Τι πρέπει να κάνει μια εταιρεία που αποφάσισε να μεταβεί στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Ποιος είναι ο αλγόριθμος των ενεργειών, από πού να ξεκινήσω;

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να σκεφτείτε από ποια αποτελέσματα θέλει να πάρει η εταιρεία. Τώρα υπάρχουν δύο τομείς εργασίας. Αυτή είναι μια ροή εργασιών B2G, δηλαδή μεταξύ επιχειρήσεων και κρατικών φορέων. Και B2B, δηλαδή η ανταλλαγή τίτλων μεταξύ επιχειρήσεων. Όσο για το B2G - εδώ μιλάμε για σύνδεση με τις απαραίτητες κρατικές υπηρεσίες για μια δεδομένη επιχείρηση, ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της. Όλες οι εταιρείες μας αναφέρονται στην εφορία.

Στη συνέχεια, όλα εξαρτώνται από τον τομέα δραστηριότητας - για παράδειγμα, μια εταιρεία εμπορεύεται αλκοολούχα ποτά, μια άλλη, κατά την παραγωγή, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο έχει αντίκτυπο στο περιβάλλον, μια τρίτη εταιρεία που ασχολείται με ασφαλιστικές υπηρεσίες, την αγορά κινητών αξιών και σύντομα. Πρέπει να δούμε τι απαιτούν οι άλλες αρχές να αναφέρουν. Αφού καθοριστεί η λίστα των τμημάτων στα οποία θα αναφερθούμε, πρέπει να δούμε τι προτάσεις μπορεί να κάνει ο φορέας διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Ανάλογα με αυτό, η εταιρεία επιλέγει το κατάλληλο τιμολόγιο. Περαιτέρω, συνάπτεται συμφωνία, συντάσσεται ο απαιτούμενος αριθμός ηλεκτρονικών υπογραφών, εγκαθίσταται το απαραίτητο λογισμικό, πραγματοποιούνται σεμινάρια για τη διδασκαλία του τρόπου εργασίας με αυτό το λογισμικό. Αυτό είναι στην πραγματικότητα όλο - η ροή εργασιών με τις κρατικές υπηρεσίες μπορεί να γίνει.

- Πες μας περισσότερα για το B2B;

Αυτός είναι, όπως είπα, ο δεύτερος τύπος ανταλλαγής ψηφιακών εγγράφων. Οργανώνεται μεταξύ επιχειρηματικών φορέων. Όλα εξαρτώνται από τη συγκεκριμένη επιχείρηση. Δεν υπάρχει γενική συνταγή για την έναρξη της αποστολής εγγράφων εδώ. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια επιχείρηση είναι απλώς υποχρεωμένη να μεταβεί σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με τους αντισυμβαλλομένους της για να επιβιώσει.

Σε σχέση με την έναρξη ισχύος του νέου κανόνα από την 1η Ιανουαρίου 2014, όλοι οι χρήστες EDS, χωρίς εξαίρεση, θα πρέπει να επικοινωνήσουν με το κέντρο πιστοποίησης για να αντικαταστήσουν τα βασικά πιστοποιητικά. Μέχρι στιγμής, όλα τα εικονικά έγγραφα που υπογράφονται με έγκυρο πιστοποιητικό αναγνωρίζονται ως έγγραφα πιστοποιημένα με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή.

Για παράδειγμα: μια από τις μεγαλύτερες αλυσίδες λιανικής άρχισε πρόσφατα να συνεργάζεται με τους προμηθευτές της, ανταλλάσσοντας αποκλειστικά ψηφιακά χαρτιά. Έτσι, ένας αγρότης, για να προμηθεύσει τα προϊόντα του σε αυτό το δίκτυο, χρειάζεται να περάσει στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.

Οφέλη του EDF

Υπάρχει κάποιο όφελος από τη μετάβαση στο EDI για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις; Έχει κανείς την εντύπωση ότι μέχρι στιγμής η ψηφιακή τεχνολογία μπορεί να αποφέρει πραγματικά οφέλη μόνο σε μεγάλους οργανισμούς.

Για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, η μετάβαση στο EDI δεν είναι τώρα μια σούπερ αποστολή. Μπορείτε όμως να το ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά, να το «νιώσετε». Η ταχύτητα ροής εγγράφων - αυτό θα είναι πλεονέκτημα. Αλλά η χρήση του EDF δεν αφορά μόνο τις σχέσεις με τους αντισυμβαλλομένους. Αυτή είναι η σχέση με κρατικούς φορείς και εδώ θα πρέπει να μετακινηθούν οι επιχειρηματίες, δεν υπάρχουν επιλογές.

Ένα άλλο πολύ σημαντικό σημείο που πρέπει να θυμούνται οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις είναι η χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών στις αγορές, αυτός είναι ένας τρόπος επέκτασης μιας επιχείρησης. Από το 2014-2015, το 15% της κρατικής παραγγελίας θα πρέπει να κατατεθεί στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Σοβαρές εργασίες βρίσκονται τώρα σε εξέλιξη για την προσέλκυση αυτών των εταιρειών για την εκπλήρωση κρατικών παραγγελιών. Και αυτή είναι μια πραγματική ευκαιρία να επεκτείνετε την επιχείρησή σας. Ποιος θα αρνηθεί να λάβει σύμβαση για 100-200 χιλιάδες ρούβλια με εγγυημένη πληρωμή;

Υπάρχουν οφέλη για τις μικρές εταιρείες όταν πληρώνουν για υπηρεσίες ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων; Εξάλλου, πολλοί οργανισμοί δεν μεταβαίνουν στο EDM λόγω του φόβου των υψηλών τιμολογίων.

Σήμερα στο σεμινάριο έδωσα ένα παράδειγμα: 995 ρούβλια - ένα πλήρες φάσμα υπηρεσιών για τη διαχείριση εγγράφων με κρατικούς φορείς. Εάν υπολογίσετε το κόστος του ταξιδιού στη Μόσχα με τα μέσα μαζικής μεταφοράς πολλές φορές το χρόνο στην αρχή όπου πρέπει να υποβάλετε έγγραφα, και ακόμη και προς τις δύο κατευθύνσεις, τότε το ποσό των εξόδων θα αποδειχθεί πολύ κοντά στο κόστος που ανακοίνωσα .

Εάν ο λογιστής δεν είναι «φιλικός» με τον υπολογιστή, είναι δυνατόν να κάνει λάθος; Γενικά πόσο δύσκολο είναι να δουλέψεις με τέτοια προγράμματα;

Υπάρχουν μορφοποίηση και λογικοί έλεγχοι. Εάν δεν υπάρχει κακία κατά τη διαμόρφωση του εγγράφου, τότε είναι σχεδόν αδύνατο να χάσετε. Λοιπόν, εάν κάτι γίνεται επίτηδες ή ο χρήστης είναι απρόσεκτος, κανένα πρόγραμμα δεν είναι ασφαλισμένο ότι ένα άτομο θα εισάγει 1.000.000 αντί για 1.000.

