Un changement de position est formulé avec une justification écrite, qui expose en détail les raisons de cette décision. Ensuite, il est tenu de donner au salarié un préavis écrit d'un changement de poste au plus tard 2 mois à l'avance. Si le salarié est d'accord avec les conditions fixées, en plus du contrat de travail, un accord est rédigé qui décrit les modifications. Après cela, un ordre est émis pour changer le nom du poste de l'employé. Et la dernière étape de ce processus consistera à effectuer une inscription appropriée dans les documents personnels de l’employé.
Introduction d'un nouveau poste
Ce processus est similaire au précédent. En règle générale, la nécessité d'introduire un nouveau poste dans le personnel se pose en raison d'une augmentation du nouveau travail dans l'organisation ou pour accroître l'efficacité dans un département particulier.
Supprimer un poste
L'exclusion d'un poste du tableau des effectifs ne peut être acceptée pour exécution que dans deux cas :
- Le poste est vacant et est occupé depuis longtemps.
- Le poste est supprimé du staff pour des raisons d'optimisation et de réduction d'effectif.
Que l'employeur introduise un nouveau poste ou le supprime, il est tenu d'en informer le salarié au plus tard 2 mois avant de signer l'arrêté.
Commande de stockage
Selon la législation en vigueur, le tableau des effectifs n'a pas de date limite et peut être conservé tout au long de l'existence de l'organisation.
Toutefois, les documents doivent être conservés dans des dossiers spéciaux dans un endroit accessible, et lors de toute inspection autorisée, prévue à la première demande de la direction de l’organisme.
Le tableau des effectifs n'est pas un document obligatoire. Malgré cela, toute organisation sérieuse est consciente de la commodité et des qualités utiles du formulaire T-3. Dans la plupart des cas, le tableau est créé une fois par an. Mais dans des circonstances différentes, des modifications sont apportées au tableau des effectifs. C'est pourquoi telle ou telle organisation doit conserver ce document dans un endroit accessible.
En contact avec
Le travail des entreprises est associé à un développement constant et à une augmentation du rythme de travail. Pour cette raison, il peut être nécessaire, de temps à autre, d'introduire un nouveau poste dans le tableau des effectifs. Cette procédure présente en réalité de nombreux aspects sérieux. Il est important de décider non seulement du nom du poste vacant, mais également de justifier l'innovation par la documentation.
Comment introduire un nouveau poste dans le tableau des effectifs ?
L'introduction d'un poste vacant dans le personnel de l'organisation doit se faire en plusieurs étapes principales. Ils peuvent être divisés en supports organisationnels et documentaires.
Pour effectuer cette procédure, vous devez suivre ces étapes :
- Identifier le besoin de changements ;
- Rédigez un mémo sur la nécessité d'une unité supplémentaire ;
- Sur ordre du gestionnaire, établir un document indiquant tous les postes vacants existants, ainsi que ceux nouvellement créés.
Les noms des postes dans le tableau des effectifs doivent correspondre à la liste approuvée par l'État.
Comment justifier l'introduction d'un nouveau poste dans le tableau des effectifs ?
Les lois de la Fédération de Russie stipulent qu'une organisation peut elle-même coordonner le nombre de travailleurs embauchés. Aussi, à l'initiative du gestionnaire, des employés peuvent être ajoutés, des postes existants peuvent être renommés ou des réductions peuvent être effectuées. Mais pour chacune des actions énumérées, il est nécessaire de disposer de justifications sérieuses, exprimées par la préparation de calculs et de documents officiels.
Une augmentation du personnel et l'ajout d'une unité supplémentaire se produisent généralement pour les raisons suivantes :
- La portée des travaux a été élargie ;
- Des technologies ou des domaines supplémentaires ont été introduits ;
- L'ajout d'un poste vacant contribuera à améliorer les performances d'un département, d'une unité commerciale ou d'une entreprise dans son ensemble.
