Qué debe hacer una empresa que ha decidido cambiar a la gestión de documentos electrónicos. ¿Qué es el algoritmo de acciones, por dónde empezar?
Lo primero que hay que hacer es pensar en qué resultados quiere obtener la empresa. Ahora hay dos áreas de trabajo. Este es un flujo de trabajo B2G, es decir, entre empresas y agencias gubernamentales. Y B2B, es decir, el intercambio de valores entre empresas. En cuanto a B2G, aquí estamos hablando de conectarse con las agencias gubernamentales necesarias para una empresa determinada, según las características específicas de sus actividades. Todas nuestras empresas reportan a la oficina de impuestos.
Entonces todo depende del campo de actividad: por ejemplo, una empresa comercializa bebidas alcohólicas, otra, durante la producción, de alguna manera afecta el medio ambiente, una tercera empresa que se ocupa de los servicios de seguros, el mercado de valores, etc. Necesitamos ver qué otras autoridades exigen que se informe. Una vez determinada la lista de departamentos a los que vamos a reportar, debemos ver qué propuestas puede hacer el operador de gestión electrónica de documentos. Dependiendo de esto, la empresa elige el plan de tarifas adecuado. Además, se concluye un acuerdo, se elabora el número requerido de firmas electrónicas, se instala el software necesario, se realizan seminarios para enseñar cómo trabajar con este software. En realidad, esto es todo: el flujo de trabajo con las agencias gubernamentales tiene un lugar para estar.
- ¿Cuéntanos más sobre B2B?
Este es, como dije, el segundo tipo de intercambio de documentos digitales. Está organizado entre entidades comerciales. Todo depende de la empresa específica. No hay una receta general para comenzar a enviar documentos aquí. Hay situaciones en las que una empresa simplemente se ve obligada a cambiar a la gestión de documentos electrónicos con sus contrapartes para sobrevivir.
En relación con la entrada en vigor de la nueva norma a partir del 1 de enero de 2014, todos los usuarios de EDS, sin excepción, deberán comunicarse con el centro de certificación para reemplazar los certificados clave. Hasta el momento, todos los papeles virtuales firmados con un certificado válido son reconocidos como documentos certificados por una firma electrónica cualificada.
Por ejemplo: una de las cadenas minoristas más grandes recientemente comenzó a trabajar con sus proveedores, intercambiando papeles exclusivamente digitales. Por lo tanto, un agricultor, para suministrar sus productos a esta red, debe cambiar a la gestión de documentos electrónicos.
Beneficios de EDF
¿Hay algún beneficio de cambiar a EDI para las pequeñas y medianas empresas? Uno tiene la impresión de que, hasta ahora, lo digital solo puede aportar beneficios reales a las grandes organizaciones.
Para las pequeñas y medianas empresas, la transición a EDI no es una gran tarea ahora. Pero puedes mirarlo más de cerca, "sentirlo". La velocidad del flujo de documentos: esto será una ventaja. Pero el uso de EDF no se refiere solo a las relaciones con las contrapartes. Esta es la relación con las agencias gubernamentales, y aquí los empresarios tendrán que moverse, no hay opciones.
Otro punto muy importante que las pequeñas y medianas empresas deben recordar es el uso de firmas electrónicas en los marketplaces, esta es una forma de expandir un negocio. De 2014 a 2015, el 15 por ciento del pedido estatal deberá colocarse entre las pequeñas y medianas empresas. Ahora se está trabajando seriamente para atraer a estas empresas a cumplir con las órdenes del gobierno. Y esta es una oportunidad real de expandir su negocio. ¿Quién se negará a recibir un contrato por 100-200 mil rublos con pago garantizado?
¿Existe algún beneficio para las pequeñas empresas a la hora de pagar por los servicios de gestión de documentos electrónicos? Después de todo, muchas organizaciones no cambian a EDM por temor a tarifas elevadas.
Hoy, en el seminario, di un ejemplo: 995 rublos: una gama completa de servicios para la gestión de documentos con agencias gubernamentales. Si calcula el costo de viajar en Moscú en transporte público varias veces al año en la autoridad donde debe presentar los documentos, e incluso en ambas direcciones, el monto de los gastos resultará muy cercano al costo que anuncié. .
Si el contador no es "amigable" con la computadora, ¿es posible cometer un error? En general, ¿qué tan difícil es trabajar con tales programas?
Hay controles lógicos y de formato. Si no hay malicia durante la formación del documento, es casi imposible pasar por alto. Bueno, si algo se hace a propósito o el usuario no está atento, ningún programa está asegurado de que una persona ingrese 1,000,000 en lugar de 1,000.
Firma digital
¿Por qué, en su opinión, la transición a la gestión electrónica de documentos aún no se ha generalizado? ¿Qué asusta a la empresa?
¿Realmente te asusta? Veamos, en nuestra 63a [Ley Federal de 06.04.2011 No. 63-FZ "Sobre Firmas Electrónicas" - aprox. Ed.] La ley formula el concepto de tres tipos de EDS. Es simple, de hecho es una combinación de nombre de usuario y contraseña. Fortalecida es una firma que usa protección criptográfica. Y se habilita la firma electrónica, la que emite un centro de certificación acreditado. El 90 por ciento de las personas en nuestro país utilizan un nombre de usuario y una contraseña. Ya sea en cajeros automáticos, redes sociales o correo electrónico. Es decir, podemos decir que casi todo el mundo usa una firma simple.