Ψηφιακή υπογραφή

Γιατί, κατά τη γνώμη σας, η μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων δεν έχει ακόμη διαδοθεί; Τι φοβίζει την εταιρεία;

Σας τρομάζει πραγματικά; Ας δούμε, στον 63ο μας [Ομοσπονδιακό Νόμο της 06.04.2011 Αρ. 63-FZ "Περί ηλεκτρονικών υπογραφών" - περίπου. Εκδ.] ο νόμος διατυπώνει την έννοια των τριών ειδών EDS. Είναι απλό, στην πραγματικότητα είναι ένας συνδυασμός ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης. Το Strengthened είναι μια υπογραφή που χρησιμοποιεί κρυπτογραφική προστασία. Και η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ειδική, αυτή που εκδίδεται από διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης. Το 90 τοις εκατό των ανθρώπων στη χώρα μας χρησιμοποιούν login και κωδικό πρόσβασης. Είτε σε ΑΤΜ, μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή email. Δηλαδή, μπορούμε να πούμε ότι σχεδόν όλοι χρησιμοποιούν μια απλή υπογραφή.

Ένας τέτοιος αριθμός ψηφιακών υπογραφών που χρησιμοποιούνται σήμερα δεν είναι άβολος ούτε για τα κέντρα πιστοποίησης, ούτε για τα πληροφοριακά συστήματα, ούτε για τους χρήστες. Ελπίζω μέσα στο 2014-2015 να έχουμε ομοιομορφία και να μειωθεί ο αριθμός των υπογραφών.

Όσον αφορά την ειδική υπογραφή, εξακολουθεί να μην χρησιμοποιείται ευρέως όπου χρησιμοποιείται. Αλλά χρησιμοποιείται, για παράδειγμα, στην πύλη. Και όσο περισσότερες υπηρεσίες μπορεί να παρέχει, τόσο περισσότεροι άνθρωποι θα χρησιμοποιούν αυτήν την υπογραφή. Η χρήση του περιορίζεται όχι τόσο από τον φόβο των ανθρώπων όσο από την έλλειψη πόρων για τη χρήση του.

Ο εταιρικός τομέας είναι ακόμα πιο εύκολος. Τώρα, περίπου οι μισές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά συστήματα αναφοράς και όλα αυτά υλοποιούνται με ηλεκτρονική υπογραφή. Και αυτές οι εταιρείες απασχολούν τους ίδιους ανθρώπους που φαίνεται να φοβούνται να στραφούν στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Αυτός ο φόβος λοιπόν μοιάζει περισσότερο με μύθο παρά με πραγματικότητα.

- Να περιμένουμε σημαντικές αλλαγές στη νομοθεσία στον τομέα της EDI;

Άλλωστε πολλοί τώρα μιλούν για την ατέλεια του νομικού πεδίου σε αυτόν τον τομέα... Δεν θα το έλεγα ατέλεια, αυτή είναι μια φυσιολογική διαδικασία διαμόρφωσης νομοθεσίας. Στην πραγματικότητα, είναι καλό για εμάς στη Ρωσία να χρησιμοποιούμε ενεργά ηλεκτρονικές υπογραφές εάν έχουμε πέντε χρόνια. Φυσικά, είναι απλώς αδύνατο να διαμορφωθεί ένα καθιερωμένο ρυθμιστικό πλαίσιο για μια τέτοια περίοδο, λαμβάνοντας υπόψη την ανάπτυξη των τεχνολογιών. Τώρα υπάρχει μια συστηματική διαδικασία ανάπτυξης της νομοθεσίας. Από αυτό που αξίζει να περιμένουμε: αυτή είναι η τελική καταχώρηση του 63ου νόμου για την ηλεκτρονική υπογραφή και η απόρριψη του 1ου νόμου [Ομοσπονδιακός Νόμος της 10.01.2002, Αρ. 1-ΦΖ «Περί Ηλεκτρονικών Ψηφιακών Υπογραφών». Αυτός ο κανόνας έπαψε να ισχύει από την 1η Ιουλίου του τρέχοντος έτους - περίπου. εκδ.]. Ο νόμος, παρεμπιπτόντως, είναι αρκετά επαρκής και ικανός. Δεν υπάρχουν εμφανή κενά σε αυτό. Είναι αρκετά δομημένο. Ελπίζουμε ότι με την εισαγωγή του ο αριθμός των τύπων EDS θα μειωθεί. Τώρα πολλές κυβερνητικές υπηρεσίες, πληροφοριακά συστήματα προβάλλουν τις απαιτήσεις τους για ηλεκτρονικές υπογραφές, οι οποίες δεν είναι πάντα σύμφωνες με το νόμο.

Η παρουσία τέτοιου αριθμού EDS δεν είναι άβολη ούτε για τα κέντρα πιστοποίησης, ούτε για τα πληροφοριακά συστήματα, ούτε για τους χρήστες. Φανταστείτε ότι έχετε πέντε υπογραφές κρεμασμένες στο μπρελόκ σας, ενώ πρέπει να θυμάστε ότι η μία είναι για την εφορία, μια άλλη για την πλατφόρμα συναλλαγών, η τρίτη για το Rosreestr κ.ο.κ. Ελπίζω μέσα στο 2014-2015 να έχουμε ομοιομορφία και να μειωθεί ο αριθμός των υπογραφών.

Με τη βοήθεια του VLSI, μπορείτε να ανταλλάσσετε ηλεκτρονικά έγγραφα όχι μόνο εντός της εταιρείας σας, αλλά και με άλλους οργανισμούς ή τμήματα, καθώς και να ελέγχετε αμοιβαίες διακανονισμούς με τους συνεργάτες, τους προμηθευτές ή τις γεωγραφικά απομακρυσμένες περιοχές σας. Για αυτό, η ροή εργασίας πρέπει να είναι ενεργοποιημένη.

Γενικά, η ανταλλαγή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού εγγράφου στο VLSI αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια:

1. Αποστολέαςσυμπληρώνει ένα έγγραφο στο VLSI ή ανεβάζει ένα ολοκληρωμένο έγγραφο.
2. Το αποστέλλει στον αντισυμβαλλόμενο, υπογράφοντας με την ηλεκτρονική του υπογραφή.

   Εάν ο παραλήπτης δεν χρησιμοποιεί ακόμη ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στο VLSI, τότε θα του σταλεί πρόσκληση μέσω email για εγγραφή στο σύστημα.

3. Αντισυμβαλλόμενοςλαμβάνει το έγγραφο. Εάν το έγγραφο απαιτεί αμφίδρομη έγκριση, τότε ο παραλήπτης το εγκρίνει ή το απορρίπτει, αναφέροντας τον λόγο.
4. Αποστολέαςελέγχει την κατάσταση επεξεργασίας του εγγράφου και τη λήψη αντιγράφου υπογεγραμμένου από τον αντισυμβαλλόμενο.

   Εάν το έγγραφο απορρίφθηκε, ο αποστολέας μπορεί να διορθώσει τα σχόλια και να στείλει ένα έγγραφο διόρθωσης ή να στείλει ένα νέο.

Για να αποφύγετε ασυνέπειες μεταξύ του παραλήπτη και του αποστολέα, απαγορεύεται η αλλαγή των σταδίων μεταφοράς εγγράφων μεταξύ εταιρειών, αλλά μπορείτε να προσθέσετε στάδια έγκρισης εγγράφων εντός της εταιρείας. Το VLSI περιέχει τέσσερις κανονισμούς για την ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ εργολάβων, οι οποίοι επιτρέπουν την οργάνωση των περισσότερων επιχειρηματικών διαδικασιών:

• Υπογραφή συμβολαίου

  Διαθέτει τυπική διαδικασία υπογραφής (συμφωνίας) εγγράφου από δύο μέρη.