La liste n’est pas définitive et d’autres raisons peuvent survenir dans l’entreprise et justifier le besoin d’innovation.
Exemple de justification - introduction d'un nouveau poste dans le tableau des effectifs
Un exemple de justification est également appelé mémo. Considérons un exemple de justification de l'introduction d'une unité supplémentaire dans le tableau des effectifs en raison d'une augmentation du flux de documents. Je respecte les règles de stockage des documents : dans chaque service, il y a une personne responsable de la livraison en temps opportun des dossiers classés aux archives d'entreprise ou aux archives zonales. Un grand nombre de ces documents sont particulièrement formés au cours du travail des comptables, des travailleurs des ressources humaines et des économistes.
Les employés de ces services peuvent préparer une note pour justifier la nécessité de mettre en place une unité qui doit relier, classer et transférer en temps opportun les documents aux archives de production. De plus, ils ne peuvent être délivrés sur demande que contre signature.
Un exemple de justification indique :
- Nombre de cas générés annuellement ;
- Le temps consacré à leur reliure, leur classement, leur réception et leur délivrance.
Le temps passé par mois est calculé. Sur cette base, le taux et le salaire du futur salarié sont déterminés.
Arrêté portant introduction d'un nouveau poste dans le tableau des effectifs - exemple
Un nouveau poste est introduit au tableau des effectifs sur ordre du gestionnaire. L'ordre est émis sur la base du mémo soumis.
L'arrêté précise les points suivants :
- La nécessité d'élaborer une structure différente en lien avec la demande de modification soumise ;
- Indication du département où le poste vacant sera affiché ;
- Nom du poste vacant saisi ;
- Le montant du taux, le salaire officiel et les autres indemnités permanentes.
La commande est approuvée par le gérant et scellée du sceau de l'entreprise.
Mémo sur l'introduction d'un nouveau poste dans le tableau des effectifs
Une demande d'introduction d'un nouveau poste au tableau des effectifs est exprimée par une note du chef du service ou de l'unité structurelle qui a besoin d'un nouveau salarié. Le mémo n'exprime pas simplement une demande d'introduction de changements, mais fournit une justification officielle de cette action. La nouvelle unité structurelle nécessitera certains coûts matériels de la part de l'entreprise. Par conséquent, il est très important dans la note de calculer la faisabilité de ces coûts et d'obtenir des avantages financiers du nouvel employé.
En plus du mémo lui-même, il est nécessaire de développer les applications suivantes :
- Calcul du volume de travail généré ;
- Fournir des données sur les normes de coût de la main-d'œuvre pour les spécialités du décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie de 2002 ;
- Donnez un calcul économique du bénéfice tiré de l'introduction d'un nouveau poste vacant.
L'avantage qui en résulte peut s'exprimer, par exemple, dans le fait que l'unité de travail introduite soulagera des spécialistes très différents qui pourront consacrer le temps libéré au développement de nouvelles idées et concepts.
La vérification et la collecte d'informations ont été effectuées avec le soutien de Mincredit.ru
Comment introduire un nouveau poste dans le tableau des effectifs ? L'ordre avec lequel il est saisi peut être préparé de plusieurs manières :
Référence. Dans la plupart des cas, la législation ne définit en aucun cas la compétence des divisions structurelles et des spécialistes individuels au sein des entreprises, notamment commerciales.
Par conséquent, qui préparera exactement l'ordre d'introduire un nouveau poste dans le tableau des effectifs dépend des responsabilités professionnelles approuvées dans une organisation particulière.
Document sur les modifications dues à l'ajout de personnel
Le formulaire de dotation T-3 a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie n° 1 de 2004. Bien que ce ne soit pas obligatoire aujourd’hui, il est utilisé dans la pratique. Mais contrairement au calendrier, la forme et la structure de l'ordre de modification ne sont pas réglementées par la loi. Chaque entreprise peut avoir ses propres règles selon lesquelles un tel document est établi.