Tal cantidad de firmas digitales que se utilizan en la actualidad no resultan inconvenientes ni para los centros de certificación, ni para los sistemas de información, ni para los usuarios. Espero que durante 2014-2015 tengamos uniformidad y disminuya el número de firmas.
En cuanto a la firma calificada, todavía no se usa mucho donde se usa. Pero se usa, por ejemplo, en el portal. Y cuantos más servicios pueda proporcionar, más personas utilizarán esta firma. Su uso está limitado no tanto por el miedo de las personas como por la falta de recursos sobre los que utilizarlo.
El sector empresarial es aún más sencillo. En la actualidad, aproximadamente la mitad de las empresas utilizan sistemas de informes electrónicos y todos ellos se implementan con una firma electrónica. Y estas empresas emplean a las mismas personas que parecen tener miedo de cambiar a la gestión de documentos electrónicos. Entonces, este miedo es más un mito que una realidad.
- ¿Deberíamos esperar cambios significativos en la legislación en el campo del EDI?
Después de todo, muchos ahora están hablando de la imperfección del campo legal en esta área ... No lo llamaría imperfección, este es un proceso normal de formación de legislación. De hecho, es bueno para nosotros en Rusia utilizar activamente firmas electrónicas si tenemos cinco años. Naturalmente, es simplemente imposible formar un marco regulatorio establecido durante ese período, teniendo en cuenta el desarrollo de tecnologías. Ahora hay un proceso sistemático de desarrollo de legislación. De lo que vale la pena esperar: esta es la entrada definitiva de la 63ª ley de firma electrónica y el rechazo de la 1ª ley [Ley Federal de 10.01.2002, Nº 1-FZ "Sobre Firmas Digitales Electrónicas". Esta regla dejó de estar en vigor desde el 1 de julio de este año - aprox. ed.]. La ley, por cierto, es bastante adecuada y competente. No hay lagunas obvias en él. Está suficientemente estructurado. Esperamos que con su introducción disminuya el número de tipos de SED. Ahora muchas agencias gubernamentales, los sistemas de información presentan sus requisitos para las firmas electrónicas, que no siempre están en línea con la ley.
La presencia de tal número de EDS no es conveniente ni para los centros de certificación, ni para los sistemas de información, ni para los usuarios. Imagina que tienes cinco firmas colgadas en tu llavero, mientras que debes recordar que una es para la oficina de impuestos, otra para la plataforma de negociación, la tercera para Rosreestr, etc. Espero que durante 2014-2015 tengamos uniformidad y disminuya el número de firmas.
Con la ayuda de VLSI, puede intercambiar documentos electrónicos no solo dentro de su empresa, sino también con otras organizaciones o departamentos, así como controlar acuerdos con sus socios, proveedores o divisiones geográficamente remotas. Para ello, el flujo de trabajo debe estar habilitado.
En general, el intercambio de cualquier documento electrónico en el VLSI consta de las siguientes etapas:
- Remitente completa un documento en VLSI o carga un documento terminado.
- Lo envía a la contraparte, firmando con su firma electrónica.
Si el destinatario aún no utiliza la gestión de documentos electrónicos en el VLSI, se le enviará una invitación por correo electrónico para registrarse en el sistema.
- Contraparte recibe el documento. Si el documento requiere una aprobación bidireccional, el destinatario lo aprueba o rechaza, indicando el motivo.
- Remitente controla el estado de procesamiento del documento y la recepción de una copia firmada por la contraparte.
Si el documento fue rechazado, el remitente puede corregir los comentarios y enviar un documento de corrección o enviar uno nuevo.
Para evitar inconsistencias entre el destinatario y el remitente, está prohibido cambiar las etapas de transferencia de documentos entre empresas, pero puede agregar etapas de aprobación de documentos dentro de la empresa. El VLSI contiene cuatro regulaciones para el intercambio de documentos entre contratistas, que permiten organizar la mayoría de los procesos comerciales:
- Firma de un contrato
Tiene un procedimiento estándar para la firma (acuerdo) de un documento por dos partes.
- Intercambio de facturas y otros documentos comerciales.
El procedimiento para emitir y recibir facturas electrónicas está estrictamente regulado por la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. 174n y se diferencia de la aprobación habitual por la presencia de documentos técnicos adicionales que sirven para fijar la fecha de transferencia y aceptación de las facturas. .
- Conciliación de liquidaciones con una contraparte
El destinatario no solo puede aprobar o rechazar el acto de reconciliación recibido, sino también adjuntar su propia versión.
VLSI unirá línea a línea los actos de conciliación generados en los sistemas contables del remitente y del destinatario, y mostrará las discrepancias.
- Trabajar con correspondencia
Cualquier documento, ya sea una especificación para un contrato o una tarjeta de felicitación, puede enviarlo y recibirlo sin aprobación, como el correo ordinario.
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Operadores y servicios EDO para el intercambio de documentos electrónicos
El sistema de gestión de documentos electrónicos Diadoc permite a las empresas realizar EDM legalmente significativo en la Federación de Rusia e intercambiar cualquier documento entre sí a través de Internet. Para firmar documentos en Diadoca, se utiliza una firma electrónica cualificada, como en los informes electrónicos. CEP proporciona importancia legal sin celebrar acuerdos adicionales entre contrapartes.
Servicio de gestión de documentos electrónicos legalmente significativos (YuZEDO) entre contratistas (entidades comerciales).
