय है। सरकारी निकाय जो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के सत्यापन के साथ-साथ अन्य कार्यों के प्रमुख प्रमाण पत्र बनाने और जारी करने का कार्य करता है।
छठा चरण कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के एक विशिष्ट आदान-प्रदान का संगठन। लेन-देन के लिए पार्टियों के आपसी समझौते द्वारा चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए जाते हैं और यदि उनके पास इन चालानों को स्वीकृत प्रारूप के अनुसार प्राप्त करने और संसाधित करने के लिए संगत तकनीकी साधन और क्षमताएं हैं।
प्रमाणन केंद्र के साथ अनुबंध में क्या शामिल होना चाहिए?
प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौता करते समय, प्रमाणन केंद्र की कानूनी स्थिति पर ध्यान देना आवश्यक है। प्रमाणन केंद्र का प्रत्यायन इस शर्त पर किया जाता है, विशेष रूप से, यह इलेक्ट्रॉनिक प्रमाण पत्र में निर्दिष्ट जानकारी में उनके विश्वास के परिणामस्वरूप तीसरे पक्ष को हुए नुकसान के लिए वित्तीय सुरक्षा की उपलब्धता के लिए आवश्यकताओं को पूरा करता है। ऐसे प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी, या प्रमाणपत्रों के रजिस्टर में निहित जानकारी, जो इस तरह के प्रमाणन केंद्र को बनाए रखता है, कम से कम 1.5 मिलियन रूबल की राशि में।प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौते का समापन करते समय, समझौते के विषय पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 432 के अनुसार, ये ऐसी शर्तें हैं जो इस प्रकार के अनुबंधों के लिए अनिवार्य हैं। अनुबंध को समाप्त माना जाता है यदि पार्टियां, प्रासंगिक मामलों में आवश्यक रूप में, अनुबंध की सभी आवश्यक शर्तों पर एक समझौते पर पहुंच गई हैं। यही है, अनुबंध के विषय को यथासंभव स्पष्ट रूप से निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।
समझौते का विषय "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" कानून से आता है।
सत्यापन केंद्र:
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी के प्रमाण पत्र बनाता है और ऐसे प्रमाण पत्र जारी करता है;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी के प्रमाण पत्र की वैधता अवधि स्थापित करता है;
- इस प्रमाणन प्राधिकरण द्वारा जारी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी के प्रमाणपत्रों को रद्द करता है;
- मुद्दे, आवेदक के अनुरोध पर, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साधन;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के सत्यापन के लिए इस प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी और रद्द किए गए प्रमाणपत्रों का एक रजिस्टर रखता है;
- प्रमाणपत्रों के रजिस्टर को बनाए रखने की प्रक्रिया स्थापित करता है;
- आवेदकों के अनुरोध पर, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की कुंजी और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के सत्यापन के लिए कुंजी बनाता है;
- प्रमाणपत्र रजिस्ट्री में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापित करने के लिए चाबियों की विशिष्टता की जांच करता है;
- इलेक्ट्रॉनिक बातचीत में प्रतिभागियों के अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की जाँच करता है;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग से संबंधित अन्य गतिविधियों को अंजाम देता है।
- प्रमाणन केंद्र द्वारा सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध से उत्पन्न दायित्वों की गैर-पूर्ति या अनुचित पूर्ति;
- कर्तव्यों के प्रदर्शन में विफलता या अनुचित प्रदर्शन (04/06/2011 के संघीय कानून के अनुच्छेद 13 के खंड 3) संख्या 63-एफजेड (12/30/2015 को संशोधित) "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर")।
कंपनी के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे व्यवस्थित करें?