Le maximum sur lequel vous pouvez vous concentrer ici concerne les exigences. Selon la norme, le formulaire de document doit comprendre :
- Emblème, marque ou logo de l'organisation.
- Nom, OGRN, INN et KPP (généralement indiqués comme éléments du papier à en-tête de l'entreprise).
- Date et numéro d'enregistrement de la commande.
- Lieu de formation ou d'enregistrement (s'il ne coïncide pas avec la localisation de l'organisation dans son ensemble).
- Cachet d'approbation.
- Le nom du type de document (« Ordre ») et le titre (« Sur la modification du tableau des effectifs », « Sur l'introduction d'un poste », etc.).
- Signature personnelle de la personne qui a émis l'ordre (le chef de l'entreprise, investi de tels pouvoirs sur la base de la Charte).
La liste d’éléments ci-dessus n’est pas obligatoire. La norme a été introduite pour une application volontaire sur le territoire de la Russie ; la loi ne prévoit aucune sanction en cas de non-respect.
Comment ajouter un pari ?
Découvrez les changements de personnel liés à l'introduction d'un nouveau poste.
Cachet et signature disponibles
Important! Tout arrêté relatif aux activités de l'entreprise et émis par écrit doit être signé. Dans ce cas, la signature doit être apposée directement par la personne dont la compétence inclut la prise de décisions sur cette question.
Ainsi, afin de déterminer qui doit signer l’ordonnance concernant l’introduction d’un nouveau poste, vous devez comprendre l’étendue des pouvoirs de la direction de l’entreprise. Il existe plusieurs options ici :
- Signé directement par le responsable de l'ensemble de l'organisation (directeur, directeur général, etc.), agissant sur la base de la Charte.
- Il est signé par l'un de ses adjoints (par exemple, le directeur des ressources humaines), dont la compétence inclut la résolution des problèmes liés à la composition du personnel de l'entreprise. De plus, l'autorité d'un tel adjoint doit émaner du chef de l'organisation dans son ensemble.
- Signé par la personne remplaçant le gérant et agissant sur la base d'un document d'autorisation spécial (par exemple, une procuration).
Lors de la détermination de l'étendue des pouvoirs, il convient de se guider non seulement par les normes du Code du travail de la Fédération de Russie, mais également par le Code civil de la Fédération de Russie, ainsi que par la législation sur certains types d'entités juridiques (par exemple, la loi fédérale « sur les sociétés à responsabilité limitée ».
Outre la signature, le sceau de l’organisation est également un moyen d’individualiser un document. Il convient de noter que la législation ne contient pas directement d'exigence de visa obligatoire des ordres écrits relatifs aux questions de personnel. Le seul document dans le domaine du travail qui doit être scellé est le cahier de travail (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 « Sur les cahiers de travail », article 35 du Règlement).
Cependant, la loi ne contient pas non plus d'interdiction d'apposer un sceau sur de tels documents. Par conséquent, pour des raisons de fiabilité, les experts recommandent de sceller les commandes avec un sceau (général ou spécial, destiné à certifier la documentation du personnel).
Qui dois-je notifier sous signature ?
Une fois le document établi, signé et cacheté, son contenu doit être communiqué à :
- Personnes responsables de l'exécution de la commande (conformément au contenu de la commande et aux descriptions de poste internes de l'entreprise).
- Employés dont les intérêts sont concernés.
Ce dernier s'applique aux cas où, simultanément à l'introduction d'un nouveau poste, l'un des employés travaillant déjà dans l'organisation y est transféré.
Sur une note. Si un poste vacant s'ouvre, alors, en vertu de l'art. 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, lors de l'embauche d'un employé, il n'est pas nécessaire de se familiariser avec l'ordre.