YuZEDO proporciona el intercambio de facturas y albaranes en formato electrónico, así como cualquier otro tipo de documentos.
Proveedor internacional de soluciones EDI para optimizar los procesos comerciales: gestión de documentos electrónicos internos y externos, intercambio de documentos electrónicos legalmente significativos (facturas electrónicas, albaranes, etc.), firma electrónica y mucho más.
Solución 1C que proporciona el intercambio de documentos legalmente significativos, facturas electrónicas y otros documentos electrónicos directamente desde 1C: Enterprise, sin utilizar otros programas a través de uno de los operadores de gestión de documentos electrónicos (EDM) que soportan la tecnología 1C-EDO.
Servicio de intercambio de documentos electrónicos. Entregará cualquier documento a sus contrapartes en cuestión de segundos, incluidas facturas, facturas y contratos. No dependerá de los servicios de correo y mensajería, se olvidará de retrasos y errores, podrá preparar rápidamente los documentos para enviar a las autoridades reguladoras.
El servicio le permite organizar el intercambio de facturas electrónicas y otros documentos primarios a través de Internet con sus clientes, proveedores, socios, departamentos.
Proveedor de intercambio electrónico de documentos electrónicos legalmente significativos entre empresas
Infotecs
Operador ruso de gestión de documentos electrónicos legalmente significativos, presentación de informes electrónicos y un centro de certificación acreditado.
Expreso electrónico
Servicio de elaboración y transmisión de informes electrónicos. Firma electrónica calificada para trabajar en portales estatales y corporativos. Firma electrónica para licitaciones en plataformas gubernamentales y comerciales.
Sistema de intercambio intercorporativo de documentos legalmente significativos. Le permite intercambiar documentos financieros y económicos directamente desde la interfaz de usuario del sistema ERP en pleno cumplimiento de la legislación vigente de la Federación de Rusia.
SISLINK proporciona a sus clientes servicios para: proporcionar un documento legalmente significativo de facturación (DOCLINK), control de distribución (DTS), comercio electrónico (ETP) y automatización del comercio móvil (SFA), para cualquier línea de negocio.
Transcripción
Un sistema para el intercambio de documentos electrónicos a través de Internet con contrapartes y socios. Los documentos formalizados y no formalizados se transmiten a través de la Transcripción. El roaming funciona con otros operadores de EDM. Para la integración, se proporcionan una API y un módulo para trabajar en 1C.
A menudo hablan mucho sobre la gestión de documentos electrónicos, pero es difícil navegar en una gran cantidad de términos nuevos y es aún más difícil entender cómo funciona todo. La serie de artículos "Contable y Documento Electrónico" está diseñada específicamente para contar todo lo que un contador necesita saber sobre este tipo de interacción en un lenguaje accesible. ¿Cómo iniciar un intercambio? ¿Cómo trabajar con organizaciones primarias y enviar informes electrónicamente? Encontrará respuestas a estas y otras preguntas en nuestros números.
En el primer capítulo, hablaremos sobre cómo cambiar a la interacción electrónica con las contrapartes y lo que necesita para iniciar un intercambio.
Vista superior: ¿Se necesita un cambio?
La contabilidad está indisolublemente ligada a la ejecución de diversos documentos. Durante décadas, los esquemas de flujo de trabajo en papel se han perfeccionado, pero hoy los documentos electrónicos están reemplazando a los documentos en papel.Veamos la situación actual desde arriba: muchas empresas automatizan parcial o completamente sus procesos comerciales internos mediante la introducción de sistemas de información. Pero el funcionamiento de la organización no se limita a los procesos internos, es necesario interactuar con las contrapartes.
Por ejemplo, después de completar una transacción comercial, un contador redacta un acto de trabajo completado en su sistema contable, lo imprime y lo envía por correo o mensajería. La contraparte, habiendo recibido el acto, lo escanea y lo ingresa al sistema de información, si lo hubiera. Luego, el contador "bolígrafos" realiza una contabilización en el sistema contable y, sin falta, guarda el original en papel. Convenientemente?
La situación es paradójica: se optimizan los procesos internos, pero no los externos, mientras que son los procesos externos bien engrasados los que llevan a una minimización real de los costes, tanto materiales como de tiempo. La entrega de documentos en papel lleva valiosos días y semanas, mientras que los documentos electrónicos se transfieren en minutos.
Métodos para el intercambio de documentos electrónicos.
- Entonces ha decidido iniciar el intercambio de documentos electrónicos. Cómo se construirá la interacción electrónica, las contrapartes deciden por su cuenta. Hay dos tipos principales de intercambio:
- Intercambio directo con una contraparte puede comenzar por concluir un acuerdo preliminar, que detalla el procedimiento y las condiciones para el intercambio. Si ambas contrapartes utilizan una firma electrónica cualificada mejorada, es posible que el acuerdo no se celebre, respectivamente, con otros tipos de firma electrónica, es necesario un acuerdo. La ventaja obvia de esta opción es que no necesita pagar a los operadores por la transferencia de documentos, puede utilizar el correo electrónico normal. Pero no todos los documentos se pueden enviar directamente a la contraparte.
- Otra variante - intercambio de facturas a través del operador de gestión de documentos electrónicos (operador EDO SF). Este método es mejor, aunque solo sea porque se conecta a la red del operador una vez, se une a las reglas de intercambio y trabaja en el servicio. Los operadores de EDF SF tienen las capacidades tecnológicas, humanas y legales para garantizar el intercambio legítimo de cualquier documento electrónico y, lo que es más importante, facturas.