• Ανταλλαγή τιμολογίων και άλλων παραστατικών πώλησης

  Η διαδικασία έκδοσης και λήψης ηλεκτρονικών τιμολογίων ρυθμίζεται αυστηρά από το Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας αρ. .

• Συμφιλίωση διακανονισμών με αντισυμβαλλόμενο

  Ο παραλήπτης μπορεί όχι μόνο να εγκρίνει ή να απορρίψει την ληφθείσα πράξη συμφιλίωσης, αλλά και να επισυνάψει τη δική του εκδοχή.

  Το VLSI θα ενώνει γραμμή προς γραμμή τις πράξεις συμφωνίας που δημιουργούνται στα λογιστικά συστήματα του αποστολέα και του παραλήπτη και θα δείχνει τις αποκλίσεις.

• Εργαστείτε με αλληλογραφία

  Οποιαδήποτε έγγραφα, είτε πρόκειται για προδιαγραφή σύμβασης είτε για ευχετήρια κάρτα, μπορείτε να στείλετε και να λάβετε χωρίς έγκριση, όπως κανονικό ταχυδρομείο.

Αφήστε την κριτική σας:

ΣΤΕΙΛΕΤΕ

Αυτοματοποιήστε τις συνήθεις λειτουργίες με βάσεις δεδομένων 1C μέσω της λειτουργίας δέσμης του διαμορφωτή.

ΠΡΟΣΟΧΗ!

Εάν χάσατε το παράθυρο εισαγωγής μηνύματος, κάντε κλικ Ctrl-F5ή Ctrl-Rή το κουμπί "Ανανέωση" στο πρόγραμμα περιήγησης.

Το θέμα δεν έχει ενημερωθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα και επισημάνθηκε ως αρχειοθετημένο. Δεν είναι δυνατή η προσθήκη μηνυμάτων.
Μπορείς όμως να δημιουργήσεις ένα νέο υποκατάστημα και θα σου απαντήσουν σίγουρα!
Κάθε ώρα στο Magic Forum υπάρχουν περισσότερα 2000 Ο άνθρωπος.

Χειριστές EDO και υπηρεσίες για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων

Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων Diadoc επιτρέπει στις εταιρείες να πραγματοποιούν νομικά σημαντικό EDM στη Ρωσική Ομοσπονδία και να ανταλλάσσουν τυχόν έγγραφα μεταξύ τους μέσω Διαδικτύου. Για την υπογραφή εγγράφων στο Diadoca, χρησιμοποιείται ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, όπως στην ηλεκτρονική αναφορά. Η CEP παρέχει νομική σημασία χωρίς να συνάπτει πρόσθετες συμφωνίες μεταξύ αντισυμβαλλομένων.

Υπηρεσία νομικά σημαντικής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (YuZEDO) μεταξύ εργολάβων (επιχειρηματικές οντότητες).

Το YuZEDO παρέχει την ανταλλαγή τιμολογίων και φορτωτικών σε ηλεκτρονική μορφή, καθώς και κάθε άλλου είδους εγγράφων.

Ένας διεθνής πάροχος λύσεων EDI για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών: εσωτερική και εξωτερική διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, ανταλλαγή νομικά σημαντικών ηλεκτρονικών εγγράφων (ηλεκτρονικά τιμολόγια, δελτία αποστολής κ.λπ.), ηλεκτρονική υπογραφή και πολλά άλλα.

Λύση 1C που παρέχει την ανταλλαγή νομικά σημαντικών εγγράφων, ηλεκτρονικών τιμολογίων και άλλων ηλεκτρονικών εγγράφων απευθείας από την 1C: Enterprise, χωρίς τη χρήση άλλων προγραμμάτων μέσω ενός από τους χειριστές ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDM) που υποστηρίζουν την τεχνολογία 1C-EDO.

Υπηρεσία ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων. Θα παραδώσει τυχόν έγγραφα στους αντισυμβαλλομένους σας μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, συμπεριλαμβανομένων τιμολογίων, τιμολογίων και συμβολαίων. Δεν θα εξαρτάστε από την αλληλογραφία και τις υπηρεσίες ταχυμεταφορών, θα ξεχάσετε καθυστερήσεις και λάθη, θα μπορείτε να προετοιμάσετε γρήγορα έγγραφα για αποστολή στις ρυθμιστικές αρχές.

Η υπηρεσία σας επιτρέπει να οργανώσετε την ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων και άλλων πρωτογενών εγγράφων μέσω Διαδικτύου με τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους συνεργάτες, τα τμήματα σας.

Παροχή ηλεκτρονικής ανταλλαγής νομικά σημαντικών ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ εταιρειών

Infotecs

Ρωσικός φορέας διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων νομικά σημαντικής, υποβολής ηλεκτρονικών αναφορών και διαπιστευμένου κέντρου πιστοποίησης.

Electronic Express

Υπηρεσία προετοιμασίας και διαβίβασης ηλεκτρονικής αναφοράς. Πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή για εργασία σε κρατικές και εταιρικές πύλες. Ηλεκτρονική υπογραφή για υποβολή προσφορών σε κυβερνητικές και εμπορικές πλατφόρμες.

Σύστημα ενδοεταιρικής ανταλλαγής νομικά σημαντικών εγγράφων. Σας επιτρέπει να ανταλλάσσετε χρηματοοικονομικά και οικονομικά έγγραφα απευθείας από τη διεπαφή χρήστη του συστήματος ERP σε πλήρη συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Η SISLINK παρέχει στους πελάτες της υπηρεσίες για: παροχή ενός νομικά σημαντικού παραστατικού κύκλου εργασιών (DOCLINK), ελέγχου διανομής (DTS), ηλεκτρονικών συναλλαγών (ETP) και αυτοματισμού κινητού εμπορίου (SFA), για οποιαδήποτε επιχειρηματική δραστηριότητα.

Αντίγραφο

Σύστημα ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω Διαδικτύου με αντισυμβαλλόμενους και εταίρους. Τα επισημοποιημένα και μη έγγραφα διαβιβάζονται μέσω της Μεταγραφής. Η περιαγωγή συνεργάζεται με άλλους χειριστές EDM. Για ενσωμάτωση, παρέχεται ένα API και μια λειτουργική μονάδα για εργασία σε 1C.

Συχνά μιλούν πολύ για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, αλλά είναι δύσκολο να πλοηγηθείτε σε μεγάλο αριθμό νέων όρων και είναι ακόμα πιο δύσκολο να κατανοήσετε πώς λειτουργούν όλα. Η σειρά άρθρων "Λογιστής και Ηλεκτρονικό Έγγραφο" έχει σχεδιαστεί ειδικά για να αναφέρει όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει ένας λογιστής σχετικά με αυτόν τον τύπο αλληλεπίδρασης σε μια προσβάσιμη γλώσσα. Πώς να ξεκινήσετε μια ανταλλαγή; Πώς να συνεργαστείτε με πρωτογενείς οργανισμούς και να υποβάλετε αναφορές ηλεκτρονικά; Θα βρείτε απαντήσεις σε αυτές και σε άλλες ερωτήσεις στα τεύχη μας.