Donnons un exemple conditionnel d'ordre à l'aide duquel un nouveau poste est introduit dans une organisation. Cela ressemblera à ceci :
Transpostavka LLC
COMMANDE N° 90
sur les changements au tableau des effectifs
Afin d'optimiser la structure de l'entreprise,
JE COMMANDE
1. Inscrire les modifications suivantes dans le tableau des effectifs n° ШР-1 en date du 20 décembre 2017.
1.1. 
Introduire le poste suivant dans l'unité structurelle « Comptabilité » : chef comptable adjoint, nombre de postes – 1, salaire – 30 000 roubles.
2. La responsabilité de l'exécution de cet ordre sera confiée au chef du service du personnel, Zaitseva S.V.
Directeur général de Transpostavka LLC Semenov K.V.
La commande a été examinée par : Chef du service RH Zaitseva S.V.
Conclusion
Les exigences relatives à l'ordre par lequel un nouveau poste est introduit dans le tableau des effectifs ne sont pas officiellement définies par la loi. Cependant, un certain nombre de règles doivent être respectées lors de la préparation de ce document. Cela évitera des conflits à l'avenir.
La structure de l'organisation, ses effectifs et ses effectifs sont fixés dans un document réglementaire, à savoir : tableau des effectifs. Si des modifications sont nécessaires, un arrêté doit être émis pour modifier le nombre d'employés.
Motifs et préparation aux changements
Le calendrier des effectifs est constitué en fonction des objectifs de l’entreprise, de la disponibilité de la main-d’œuvre, des immobilisations et d’autres indicateurs permettant de déterminer le nombre d’employés requis et d’un système salarial conforme aux normes légales.
Au cours des activités d'une organisation, sa structure peut subir quelques changements:
- développement accéléré;
- réorganisation;
- émergence de nouveaux types d'activités ;
- augmentation ou diminution de l'étendue des travaux ;
- pénurie ou surplus de spécialistes.
L'économie du pays apporte ses propres ajustements à la documentation comptable des entreprises, notamment en modifiant la législation fédérale et le salaire minimum.
Raisons de la modification du calendrier de l'État avec la procédure d'action correspondante :
| Terrains | Préparation | Familiarisation des employés |
|---|---|---|
| Introduction de nouveaux postes | Une commande contenant de nouvelles informations : Date des modifications ; Titre d'emploi; Nombre d'unités de personnel | Non fourni |
| Élimination des postes vacants | Arrêté d'exclusion des postes du personnel contenant de nouvelles données : Date d'entrée en vigueur des modifications ; Titre d'emploi; Nombre d'unités d'État exclues | Non fourni |
| Réduction du personnel | notification des salariés de la procédure de licenciement ; Créer un ordre pour exclure le nombre d'employés ; Approbation d'un nouveau tableau des effectifs | Notification écrite aux salariés deux mois avant l'entrée en vigueur du nouveau tableau des effectifs, proposant les postes vacants aux salariés licenciés |
| Augmentation de salaire | Établir un arrêté de modification du tableau des effectifs indiquant les nouvelles conditions de travail et de salaire | informer les employés deux mois avant l'introduction des changements ; Proposer un autre emploi si le salarié n'est pas d'accord ; Résiliation du contrat si le salarié n'est pas d'accord avec les options proposées pour les conditions de travail |
| Nouveau titre de poste et nouveau département | Création d'une commande indiquant la date et le nouveau nom | Préavis écrit de deux mois, proposition de conditions alternatives ou résiliation du contrat |
L'horaire du personnel peut subir des modifications pour d'autres raisons si le chef de l'organisation en a trouvé des raisons objectives.
Sont prises en compte Certaines fonctionnalités:
- Seuls les postes qui ne sont occupés par aucune personne, c'est-à-dire considérés comme vacants, peuvent être exclus du personnel ;
- lorsque le nom d'un poste ou d'un service change, les salariés doivent en être informés et une inscription correspondante doit être faite dans le cahier de travail ;
- les modifications de salaire sont dupliquées dans le contrat de travail et la carte personnelle T-2.