Karina Cassis,analistaSynerdocs
Tres sencillos pasos para EDI
- conectarse con el operador;
- adquirir un certificado de firma electrónica y herramientas de protección criptográfica (CIPF);
- conectar contrapartes (si es necesario) mediante un operador
Conexión del operador
En primer lugar, comuníquese con el operador, discuta el costo y los términos de la conexión. Al iniciar un intercambio, debe firmar un acuerdo con un operador, lo que a menudo se denomina unirse a un reglamento.El reglamento es un documento, donde se detallan los principios de trabajo, las tareas del servicio y los aspectos legales.
Adquisición de certificado de firma electrónica y medios de protección criptográfica
Puede obtener un certificado de firma electrónica en cualquier Centro de Certificación acreditado por el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación de Rusia (Lista de CA acreditadas). A menudo, los operadores de EDF SF son ellos mismos CA o prestan servicios para obtener certificados a través de sus socios.Según la ley federalnorte63 "Sobre la firma electrónica", un certificado de firma electrónica utilizado por una empresa (entidad jurídica) también identifica a una persona concreta, pero que actúa en nombre de la empresa sobre la base de los estatutos o un poder. Por supuesto, no puede transferir certificados a otros. No puede ordenarle a alguien que ponga su autógrafo en documentos.
Karina Cassis,analistaSynerdocs
Una firma electrónica (ES) es una secuencia de caracteres que se adjunta a un documento. Hay tres tipos de firmas: simples, reforzadas no calificadas, mejoradas calificadas.
De acuerdo con la Ley Federal N ° 63 "Sobre Firma Electrónica", un documento electrónico firmado por una firma electrónica no calificada simple o mejorada se reconoce como equivalente a un documento en papel firmado con una firma manuscrita.
Una firma calificada mejorada en un documento electrónico es análoga a una firma manuscrita y un sello en un documento en papel. El Servicio de Impuestos Federales reconoce la fuerza legal de solo aquellos documentos que están firmados por una firma calificada .
Una herramienta de seguridad de la información criptográfica (CIPF) es un programa especial que cifra y descifra la información transmitida. CIPF en los servicios de intercambio es necesario para crear y verificar una firma electrónica. La licencia del derecho de uso se puede adquirir con la ayuda del operador.
Conexión de contrapartes
Definitivamente, puede intercambiar documentos electrónicos solo con aquellas contrapartes que ya están conectadas al servicio de intercambio. Lo mismo ocurre con las redes sociales: no tiene sentido registrarse si no hay amigos allí. Sin embargo, después de su empresa, otros pueden realizar un experimento. Hay situaciones en las que las contrapartes solo necesitan motivación adicional, acceso preferencial o gratuito durante un tiempo. El operador de EDF SF lo ayudará a resolver todas sus preguntas, ya que él mismo está interesado en un soporte de alta calidad para sus usuarios y en conectar nuevos suscriptores.No importa qué operador de EDF SF utilice la contraparte: usted puede estar conectado con un operador y la contraparte con otro. En la actualidad, varios operadores líderes están desarrollando y probando tecnología de itinerancia. Mientras la tecnología se encuentra en la etapa de desarrollo, puede utilizar otras opciones para organizar la interacción con los contratistas.
La primera opción es trabajar con varios operadores. ... Nadie prohíbe a los participantes del intercambio utilizar los servicios de varios operadores de EDM. Usted mismo puede conectarse con varios operadores u ofrecer este método de trabajo a una contraparte, si corresponde, por supuesto.
Si usted y su contraparte están conectados a diferentes servicios y no desean por ningún motivo utilizar los servicios de varios operadores de gestión electrónica de documentos, preste atención a la segunda opción: puede ponerse en contacto con sus operadores con una propuesta para establecer un intercambio entre ellos.
En lugar de una conclusión
En resumen: ¿qué necesita saber usted, como contador, sobre cómo empezar a intercambiar documentos electrónicos con contrapartes? En primer lugar, una firma electrónica cualificada reforzada proporciona la fuerza legal del documento. En segundo lugar, el operador de EDF SF garantiza una entrega rápida y la integridad del documento electrónico. En tercer lugar, para iniciar un intercambio a través de un operador, basta con adherirse a la normativa, así como adquirir un certificado de firma electrónica y un medio de protección criptográfica. La solución del resto de los problemas recae realmente sobre los "hombros" de los operadores.En el próximo número
En el segundo capítulo, "Contador y documento electrónico", aprenderá dónde más puede usar ES, cómo distinguir los tres ES entre sí. Examinaremos más de cerca el mecanismo de firma, averiguaremos qué documento electrónico está reconocido como legalmente fuerte. También aprenderá dónde y cómo almacenar documentos electrónicos manteniendo su fuerza legal.Queremos pasar a la gestión de documentos electrónicos con algunas contrapartes, en particular, para recibir una factura y actos firmados con firma electrónica, si esto debe estar detallado en el contrato de servicio para evitar molestias fiscales.
Sería mejor para las organizaciones concluir un acuerdo sobre el intercambio de documentos electrónicos, que definirá el formato del flujo de documentos electrónicos entre empresas. Las cláusulas del acuerdo que ayudarán a las organizaciones a evitar las reclamaciones de los inspectores se presentan en el artículo en la respuesta completa.