Στο πρώτο κεφάλαιο, θα μιλήσουμε για το πώς να μεταβείτε στην ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους και τι χρειάζεστε για να ξεκινήσετε μια ανταλλαγή.

Top View: Χρειάζεται αλλαγή;

Ας δούμε την τρέχουσα κατάσταση από ψηλά: πολλές εταιρείες αυτοματοποιούν εν μέρει ή πλήρως τις εσωτερικές επιχειρηματικές τους διαδικασίες μέσω της εισαγωγής πληροφοριακών συστημάτων. Αλλά η λειτουργία του οργανισμού δεν περιορίζεται σε εσωτερικές διαδικασίες, είναι απαραίτητο να αλληλεπιδρά με τους αντισυμβαλλομένους.

Για παράδειγμα, μετά την ολοκλήρωση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, ένας λογιστής συντάσσει μια πράξη ολοκληρωμένης εργασίας στο λογιστικό του σύστημα, την εκτυπώνει και την αποστέλλει ταχυδρομικώς ή με κούριερ. Ο αντισυμβαλλόμενος, έχοντας λάβει την πράξη, την σαρώνει και την εισάγει στο πληροφοριακό σύστημα, εάν υπάρχει. Στη συνέχεια, ο λογιστής "στυλό" κάνει μια ανάρτηση στο λογιστικό σύστημα, και χωρίς αποτυχία αποθηκεύει το πρωτότυπο χαρτί. Βολικά?

Η κατάσταση είναι παράδοξη: οι εσωτερικές διεργασίες βελτιστοποιούνται, αλλά οι εξωτερικές όχι, ενώ οι εξωτερικές καλά λαδωμένες διαδικασίες είναι αυτές που οδηγούν στην πραγματική ελαχιστοποίηση του κόστους, τόσο υλικού όσο και χρόνου. Η παράδοση των έντυπων εγγράφων διαρκεί πολύτιμες ημέρες και εβδομάδες, ενώ τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταφέρονται μέσα σε λίγα λεπτά.

Μέθοδοι για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων

• Έτσι, αποφασίσατε να ξεκινήσετε την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Το πώς θα κατασκευαστεί η ηλεκτρονική αλληλεπίδραση, αποφασίζουν μόνοι τους οι αντισυμβαλλόμενοι. Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι ανταλλαγής:
• Άμεση ανταλλαγή με αντισυμβαλλόμενο μπορείτε να ξεκινήσετε με τη σύναψη μιας προσύμφωνης, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία και τους όρους για την ανταλλαγή. Εάν και οι δύο αντισυμβαλλόμενοι χρησιμοποιούν βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, τότε η συμφωνία ενδέχεται να μην συναφθεί, αντίστοιχα, με άλλους τύπους ηλεκτρονικής υπογραφής, απαιτείται συμφωνία. Το προφανές πλεονέκτημα αυτής της επιλογής είναι ότι δεν χρειάζεται να πληρώσετε τους χειριστές για τη μεταφορά εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανονικό e-mail. Αλλά δεν μπορούν να σταλούν όλα τα έγγραφα απευθείας στον αντισυμβαλλόμενο.
• Μια άλλη παραλλαγή - ανταλλαγή τιμολογίων μέσω του φορέα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (χειριστής EDO SF). Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη, έστω και μόνο επειδή συνδέεστε στο δίκτυο του παρόχου μία φορά, εγγραφείτε στους κανόνες ανταλλαγής και εργάζεστε στην υπηρεσία. Οι φορείς εκμετάλλευσης της EDF SF διαθέτουν τις τεχνολογικές, ανθρώπινες και νομικές δυνατότητες για να εξασφαλίσουν τη νόμιμη ανταλλαγή οποιωνδήποτε ηλεκτρονικών εγγράφων και, κυρίως, τιμολογίων.

Καρίνα Κάσις,αναλυτήςSynerdocs

Τρία εύκολα βήματα για το EDI

• συνδεθείτε με τον χειριστή·
• αγοράστε πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής και εργαλεία κρυπτογραφικής προστασίας (CIPF).
• συνδέστε τους αντισυμβαλλομένους (εάν είναι απαραίτητο) χρησιμοποιώντας έναν χειριστή

Σύνδεση χειριστή

Ο κανονισμός είναι ένα έγγραφο, όπου διατυπώνονται λεπτομερώς οι αρχές εργασίας, τα καθήκοντα της υπηρεσίας και νομικές πτυχές.

Απόκτηση πιστοποιητικού ηλεκτρονικής υπογραφής και μέσων κρυπτογραφικής προστασίας

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμοΝ63 «On Electronic Signature», ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται από μια εταιρεία (νομικό πρόσωπο) προσδιορίζει επίσης ένα συγκεκριμένο άτομο, το οποίο όμως ενεργεί για λογαριασμό της εταιρείας βάσει του καταστατικού ή πληρεξουσίου. Φυσικά, δεν μπορείτε να μεταφέρετε πιστοποιητικά σε άλλους. Δεν μπορείτε να δώσετε εντολή σε κάποιον να βάλει το αυτόγραφό σας σε έγγραφα.

Καρίνα Κάσις,αναλυτήςSynerdocs

Η ηλεκτρονική υπογραφή (ES) είναι μια ακολουθία χαρακτήρων που επισυνάπτεται σε ένα έγγραφο. Υπάρχουν τρεις τύποι υπογραφών: απλές, ενισχυμένες χωρίς επιφυλάξεις, ενισχυμένες πιστοποιημένες.

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 63 «Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή», ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που υπογράφεται από απλή ή βελτιωμένη μη επιβεβλημένη ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται ως ισοδύναμο με ένα έντυπο έγγραφο υπογεγραμμένο με χειρόγραφη υπογραφή.

Μια βελτιωμένη ειδική υπογραφή σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι ανάλογη με μια χειρόγραφη υπογραφή και σφραγίδα σε ένα έντυπο έγγραφο. Η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία αναγνωρίζει τη νομική ισχύ μόνο εκείνων των εγγράφων που υπογράφονται με ειδική υπογραφή .

Ένα εργαλείο ασφάλειας κρυπτογραφικών πληροφοριών (CIPF) είναι ένα ειδικό πρόγραμμα που κρυπτογραφεί και αποκρυπτογραφεί τις μεταδιδόμενες πληροφορίες. Το CIPF στις υπηρεσίες ανταλλαγής είναι απαραίτητο για τη δημιουργία και την επαλήθευση μιας ηλεκτρονικής υπογραφής. Η άδεια για το δικαίωμα χρήσης μπορεί να αγοραστεί με τη βοήθεια του χειριστή.

Σύνδεση αντισυμβαλλομένων

Δεν έχει σημασία ποιον χειριστή του EDF SF χρησιμοποιεί ο αντισυμβαλλόμενος - μπορείτε να συνδεθείτε σε έναν φορέα και ο αντισυμβαλλόμενος σε έναν άλλο. Σήμερα, μια σειρά από κορυφαίους φορείς εκμετάλλευσης αναπτύσσουν και δοκιμάζουν την τεχνολογία περιαγωγής. Ενώ η τεχνολογία βρίσκεται στο στάδιο ανάπτυξης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες επιλογές για την οργάνωση της αλληλεπίδρασης με τους εργολάβους.