Le gérant a le droit de cotiser au cours de l'année nombre illimité de modifications. Il est important de respecter la loi et d'informer rapidement le personnel de toute modification.
L'ordre de modification du tableau des effectifs permet apporter des modifications mineures au document en raison de l'émergence de diverses situations de production. S'il est nécessaire d'apporter des modifications importantes, un tout nouveau tableau des effectifs est approuvé.
La nécessité de créer un document réglementaire comprend :
- détermination de la structure organisationnelle de l'entreprise;
- établir un système de rémunération basé sur la position des salariés et leurs qualifications ;
- contrôle du nombre d'unités de personnel.
Après avoir réalisé des activités d'analyse du fonds salarial, la présence de postes vacants est identifiée justification économique la nécessité d'apporter des modifications au tableau des effectifs d'un département particulier.
Si le gestionnaire approuve les ajustements, il donne alors un ordre verbal au secrétaire, au comptable ou au spécialiste du personnel de préparer l'ordre. Après son étude détaillée, le document est approuvé par le responsable, signé et cacheté.
Le cadre législatif
L'employeur est tenu de soumettre mensuellement aux autorités du service de l'emploi des informations sur la disponibilité des postes vacants.
Le respect des autres normes de la loi, ainsi que du Code du travail de la Fédération de Russie, est assuré :
- il est permis d'utiliser le formulaire établi (T-3);
- les relations de travail reposent sur des réglementations, y compris en matière de personnel ;
- le titre d'emploi du salarié doit correspondre à ses responsabilités telles que précisées à l'annexe pertinente du contrat de travail.
Le ministère du Travail de la Fédération de Russie oblige les gestionnaires à créer un tableau des effectifs et à apporter des modifications au document conformément à l'ETKS, aux taux tarifaires, aux indemnités et au niveau du salaire minimum.
Lorsqu'un arrêté est émis pour modifier le tableau des effectifs, le document précédent ne perd pas sa force et les modifications n'en sont qu'un ajout.
Dans les organisations où le nombre d'employés est faible, la fonction d'établissement et de modification du tableau des effectifs est confiée à des spécialistes du service comptable ou du service du personnel. Dans les grandes organisations, il est créé ministère du travail et des salaires.
Un entrepreneur individuel peut créer indépendamment des commandes pour ajuster le tableau des effectifs. Dans tous les cas, la décision d’apporter des changements appartient aux chefs d’organisation.
Composition et structure du document
Le document réglementaire sur la base duquel sont apportées les modifications au tableau des effectifs peut être établi en forme libre avec un contenu obligatoire détails spécifiques:
- nom complet de l'organisation ou de la succursale ;
- Date de préparation ;
- Le titre du document « Commande » doit être indiqué ;
- numéro de série attribué ;
- les raisons pour lesquelles des modifications ont été apportées à leur inscription ;
- date d'entrée en vigueur des amendements;
- Nom complet des responsables, y compris la liste de diffusion ;
- Nom, poste et salaire de l'employé.
Vous pouvez vous baser sur le formulaire T-3. Il est permis de faire des ajustements. L'arrêté porte la signature du responsable et le sceau de l'organisation.
Types de changements
Toutes les commandes ont un libellé identique. La seule différence réside dans le type de changements qui ont motivé sa préparation.
Augmentation de salaire
Législation n'approuve pas abaisser le niveau des incitations monétaires pour les travailleurs. La seule exception est la réduction du personnel. Il est permis de procéder à des ajustements pour augmenter le montant des gains de plusieurs salariés à la fois.
La date d'entrée en vigueur ne doit pas nécessairement coïncider avec la date d'approbation de la commande. La première partie du document justifie le but des ajouts et la seconde décrit toutes les commandes.
Renommer un poste
Lors du changement du titre d'un poste, un justification écrite. Cette règle ne s'applique pas aux postes vacants.