Justificación
Qué es importante reflejar en el acuerdo sobre intercambio electrónico de documentos para evitar pérdidas fiscales
Ekaterina Shestakova, directora general de LLC "Gestión actual", Ph.D. entidad legal ciencias
David Okolelov, asesor de la administración pública estatal de la Federación de Rusia, tercera clase
Para el intercambio electrónico "primario", necesita el consentimiento de ambas partes.
No podrá cambiar facturas sin un acuerdo con EDF
Debe acordar el uso de una firma simple de antemano.
CON Ahora, cada vez más empresas están cambiando a la gestión de documentos electrónicos no solo con inspecciones, sino también con contrapartes (lea más a continuación). Sin embargo, a diferencia del intercambio de información con las autoridades fiscales, el procedimiento de elaboración, pacto y firma de un acuerdo sobre el intercambio electrónico de documentos entre empresas no está legalmente aprobado.
LEER EN E.RNK.RU
Materiales aún más útiles
Hemos desarrollado un modelo de acuerdo sobre el intercambio de documentos electrónicos (en lo sucesivo, el acuerdo), en el que hemos determinado el formato del flujo de documentos electrónicos entre empresas (consulte el ejemplo a continuación). Consideremos qué cláusulas de dicho acuerdo ayudarán a la empresa a evitar reclamos de los inspectores. *
1. Asegurar la forma del acuerdo en la política contable justificará el derecho de la empresa a intercambiar valores electrónicamente.
El flujo de documentos electrónicos está asociado con el flujo de documentos internos de la empresa, la contabilidad y los informes. A su vez, el conjunto de métodos contables debe ser aprobado en la política contable (Artículo 8 de la Ley Federal de 12/06/11 No. 402-FZ, en adelante Ley No. 402-FZ).
Por lo tanto, si una empresa decide introducir un sistema de gestión de documentos electrónicos y presentación de informes electrónicos, dicho sistema debe reflejarse en la política contable. Al mismo tiempo, es importante consolidar:
- el volumen de gestión de documentos electrónicos;
- formatos de documentos electrónicos;
- el procedimiento para almacenar informes electrónicos;
- casos en los que, en lugar de documentos electrónicos, la empresa elabora documentos en papel.
2. Una indicación del método de intercambio electrónico aclarará al interactuar con las contrapartes.
El orden y método de gestión de documentos electrónicos de la empresa se determina de forma independiente. Es importante tener en cuenta dos matices principales.
Primero, el acuerdo debe indicar si los documentos electrónicos están duplicados en papel. Por ejemplo, una empresa envía un TTN a una contraparte en forma electrónica, y luego de un tiempo envía el mismo documento en forma impresa (por ejemplo, si la contraparte no ha recibido un documento electrónico). *
Tenga en cuenta que dicho procedimiento para procesar documentos se proporciona actualmente para facturas (cláusula 4 de las Reglas para mantener un registro de facturas recibidas y emitidas utilizadas para calcular el impuesto al valor agregado, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 26 de diciembre, 11 No. 1137 "Sobre los formularios y reglas para completar (mantener) los documentos utilizados en los cálculos del impuesto al valor agregado").
En segundo lugar, es aconsejable indicar en el acuerdo si las empresas intercambian documentos electrónicos directamente (mediante programas especializados o clientes de correo regular) o contratando a un operador de gestión de documentos electrónicos (lea más abajo). *
LEER EN E.RNK.RU
Cómo intercambiar facturas electrónicamente
El Ministerio de Finanzas de Rusia regula estrictamente el procedimiento para el intercambio electrónico de facturas (orden de 25/04/11 No. 50n), en el que todo el procedimiento se describe en 23 puntos. Sin embargo, el intercambio de facturas electrónicas no es tan difícil como podría parecer a primera vista.
Según el Ministerio de Finanzas de Rusia, el hecho de una transacción comercial con fines fiscales puede confirmarse mediante un documento electrónico firmado con una firma electrónica calificada mejorada. Un documento firmado con una firma no calificada simple o reforzada puede considerarse análogo de un documento con una firma manuscrita pegada en papel solo en el caso establecido por la ley (carta de fecha 12.04.13 No. 03-03-07 / 12250).
Resulta que un documento firmado con una firma no calificada simple o reforzada no confirmará los gastos de la empresa (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 23 de enero de 2013 No. 03-03-06 / 1/24, con fecha 25 de diciembre, 2012 No. 03-03-06 / 2/139 y desde el 20/12/12 No. 03-03-06 / 1/710).
- carta de porte según modelo nº TORG-12;
- acto de aceptación y entrega de obras (servicios).
Además, es importante recordar que las empresas solo pueden intercambiar facturas contratando a un operador de gestión de documentos electrónicos. Por tanto, si la organización no tiene un acuerdo correspondiente, es recomendable excluir las facturas de la lista de documentos electrónicos.
5. Una indicación del procedimiento para almacenar documentos electrónicos los protegerá de una destrucción prematura.
El procedimiento para almacenar documentos electrónicos no difiere del procedimiento para almacenar documentos en papel. Por lo tanto, las facturas electrónicas deben almacenarse durante el período previsto para el almacenamiento de documentos en papel (cláusula 1.13 del Procedimiento para emitir y recibir facturas en formato electrónico a través de canales de telecomunicaciones utilizando una firma digital electrónica, aprobada por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 04 / 25/11 No. 50n). Recuerde que, a efectos contables, los documentos primarios se almacenan durante cinco años y, a efectos fiscales, cuatro años.