Η πρώτη επιλογή είναι να εργαστείτε με πολλούς χειριστές ... Κανείς δεν απαγορεύει στους συμμετέχοντες στο χρηματιστήριο να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες πολλών φορέων εκμετάλλευσης EDM. Μπορείτε μόνοι σας να συνδεθείτε σε πολλούς παρόχους ή να προσφέρετε αυτήν τη μέθοδο εργασίας σε έναν αντισυμβαλλόμενο, εάν χρειάζεται, φυσικά.

Εάν εσείς και ο αντισυμβαλλόμενός σας είστε συνδεδεμένοι σε διαφορετικές υπηρεσίες και δεν θέλετε για κανένα λόγο να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες πολλών φορέων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, τότε δώστε προσοχή στο η δεύτερη επιλογή - μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους χειριστές σας με μια πρόταση να δημιουργήσετε μια ανταλλαγή μεταξύ τους.

Αντί για συμπέρασμα

Στο επόμενο τεύχος

Θέλουμε να μεταβούμε στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με ορισμένους αντισυμβαλλομένους, ιδίως για να λάβουμε τιμολόγιο και πράξεις υπογεγραμμένες με ηλεκτρονική υπογραφή, εάν αυτό πρέπει να αναφέρεται στη σύμβαση παροχής υπηρεσιών, προκειμένου να αποφευχθεί η φορολογική "επιλογή".

Θα ήταν καλύτερο για τους οργανισμούς να συνάψουν μια συμφωνία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, η οποία θα καθορίζει τη μορφή της ηλεκτρονικής ροής εγγράφων μεταξύ των εταιρειών. Ποιες ρήτρες της συμφωνίας θα βοηθήσουν τους οργανισμούς να αποφύγουν αξιώσεις επιθεωρητών παρουσιάζεται στο άρθρο στην πλήρη απάντηση.

Αιτιολόγηση

Τι είναι σημαντικό να αντικατοπτρίζεται στη συμφωνία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων προκειμένου να αποφευχθούν φορολογικές απώλειες

Ekaterina Shestakova, Γενική Διευθύντρια LLC "Actual Management", Ph.D. νομική οντότητα επιστήμες

David Okolelov, Σύμβουλος της Κρατικής Δημόσιας Υπηρεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, 3η τάξη

Για ηλεκτρονική ανταλλαγή "πρωτοβάθμιας" χρειάζεται η συγκατάθεση και των δύο μερών

Δεν θα μπορείτε να ανταλλάξετε τιμολόγια χωρίς συμφωνία με την EDF

Πρέπει να συμφωνήσετε για τη χρήση μιας απλής υπογραφής εκ των προτέρων.

ΜΕΤώρα όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφονται στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων όχι μόνο με επιθεωρήσεις, αλλά και με αντισυμβαλλόμενους (διαβάστε περισσότερα παρακάτω). Ωστόσο, σε αντίθεση με την ανταλλαγή πληροφοριών με τις φορολογικές αρχές, η διαδικασία προετοιμασίας, συμφωνίας και υπογραφής συμφωνίας για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ εταιρειών δεν είναι νομικά εγκεκριμένη.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΣΤΟ E.RNK.RU

Ακόμα πιο χρήσιμα υλικά

Έχουμε αναπτύξει ένα δείγμα συμφωνίας για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων (εφεξής η συμφωνία), στο οποίο έχουμε καθορίσει τη μορφή της ροής ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ εταιρειών (δείτε το παρακάτω δείγμα). Ας εξετάσουμε ποιες ρήτρες μιας τέτοιας συμφωνίας θα βοηθήσουν την εταιρεία να αποφύγει αξιώσεις επιθεωρητών.

1. Η εξασφάλιση της μορφής της συμφωνίας στη λογιστική πολιτική θα δικαιολογήσει το δικαίωμα της εταιρείας να ανταλλάσσει τίτλους ηλεκτρονικά

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων συνδέεται με την εσωτερική ροή εγγράφων της εταιρείας, τη λογιστική και την αναφορά. Με τη σειρά του, το σύνολο των λογιστικών μεθόδων πρέπει να εγκριθεί στη λογιστική πολιτική (άρθρο 8 του ομοσπονδιακού νόμου της 06.12.11 No. 402-FZ, εφεξής καλούμενος ως νόμος αριθ. 402-FZ).

Επομένως, εάν μια εταιρεία αποφασίσει να εισαγάγει ένα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικής αναφοράς, ένα τέτοιο σύστημα πρέπει να αντικατοπτρίζεται στη λογιστική πολιτική. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να ενοποιηθούν:

- ο όγκος της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
- μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων·
- τη διαδικασία αποθήκευσης ηλεκτρονικών αναφορών·
- περιπτώσεις κατά τις οποίες, αντί για ηλεκτρονικά έγγραφα, η εταιρεία συντάσσει έγγραφα σε χαρτί.

2. Μια ένδειξη της μεθόδου ηλεκτρονικής ανταλλαγής θα διευκρινιστεί κατά την αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους

Η σειρά και ο τρόπος διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων της εταιρείας καθορίζεται ανεξάρτητα. Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη δύο κύριες αποχρώσεις.

Πρώτον, η συμφωνία πρέπει να αναφέρει εάν τα ηλεκτρονικά έγγραφα είναι διπλότυπα σε χαρτί. Για παράδειγμα, μια εταιρεία στέλνει ένα TTN σε έναν αντισυμβαλλόμενο σε ηλεκτρονική μορφή και μετά από λίγο στέλνει το ίδιο έγγραφο σε έντυπη μορφή (για παράδειγμα, εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν έχει λάβει ηλεκτρονικό έγγραφο). *

Σημειώστε ότι μια τέτοια διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων προβλέπεται επί του παρόντος για τα τιμολόγια (ρήτρα 4 των Κανόνων για τη διατήρηση μητρώου ληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό του φόρου προστιθέμενης αξίας, που εγκρίθηκε με διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 26ης Δεκεμβρίου, 2011 Αρ. 1137 «Περί των εντύπων και των κανόνων συμπλήρωσης (διατήρησης) εγγράφων που χρησιμοποιούνται στους υπολογισμούς για τον φόρο προστιθέμενης αξίας»).

Δεύτερον, είναι σκόπιμο να σημειωθεί στη συμφωνία εάν οι εταιρείες ανταλλάσσουν ηλεκτρονικά έγγραφα απευθείας (χρησιμοποιώντας εξειδικευμένα προγράμματα ή κανονικούς πελάτες αλληλογραφίας) ή δεσμεύοντας έναν υπεύθυνο διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (διαβάστε περισσότερα παρακάτω).

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΣΤΟ E.RNK.RU

Πώς να ανταλλάξετε τιμολόγια ηλεκτρονικά

Το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσίας ρυθμίζει αυστηρά τη διαδικασία ηλεκτρονικής ανταλλαγής τιμολογίων (εντολή 25/04/11 Αρ. 50n), στην οποία ολόκληρη η διαδικασία περιγράφεται σε 23 σημεία. Ωστόσο, η ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων δεν είναι τόσο δύσκολη όσο μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά.