Suppression ou création d'un poste
Si les postes du personnel restent vacants pendant une longue période, il est alors conseillé de les exclure du tableau du personnel. La formulation de la justification peut commencer par la phrase : « en raison de nécessités de production ».
Lors de l'introduction d'un poste au tableau des effectifs, le document est établi à l'identique du précédent. Si les postes sont les mêmes entre plusieurs départements, il est nécessaire d'indiquer chacun de leurs noms séparément.
Réduction du personnel
Dans ce cas, les unités vacantes de l'entreprise sont supprimées. Il est important d'avertir vos employés de cet événement. au plus tard deux mois. Un arrêté est établi pour ajuster le tableau des effectifs avec le numéro correspondant. La raison de la réduction des effectifs est indiquée.
Le document répertorie les membres de la commission qui contrôlent l'exactitude de la documentation, la publication et la remise des avis aux salariés licenciés.
Approbation du nouveau calendrier
Le nouveau tableau des effectifs peut être approuvé uniquement la direction de l'entreprise. Une commande est créée avec la nécessité de mettre en vigueur un nouveau document à une date précise. Une personne chargée de préparer la documentation nécessaire et de surveiller l'exécution de la commande est désignée. L’« ancien » tableau des effectifs perd complètement sa validité.
Le nouveau calendrier est pertinent lorsqu'une unité structurelle est liquidée ou que de nombreux employés sont licenciés. Si plusieurs postes sont sujets à changement, alors cette option ne convient plus, et il est plus conseillé d'approuver un accord complémentaire.
Une autre méthode de calcul du revenu
S'il est nécessaire de modifier le mode de calcul du salaire d'un ou plusieurs salariés en remplaçant le salaire par une grille tarifaire ou inversement, il est délivré commande correspondante.
Cela peut être dû à l'émergence d'heures supplémentaires fréquentes, à une augmentation de la durée de la journée de travail et au passage d'un travail plus facile à des conditions de travail plus difficiles. Pour optimiser l'enregistrement des heures travaillées, on saisit ajustements appropriés à l'horaire du personnel.
Si le salarié est pour et s’il est contre
Lorsqu'il est décidé d'apporter des modifications aux activités professionnelles des employés, ceux-ci doivent en être informés et le consentement approprié doit être obtenu.
Si l'employé ne s'y oppose pas, alors les actions suivantes:
- l'accord pour le contrat est en cours de préparation ;
- un ordre est émis pour renommer le poste ou apporter une autre modification ;
- une inscription correspondante est faite dans le cahier de travail.
Le salarié n'est pas d'accord, alors le manager agit dans le cadre de l'art. 74 Code du travail de la Fédération de Russie :
- des postes vacants et des conditions de travail alternatives ;
- si ces options ne conviennent pas, alors le contrat prend fin et devient invalide ;
- Si une menace de licenciements massifs est détectée, l'employeur a le droit d'introduire un régime de travail à temps partiel pour une durée maximale de six mois.
En cas de rupture d'un contrat de travail, les salariés ont le droit de recevoir une compensation monétaire.
Fonctionnalités de stockage
Toutes les commandes émises au sein d'une organisation sont général. Ils peuvent être enregistrés et se voir attribuer un numéro de série.
Conditions de stockage:
- un dossier séparé est créé pour stocker les commandes afin de préserver la confidentialité ;
- la direction doit toujours avoir accès aux dossiers.
Les durées de stockage sont déterminées par la loi et la durée d'existence de l'entreprise. Dès que l'organisation cesse d'exister, le document perd également sa force juridique.
La procédure de modification du tableau des effectifs en 1C est présentée dans ce manuel.
Apporter des modifications aux documents des employés lors de la modification du tableau des effectifs
Changements de salaire
Le tableau des effectifs est un document utilisé pour formaliser la structure, les effectifs et les niveaux d'effectifs d'une organisation.