Pero en la práctica, existen riesgos de perder el documento (por ejemplo, en caso de mal funcionamiento de la computadora o en caso de incendio). Por lo tanto, es aconsejable en el acuerdo determinar el procedimiento para obtener copias de los documentos de la contraparte (ver el comentario del experto a continuación).
Hoy, el flujo de documentos electrónicos irrumpe con valentía en nuestra vida, hoy en día casi todas las empresas utilizan documentos electrónicos, utilizan el correo electrónico, declaraciones electrónicas, sobre todo porque para la tributación del IVA las declaraciones son obligatorias establecidas por ley. Alguien siguió adelante y utilizó sistemas de gestión de documentos electrónicos en la vida cotidiana y transfirió todos los informes y documentos primarios a un formato electrónico.
El concepto de gestión de documentos electrónicos y las ventajas de la gestión de documentos electrónicos
La gestión de documentos electrónicos es una forma de trabajar con documentos. Las características de la gestión de documentos electrónicos son los documentos electrónicos firmados con una firma digital electrónica. Dicho documento, firmado con un EDS, tiene el mismo valor que un documento en papel.La gestión de documentos electrónicos tiene sus pros y sus contras.
mesa
Pros y contras de la gestión de documentos electrónicos
| Ventajas de la gestión de documentos electrónicos | Desventajas de la gestión de documentos electrónicos |
| La capacidad de encontrar documentos rápidamente; La presencia de una estructura centralizada de flujo de documentos; Almacenamiento sistematizado de documentos en un archivo electrónico; Facilidad de registro y aprobación de documentos; La capacidad de firmar y enviar documentos a través de canales de comunicación electrónica, lo que ahorra tiempo; Posibilidad de redactar documentos similares; Realización de una auditoría electrónica | La necesidad de adquirir una firma digital electrónica; Imposibilidad de uso si la contraparte no utiliza la gestión de documentos electrónicos; Costos adicionales para la gestión de documentos electrónicos; Falta de formatos de flujo de documentos unificados; Desconfianza de algunos usuarios hacia los documentos electrónicos |
Al mismo tiempo, la circulación de documentos electrónicos se está desarrollando cada vez más. Y hay requisitos previos para esto.
En primer lugar, la gestión de documentos electrónicos está prevista en la legislación fiscal. Por ejemplo, al presentar informes sobre primas de seguros o impuesto sobre la renta de las personas físicas, debe presentarse electrónicamente si el número de la empresa es superior a 25 personas. Para presentar informes en formato electrónico, es necesario presentar una declaración en formato electrónico. Además, las explicaciones, si el informe se presenta en forma electrónica, en 2017 también deberán presentarse en forma de documento electrónico.
En segundo lugar, la gestión de documentos electrónicos se adopta en contabilidad. De acuerdo con la Ley N ° 402-FZ "Sobre Contabilidad", el documento contable primario se redacta en papel y (o) en forma de documento electrónico firmado con firma electrónica.
En tercer lugar, en 2017, la gestión de documentos electrónicos recibirá un desarrollo aún mayor en los procesos judiciales. Por tanto, muchos están acostumbrados al hecho de que las decisiones judiciales se publiquen electrónicamente en Internet. De acuerdo con el artículo 4 del Código de procedimiento de arbitraje de la Federación de Rusia, una declaración de reclamación, declaración, queja, presentación y otros documentos se pueden presentar ante el tribunal en papel o en formato electrónico, incluso en forma de un documento electrónico firmado con una firma electrónica en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia, llenando el formulario publicado en el sitio web oficial del tribunal en la red de información y telecomunicaciones "Internet". Se han establecido disposiciones similares en la parte del procedimiento civil.
En cuarto lugar, las tecnologías electrónicas se han convertido en parte de nuestra vida en términos del uso de la gestión de documentos electrónicos en documentos de licitación y subastas electrónicas. De acuerdo con el artículo de la Ley Federal de 05.04.2013 No. 44-FZ (revisado el 03.07.2016) "Sobre el sistema de contratos en el campo de la adquisición de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales", un subasta en formato electrónico (subasta electrónica) significa una subasta, en la que el cliente comunica información sobre la contratación a un número ilimitado de personas colocando en el sistema de información unificado un aviso de dicha subasta y documentación al respecto, requisitos uniformes y Se imponen requisitos adicionales a los participantes en la contratación, el operador proporciona la celebración de dicha subasta en el sitio electrónico.
La quinta razón está asociada al hecho de que hoy en día muchas empresas operan en diferentes regiones, con diferentes ciudades, por lo tanto, para poder organizar un negocio efectivo, es necesario agilizar el flujo de trabajo y simplificar la relación entre las partes. En este sentido, intuitivamente, muchas empresas introducen la gestión de documentos electrónicos.
¿Cómo ingresar a la gestión de documentos electrónicos?
En la primera etapa, es necesario tomar una decisión fundamental sobre la introducción de la gestión de documentos electrónicos. Dicha decisión se formaliza mediante una orden para la empresa. Algunas empresas desarrollan actos locales especiales que regulan el flujo de trabajo y aprobación de documentos dentro de la empresa, tales características incluyen la aprobación de documentos entre departamentos, puesta bajo control, firma por gestión y almacenamiento de documentos de archivo.En la segunda etapa, debe elegir qué firma utilizará la empresa al procesar documentos.
Una firma electrónica simple es una firma electrónica que, mediante el uso de códigos, contraseñas u otros medios, confirma el hecho de la formación de una firma electrónica por parte de una determinada persona.