Σύμφωνα με το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσίας, το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής για φορολογικούς σκοπούς μπορεί να επιβεβαιωθεί με ηλεκτρονικό έγγραφο υπογεγραμμένο με ενισχυμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Ένα έγγραφο υπογεγραμμένο με απλή ή ενισχυμένη χωρίς επιφύλαξη υπογραφή μπορεί να θεωρηθεί ως ανάλογο ενός εγγράφου με χειρόγραφη υπογραφή επικολλημένη σε χαρτί μόνο στην περίπτωση που ορίζει ο νόμος (επιστολή με ημερομηνία 12.04.13 Αρ. 03-03-07 / 12250).

Αποδεικνύεται ότι ένα έγγραφο υπογεγραμμένο με απλή ή ενισχυμένη χωρίς επιφύλαξη υπογραφή δεν θα επιβεβαιώσει τα έξοδα της εταιρείας (επιστολές του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 23 Ιανουαρίου 2013 Αρ. 03-03-06 / 1/24, με ημερομηνία 25 Δεκεμβρίου, 2012 Αρ. 03-03-06 / 2/139 και από 20/12/12 Αρ. 03-03-06 / 1/710).

- δελτίο αποστολής σύμφωνα με το έντυπο αριθ. TORG-12.
- πράξη παραλαβής και παράδοσης έργων (υπηρεσιών).

Επιπλέον, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι εταιρείες μπορούν να ανταλλάσσουν τιμολόγια μόνο με τη συμμετοχή ενός χειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Επομένως, εάν ο οργανισμός δεν έχει αντίστοιχη συμφωνία, καλό είναι να εξαιρούνται τα τιμολόγια από τη λίστα των ηλεκτρονικών εγγράφων.

5. Η ένδειξη της διαδικασίας αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων θα τα προστατεύει από την πρόωρη καταστροφή

Η διαδικασία αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων δεν διαφέρει από τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων σε χαρτί. Έτσι, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια πρέπει να αποθηκεύονται για την περίοδο που προβλέπεται για την αποθήκευση έντυπων εγγράφων (ρήτρα 1.13 της Διαδικασίας έκδοσης και λήψης τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών με χρήση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής, εγκεκριμένη με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας ημερομηνίας 04 /25/11 Αρ. 50n). Θυμηθείτε ότι για λογιστικούς σκοπούς, τα πρωτογενή έγγραφα αποθηκεύονται για πέντε χρόνια και για φορολογικούς σκοπούς - τέσσερα χρόνια.

Αλλά στην πράξη, υπάρχουν κίνδυνοι απώλειας του εγγράφου (για παράδειγμα, σε περίπτωση δυσλειτουργίας υπολογιστή ή σε περίπτωση πυρκαγιάς). Επομένως, είναι σκόπιμο στη συμφωνία να καθοριστεί η διαδικασία λήψης αντιγράφων εγγράφων από τον αντισυμβαλλόμενο (βλ. το σχόλιο του εμπειρογνώμονα παρακάτω).

Σήμερα, η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μπαίνει με τόλμη στη ζωή μας, σήμερα σχεδόν όλες οι εταιρείες χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά έγγραφα, χρησιμοποιούν e-mail, ηλεκτρονικές δηλώσεις, ειδικά επειδή για τη φορολόγηση του ΦΠΑ, οι δηλώσεις είναι υποχρεωτικές από το νόμο. Κάποιος προχώρησε και χρησιμοποιεί συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στην καθημερινή ζωή και μετέφερε όλες τις αναφορές και τα κύρια έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή.

Η έννοια της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων έχει τα θετικά και τα αρνητικά της.

τραπέζι
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Ταυτόχρονα, η κυκλοφορία των ηλεκτρονικών εγγράφων αναπτύσσεται όλο και περισσότερο. Και υπάρχουν προϋποθέσεις για αυτό.

Πρώτον, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων προβλέπεται στη φορολογική νομοθεσία. Για παράδειγμα, κατά την υποβολή εκθέσεων για ασφάλιστρα ή φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων, πρέπει να υποβάλλεται ηλεκτρονικά εάν ο αριθμός της εταιρείας είναι πάνω από 25 άτομα. Για την υποβολή εκθέσεων σε ηλεκτρονική μορφή απαιτείται η υποβολή δήλωσης σε ηλεκτρονική μορφή. Επιπλέον, εξηγήσεις, εάν η αναφορά υποβληθεί σε ηλεκτρονική μορφή, το 2017 θα χρειαστεί να δοθούν και με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου.

Δεύτερον, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων υιοθετείται στη λογιστική. Σύμφωνα με τον νόμο αριθ.
Τρίτον, το 2017, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων θα λάβει ακόμη μεγαλύτερη ανάπτυξη στις νομικές διαδικασίες. Έτσι, πολλοί είναι συνηθισμένοι στο γεγονός ότι οι δικαστικές αποφάσεις δημοσιεύονται ηλεκτρονικά στο Διαδίκτυο. Σύμφωνα με το άρθρο 4 του Κώδικα Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, δήλωση αξίωσης, δήλωση, καταγγελία, παρουσίαση και άλλα έγγραφα μπορούν να υποβληθούν στο δικαστήριο σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, συμπεριλαμβανομένης της μορφής ηλεκτρονικού εγγράφου που υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή με τον τρόπο που ορίζει η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, συμπληρώνοντας τη φόρμα που έχει αναρτηθεί στον επίσημο ιστότοπο του δικαστηρίου στο δίκτυο πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών "Διαδίκτυο". Ανάλογες διατάξεις έχουν θεσπιστεί και στο σκέλος της πολιτικής δικονομίας.

Τέταρτον, οι ηλεκτρονικές τεχνολογίες έχουν γίνει μέρος της ζωής μας όσον αφορά τη χρήση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έγγραφα διαγωνισμών και ηλεκτρονικές δημοπρασίες. Σύμφωνα με το άρθρο του ομοσπονδιακού νόμου της 05.04.2013 αριθ. δημοπρασία σε ηλεκτρονική μορφή (ηλεκτρονική δημοπρασία) σημαίνει μια δημοπρασία, στην οποία οι πληροφορίες σχετικά με την προμήθεια κοινοποιούνται από τον πελάτη σε απεριόριστο αριθμό ατόμων, τοποθετώντας στο ενοποιημένο σύστημα πληροφοριών μια προκήρυξη μιας τέτοιας δημοπρασίας και τεκμηρίωση σχετικά με αυτήν, ενιαίες απαιτήσεις και επιβάλλονται πρόσθετες απαιτήσεις στους συμμετέχοντες στην προμήθεια, η διεξαγωγή μιας τέτοιας δημοπρασίας παρέχεται στον ηλεκτρονικό ιστότοπο από τον χειριστή της.

Ο πέμπτος λόγος συνδέεται με το γεγονός ότι σήμερα πολλές εταιρείες δραστηριοποιούνται σε διαφορετικές περιοχές, με διαφορετικές πόλεις, επομένως, για να οργανωθεί μια αποτελεσματική επιχείρηση, είναι απαραίτητο να επιταχυνθεί η ροή εργασίας και να απλοποιηθεί η σχέση μεταξύ των μερών. Από αυτή την άποψη, διαισθητικά, πολλές εταιρείες εισάγουν ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.