Dotation : élaboration, approbation, forme unifiée
Selon le Répertoire de Qualification des Postes de Cadres, Spécialistes et Autres Employés, approuvé. Par décret du ministère du Travail de Russie du 21 août 1998 n° 37, l'établissement d'un tableau des effectifs peut être confié à un économiste du travail. Étant donné que toutes les organisations ne disposent pas d’un tel poste, la direction de l’entreprise décide de manière indépendante qui est responsable de ce travail.
Si le chef d'une organisation confie cette responsabilité à un employé pour lequel elle n'est pas précisée dans le contrat de travail et (ou) la description de poste, alors cette personne est nommée par arrêté pour l'activité principale.
Un exemple de formulaire d'arrêté attribuant des responsabilités à un employé pour créer un projet de tableau des effectifs est donné ci-dessous.
Le TCRF n'impose pas directement la présence d'un tableau des effectifs dans chaque organisation, cependant, la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 01/05/04 n° 1 stipule que les formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement, incl. formulaire T-3 (Tableau des effectifs), s'applique aux organisations de toutes formes de propriété
Le tableau des effectifs est approuvé par arrêté (instruction) du chef de l'organisation ou de sa personne autorisée.
Dans cette commande, contrairement au formulaire standard de commande pour l'activité principale, il n'y a pas de partie déclarative, et la commande peut commencer immédiatement par les mots « JE COMMANDE », puisqu'aucune explication supplémentaire n'est requise pour mettre le tableau des effectifs en effet. Bien que vous puissiez indiquer les raisons (le cas échéant) pour lesquelles le nouveau tableau des effectifs est approuvé.
La forme de l'arrêté d'approbation du tableau des effectifs est donnée ci-dessous.
Jusqu'en avril 2001, la législation n'établissait aucune exigence concernant l'établissement des tableaux d'effectifs. Avec l'introduction de l'Album des formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement (Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 06/04/01 n° 26), l'employeur a eu la possibilité d'utiliser un formulaire prêt à l'emploi. formulaire de dotation - formulaire T-3. En 2004, un nouvel Album de formulaires unifiés a été publié et approuvé. Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1, dans laquelle des modifications mineures ont été apportées au formulaire T-3. En fait, les signatures du visa d’approbation à la fin du formulaire ont changé. Voici un exemple de remplissage du tableau des effectifs.
Il faut faire attention au fait que dans le contrat de travail du salarié le titre du poste doit correspondre à celui précisé au tableau des effectifs.
Si, conformément aux lois fédérales, l'exercice de travaux dans certains postes, spécialités ou professions est associé à l'octroi d'avantages ou à la présence de restrictions, alors les noms de ces postes, spécialités ou professions et les exigences de qualification pour ceux-ci doivent correspondre aux noms et exigences spécifiés dans les référentiels de qualification approuvés conformément à la procédure établie par le gouvernement de la Fédération de Russie (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie).
À l'heure actuelle, il existe les ouvrages de référence suivants qui peuvent être utilisés lors de l'établissement d'une profession (poste) dans le tableau des effectifs :
- ETKS - Répertoire unifié des tarifs et des qualifications du travail et des professions des travailleurs ;
- Répertoire de qualification unifié pour les postes de managers, spécialistes et salariés ;
- OKPDTR - Classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires.
Apporter des modifications au tableau des effectifs
Il existe deux façons d'apporter des modifications au tableau des effectifs.
Tout d'abord, vous pouvez modifier le tableau des effectifs lui-même. Le nouveau tableau des effectifs avec le prochain numéro d'immatriculation est approuvé par l'arrêté de l'activité principale.
Deuxièmement, en règle générale, lorsque les modifications apportées au tableau des effectifs ne sont pas significatives, elles peuvent être formalisées au moyen d'un arrêté pour l'activité principale.
Si des modifications sont apportées au tableau des effectifs au moyen d'un arrêté, le titre de cet arrêté peut être le suivant :
« Sur les modifications du tableau des effectifs » ;
« Sur les changements d'effectifs » ;
"Sur un changement partiel du tableau des effectifs."