Firma electrónica incondicional es una firma electrónica que:
- obtenida como resultado de la transformación criptográfica de información utilizando una clave de firma electrónica;
- le permite identificar a la persona que firmó el documento electrónico;
- permite detectar el hecho de realizar cambios en un documento electrónico después del momento de su firma;
- creado utilizando medios de firma electrónica.
- la clave de verificación de la firma electrónica se especifica en el certificado calificado;
- Para crear y verificar una firma electrónica, se utilizan medios de firma electrónica que tienen la confirmación del cumplimiento de los requisitos (Artículo 5 de la Ley Federal de 06.04.2011 No. 63-FZ (modificada el 30.12.2015) "Sobre firma electrónica. "Sin embargo, en muchos casos, los documentos son necesarios por motivos de seguridad, se trata de una firma calificada mejorada.
En la cuarta etapa, es necesario proporcionar documentos para celebrar un acuerdo.
La quinta etapa es la conclusión de un acuerdo con un centro de certificación. De acuerdo con el artículo 2 de la Ley Federal de 06.04.2011 No. 63-FZ (modificada el 30.12.2015) "Sobre la firma electrónica", un centro de certificación es una entidad legal, un empresario individual, un organismo estatal o una entidad local. -organismo de gobierno que realiza las funciones de creación y emisión de certificados de claves, verificación de firmas electrónicas, así como otras funciones.
La sexta etapa es la introducción de la gestión de documentos electrónicos en la empresa, la organización de un intercambio específico de documentos electrónicos. Las facturas se elaboran en formato electrónico por mutuo acuerdo de las partes de la transacción y si cuentan con los medios y capacidades técnicos compatibles para recibir y procesar estas facturas de acuerdo con el formato aprobado.
¿Qué debe contener el acuerdo con el centro de certificación?
Al concluir un acuerdo con un centro de certificación, es necesario prestar atención al estado legal del centro de certificación. La acreditación de un centro de certificación se realiza con la condición, en particular, de que cumpla los requisitos de disponibilidad de garantía financiera por responsabilidad por pérdidas ocasionadas a terceros por su confianza en la información especificada en el certificado de verificación de la firma electrónica. clave emitida por dicho centro de certificación, o información contenida en el registro de certificados, que es mantenido por dicho centro de certificación, por un monto de al menos 1,5 millones de rublos.Al concluir un acuerdo con un centro de certificación, es importante prestar atención al tema del acuerdo. Según el artículo 432 del Código Civil de la Federación de Rusia, estas son condiciones que son obligatorias para los contratos de este tipo. El contrato se considera concluido si las partes, en la forma requerida en los casos correspondientes, han llegado a un acuerdo sobre todos los términos esenciales del contrato. Es decir, es importante explicar el tema del acuerdo con la mayor claridad posible.
El objeto del contrato se deriva de la Ley "Sobre Firma Electrónica".
Centro de verificación:
- crea certificados de claves para la verificación de firmas electrónicas y emite dichos certificados;
- establece el período de validez de los certificados de claves para la verificación de firmas electrónicas;
- cancela los certificados de claves para verificación de firmas electrónicas emitidos por esta autoridad de certificación;
- emite herramientas de firma electrónica a pedido del solicitante;
- lleva un registro de certificados de claves para verificación de firmas electrónicas emitidas y canceladas por este centro de certificación;
- establece el procedimiento para el mantenimiento del registro de certificados;
- genera claves de firma electrónica y claves de verificación de firma electrónica a solicitud de los solicitantes;
- comprueba la unicidad de las claves para verificar las firmas electrónicas en el registro de certificados;
- verifica las firmas electrónicas a solicitud de los participantes en la interacción electrónica;
- realiza otras actividades relacionadas con el uso de firma electrónica.
- incumplimiento o cumplimiento indebido de obligaciones derivadas del contrato de prestación de servicios por parte del centro de certificación;
- incumplimiento o cumplimiento indebido de deberes (cláusula 3 del artículo 13 de la Ley Federal de fecha 06.04.2011 No. 63-FZ (modificada el 30.12.2015) "Sobre firma electrónica").
¿Cómo organizar el flujo de documentos electrónicos dentro de la empresa?
Dentro de la empresa, la gestión de documentos electrónicos debe organizarse como un reloj. Después de todo, es importante que la gestión de documentos electrónicos implica escanear documentos, firmar con una firma digital electrónica. Esto significa que necesita un especialista que sea responsable de las copias escaneadas electrónicamente, y en los lugares de trabajo de los gerentes, se debe instalar un software especial que le permita firmar documentos.La compilación, ejecución y aprobación de los borradores de documentos electrónicos se realiza de acuerdo con las reglas generales de trabajo de oficina establecidas para documentos similares en papel. Un documento electrónico debe tener todos los requisitos establecidos para un documento similar en papel, a excepción de la impresión del sello, ya que el sello no es un requisito obligatorio. Dentro de la empresa se pueden utilizar métodos de confirmación de acciones con documentos electrónicos, en los que no se utiliza firma digital electrónica. Por ejemplo, sin una firma digital electrónica, los documentos pueden enviarse para su control.
Si desea organizar el flujo de trabajo con sus contrapartes, debe incluir las disposiciones pertinentes en el contrato con la contraparte.
Los documentos se generan y firman electrónicamente. Los medios de firma electrónica digital utilizados deben estar certificados de acuerdo con el procedimiento establecido.