कंपनी के अंदर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को घड़ी की कल की तरह व्यवस्थित किया जाना चाहिए। आखिरकार, यह महत्वपूर्ण है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में दस्तावेजों को स्कैन करना, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करना शामिल है। और इसका मतलब है कि एक विशेषज्ञ की जरूरत है जो इलेक्ट्रॉनिक स्कैन की गई प्रतियों के लिए जिम्मेदार है, और प्रबंधकों के कार्यस्थलों पर विशेष सॉफ्टवेयर स्थापित किया जाना चाहिए, जिससे उन्हें दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति मिल सके।कागज पर समान दस्तावेजों के लिए स्थापित कार्यालय के काम के सामान्य नियमों के अनुसार मसौदा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना, निष्पादन और अनुमोदन किया जाता है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में मुहर के अपवाद के साथ एक समान दस्तावेज़ के लिए सभी विवरण सेट होने चाहिए, क्योंकि मुहर एक अनिवार्य विशेषता नहीं है। कंपनी के भीतर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के लिए विधियों का उपयोग किया जा सकता है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के बिना, दस्तावेजों को नियंत्रण में रखा जा सकता है।
यदि आप अपने प्रतिपक्षकारों के साथ दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आपको प्रतिपक्ष के साथ अनुबंध में प्रासंगिक प्रावधानों को शामिल करना होगा।
दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से उत्पन्न और हस्ताक्षरित होते हैं। उपयोग किए गए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साधनों को स्थापित प्रक्रिया के अनुसार प्रमाणित किया जाना चाहिए।
अधिकारियों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को व्यवस्थित करना सबसे आसान तरीका है, उदाहरण के लिए, कर सेवा के साथ। इसके लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्राप्त करना और प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौता करना भी आवश्यक है। अक्सर, करदाता कर प्राधिकरण को घोषणाएं, स्पष्टीकरण और चालान जमा करते हैं। 15 अप्रैल, 2015 संख्या -7-2 / रूस की संघीय कर सेवा के आदेश के अनुसार कर द्वारा "प्रतिक्रिया" दस्तावेजों का गठन किया जाता है। [ईमेल संरक्षित]"कर और शुल्क पर कानून द्वारा विनियमित संबंधों में अपनी शक्तियों के प्रयोग में कर अधिकारियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को दूरसंचार चैनलों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में भेजने की प्रक्रिया के अनुमोदन पर और संघीय कर सेवा के आदेश के कुछ प्रावधानों को अमान्य के रूप में मान्यता देने पर दिनांक 17 फरवरी, 2011 संख्या -7 -2 / [ईमेल संरक्षित]».
इन दस्तावेजों में शामिल हैं:
- स्पष्टीकरण की आवश्यकताएं;
- नियंत्रित विदेशी कंपनियों के नोटिस;
- करदाता की कॉल के बारे में सूचनाएं (शुल्क का भुगतानकर्ता, कर एजेंट);
- कर नोटिस;
- बैंक में करदाता (शुल्क का भुगतानकर्ता, कर एजेंट) के खातों पर संचालन को निलंबित करने और उसके इलेक्ट्रॉनिक धन के हस्तांतरण के निर्णय;
- बैंक में करदाता (शुल्क दाता, कर एजेंट) के खातों पर संचालन के निलंबन को रद्द करने और उसके इलेक्ट्रॉनिक धन के हस्तांतरण को रद्द करने का निर्णय;
- ऑन-साइट टैक्स ऑडिट करने का निर्णय;
- अन्य दस्तावेज।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण को कैसे व्यवस्थित करें?
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण को नियंत्रित करने वाला मुख्य नियामक अधिनियम रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम हैं और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों (के आदेश द्वारा अनुमोदित) रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय दिनांक 31 मार्च, 2015 संख्या 526, इसके बाद - नियम)। पहली बार, यह दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए नियम स्थापित करता है।दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए?