Les motifs suivants peuvent être invoqués pour justifier la commande :
- améliorer la structure organisationnelle de l'entreprise ;
- mener des activités visant à améliorer les activités des unités structurelles individuelles ;
- réorganisation de l'entreprise ;
- expansion ou réduction de la base de production de l'entreprise ;
- les évolutions de la législation ;
- optimisation du travail de gestion ;
- planification et calculs économiques du service RH, élimination des duplications de fonctions, etc.
Le formulaire d'arrêté de modification du tableau des effectifs figure ci-dessous.
Lorsqu'un changement de personnel survient, il est nécessaire d'évaluer correctement les changements qui s'y produisent.
Lorsque de nouveaux postes sont ajoutés au tableau d'effectifs actuel, les anciens sont éliminés, le nom d'un poste est modifié, de nouveaux départements sont créés, ces processus affectent souvent le personnel existant, et il est alors nécessaire d'apporter des modifications et des ajustements aux documents du personnel. des salariés en fonction des changements introduits. Ça peut être:
1) renommer le poste ;
2) traduction ;
3) renommer le département ;
4) attribution de responsabilités supplémentaires ;
5) changements dans les salaires.
Dans tous ces cas, le collaborateur RH doit effectuer différentes procédures de préparation des documents personnels.
Considérons toutes ces options séparément.
Le changement de nom d'un poste se produit lorsqu'un employé travaillant actuellement et effectuant certaines tâches ne change rien qui entraînerait un changement dans sa fonction professionnelle ou dans sa routine quotidienne de travail. Cependant, il faut se rappeler que selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le nom du poste, de la spécialité, de la profession est une condition essentielle du contrat de travail. L'article 73 du Code du travail de la Fédération de Russie prévoit que, pour des raisons liées à des changements dans les conditions de travail organisationnelles ou technologiques, à l'initiative de l'employeur, des modifications des conditions essentielles du contrat de travail déterminées par les parties sont autorisées. La condition préalable est qu’à la suite de tels changements, la fonction de travail de l’employé reste inchangée. De plus, la partie 2 de l'art. 73 du Code du travail de la Fédération de Russie établit également une procédure spéciale pour de tels changements - l'employé doit être averti par écrit au plus tard 2 mois avant leur introduction.
Ainsi, en cas de changement de nom d'un poste, en plus d'apporter des modifications au tableau des effectifs (en émettant un arrêté sur l'activité principale), il est nécessaire d'obtenir le consentement écrit du salarié. Si le salarié n'est pas d'accord, il doit agir de la manière prescrite par l'art. 73 Code du travail de la Fédération de Russie. Après cela, les ajustements appropriés sont apportés à la carte personnelle T-2 et au cahier de travail. Un exemple de saisie est donné ci-dessous.
Selon l'art. 72 du Code du travail de la Fédération de Russie, le transfert est un changement dans la fonction de travail ou dans les conditions essentielles du contrat de travail, en particulier le lieu de travail (en indiquant l'unité structurelle), si cela est indiqué dans le contrat de travail, la fonction de travail , droits et responsabilités du salarié, caractéristiques des conditions de travail, avantages sociaux et rémunération, régime de travail et de repos, conditions de rémunération.
Une mutation permanente à l'initiative de l'employeur dans la même organisation est autorisée avec le consentement écrit du salarié. Le premier document lors de l'enregistrement d'un transfert doit être une proposition de transfert, puis - des modifications écrites du contrat de travail, signées par le salarié et l'employeur. Après cela, un ordre de mutation est émis (formulaire unifié T-5), dont la base est un avenant au contrat de travail. Après cela, des modifications sont apportées au cahier de travail et à la carte personnelle T-2.
Vous trouverez ci-dessous un schéma de préparation des documents lors du transfert d'un salarié et un schéma de modification (ajouts) au contrat de travail.