Πώς να εισέλθετε στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων;

Στο δεύτερο στάδιο, πρέπει να επιλέξετε ποια υπογραφή θα χρησιμοποιήσει η εταιρεία κατά την επεξεργασία των εγγράφων.

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή είναι μια ηλεκτρονική υπογραφή που με τη χρήση κωδικών, κωδικών πρόσβασης ή άλλων μέσων επιβεβαιώνει το γεγονός του σχηματισμού ηλεκτρονικής υπογραφής από συγκεκριμένο άτομο.

Ανεπιφύλακτη ηλεκτρονική υπογραφήείναι μια ηλεκτρονική υπογραφή που:

1. που λαμβάνεται ως αποτέλεσμα κρυπτογραφικού μετασχηματισμού πληροφοριών με χρήση κλειδιού ηλεκτρονικής υπογραφής.
2. σας επιτρέπει να προσδιορίσετε το άτομο που υπέγραψε το ηλεκτρονικό έγγραφο.
3. σας επιτρέπει να εντοπίσετε το γεγονός της πραγματοποίησης αλλαγών σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μετά τη στιγμή της υπογραφής του.
4. δημιουργήθηκε με χρήση μέσων ηλεκτρονικής υπογραφής.

1. το κλειδί επαλήθευσης ηλεκτρονικής υπογραφής καθορίζεται στο πιστοποιητικό πιστοποιητικού·
2. για τη δημιουργία και την επαλήθευση ηλεκτρονικής υπογραφής, χρησιμοποιούνται μέσα ηλεκτρονικής υπογραφής που έχουν επιβεβαίωση συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις (άρθρο 5 του ομοσπονδιακού νόμου της 06.04.2011 No. 63-FZ (όπως τροποποιήθηκε στις 30.12.2015) "Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή. "Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, απαιτούνται έγγραφα γιατί για λόγους ασφαλείας πρόκειται για βελτιωμένη ειδική υπογραφή.

Στο τέταρτο στάδιο, είναι απαραίτητο να προσκομίσετε έγγραφα για τη σύναψη συμφωνίας.

Το πέμπτο στάδιο είναι η σύναψη συμφωνίας με ένα κέντρο πιστοποίησης. Σύμφωνα με το άρθρο 2 του ομοσπονδιακού νόμου της 06.04.2011 αριθ. 63-FZ (όπως τροποποιήθηκε στις 30.12.2015) "Σχετικά με την Ηλεκτρονική Υπογραφή", ένα κέντρο πιστοποίησης είναι νομικό πρόσωπο, μεμονωμένος επιχειρηματίας ή κρατικός φορέας ή τοπική αυτοδιοίκηση -κυβερνητικό όργανο που εκτελεί τις λειτουργίες δημιουργίας και έκδοσης βασικών πιστοποιητικών επαλήθευσης ηλεκτρονικών υπογραφών, καθώς και άλλων λειτουργιών.

Το έκτο στάδιο είναι η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στην εταιρεία, η οργάνωση μιας συγκεκριμένης ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων. Τα τιμολόγια συντάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή με κοινή συμφωνία των μερών της συναλλαγής και εφόσον διαθέτουν συμβατά τεχνικά μέσα και δυνατότητες να λαμβάνουν και να διεκπεραιώνουν αυτά τα τιμολόγια σύμφωνα με την εγκεκριμένη μορφή.

Τι πρέπει να περιέχει η συμφωνία με το κέντρο πιστοποίησης;

Κατά τη σύναψη συμφωνίας με ένα κέντρο πιστοποίησης, είναι σημαντικό να δίνετε προσοχή στο αντικείμενο της συμφωνίας. Σύμφωνα με το άρθρο 432 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, πρόκειται για προϋποθέσεις που είναι υποχρεωτικές για συμβάσεις αυτού του τύπου. Η σύμβαση θεωρείται ότι έχει συναφθεί εάν τα μέρη, με τη μορφή που απαιτείται στις κατάλληλες περιπτώσεις, έχουν καταλήξει σε συμφωνία για όλους τους βασικούς όρους της σύμβασης. Δηλαδή, είναι σημαντικό να διευκρινιστεί το θέμα της συμφωνίας όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα.

Το αντικείμενο της συμφωνίας προκύπτει από τον Νόμο «Περί Ηλεκτρονικής Υπογραφής».

Κέντρο επαλήθευσης:

1. δημιουργεί πιστοποιητικά κλειδιών για επαλήθευση ηλεκτρονικών υπογραφών και εκδίδει τέτοια πιστοποιητικά·
2. καθορίζει την περίοδο ισχύος των πιστοποιητικών κλειδιών για την επαλήθευση ηλεκτρονικών υπογραφών·
3. ακυρώνει τα πιστοποιητικά κλειδιών για επαλήθευση ηλεκτρονικών υπογραφών που εκδόθηκαν από αυτήν την αρχή πιστοποίησης·
4. εκδίδει εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής κατόπιν αιτήματος του αιτούντος·
5. τηρεί μητρώο πιστοποιητικών κλειδιών για επαλήθευση ηλεκτρονικών υπογραφών που εκδόθηκαν και ακυρώθηκαν από αυτό το κέντρο πιστοποίησης·
6. καθορίζει τη διαδικασία για την τήρηση του μητρώου πιστοποιητικών·
7. παράγει κλειδιά ηλεκτρονικής υπογραφής και κλειδιά επαλήθευσης ηλεκτρονικής υπογραφής κατόπιν αιτήματος των αιτούντων·
8. ελέγχει τη μοναδικότητα των κλειδιών για την επαλήθευση ηλεκτρονικών υπογραφών στο μητρώο πιστοποιητικών·
9. επαληθεύει τις ηλεκτρονικές υπογραφές κατόπιν αιτήματος των συμμετεχόντων στην ηλεκτρονική αλληλεπίδραση·
10. ασκεί άλλες δραστηριότητες που σχετίζονται με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών.

1. μη εκπλήρωση ή ακατάλληλη εκπλήρωση των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση για την παροχή υπηρεσιών από το κέντρο πιστοποίησης·
2. μη εκπλήρωση ή ακατάλληλη εκπλήρωση καθηκόντων (ρήτρα 3 του άρθρου 13 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 06.04.2011 No. 63-FZ (όπως τροποποιήθηκε στις 30.12.2015) "Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή").

Πώς να οργανώσετε τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων εντός της εταιρείας;

Η κατάρτιση, η εκτέλεση και η έγκριση των σχεδίων ηλεκτρονικών εγγράφων πραγματοποιείται σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες εργασίας γραφείου που έχουν θεσπιστεί για παρόμοια έγγραφα σε χαρτί. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει να έχει όλες τις προϋποθέσεις για ένα παρόμοιο έγγραφο σε χαρτί, με εξαίρεση το αποτύπωμα σφραγίδας, καθώς η σφραγίδα δεν είναι υποχρεωτική προϋπόθεση. Μέσα στην εταιρεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν μέθοδοι επιβεβαίωσης ενεργειών με ηλεκτρονικά έγγραφα, στις οποίες δεν χρησιμοποιείται ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Για παράδειγμα, χωρίς ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, τα έγγραφα μπορούν να υποβληθούν για έλεγχο.

Εάν θέλετε να οργανώσετε τη ροή εργασιών με τους αντισυμβαλλομένους σας, τότε πρέπει να συμπεριλάβετε τις σχετικές διατάξεις στη σύμβαση με τον αντισυμβαλλόμενο.