La forma más sencilla es organizar el flujo de documentos electrónicos con las autoridades, por ejemplo, con el servicio de impuestos. para ello, también es necesario obtener una firma electrónica y celebrar un acuerdo con un centro de certificación. Muy a menudo, los contribuyentes presentan declaraciones, explicaciones y facturas a la autoridad fiscal. Como "retroalimentación", los documentos son generados por las autoridades fiscales de acuerdo con la Orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia con fecha del 15 de abril de 2015 No. ММВ-7-2 / [correo electrónico protegido]"Por la aprobación del Procedimiento para el envío de documentos utilizados por las autoridades tributarias en el ejercicio de sus competencias en las relaciones reguladas por la legislación en materia de impuestos y tasas, en forma electrónica a través de canales de telecomunicaciones, y sobre el reconocimiento como nulo de determinadas disposiciones de la Orden de el Servicio Federal de Impuestos del 17 de febrero de 2011 No. ММВ-7 -2 / [correo electrónico protegido]».
Estos documentos incluyen:
- requisitos de aclaración;
- avisos de empresas extranjeras controladas;
- notificación de citación al contribuyente (contribuyente, agente fiscal);
- aviso de impuestos;
- decisiones sobre la suspensión de transacciones en las cuentas del contribuyente (pagador de la tasa, agente fiscal) en el banco y transferencias de su dinero electrónico;
- decisiones para cancelar la suspensión de transacciones en las cuentas del contribuyente (pagador de la tasa, agente fiscal) en el banco y transferencias de su dinero electrónico;
- decisiones sobre la realización de una auditoría fiscal in situ;
- otros documentos.
¿Cómo organizar el almacenamiento de documentos electrónicos?
El principal acto normativo que rige el almacenamiento de documentos electrónicos son las Reglas para organizar el almacenamiento, la adquisición, la contabilidad y el uso de documentos del fondo de archivo de la Federación de Rusia y otros documentos de archivo en organismos gubernamentales, gobiernos locales y organizaciones (aprobados por Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia No. 526, en lo sucesivo, las Reglas). Este documento establece las reglas para almacenar documentos electrónicos por primera vez.¿Cómo necesita almacenar documentos?
primeramente, es necesario preparar una lista de casos para una organización específica. La nomenclatura de los casos variará según la empresa y el campo de actividad.
La nomenclatura de casos se utiliza para agrupar documentos ejecutados en casos, sistematizar y registrar casos, determinar los términos de su almacenamiento y buscar documentos. La nomenclatura de casos es la base para compilar inventarios de casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), así como para contabilizar los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive).
en segundo lugar, es necesario formar estuches. para ello, es necesario realizar un examen del valor de los documentos que se almacenarán en formato electrónico. Permítanos recordarle que existen períodos de almacenamiento estándar para documentos individuales. Por ejemplo, los documentos contables se conservan durante 5 años, mientras que los documentos fiscales se conservan durante 4 años.
En tercer lugar, es necesario comprobar que los datos se almacenan electrónicamente en la nomenclatura del caso. Por ejemplo, "Horarios y horarios de asistencia. Documentos electrónicos ".
Cuatro, necesita archivar los documentos.
Antes de poder almacenar un archivo electrónico, debe:
- descargar del sistema electrónico (si el documento se crea en algún producto de software especial);
- protegerse contra posibles cambios guardando en un formato adecuado;
- escribir en el medio de almacenamiento.
El formato generalmente aceptado para almacenar y archivar documentos electrónicos es PDF / A. Debe distinguirse del PDF habitual, con cada actualización de la cual hay nuevas posibilidades para trabajar con archivos. PDF / A es para otra cosa: es un formato para el almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos.
El quinto paso es la compilación de inventarios. El inventario incluye todos los archivos electrónicos que se han generado en relación con los documentos electrónicos. Sin embargo, en lugar del número de hojas, que se indica al formar estuches en papel, se indica el volumen de documentos electrónicos.
El formato de inventario puede verse así:
| El nombre de la posición de la cabeza. unidad estructural | ||
| Firma | Descifrado | |
| Fecha de la firma | ||
| ACORDADO Título profesional jefe de la institución educativa preescolar | ||
| Firma | Descifrado | |
| Fecha de la firma | ||
| Administrador de archivos (persona a cargo del archivo) | ||
| Firma | Descifrado | |
| Fecha de la firma | ||
En algunos casos, es necesario destruir documentos. Por ejemplo, los memorandos se conservaron durante mucho tiempo, el período de almacenamiento ha expirado y es necesario destruirlos. En este caso, se lleva a cabo un examen del valor de los documentos. Tal examen puede ser realizado por una comisión especial. Sobre la base de los resultados del examen, se redacta un acto sobre la asignación de documentos para su destrucción. La forma de tal acto es desarrollada por la empresa de forma independiente. Y sobre la base del acto, los discos u otros medios simplemente se destruyen.
En conclusión, cabe señalar que, por supuesto, el futuro pertenece a los documentos electrónicos. Sin embargo, es importante organizar adecuadamente el flujo de documentos electrónicos. Muchas empresas se enfrentan a problemas de organización incorrecta del flujo de trabajo, cuando solo un lugar de trabajo en un departamento o incluso un departamento está conectado al flujo de trabajo electrónico, cuando más de la mitad de los documentos todavía están en papel. Por lo tanto, todos los problemas relacionados con la gestión de documentos electrónicos deben resolverse "en la orilla" en la etapa de implementación del sistema.