पहले तो, किसी विशेष संगठन के मामलों का नामकरण तैयार करना आवश्यक है। मामलों का नामकरण कंपनी, गतिविधि के क्षेत्र के आधार पर अलग-अलग होगा।
मामलों के नामकरण का उपयोग निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहित करने, मामलों को व्यवस्थित करने और रिकॉर्ड करने, उनकी भंडारण अवधि निर्धारित करने और दस्तावेजों की खोज करने के लिए किया जाता है। मामलों का नामकरण स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची के संकलन के साथ-साथ अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामलों की रिकॉर्डिंग के लिए आधार है।
दूसरे, मामले बनाना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करना आवश्यक है। कृपया ध्यान दें कि कुछ दस्तावेजों के भंडारण के लिए निश्चित समय सीमाएं हैं। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेज 5 साल के लिए रखे जाते हैं, और कर दस्तावेज 4 साल के लिए रखे जाते हैं।
तीसरे, यह चिह्न लगाना आवश्यक है कि डेटा को मामलों के नामकरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, "टाइमशीट्स। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़।
चौथी, आपको दस्तावेज़ों को संग्रहित करने की आवश्यकता है।
भंडारण के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक फाइल रखने से पहले, यह होना चाहिए:
- इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम से अनलोड करें (यदि दस्तावेज़ किसी विशेष सॉफ़्टवेयर उत्पाद में बनाया गया है);
- उपयुक्त प्रारूप में बचत करके संभावित परिवर्तनों से रक्षा करें;
- भंडारण माध्यम को लिखें।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण और संग्रह के लिए आम तौर पर स्वीकृत प्रारूप पीडीएफ/ए है। इसे सामान्य पीडीएफ से अलग किया जाना चाहिए, जिसके प्रत्येक अपडेट में फाइलों के साथ काम करने की नई संभावनाएं दिखाई देती हैं। पीडीएफ/ए किसी और चीज के लिए है: यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के दीर्घकालिक अभिलेखीय भंडारण के लिए एक प्रारूप है।
पाँचवाँ चरणविवरण लिखना है। सूची में वे सभी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें शामिल हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संबंध में उत्पन्न की गई हैं। हालांकि, कागज पर मामले बनाते समय इंगित की गई चादरों की संख्या के बजाय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की मात्रा का संकेत दिया जाता है।
विवरण प्रारूप इस तरह दिख सकता है:
| मुखिया की स्थिति का नाम संरचनात्मक इकाई | ||
| हस्ताक्षर | डिक्रिप्शन | |
| हस्ताक्षर की तारीख | ||
| मान गया नौकरी का नाम डीओई सेवा के प्रमुख | ||
| हस्ताक्षर | डिक्रिप्शन | |
| हस्ताक्षर की तारीख | ||
| पुरालेख प्रबंधक (संग्रह के प्रभारी व्यक्ति) | ||
| हस्ताक्षर | डिक्रिप्शन | |
| हस्ताक्षर की तारीख | ||
कुछ मामलों में दस्तावेजों को नष्ट करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, सेवा नोट लंबे समय तक संग्रहीत किए गए थे, भंडारण अवधि समाप्त हो गई है और उन्हें नष्ट करना आवश्यक है। इस मामले में, दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा की जाती है। ऐसी परीक्षा एक विशेष आयोग द्वारा की जा सकती है। परीक्षा के परिणामों के आधार पर, विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर एक अधिनियम जारी किया जाता है। इस तरह के एक अधिनियम का रूप कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया गया है। और अधिनियम के आधार पर, डिस्क या अन्य स्टोरेज मीडिया को बस नष्ट कर दिया जाता है।
अंत में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि, निश्चित रूप से, भविष्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का है। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को ठीक से व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है। कई कंपनियों को दस्तावेज़ प्रबंधन के अनुचित संगठन की समस्याओं का सामना करना पड़ता है, जब किसी विभाग या एक विभाग में केवल एक कार्यस्थल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ा होता है, जब अधिकांश दस्तावेज़ अभी भी कागज पर रखे जाते हैं। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित सभी मुद्दों को सिस्टम कार्यान्वयन के चरण में "बैंक पर" हल करने की आवश्यकता है।