Τα έγγραφα δημιουργούνται και υπογράφονται ηλεκτρονικά. Τα μέσα ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής που χρησιμοποιούνται πρέπει να είναι πιστοποιημένα σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία.

Ο ευκολότερος τρόπος είναι να οργανώσετε τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων με τις αρχές, για παράδειγμα, με τη φορολογική υπηρεσία. Για αυτό, πρέπει επίσης να αποκτήσετε ηλεκτρονική υπογραφή και να συνάψετε συμφωνία με ένα κέντρο πιστοποίησης. Τις περισσότερες φορές οι φορολογούμενοι υποβάλλουν δηλώσεις, εξηγήσεις, τιμολόγια στην εφορία. Ως "ανατροφοδότηση", τα έγγραφα δημιουργούνται από τις φορολογικές αρχές σύμφωνα με το Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 15ης Απριλίου 2015 Αρ. ММВ-7-2 / [email προστατευμένο]«Σχετικά με την έγκριση της Διαδικασίας αποστολής εγγράφων που χρησιμοποιούν οι φορολογικές αρχές κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους σε σχέσεις που ρυθμίζονται από τη νομοθεσία περί φόρων και τελών, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών και για την αναγνώριση ως άκυρες ορισμένων διατάξεων του διατάγματος η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της 17ης Φεβρουαρίου 2011 Αρ. ММВ-7 -2 / [email προστατευμένο]».

Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν:

1. απαιτήσεις διευκρίνισης·
2. Ελεγχόμενες ειδοποιήσεις αλλοδαπών εταιρειών·
3. ειδοποίηση για την κλήση του φορολογούμενου (φορολογούμενος, φορολογικός πράκτορας)·
4. φορολογική ειδοποίηση?
5. αποφάσεις για αναστολή συναλλαγών στους λογαριασμούς του φορολογούμενου (πληρωτής του τέλους, φορολογικός πράκτορας) στην τράπεζα και μεταφορές του ηλεκτρονικού του χρήματος·
6. αποφάσεις για ακύρωση της αναστολής συναλλαγών στους λογαριασμούς του φορολογούμενου (πληρωτής του τέλους, φορολογικός πράκτορας) στην τράπεζα και μεταφορές του ηλεκτρονικού του χρήματος·
7. αποφάσεις σχετικά με τη διενέργεια επιτόπιου φορολογικού ελέγχου·
8. άλλα έγγραφα.

Πώς να οργανώσετε την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων;

Πώς χρειάζεται να αποθηκεύσετε έγγραφα;

Πρώτα, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί ένας κατάλογος περιπτώσεων για έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Η ονοματολογία των υποθέσεων θα διαφέρει ανάλογα με την εταιρεία και το πεδίο δραστηριότητας.

Η ονοματολογία των υποθέσεων χρησιμοποιείται για την ομαδοποίηση των εκτελεσθέντων εγγράφων σε υποθέσεις, τη συστηματοποίηση και καταγραφή των υποθέσεων, τον καθορισμό των όρων αποθήκευσης τους και την αναζήτηση εγγράφων. Η ονοματολογία των υποθέσεων αποτελεί τη βάση για τη σύνταξη καταλόγων περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής (άνω των 10 ετών) αποθήκευσης, καθώς και για τη λογιστική καταγραφή περιπτώσεων προσωρινής αποθήκευσης (έως 10 έτη συμπεριλαμβανομένων).

κατα δευτερον, είναι απαραίτητο να σχηματιστούν θήκες. Για αυτό, είναι απαραίτητο να διεξαχθεί εξέταση της αξίας των εγγράφων που θα αποθηκευτούν σε ηλεκτρονική μορφή. Να σας υπενθυμίσουμε ότι υπάρχουν τυπικές περίοδοι αποθήκευσης για μεμονωμένα έγγραφα. Για παράδειγμα, τα λογιστικά έγγραφα διατηρούνται για 5 χρόνια, ενώ τα φορολογικά για 4 χρόνια.

Τρίτον, είναι απαραίτητο να ελεγχθεί ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά στην ονοματολογία των περιπτώσεων. Για παράδειγμα, «Προγράμματα ώρας και παρουσίας. Ηλεκτρονικά έγγραφα».

Τέταρτος, πρέπει να αρχειοθετήσετε τα έγγραφα.

Για να μπορέσετε να αποθηκεύσετε ένα ηλεκτρονικό αρχείο, πρέπει:
- εκφόρτωση από το ηλεκτρονικό σύστημα (εάν το έγγραφο έχει δημιουργηθεί σε οποιοδήποτε ειδικό προϊόν λογισμικού).
- προστασία από πιθανές αλλαγές με αποθήκευση σε κατάλληλη μορφή.
- γράψτε στο αποθηκευτικό μέσο.

Η γενικά αποδεκτή μορφή για την αποθήκευση και την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων είναι το PDF / A. Θα πρέπει να διακρίνεται από το συνηθισμένο PDF, με κάθε ενημέρωση του οποίου υπάρχουν νέες δυνατότητες εργασίας με αρχεία. Το PDF / A είναι για κάτι άλλο: είναι μια μορφή για μακροχρόνια αρχειακή αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Το πέμπτο βήμαείναι η σύνταξη απογραφών. Η απογραφή περιλαμβάνει όλα τα ηλεκτρονικά αρχεία που έχουν δημιουργηθεί σε σχέση με ηλεκτρονικά έγγραφα. Ωστόσο, αντί για τον αριθμό των φύλλων, που υποδεικνύεται κατά τη διαμόρφωση θήκης σε χαρτί, αναγράφεται ο όγκος των ηλεκτρονικών εγγράφων.

Η μορφή του αποθέματος μπορεί να μοιάζει με αυτό:

Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να καταστραφούν έγγραφα. Για παράδειγμα, τα σημειώματα διατηρήθηκαν για μεγάλο χρονικό διάστημα, η περίοδος αποθήκευσης έχει λήξει και είναι απαραίτητο να καταστραφούν. Στην περίπτωση αυτή διενεργείται έλεγχος της αξίας των εγγράφων. Μια τέτοια εξέταση μπορεί να πραγματοποιηθεί από ειδική επιτροπή. Με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης, συντάσσεται πράξη για την κατανομή εγγράφων για καταστροφή. Η μορφή μιας τέτοιας πράξης αναπτύσσεται από την εταιρεία ανεξάρτητα. Και με βάση την πράξη, οι δίσκοι ή άλλα μέσα απλώς καταστρέφονται.

Συμπερασματικά, να σημειωθεί ότι φυσικά το μέλλον ανήκει στα ηλεκτρονικά έγγραφα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να οργανωθεί σωστά η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων. Πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν προβλήματα λανθασμένης οργάνωσης της ροής εγγράφων, όταν μόνο ένας χώρος εργασίας σε ένα τμήμα ή ακόμα και ένα τμήμα είναι συνδεδεμένος με τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων, όταν περισσότερα από τα μισά έγγραφα είναι ακόμη σε έντυπη μορφή. Επομένως, όλα τα ζητήματα που σχετίζονται με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να επιλυθούν "στην ακτή" στο στάδιο της εφαρμογής του συστήματος.